7 dôvodov, prečo zamestnanci neplnia očakávania, a čo s tým môžu robiť majitelia firiem

Najať si prvého zamestnanca je pre každého zakladateľa dôležitý míľnik. Znamená to, že vaša LLC alebo korporácia už nie je len myšlienka na papieri. Začína sa meniť na skutočne fungujúcu firmu so systémami, zodpovednosťou a ľuďmi, ktorí musia dosahovať výsledky.

Keď však firma začne priberať členov tímu, objaví sa známy problém: nedostatočný výkon. Práca môže meškať, kvalita môže klesať, komunikácia môže viaznuť alebo nový zamestnanec môže pôsobiť nezapojene. Problém nie je vždy lenivosť. V mnohých prípadoch ide o problém manažmentu, procesov alebo vhodnosti na danú pozíciu, ktorý sa dá napraviť.

Pre majiteľov malých firiem, najmä tých, ktorí budujú spoločnosť po založení, je pochopenie dôvodov slabšieho výkonu zamestnancov nevyhnutné. Jasné očakávania, kvalitný nábor a silné manažérske postupy chránia váš čas, znižujú fluktuáciu a pomáhajú firme rásť na stabilných základoch.

1. Očakávania neboli nikdy jasne definované

Bežným dôvodom slabšieho výkonu zamestnancov je jednoduchý fakt: presne nevedia, ako vyzerá úspech.

Ak je pracovná pozícia opísaná nejasne alebo sa priority menia každý týždeň, zamestnanci môžu venovať čas nesprávnym úlohám. Môžu mať pocit, že si vedú dobre, zatiaľ čo vedenie vidí zmeškané termíny alebo slabý výstup.

Čo robiť

• Pred nástupom pripravte jasný popis práce.
• Definujte denné, týždenné a mesačné zodpovednosti.
• Vysvetlite, ako sa bude výkon hodnotiť.
• Stanovte merateľné ciele, nie len všeobecné pokyny.
• Prejdite očakávania počas nástupu a znova po prvých týždňoch.

Jasnosť znižuje zmätok a dáva zamestnancom cieľ, ktorý môžu reálne dosiahnuť. Zároveň uľahčuje rozhovory o výkone, pretože obe strany vedia, na čom sa dohodli.

2. Zamestnanec nebol dostatočne zaškolený

Aj schopný kandidát môže mať problém, ak je školenie neúplné. Mnohí zakladatelia predpokladajú, že inteligentný zamestnanec si všetko rýchlo zistí sám. Tento predpoklad často vedie k chybám, ktorým sa dalo predísť.

Školenie nie je len o tom, ukázať človeku, kde sú uložené súbory alebo aký softvér používať. Zahŕňa aj kontext firmy, interné štandardy, komunikačné návyky a rozhodovaciu právomoc.

Čo robiť

• Vytvorte opakovateľný proces nástupu.
• Zdokumentujte hlavné pracovné postupy a štandardné operačné postupy.
• Priraďte nového zamestnanca manažérovi alebo skúsenému členovi tímu.
• Vráťte sa k školeniu po 30, 60 a 90 dňoch.
• Pýtajte sa nových ľudí, v čom si nie sú istí.

Dobré školenie skracuje obdobie rozbehu a zabraňuje tomu, aby sa malé chyby zmenili na nákladné problémy. Zároveň dodáva novým zamestnancom istotu, čo často rýchlo zlepšuje ich výkon.

3. Pozícia nie je pre daného človeka vhodná

Niekedy nie je slabý výkon spôsobený nedostatkom úsilia. Príčinou je nesúlad medzi prácou a človekom.

Zamestnanec môže mať silné analytické schopnosti, ale byť zaradený do úlohy, ktorá si vyžaduje neustály kontakt so zákazníkmi. Iný môže byť kreatívny, ale mať problém v prísne štruktúrovanom prostredí. Ak firma ignoruje vhodnosť na pozíciu, môže sa snažiť pretlačiť nesprávneho človeka na nesprávne miesto.

Čo robiť

• Posudzujte zručnosti ešte pred náborom, nie až po ňom.
• Priraďujte zodpovednosti podľa silných stránok človeka.
• Všímajte si štýl komunikácie, tempo práce a preferencie.
• Ak je to možné, prerozdeľte úlohy skôr, než zvážite ukončenie spolupráce.
• Využívajte skúšobné obdobie na včasné overenie vhodnosti.

Lepšia zhodnosť s rolou zlepšuje morálku, výkonnosť aj udržanie ľudí vo firme. Zároveň pomáha majiteľom budovať tím, ktorý podporuje podnikateľský model namiesto toho, aby mu odporoval.

4. Manažéri poskytujú príliš málo alebo príliš veľa dohľadu

Zamestnanci pracujú slabo, keď je manažment nekonzistentný. Niektorí zostanú úplne bez vedenia. Iní sú sledovaní až príliš pozorne a stratia schopnosť samostatne premýšľať. Obe extrémne polohy spôsobujú problémy.

Príliš malý dohľad vedie k zmeškaným termínom a nejasnej zodpovednosti. Príliš veľký dohľad vytvára mikromanažment, znižuje dôveru a môže tlmiť iniciatívu.

Čo robiť

• Nastavte frekvenciu kontrol podľa úrovne skúseností zamestnanca.
• Sledujte postup bez toho, aby ste kontrolovali každú úlohu.
• Dávajte spätnú väzbu, ktorá je konkrétna a včasná.
• Umožnite schopným zamestnancom rozhodovať v jasne vymedzených hraniciach.
• Zvyšujte dohľad len vtedy, keď to ukazujú údaje o výkone.

Dobré riadenie vytvára štruktúru bez toho, aby dusilo iniciatívu. Zamestnanci zvyčajne pracujú lepšie, keď rozumejú hraniciam aj slobode, ktorá je v nich.

5. Zamestnanec nevidí dôvod, prečo mu má záležať

Ľudia zvyčajne pracujú lepšie, keď chápu, prečo ich práca dáva zmysel.

Ak si zamestnanci myslia, že ich úlohy sú nezmyselné, opakujúce sa alebo odpojené od cieľov firmy, ich angažovanosť klesá. Práca sa stáva niečím, čo len dokončujú, nie niečím, za čo preberajú zodpovednosť.

Toto je ešte dôležitejšie v malých firmách. Zamestnanci často pracujú tvrdšie, keď vidia priamy dopad svojej práce na zákazníkov, tržby alebo rast.

Čo robiť

• Vysvetlite, prečo je daná úloha pre firmu dôležitá.
• Prepojte individuálnu prácu so širšími cieľmi firmy.
• Pri vhodných príležitostiach verejne ocente dobrý výkon.
• Vytvárajte možnosti prevziať zodpovednosť.
• Ponúknite možnosti rastu, aby zamestnanec videl vo firme budúcnosť.

Motivácia nepochádza len zo sloganov. Pramení z významu, uznania a z pocitu, že úsilie vedie k niečomu hodnotnému.

6. Firma nemá správne systémy

Slabý výkon môže byť skôr príznakom slabých systémov než slabých zamestnancov.

Ak práca žije v príliš veľkom počte tabuliek, e-mailov a správ, chyby sú pravdepodobnejšie. Ak sa termíny nesledujú, priority nie sú viditeľné a schvaľovanie je nekonzistentné, aj schopní zamestnanci budú mať problém podávať spoľahlivý výkon.

Čo robiť

• Sústreďte úlohy do nástroja na riadenie projektov.
• Štandardizujte opakujúce sa pracovné postupy.
• Používajte šablóny pre bežné dokumenty a komunikáciu.
• Zaveďte jednoduché schvaľovacie procesy.
• Pravidelne vyhodnocujte úzke miesta.

Systémy robia výkon opakovateľným. Zároveň znižujú závislosť od pamäti, dohadov a riešení na poslednú chvíľu.

7. Do výkonu zasahujú osobné problémy alebo firemná kultúra

Niekedy sa výkon zamestnanca zhorší preto, že niečo mimo práce ovplyvňuje jeho situáciu. V iných prípadoch vytvára stres samotné pracovisko, napríklad konflikty, nedostatok dôvery alebo slabá komunikácia.

Majiteľ firmy nemusí vyriešiť každý osobný problém, ale vedenie by si malo všimnúť zmenu vo výkone a reagovať profesionálne.

Čo robiť

• Riešte náhle zhoršenie výkonu včas.
• Veďte súkromné a rešpektujúce rozhovory.
• Zistite, či zamestnanec potrebuje podporu alebo väčšiu jasnosť.
• Sledujte konflikty v tíme, vyhorenie alebo nereálne pracovné zaťaženie.
• Posilňujte kultúru zodpovednosti a rešpektu.

Zdravé pracovisko neodstráni každý problém, ale znižuje trenie, ktoré spôsobuje zbytočne slabý výkon.

Ako by mali majitelia malých firiem reagovať

Ak zamestnanec neplní očakávania, nepreskakujte hneď k obviňovaniu. Začnite diagnostikou.

Položte si tieto otázky:

• Bolo očakávanie jasné?
• Bol zamestnanec riadne zaškolený?
• Je toto pre daného človeka tá správna pozícia?
• Pomáhajú systémy výkonu, alebo mu škodia?
• Je manažment konzistentný?
• Ovplyvňuje tím nejaký kultúrny problém?

Keď identifikujete príčinu, môžete zvoliť správne riešenie. Môže to znamenať lepšie školenie, upravené očakávania, zlepšený dohľad alebo preradenie.

Pre zakladateľov je to súčasť budovania skutočnej firmy. Založenie entity je právny začiatok. Vybudovanie spoľahlivého tímu je to, čo z nej urobí stabilnú spoločnosť.

Jednoduchý proces zlepšovania výkonu

Keď výkon zaostáva, použite štruktúrovaný postup:

1. Zdokumentujte problém.
2. Stretnite sa so zamestnancom súkromne.
3. Vysvetlite rozdiel medzi očakávaním a výsledkom.
4. Overte hlavný dôvod.
5. Stanovte krátky časový plán zlepšenia.
6. Poskytnite podporu a následnú kontrolu.
7. Znova vyhodnoťte situáciu a rozhodnite o ďalšom kroku.

Tento postup je férový, jasný a lepšie obhájiteľný než emocionálna reakcia. Zároveň pomáha úprimným zamestnancom zlepšiť sa skôr, než sa situácia stane nezvratnou.

Záverečné myšlienky

Zamestnanci neplnia očakávania z mnohých dôvodov a najúčinnejší lídri sa pozerajú pod povrch. Niekedy je problémom nedostatok zručností. Niekedy je to nejasné smerovanie, slabé systémy alebo nevhodný fit. V iných prípadoch firma sama vytvára zmätok, ktorý by sa dal odstrániť lepšou štruktúrou.

Pre majiteľov malých firiem nie je cieľom len najať ľudí. Cieľom je vytvoriť prostredie, v ktorom môžu byť úspešní. To znamená jasné roly, konzistentný manažment, kvalitný onboarding a systémy, ktoré podporujú rast.

Čím silnejšia je vaša vnútorná štruktúra, tým jednoduchšie bude škálovať firmu s istotou.