7 أسباب لتدني أداء الموظفين وما الذي يمكن لأصحاب الأعمال فعله حيال ذلك
يُعدّ توظيف أول موظف محطة مهمة لأي مؤسس. فهذا يعني أن شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة مساهمة لم تعد مجرد فكرة على الورق، بل بدأت تتحول إلى عمل فعلي له أنظمة ومسؤوليات وأشخاص يجب أن يحققوا النتائج.
لكن بمجرد أن تبدأ الشركة في إضافة أعضاء إلى الفريق، تظهر مشكلة مألوفة: تدني الأداء. قد يتأخر العمل، أو تتراجع الجودة، أو يضعف التواصل، أو يبدو الموظف الجديد غير متفاعل. المشكلة ليست دائمًا كسلًا. ففي كثير من الحالات، يكون السبب متعلقًا بالإدارة أو بالعمليات أو بمدى ملاءمة الشخص للمنصب، ويمكن تصحيحه.
بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة، وخاصة أولئك الذين يبنون شركة بعد التأسيس، فإن فهم أسباب تدني أداء الموظفين أمر أساسي. فوضوح التوقعات، والتوظيف الجيد، وممارسات الإدارة القوية تحمي وقتك، وتقلل معدل الدوران الوظيفي، وتساعد شركتك على النمو على أساس ثابت.
1. لم تُحدَّد التوقعات بوضوح
من الأسباب الشائعة لتدني أداء الموظفين أمر بسيط: أنهم لا يعرفون بالضبط كيف يبدو النجاح.
إذا كان الدور الوظيفي موصوفًا بشكل عام، أو إذا كانت الأولويات تتغير كل أسبوع، فقد يقضي الموظفون وقتهم في المهام الخاطئة. وقد يعتقدون أنهم يؤدون عملهم بشكل جيد بينما ترى الإدارة مواعيد فائتة أو نتائج ضعيفة.
ما الذي يجب فعله
- اكتب أوصافًا وظيفية واضحة قبل التوظيف.
- حدّد المسؤوليات اليومية والأسبوعية والشهرية.
- اشرح كيف سيتم قياس الأداء.
- ضع أهدافًا قابلة للقياس، لا تعليمات عامة فقط.
- راجع التوقعات أثناء التأهيل الوظيفي ومرة أخرى بعد الأسابيع الأولى.
الوضوح يقلل الالتباس ويمنح الموظف هدفًا يمكنه تحقيقه فعليًا. كما يجعل مناقشات الأداء أسهل لأن الطرفين يعرفان ما تم الاتفاق عليه.
2. لم يحصل الموظف على تدريب كافٍ
حتى الموظف القوي قد يواجه صعوبة إذا كان التدريب غير مكتمل. يفترض كثير من المؤسسين أن الموظف الذكي سيتعلم كل شيء بسرعة. وغالبًا ما يؤدي هذا الافتراض إلى أخطاء كان يمكن تجنبها.
ولا يقتصر التدريب على توضيح مكان حفظ الملفات أو كيفية استخدام البرنامج. بل يشمل أيضًا سياق العمل، والمعايير الداخلية، وعادات التواصل، وحدود اتخاذ القرار.
ما الذي يجب فعله
- أنشئ عملية تأهيل وظيفي قابلة للتكرار.
- وثّق سير العمل الأساسي وإجراءات التشغيل القياسية.
- اربط الموظفين الجدد بمدير أو عضو فريق متمرس.
- أعد مراجعة التدريب بعد 30 و60 و90 يومًا.
- اسأل الموظفين الجدد عن النقاط التي يشعرون فيها بعدم اليقين.
التدريب الجيد يقلل فترة التأقلم ويمنع الأخطاء الصغيرة من أن تتحول إلى أخطاء مكلفة. كما يمنح الموظفين الجدد الثقة، وهو ما يحسن الأداء غالبًا بسرعة.
3. الدور الوظيفي لا يناسب الشخص
أحيانًا لا يكون سبب تدني الأداء نقص الجهد، بل عدم التوافق بين الوظيفة والشخص.
قد يمتلك الموظف مهارات تحليلية قوية، لكنه يوضع في دور يتطلب تفاعلًا مستمرًا مع العملاء. وقد يكون آخر مبدعًا لكنه يواجه صعوبة في بيئة شديدة التنظيم. وإذا تجاهلت الشركة مسألة الملاءمة، فقد تجد نفسها تحاول فرض الشخص غير المناسب في المكان غير المناسب.
ما الذي يجب فعله
- قيّم المهارات قبل التوظيف، لا بعده.
- طابق المسؤوليات مع نقاط قوة الشخص.
- انتبه إلى أسلوب التواصل، والسرعة، وتفضيلات العمل.
- أعد توزيع المهام عندما يكون ذلك ممكنًا قبل التفكير في إنهاء الخدمة.
- استخدم فترات التجربة للتأكد من الملاءمة مبكرًا.
تحسين الملاءمة الوظيفية يعزز المعنويات والإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين. كما يساعد أصحاب الأعمال على بناء فريق يدعم نموذج العمل بدلًا من أن يقاومه.
4. المديرون يقدمون رقابة أقل من اللازم أو أكثر من اللازم
يؤدي الموظفون أداءً ضعيفًا عندما تكون الإدارة غير متسقة. فبعضهم يُترك وحده تمامًا. وبعضهم يُراقب عن كثب شديد فيفقد القدرة على التفكير المستقل. وكلا الطرفين يسبب مشكلات.
الرقابة القليلة جدًا تؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية وغياب المساءلة الواضحة. أما الرقابة المفرطة فتخلق أسلوب الإدارة الدقيقة المزعجة، وتضعف الثقة، وقد تثبط روح المبادرة.
ما الذي يجب فعله
- حدّد جداول متابعة بناءً على مستوى خبرة الموظف.
- راقب التقدم دون التطفل على كل مهمة.
- قدّم ملاحظات محددة وفي الوقت المناسب.
- اسمح للموظفين القادرين باتخاذ قرارات ضمن حدود واضحة.
- زد مستوى الرقابة فقط عندما تُظهر بيانات الأداء ذلك.
الإدارة الجيدة تخلق هيكلًا منظمًا دون خنق روح المبادرة. وعادةً ما يعمل الموظفون بشكل أفضل عندما يفهمون الحدود والمساحة المتاحة داخلها.
5. الموظف لا يرى سببًا للاهتمام
عادةً ما يؤدي الناس أداءً أفضل عندما يفهمون أهمية عملهم.
إذا اعتقد الموظفون أن مهامهم بلا معنى، أو متكررة، أو منفصلة عن أهداف الشركة، ينخفض مستوى التفاعل. يصبح العمل مجرد شيء يُنجزونه بدلًا من شيء يمتلكونه.
وتزداد أهمية هذا الأمر في الشركات الصغيرة. فغالبًا ما يعمل الموظفون بجد أكبر عندما يرون الأثر المباشر لمساهمتهم على العملاء أو الإيرادات أو النمو.
ما الذي يجب فعله
- اشرح لماذا تهم المهمة العمل التجاري.
- اربط العمل الفردي بالأهداف الأوسع للشركة.
- اعترف بالأداء القوي علنًا عندما يكون ذلك مناسبًا.
- أنشئ فرصًا لتحمل المسؤولية.
- قدّم مسارات للنمو حتى يرى الموظف مستقبلًا مع الشركة.
لا يأتي الدافع من الشعارات وحدها، بل من المعنى والتقدير والشعور بأن الجهد يقود إلى شيء ذي قيمة.
6. الشركة تفتقر إلى الأنظمة المناسبة
قد يكون تدني الأداء عرضًا لأنظمة ضعيفة، لا لموظفين ضعفاء.
إذا كانت الأعمال موزعة على عدد كبير من جداول البيانات والرسائل الإلكترونية والرسائل النصية، تزداد احتمالية الأخطاء. وإذا لم تكن المواعيد النهائية متتبعة، ولم تكن الأولويات مرئية، وكانت الموافقات غير متسقة، فحتى الموظفين الأكفاء سيواجهون صعوبة في التسليم بشكل موثوق.
ما الذي يجب فعله
- اجمع المهام في أداة لإدارة المشاريع.
- وحّد سير العمل المتكرر.
- استخدم قوالب للمستندات والاتصالات المتكررة.
- ابنِ عمليات موافقة بسيطة.
- راجع نقاط الاختناق بانتظام.
الأنظمة تجعل الأداء قابلًا للتكرار. كما أنها تقلل الاعتماد على الذاكرة والتخمين والحلول السريعة في اللحظة الأخيرة.
7. المشكلات الشخصية أو ثقافة العمل تتدخل
أحيانًا يتراجع أداء الموظف لأن شيئًا خارج العمل يؤثر فيه. وفي أحيان أخرى، تكون بيئة العمل نفسها هي التي تخلق الضغط من خلال الصراع أو انعدام الثقة أو سوء التواصل.
لا يحتاج صاحب العمل إلى حل كل مشكلة شخصية، لكن القيادة ينبغي أن تلاحظ متى يتغير الأداء وأن تتصرف باحترافية.
ما الذي يجب فعله
- عالج الانخفاض المفاجئ في الأداء مبكرًا.
- أجرِ محادثات خاصة ومحترمة.
- اسأل ما إذا كان الموظف يحتاج إلى دعم أو توضيح.
- راقب الصراع داخل الفريق أو الإرهاق أو الأعباء غير الواقعية.
- عزز ثقافة المساءلة والاحترام.
بيئة العمل الصحية لا تلغي كل مشكلة، لكنها تقلل الاحتكاك الذي يسبب تدني الأداء القابل للتجنب.
كيف ينبغي لأصحاب الأعمال الصغيرة أن يتصرفوا
إذا كان الموظف ضعيف الأداء، فلا تنتقل مباشرة إلى اللوم. ابدأ بالتشخيص.
اسأل هذه الأسئلة:
- هل كان التوقع واضحًا؟
- هل تلقى الموظف تدريبًا مناسبًا؟
- هل هذا هو الدور المناسب للشخص؟
- هل تساعد الأنظمة على الأداء أم تعيقه؟
- هل الإدارة متسقة؟
- هل توجد مشكلة ثقافية تؤثر في الفريق؟
بعد تحديد السبب، يمكنك اختيار الحل المناسب. وقد يعني ذلك تدريبًا أفضل، أو تعديلًا في التوقعات، أو إشرافًا محسّنًا، أو إعادة توزيع للمهام.
بالنسبة للمؤسسين، هذا جزء من بناء شركة حقيقية. فالتأسيس هو البداية القانونية، لكن بناء فريق موثوق هو ما يحول الكيان القانوني إلى شركة قادرة على الاستمرار.
عملية بسيطة لتحسين الأداء
عندما يتراجع الأداء عن المستوى المطلوب، استخدم استجابة منظمة:
- وثّق المشكلة.
- قابل الموظف على انفراد.
- اشرح الفجوة بين التوقع والنتيجة.
- تأكد من السبب الجذري.
- ضع جدولًا زمنيًا قصيرًا للتحسين.
- قدّم الدعم والمتابعة.
- أعد التقييم وقرّر الخطوة التالية.
هذه العملية عادلة وواضحة وأسهل في الدفاع عنها من التفاعل الانفعالي. كما أنها تساعد الموظفين الصادقين على التحسن قبل أن تصبح المشكلة غير قابلة للإصلاح.
أفكار ختامية
يتدنى أداء الموظفين لأسباب عديدة، وأفضل القادة ينظرون إلى ما وراء السطح. أحيانًا تكون المشكلة نقصًا في المهارة، وأحيانًا تكون في غياب التوجيه الواضح أو ضعف الأنظمة أو سوء الملاءمة. وفي حالات أخرى، تكون الشركة نفسها هي التي تخلق الالتباس الذي كان يمكن حله ببنية أفضل.
بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة، الهدف ليس مجرد توظيف أشخاص. بل بناء بيئة تمكّن الناس من النجاح. وهذا يعني أدوارًا واضحة، وإدارة متسقة، وتأهيلًا وظيفيًا جيدًا، وأنظمة تدعم النمو.
كلما كانت بنيتك الداخلية أقوى، أصبح توسيع نشاطك التجاري بثقة أسهل.
لا توجد أسئلة متاحة. يُرجى التحقق مرة أخرى لاحقًا.