7 ok, amiért a munkavállalók alulteljesítenek, és mit tehetnek a vállalkozók ellene

Az első alkalmazott felvétele mérföldkő minden alapító számára. Ez azt jelenti, hogy az LLC vagy a társaság többé nem csak egy papíron létező ötlet. Valódi működő vállalkozássá válik, amelyben rendszerek, felelősségek és eredményeket szállító emberek vannak.

Amikor azonban egy vállalkozás elkezd csapattagokat felvenni, hamar megjelenik egy ismerős kihívás: az alulteljesítés. A munka késhet, a minőség romolhat, a kommunikáció akadozhat, vagy egy új munkatárs elkötelezetlennek tűnhet. A probléma nem mindig lustaság. Sok esetben az alulteljesítés inkább vezetési, folyamatbeli vagy alkalmassági kérdés, amely javítható.

Kisvállalkozók számára, különösen azoknak, akik a cégalapítás után építik a vállalkozásukat, elengedhetetlen megérteni, miért teljesítenek gyengén a munkavállalók. A világos elvárások, a jó kiválasztás és az erős vezetési gyakorlatok védik az időt, csökkentik a fluktuációt, és segítenek abban, hogy a vállalat stabil alapokra épüljön.

1. Az elvárásokat soha nem határozták meg egyértelműen

A munkavállalók alulteljesítésének egyik gyakori oka egyszerű: nem tudják pontosan, hogyan néz ki a siker.

Ha egy szerepkör homályosan van leírva, vagy a prioritások minden héten változnak, a munkavállalók rossz feladatokra fordíthatják az idejüket. Lehet, hogy úgy gondolják, jól végzik a munkájukat, miközben a vezetés elmaradt határidőket vagy gyenge teljesítményt lát.

Mit tegyen

• Írjon világos munkaköri leírásokat a felvétel előtt.
• Határozza meg a napi, heti és havi felelősségeket.
• Magyarázza el, hogyan mérik a teljesítményt.
• Állítson fel mérhető célokat, ne csak általános utasításokat.
• Tekintse át az elvárásokat az onboarding során, majd ismét az első hetek után.

A világosság csökkenti a félreértéseket, és olyan célt ad a munkavállalóknak, amelyet valóban elérhetnek. Emellett megkönnyíti a teljesítményről szóló beszélgetéseket is, mert mindkét fél tudja, miben állapodtak meg.

2. A munkavállaló nem kapott elég jó képzést

Még egy erős jelölt is küszködhet, ha a betanítás hiányos. Sok alapító feltételezi, hogy egy intelligens munkavállaló gyorsan mindent ki fog találni. Ez a feltételezés gyakran megelőzhető hibákhoz vezet.

A képzés nem csak azt jelenti, hogy megmutatjuk, hol vannak a fájlok, vagy milyen szoftvert kell használni. Ide tartozik az üzleti háttér, a belső standardok, a kommunikációs szokások és a döntési jogosultság is.

Mit tegyen

• Hozzon létre ismételhető onboarding folyamatot.
• Dokumentálja az alapvető munkafolyamatokat és standard működési eljárásokat.
• Rendelje az új munkavállalókat egy vezetőhöz vagy tapasztalt csapattaghoz.
• Térjen vissza a betanításra a 30., 60. és 90. napon.
• Kérdezze meg az új belépőket, hol bizonytalanok.

A jó képzés lerövidíti a felkészülési időt, és megelőzi, hogy a kisebb hibák költségesekké váljanak. Emellett önbizalmat ad az új munkavállalóknak, ami gyakran gyorsan javítja a teljesítményt.

3. A szerepkör nem illik az adott személyhez

Néha az alulteljesítést nem a kevés erőfeszítés okozza. Az ok inkább az, hogy a munka és az ember nincs összhangban.

Előfordulhat, hogy egy munkavállaló erős elemzői készségekkel rendelkezik, de olyan szerepkörbe kerül, amely folyamatos ügyfélkapcsolatot igényel. Egy másik lehet kreatív, de nehezen boldogul egy erősen strukturált környezetben. Ha egy vállalkozás figyelmen kívül hagyja az alkalmasságot, könnyen előfordulhat, hogy rossz embert próbál a rossz pozícióba beilleszteni.

Mit tegyen

• Felvétel előtt mérje fel a készségeket, ne utólag.
• Illessze a feladatokat az adott személy erősségeihez.
• Figyeljen a kommunikációs stílusra, a tempóra és a munkastílusra.
• Ha lehet, helyezzen át feladatokat, mielőtt az elbocsátást mérlegelné.
• Használjon próbaidőt az alkalmasság korai megerősítésére.

A jobb szerepköri illeszkedés javítja a morált, a teljesítményt és a megtartást. Emellett segít olyan csapatot építeni, amely támogatja az üzleti modellt, nem pedig akadályozza azt.

4. A vezetők túl kevés vagy túl sok felügyeletet biztosítanak

A munkavállalók akkor teljesítenek gyengén, ha a vezetés következetlen. Némelyiküket teljesen magukra hagyják. Másokat túl szorosan figyelnek, és elveszítik az önálló gondolkodás lehetőségét. Mindkét véglet problémát okoz.

A túl kevés felügyelet elmaradt határidőkhöz és tisztázatlan felelősséghez vezet. A túl sok felügyelet mikromenedzsmentet eredményez, csökkenti a bizalmat, és visszafoghatja a kezdeményezőkészséget.

Mit tegyen

• Állítson fel egyeztetési ütemezést a munkavállaló tapasztalati szintje alapján.
• Kövesse nyomon az előrehaladást anélkül, hogy minden feladat fölött ott lebegne.
• Adjon konkrét és időben érkező visszajelzést.
• Engedje meg a rátermett munkavállalóknak, hogy a meghatározott keretek között döntsenek.
• Csak akkor növelje a felügyeletet, ha a teljesítményadatok ezt indokolják.

A jó vezetés szerkezetet ad anélkül, hogy elfojtaná a kezdeményezést. A munkavállalók általában jobban dolgoznak, ha értik mind a határokat, mind az azon belüli szabadságot.

5. A munkavállaló nem látja, miért fontos a munkája

Az emberek általában jobban teljesítenek, ha értik, miért számít a munkájuk.

Ha a munkavállalók úgy érzik, hogy a feladataik értelmetlenek, ismétlődők vagy elszakadnak a vállalati céloktól, az elkötelezettség csökken. A munka olyasmivé válik, amit egyszerűen elvégeznek, nem pedig olyasmivé, amit sajátjuknak éreznek.

Ez különösen fontos a kisvállalkozásokban. A munkavállalók gyakran akkor dolgoznak keményebben, ha látják, hogy a hozzájárulásuk közvetlen hatással van az ügyfelekre, a bevételre vagy a növekedésre.

Mit tegyen

• Magyarázza el, miért fontos a feladat az üzlet szempontjából.
• Kapcsolja össze az egyéni munkát a szélesebb vállalati célokkal.
• Ismerje el a kiemelkedő teljesítményt nyilvánosan, amikor ez indokolt.
• Teremtsen lehetőséget a felelősségvállalásra.
• Kínáljon fejlődési utakat, hogy a munkavállaló jövőt lásson a cégnél.

A motiváció nem csak szlogenekből születik. Jelentésből, elismerésből és abból a tudatból fakad, hogy az erőfeszítés valami értelmeshez vezet.

6. A vállalkozásnak nincsenek meg a megfelelő rendszerei

Az alulteljesítés a gyenge rendszerek tünete is lehet, nem csak a gyenge munkavállalóké.

Ha a munka túl sok táblázatban, e-mailben és üzenetben él, nő a hibák esélye. Ha a határidőket nem követik nyomon, a prioritások nem láthatók, és az engedélyezés következetlen, még a rátermett munkavállalók is nehezen tudnak megbízhatóan teljesíteni.

Mit tegyen

• Központosítsa a feladatokat egy projektmenedzsment eszközben.
• Egységesítse az ismétlődő munkafolyamatokat.
• Használjon sablonokat a gyakori dokumentumokhoz és kommunikációhoz.
• Építsen fel egyszerű jóváhagyási folyamatokat.
• Rendszeresen vizsgálja meg a szűk keresztmetszeteket.

A rendszerek ismételhetővé teszik a teljesítményt. Emellett csökkentik a memória, a találgatás és az utolsó pillanatos javítások függőségét.

7. Személyes problémák vagy a munkahelyi kultúra zavaró tényezővé válnak

Néha egy munkavállaló teljesítménye azért romlik, mert valami a munkán kívül hat rá. Más esetekben maga a munkahely okoz stresszt konfliktusokkal, bizalomhiánnyal vagy rossz kommunikációval.

A vállalkozó nem oldhat meg minden személyes problémát, de a vezetésnek észre kell vennie, ha a teljesítmény változik, és szakmai módon kell reagálnia.

Mit tegyen

• A hirtelen teljesítményromlást korán kezelje.
• Tartson bizalmas, tiszteletteljes beszélgetéseket.
• Kérdezze meg, szüksége van-e a munkavállalónak támogatásra vagy tisztázásra.
• Figyeljen a csapaton belüli konfliktusokra, a kiégésre vagy a túlzott munkaterhelésre.
• Erősítse meg az elszámoltathatóság és a tisztelet kultúráját.

Az egészséges munkahely nem szüntet meg minden problémát, de csökkenti azokat a súrlódásokat, amelyek elkerülhető alulteljesítéshez vezetnek.

Hogyan reagáljanak a kisvállalkozók

Ha egy munkavállaló alulteljesít, ne ugorjon azonnal a hibáztatásra. Először diagnosztizáljon.

Tegye fel ezeket a kérdéseket:

• Világos volt az elvárás?
• Megkapta a munkavállaló a megfelelő képzést?
• Ez a megfelelő szerep az adott személy számára?
• A rendszerek segítik vagy hátráltatják a teljesítményt?
• Következetes a vezetés?
• Van olyan kultúra-probléma, amely érinti a csapatot?

Miután azonosította az okot, kiválaszthatja a megfelelő megoldást. Ez lehet jobb képzés, módosított elvárások, javított felügyelet vagy feladatátszervezés.

Az alapítók számára ez is része annak, hogy valódi vállalkozást építsenek. A cég létrehozása a jogi kezdet. A megbízható csapat felépítése az, ami ezt a jogi entitást tartós vállalattá alakítja.

Egyszerű teljesítményjavító folyamat

Ha a teljesítmény elmarad a várttól, alkalmazzon strukturált megközelítést:

1. Dokumentálja a problémát.
2. Egyéni megbeszélést tartson a munkavállalóval.
3. Magyarázza el az elvárás és az eredmény közötti különbséget.
4. Erősítse meg a kiváltó okot.
5. Határozzon meg rövid javítási határidőt.
6. Biztosítson támogatást és utánkövetést.
7. Értékelje újra a helyzetet, és döntse el a következő lépést.

Ez az eljárás igazságos, világos, és könnyebben megvédhető, mint az érzelmi reakció. Emellett segít az őszinte munkavállalóknak javítani, mielőtt a helyzet visszafordíthatatlanná válik.

Záró gondolatok

A munkavállalók sok okból alulteljesítenek, és a leghatékonyabb vezetők a felszín mögé néznek. Néha a probléma a készségek hiánya. Máskor a tisztázatlan iránymutatás, a gyenge rendszerek vagy a rossz illeszkedés okozza. Előfordulhat az is, hogy maga a vállalkozás teremt olyan zűrzavart, amely jobb szervezéssel orvosolható.

A kisvállalkozók számára a cél nem pusztán az emberek felvétele. Olyan környezet építése, ahol az emberek sikeresek lehetnek. Ez világos szerepköröket, következetes vezetést, jó onboardingot és a növekedést támogató rendszereket jelent.

Minél erősebb a belső struktúra, annál könnyebb magabiztosan skálázni a vállalkozást.