Základy daňového identifikačního čísla IRS pro nové podnikatele: ITIN, EIN a změny názvu firmy

Zahájení podnikání ve Spojených státech znamená řešit daňová identifikační čísla velmi brzy, často ještě před vystavením první faktury nebo přijetím prvního zaměstnance. Pro mnoho majitelů je matoucí, že IRS používá různá čísla pro různé účely. ITIN není totéž co EIN a změna názvu firmy nevyžaduje vždy nové federální daňové číslo.

Pochopení rozdílu může ušetřit čas, snížit chybovost při podávání přiznání a pomoci vám udržet firemní záznamy v souladu s IRS od samého začátku.

ITIN vs. EIN: Základní rozdíl

ITIN, neboli Individual Taxpayer Identification Number, je devítimístné číslo, které IRS vydává některým osobám, jež potřebují daňové číslo v USA, ale nemají nárok na Social Security number. Používá se pouze pro federální daňové účely.

EIN, neboli Employer Identification Number, je federální daňové identifikační číslo pro podniky a další subjekty. Slouží k identifikaci firmy pro daňové vykazování, bankovní účely, mzdy a další oficiální potřeby.

Jednoduše řečeno:

• ITIN identifikuje osobu pro federální daňové účely.
• EIN identifikuje firmu nebo jiný subjekt pro federální daňové účely.

Tento rozdíl je důležitý, protože si podnikatelé někdy myslí, že potřebují nové číslo, i když ve skutečnosti stačí aktualizovat stávající záznamy u IRS.

Kdy je potřeba ITIN

ITIN se obecně vztahuje na jednotlivce, nikoli na subjekty. Může být potřeba, když má osoba povinnost podat federální daňové přiznání, ale nemůže získat Social Security number.

Mezi běžné situace patří:

• Zahraniční majitel, který musí podat daňové přiznání v USA
• Manžel nebo vyživovaná osoba, která má být uvedena v přiznání a nemá nárok na SSN
• Jednotlivec, který potřebuje daňové identifikační číslo pro federální daňovou záležitost, ale nemá nárok na SSN

ITIN neopravňuje k práci ve Spojených státech, nemění imigrační status a nezakládá nárok na dávky Social Security. Slouží k podpoře federální daňové compliance.

Pokud jste podnikatel, ITIN pro vás může být relevantní, pokud jste odpovědnou osobou u subjektu a online žádost IRS o EIN po vás vyžaduje daňové identifikační číslo. ITIN však stále patří jednotlivci, nikoli firmě.

Kdy firma potřebuje EIN

Většina nově vzniklých podnikatelských subjektů potřebuje EIN co nejdříve. IRS používá EIN pro mnoho běžných podnikatelských činností, včetně:

• Založení nebo provozu LLC, partnerství nebo korporace
• Zaměstnávání pracovníků
• Podávání přiznání k dani ze mzdy nebo spotřební dani
• Založení některých firemních bankovních účtů
• Zpracování daňového vykazování pro pozůstalosti, trusty a některé osvobozené organizace

IRS obecně doporučuje založit právnickou osobu nejprve na úrovni státu a teprve poté žádat o EIN. Tento postup pomáhá předejít zpožděním a nesouladu v záznamech o subjektu.

EIN lze obvykle získat přímo od IRS bez poplatku. U mnoha firem je číslo vydáno rychle a lze ho okamžitě používat pro základní podnikatelské potřeby.

Potřebujete nové EIN při změně názvu firmy?

Obvykle ne.

Pokud se změní pouze název firmy, adresa nebo odpovědná osoba, nové EIN obvykle nepotřebujete. IRS tyto změny odděluje od změn samotného subjektu.

Nové EIN může být potřeba, když se firma změní zásadnějším způsobem, například při změně vlastnictví nebo struktury. Příklady mohou zahrnovat:

• Přeměnu sole proprietorship na korporaci
• Přeměnu partnerství na korporaci
• Fúzi korporace do nového subjektu
• Další změny, které podle IRS vytvářejí nový daňový subjekt

Pokud se samotný podnik nemění a mění se pouze název, EIN obvykle zůstává stejné.

Jak oznámit IRS změnu názvu firmy

Změnu názvu firmy je třeba stále správně oznámit, aby záznamy IRS odpovídaly vašemu aktuálnímu právnímu názvu.

Přesný postup může záviset na typu subjektu a na přiznání, které podáváte. V mnoha případech IRS uvádí, že firmy mají změnu názvu oznámit písemně úřadu, kam podávají svá přiznání.

Pro další změny, jako je změna adresy, sídla firmy nebo odpovědné osoby, se používá formulář Form 8822-B, kterým se IRS oznamují změny.

Praktický seznam kroků při změně názvu firmy:

• Ověřte, že nový název je platný podle práva daného státu a zakladatelských dokumentů
• Podle potřeby aktualizujte státní záznamy
• Ujistěte se, že vaše daňová podání pro IRS používají správný právní název
• Pošlete IRS písemné oznámení, pokud to pokyny pro vaše přiznání vyžadují
• Zachovejte stejné EIN, pokud se nezměnila samotná struktura firmy

Pokud se mění i adresa, nespoléhejte jen na oznámení změny názvu firmy. Změnu adresy je třeba hlásit samostatně, aby veškerá korespondence IRS chodila na správné místo.

Časté chyby, kterým se vyhnout

Podnikatelé často narazí na zbytečné problémy, když si pletou osobní a firemní daňová identifikační čísla.

1. Žádost o nesprávné číslo

ITIN je pro jednotlivce, kteří nemají nárok na SSN. EIN je pro firmu nebo jiný subjekt. Pokud potřebujete podávat firemní daně, pravděpodobně potřebujete EIN, nikoli ITIN.

2. Získání nového EIN kvůli jednoduché změně názvu

Samotná změna názvu obvykle nevyžaduje nové EIN. Zbytečné nové EIN může zkomplikovat bankovní vztahy, mzdy i daňová podání.

3. Zapomenutí aktualizovat záznamy IRS po právní změně názvu

Pokud se název subjektu změní na úrovni státu, ujistěte se, že jsou aktualizovány i záznamy IRS. Nesoulad záznamů může zpozdit oznámení, přiznání nebo párování účtů.

4. Záměna změny adresy, odpovědné osoby a názvu

Tyto změny mohou být řešeny odlišně. Firma může potřebovat jeden formulář pro změnu korespondenční adresy, jiné oznámení pro změnu názvu a samostatné kroky pro změnu odpovědné osoby.

5. Žádost podaná před založením subjektu

U LLC, korporací a partnerství IRS obecně očekává, že subjekt bude nejprve založen. Příliš časná žádost může proces zpomalit.

Jednoduchý způsob, jak si to zapamatovat

Držte se tohoto pravidla:

• Pokud jde o osobu, která potřebuje federální daňovou identifikaci, myslíte na ITIN.
• Pokud jde o firmu nebo subjekt, který řeší daňové vykazování, myslíte na EIN.
• Pokud se mění pouze název firmy, EIN obvykle zůstává stejné.
• Pokud se mění struktura firmy, prověřte, zda je potřeba nové EIN.

Tento rámec pomáhá novým zakladatelům vyhnout se zbytečným podáním a zároveň zůstat v souladu s požadavky IRS.

Jak Zenind pomáhá novým podnikatelům udržet pořádek

Zenind pomáhá podnikatelům zakládat americké společnosti s přehlednější cestou od založení až po compliance. Když zakládáte LLC nebo korporaci, dobře vedená zakladatelská dokumentace usnadňuje řešení formulářů IRS, nastavení bankovnictví i budoucích změn, jako je změna názvu nebo adresy.

Pro zakladatele, kteří chtějí postupovat rychle, ale neztratit přehled o právních detailech, je to důležité. Dobře řízený proces založení snižuje riziko nesouladu názvů, zpožděných podání nebo nejasností ohledně toho, které daňové číslo patří kterému subjektu.

Závěr

ITIN a EIN slouží různým účelům a podnikatelé by je neměli zaměňovat. ITIN je určeno pro určité jednotlivce, kteří potřebují daňové číslo, ale nemohou získat SSN. EIN identifikuje firmu jako subjekt pro federální daňové účely. Pokud se změní název firmy, obvykle si ponecháte stejné EIN a oznámíte změnu IRS správným způsobem místo toho, abyste žádali o nové číslo.

Když máte správně nastavenou strukturu už na začátku, vše ostatní je jednodušší: daňová podání, bankovní služby, korespondence i dlouhodobá compliance.