7 เหตุผลที่พนักงานทำงานได้ต่ำกว่ามาตรฐาน และสิ่งที่เจ้าของธุรกิจควรทำ

การจ้างพนักงานคนแรกถือเป็นหมุดหมายสำคัญของผู้ก่อตั้งธุรกิจ แปลว่า LLC หรือ corporation ของคุณไม่ได้เป็นเพียงแนวคิดบนกระดาษอีกต่อไป แต่กำลังกลายเป็นธุรกิจที่ดำเนินงานจริง มีระบบ หน้าที่ความรับผิดชอบ และคนที่ต้องส่งมอบผลงานให้ได้ตามเป้าหมาย

แต่เมื่อธุรกิจเริ่มมีสมาชิกในทีมมากขึ้น ปัญหาที่คุ้นเคยก็มักตามมา นั่นคือการทำงานได้ต่ำกว่ามาตรฐาน งานอาจส่งช้า คุณภาพอาจตก การสื่อสารอาจสะดุด หรือพนักงานใหม่อาจดูไม่ค่อยมีส่วนร่วม ปัญหาเหล่านี้ไม่ได้เกิดจากความขี้เกียจเสมอไป หลายครั้งสาเหตุจริงคือการบริหารจัดการ กระบวนการ หรือความเหมาะสมของคนกับงาน ซึ่งสามารถแก้ไขได้

สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก โดยเฉพาะผู้ที่กำลังสร้างบริษัทหลังการจดทะเบียน การเข้าใจว่าทำไมพนักงานจึงทำงานได้ต่ำกว่ามาตรฐานเป็นสิ่งสำคัญ การกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน การจ้างงานที่ดี และการบริหารจัดการที่แข็งแรงจะช่วยปกป้องเวลาของคุณ ลดการลาออก และทำให้บริษัทเติบโตบนรากฐานที่มั่นคง

1. ไม่มีการกำหนดความคาดหวังไว้อย่างชัดเจน

สาเหตุที่พนักงานทำงานได้ต่ำกว่ามาตรฐานที่พบบ่อยคือเรื่องง่าย ๆ นั่นคือพวกเขาไม่รู้แน่ชัดว่าความสำเร็จหน้าตาเป็นอย่างไร

หากบทบาทงานอธิบายไว้กว้างเกินไป หรือถ้าลำดับความสำคัญเปลี่ยนทุกสัปดาห์ พนักงานอาจใช้เวลากับงานที่ไม่ถูกจุด พวกเขาอาจคิดว่าตัวเองทำได้ดี ในขณะที่ฝ่ายบริหารมองเห็นว่าส่งงานช้า หรือผลงานยังอ่อน

สิ่งที่ควรทำ

• เขียนคำอธิบายงานให้ชัดเจนก่อนจ้างงาน
• กำหนดความรับผิดชอบรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน
• อธิบายวิธีวัดผลงาน
• ตั้งเป้าหมายที่วัดผลได้ ไม่ใช่แค่คำสั่งกว้าง ๆ
• ทบทวนความคาดหวังระหว่างการ onboarding และอีกครั้งหลังช่วงสองสามสัปดาห์แรก

ความชัดเจนช่วยลดความสับสนและทำให้พนักงานมีเป้าหมายที่ทำได้จริง นอกจากนี้ยังช่วยให้การคุยเรื่องผลงานง่ายขึ้น เพราะทั้งสองฝ่ายรู้ตรงกันว่าได้ตกลงอะไรกันไว้

2. พนักงานไม่ได้รับการฝึกอบรมอย่างเพียงพอ

แม้เป็นคนที่เก่ง ก็อาจมีปัญหาได้หากการฝึกอบรมไม่ครบถ้วน ผู้ก่อตั้งจำนวนมากมักคิดว่าพนักงานที่ฉลาดจะเรียนรู้ทุกอย่างได้เร็ว ความคิดเช่นนั้นมักนำไปสู่ความผิดพลาดที่ป้องกันได้

การฝึกอบรมไม่ได้มีแค่การสอนว่าไฟล์อยู่ตรงไหนหรือใช้ซอฟต์แวร์อะไร แต่ยังรวมถึงบริบทของธุรกิจ มาตรฐานภายใน นิสัยการสื่อสาร และขอบเขตอำนาจในการตัดสินใจด้วย

สิ่งที่ควรทำ

• สร้างกระบวนการ onboarding ที่ทำซ้ำได้
• จัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์หลักและมาตรฐานการทำงาน
• จับคู่พนักงานใหม่กับผู้จัดการหรือสมาชิกทีมที่มีประสบการณ์
• กลับมาทบทวนการฝึกอบรมอีกครั้งที่ช่วง 30, 60 และ 90 วัน
• ถามพนักงานใหม่ว่าเรื่องใดที่พวกเขายังไม่มั่นใจ

การฝึกอบรมที่ดีช่วยลดระยะเวลาการปรับตัวและป้องกันความผิดพลาดเล็ก ๆ ไม่ให้กลายเป็นต้นทุนก้อนใหญ่ นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานใหม่มั่นใจมากขึ้น ซึ่งมักส่งผลให้ผลงานดีขึ้นอย่างรวดเร็ว

3. บทบาทงานไม่เหมาะกับตัวบุคคล

บางครั้งการทำงานได้ต่ำกว่ามาตรฐานไม่ได้เกิดจากการไม่พยายาม แต่เกิดจากความไม่สอดคล้องระหว่างงานกับคน

พนักงานคนหนึ่งอาจมีทักษะวิเคราะห์ดีมาก แต่ถูกวางไว้ในบทบาทที่ต้องพบลูกค้าตลอดเวลา อีกคนอาจมีความคิดสร้างสรรค์ แต่ทำงานได้ยากในสภาพแวดล้อมที่มีโครงสร้างเข้มงวด หากธุรกิจมองข้ามเรื่องความเหมาะสม ก็อาจกลายเป็นการพยายามฝืนให้คนไม่เหมาะกับงานอยู่ในตำแหน่งที่ไม่ใช่

สิ่งที่ควรทำ

• ประเมินทักษะก่อนจ้าง ไม่ใช่หลังจากนั้น
• จับคู่งานกับจุดแข็งของแต่ละคน
• สังเกตสไตล์การสื่อสาร จังหวะการทำงาน และความชอบในการทำงาน
• ปรับมอบหมายงานเมื่อทำได้ ก่อนพิจารณาเลิกจ้าง
• ใช้ช่วงทดลองงานเพื่อยืนยันความเหมาะสมตั้งแต่เนิ่น ๆ

ความเหมาะสมของบทบาทที่ดีกว่าจะช่วยให้ขวัญกำลังใจ ผลงาน และการรักษาพนักงานดีขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้เจ้าของสร้างทีมที่สนับสนุนโมเดลธุรกิจ แทนที่จะต้านทางมัน

4. ผู้จัดการให้การกำกับดูแลน้อยเกินไปหรือมากเกินไป

พนักงานจะทำงานได้แย่เมื่อการบริหารจัดการไม่สม่ำเสมอ บางคนถูกปล่อยให้อยู่ลำพังโดยไม่มีการติดตามเลย ขณะที่บางคนถูกเฝ้าดูใกล้ชิดเกินไปจนหมดความสามารถในการคิดเอง ทั้งสองแบบล้วนสร้างปัญหา

การกำกับดูแลน้อยเกินไปทำให้ส่งงานช้าและความรับผิดชอบไม่ชัดเจน การกำกับดูแลมากเกินไปสร้างความเป็น micromanagement ลดความไว้วางใจ และทำให้พนักงานไม่กล้าแสดงความคิดริเริ่ม

สิ่งที่ควรทำ

• กำหนดรอบการเช็กอินตามระดับประสบการณ์ของพนักงาน
• ตรวจความคืบหน้าโดยไม่ต้องคอยจ้องทุกงาน
• ให้ฟีดแบ็กที่เฉพาะเจาะจงและทันท่วงที
• เปิดโอกาสให้พนักงานที่มีความสามารถตัดสินใจได้ภายในขอบเขตที่กำหนด
• เพิ่มการกำกับดูแลเมื่อข้อมูลผลงานบ่งชี้ว่าจำเป็น

การบริหารที่ดีควรสร้างโครงสร้างโดยไม่กดทับความคิดริเริ่ม พนักงานมักทำงานได้ดีขึ้นเมื่อเข้าใจทั้งขอบเขตและอิสระภายในกรอบนั้น

5. พนักงานไม่เห็นเหตุผลว่าทำไมต้องใส่ใจ

โดยทั่วไปคนจะทำงานได้ดีขึ้นเมื่อเข้าใจว่างานของตนมีความหมายอย่างไร

หากพนักงานรู้สึกว่างานที่ทำไม่มีความหมาย ซ้ำซาก หรือไม่เชื่อมโยงกับเป้าหมายของบริษัท ระดับการมีส่วนร่วมจะลดลง งานจะกลายเป็นสิ่งที่ทำให้เสร็จไปวัน ๆ มากกว่าจะเป็นสิ่งที่พวกเขารู้สึกเป็นเจ้าของ

เรื่องนี้สำคัญยิ่งขึ้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เพราะพนักงานมักทำงานหนักขึ้นเมื่อเห็นผลกระทบโดยตรงจากสิ่งที่พวกเขาทำต่อ ลูกค้า รายได้ หรือการเติบโตของบริษัท

สิ่งที่ควรทำ

• อธิบายว่างานนั้นสำคัญต่อธุรกิจอย่างไร
• เชื่อมโยงงานของแต่ละคนเข้ากับเป้าหมายภาพรวมของบริษัท
• ยกย่องผลงานที่ดีอย่างเปิดเผยเมื่อเหมาะสม
• สร้างโอกาสให้เกิดความเป็นเจ้าของงาน
• เส้นทางการเติบโตเพื่อให้พนักงานเห็นอนาคตกับบริษัท

แรงจูงใจไม่ได้มาจากสโลแกนเพียงอย่างเดียว แต่มาจากความหมาย การยอมรับ และความรู้สึกว่าความพยายามจะพาไปสู่สิ่งที่มีคุณค่า

6. ธุรกิจไม่มีระบบที่เหมาะสม

การทำงานได้ต่ำกว่ามาตรฐานอาจเป็นอาการของระบบที่อ่อนแอ ไม่ใช่พนักงานที่อ่อนแอ

หากงานกระจายอยู่ในสเปรดชีต อีเมล และข้อความจำนวนมาก ความผิดพลาดย่อมเกิดขึ้นได้ง่ายขึ้น หากไม่มีการติดตามเดดไลน์ ลำดับความสำคัญไม่ชัด และการอนุมัติไม่สม่ำเสมอ แม้แต่พนักงานที่มีความสามารถก็ยังอาจทำงานได้ไม่มั่นคง

สิ่งที่ควรทำ

• รวมงานไว้ในเครื่องมือบริหารโปรเจกต์เดียว
• ทำเวิร์กโฟลว์ที่เกิดซ้ำให้เป็นมาตรฐาน
• ใช้เทมเพลตสำหรับเอกสารและการสื่อสารที่ใช้บ่อย
• สร้างกระบวนการอนุมัติที่เรียบง่าย
• ทบทวนจุดติดขัดเป็นประจำ

ระบบช่วยให้ผลงานทำซ้ำได้และลดการพึ่งพาความจำ การเดา และการแก้ปัญหานาทีสุดท้าย

7. ปัญหาส่วนตัวหรือวัฒนธรรมในที่ทำงานกำลังส่งผลกระทบ

บางครั้งผลงานของพนักงานลดลงเพราะมีเรื่องนอกงานกำลังส่งผลต่อเขา หรือในบางกรณี สภาพแวดล้อมในที่ทำงานเองก็สร้างความเครียดผ่านความขัดแย้ง ความไม่ไว้วางใจ หรือการสื่อสารที่ไม่ดี

เจ้าของธุรกิจไม่จำเป็นต้องแก้ทุกปัญหาส่วนตัว แต่ผู้นำควรสังเกตเมื่อผลงานเปลี่ยนไปและตอบสนองอย่างมืออาชีพ

สิ่งที่ควรทำ

• รีบจัดการเมื่อผลงานตกลงอย่างฉับพลัน
• คุยกันเป็นการส่วนตัวและด้วยความเคารพ
• ถามว่าพนักงานต้องการการสนับสนุนหรือความชัดเจนเพิ่มเติมหรือไม่
• สังเกตความขัดแย้งในทีม ภาวะหมดไฟ หรือภาระงานที่เกินจริง
• เสริมสร้างวัฒนธรรมที่เน้นความรับผิดชอบและความเคารพ

สถานที่ทำงานที่ดีไม่ได้ขจัดทุกปัญหา แต่ช่วยลดแรงเสียดทานที่ทำให้เกิดการทำงานต่ำกว่ามาตรฐานโดยไม่จำเป็น

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรตอบสนองอย่างไร

หากพนักงานทำงานได้ต่ำกว่ามาตรฐาน อย่าเพิ่งรีบโทษทันที ให้เริ่มจากการวิเคราะห์สาเหตุ

ถามคำถามเหล่านี้:

• ความคาดหวังชัดเจนหรือไม่
• พนักงานได้รับการฝึกอบรมอย่างเหมาะสมหรือไม่
• บทบาทนี้เหมาะกับคนนี้จริงหรือไม่
• ระบบต่าง ๆ ช่วยหรือขัดขวางผลงานอยู่
• การบริหารจัดการสม่ำเสมอหรือไม่
• มีปัญหาด้านวัฒนธรรมที่กระทบทีมอยู่หรือไม่

เมื่อคุณระบุสาเหตุได้แล้ว ก็จะเลือกวิธีแก้ได้ตรงจุด อาจเป็นการฝึกอบรมที่ดีขึ้น การปรับความคาดหวัง การกำกับดูแลที่เหมาะสมขึ้น หรือการเปลี่ยนหน้าที่

สำหรับผู้ก่อตั้ง นี่คือส่วนหนึ่งของการสร้างธุรกิจที่แท้จริง การจดทะเบียนนิติบุคคลคือจุดเริ่มต้นทางกฎหมาย แต่การสร้างทีมที่เชื่อถือได้คือสิ่งที่ทำให้นิติบุคคลนั้นกลายเป็นบริษัทที่ยั่งยืน

กระบวนการปรับปรุงผลงานแบบง่าย

เมื่อผลงานไม่เป็นไปตามเป้า ให้ใช้แนวทางที่มีโครงสร้าง:

1. บันทึกปัญหา
2. นัดคุยกับพนักงานแบบส่วนตัว
3. อธิบายช่องว่างระหว่างความคาดหวังกับผลลัพธ์
4. ยืนยันสาเหตุรากของปัญหา
5. กำหนดกรอบเวลาปรับปรุงสั้น ๆ
6. ให้การสนับสนุนและติดตามผล
7. ประเมินใหม่และตัดสินใจขั้นต่อไป

กระบวนการนี้เป็นธรรม ชัดเจน และป้องกันได้ง่ายกว่าการตอบสนองด้วยอารมณ์ นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานที่ตั้งใจจริงได้มีโอกาสปรับปรุงก่อนที่สถานการณ์จะสายเกินไป

สรุปท้าย

พนักงานทำงานได้ต่ำกว่ามาตรฐานด้วยหลายเหตุผล และผู้นำที่มีประสิทธิภาพที่สุดจะมองให้ลึกกว่าผลที่เห็นภายนอก บางครั้งปัญหาคือทักษะไม่พอ บางครั้งคือทิศทางไม่ชัด ระบบอ่อน หรือความเหมาะสมไม่ตรงงาน ในบางกรณี ตัวธุรกิจเองก็เป็นต้นเหตุของความสับสนที่แก้ได้ด้วยโครงสร้างที่ดีกว่า

สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก เป้าหมายไม่ใช่แค่การจ้างคน แต่คือการสร้างสภาพแวดล้อมที่ทำให้คนทำงานได้สำเร็จ ซึ่งหมายถึงบทบาทที่ชัดเจน การบริหารจัดการที่สม่ำเสมอ การ onboarding ที่ดี และระบบที่สนับสนุนการเติบโต

ยิ่งโครงสร้างภายในแข็งแรงเท่าไร คุณก็ยิ่งขยายธุรกิจได้อย่างมั่นใจมากขึ้นเท่านั้น