Jak najít své číslo EIN: Podrobný průvodce pro majitele firem

Employer Identification Number, neboli EIN, je jeden z nejdůležitějších identifikátorů, které může firma mít. Používá se v daňových přiznáních, při žádostech o bankovní účet, v mzdových záznamech a na mnoha dalších oficiálních firemních dokumentech. Pokud jste své EIN založili a nyní jste je ztratili, nepanikařte. Ve většině případů jej lze rychle obnovit kontrolou existujících záznamů, kontaktováním správných institucí nebo požádáním o pomoc IRS.

Pro zakladatele, kteří zakládají nové LLC nebo korporaci, se vyplatí mít firemní záznamy od začátku uspořádané. Zenind pomáhá majitelům firem zakládat a spravovat společnosti na pevnějším administrativním základě, včetně dokumentů, které usnadňují sledování klíčových daňových informací, jako je EIN.

Co je EIN?

EIN je devítimístné federální daňové identifikační číslo, které přiděluje IRS obchodní právnické osobě. Často se přirovnává k rodnému číslu, protože pomáhá identifikovat firmu pro daňové a evidenční účely.

Firma může EIN potřebovat pro:

• podání federálních a státních daňových přiznání
• otevření firemního bankovního účtu
• přijetí zaměstnanců a vedení mezd
• žádosti o licence a povolení
• budování firemní úvěrové historie
• spolupráci s dodavateli, zpracovateli plateb nebo věřiteli

Některé firmy EIN potřebují okamžitě, zatímco jiné mohou nějakou dobu fungovat i bez něj. I když vaše firma není povinna jej hned mít, získat a bezpečně uložit toto číslo je stále rozumný krok.

Proč možná potřebujete najít své EIN

Majitelé firem obvykle hledají EIN proto, že jej potřebují pro praktický úkol, který nemůže počkat. Mezi běžné důvody patří:

• otevření firemního bankovního účtu
• dokončení daňových přiznání
• žádost o financování
• nastavení mezd
• registrace u státního úřadu
• zasílání daňových formulářů dodavatelům
• aktualizace záznamů u účetních nebo dodavatelů

Pokud jste zakladatel, vyplatí se považovat EIN za klíčový firemní údaj. Uložte jej spolu s dokumenty o založení, daňovými záznamy a bankovními podklady, aby bylo snadné jej později dohledat.

Jak najít své číslo EIN

Existuje několik spolehlivých způsobů, jak EIN dohledat. Začněte nejjednoduššími dokumenty a poté postupujte přes banky, daňové záznamy až nakonec k IRS, pokud je to nutné.

1. Zkontrolujte potvrzovací dopis k EIN

Nejrychlejší způsob, jak EIN najít, je obvykle potvrzení od IRS vydané při přidělení čísla. Tento dokument se často nazývá potvrzovací dopis k EIN nebo oznámení CP 575.

Hledejte jej v:

• fyzických firemních složkách
• e-mailových schránkách a archivovaných zprávách
• cloudových úložištích
• šanonech se zakládacími nebo daňovými dokumenty
• účtu registrovaného agenta nebo společnosti pro zakládání firem, pokud jej používáte

Pokud firma o EIN žádala online, faxem nebo poštou, mohlo být potvrzení doručeno různými způsoby podle toho, jak byla žádost podána. Důležité je, že IRS vydal oznámení a právě to bývá často nejjednodušší místo, kde číslo znovu najít.

2. Projděte daňová přiznání a oznámení IRS

Pokud potvrzovací dopis chybí, zkontrolujte předchozí daňové dokumenty. EIN je běžně uvedeno na federálních firemních daňových přiznáních a na mnoha oznámeních IRS.

Zkontrolujte tyto dokumenty:

• federální daňová přiznání z předchozích let
• korespondenci IRS
• mzdová daňová přiznání
• záznamy o odhadovaných daních
• dodatečná daňová přiznání
• podání žádostí o odklad

Pokud za vás přiznání podával účetní nebo daňový poradce, požádejte o kopie. Mnohé firmy zjistí, že EIN už je uložené v PDF, v archivu portálu nebo v pracovních podkladech účetního.

3. Podívejte se do bankovních záznamů firmy

Banky často vyžadují EIN při založení nebo správě firemního účtu. To znamená, že se číslo může objevit v dokumentaci k účtu, záznamech o žádosti nebo v detailech zákaznického profilu.

Zkontrolujte:

• dokumentaci k otevření účtu
• výpisy z firemního běžného účtu
• nastavení online bankovnictví
• dokumenty k treasury službám nebo obchodnímu zpracování plateb
• podklady k nastavení bankovních převodů

Některé banky kvůli bezpečnosti část čísla maskují. Pokud se to stane, kontaktujte banku a požádejte o ověření plného EIN, které mají v evidenci. Možná budete muset potvrdit svou totožnost, než vám informace poskytnou.

4. Prohledejte mzdové a dodavatelské formuláře

Pokud má vaše firma zaměstnance nebo dodavatele, mohou být užitečným zdrojem mzdové záznamy.

Hledejte EIN v:

• portálech poskytovatelů mezd
• záznamech W-2 a 1099
• formulářích pro nastavení mzdové agendy
• registracích k srážkové dani na úrovni státu
• federálních formulářích pro zaměstnanecké daně

Mzdové společnosti obvykle ukládají EIN použité při nastavení účtu, takže pokud firma funguje už delší dobu, je to velmi pravděpodobné místo, kde číslo najít.

5. Zkontrolujte firemní licence a registrační dokumenty

V závislosti na státu nebo místním úřadě se vaše EIN může objevit v dokumentech o založení nebo licencování firmy.

Možné zdroje zahrnují:

• státní registrace firmy
• žádosti o místní povolení
• registrace k dani z prodeje
• podání pro městské licence
• formuláře pro založení státních daňových účtů

Tyto dokumenty jsou zvlášť užitečné, pokud bylo EIN použito už při počátečním nastavení společnosti a od té doby se objevovalo v několika dalších podáních.

6. Projděte firemní úvěrové záznamy a žádosti o úvěr

Věřitelé a úvěrové agentury často používají EIN k identifikaci firmy. Pokud vaše firma žádala o financování nebo si vytvořila firemní úvěrovou historii, může se číslo objevit právě v těchto záznamech.

Zkontrolujte:

• žádosti o firemní úvěr
• dokumenty k úvěrové lince
• záznamy k merchant cash advance
• firemní úvěrové zprávy
• žádosti o financování u dodavatelů

Pokud žádost podal věřitel nebo poskytovatel úvěru, jeho záznamy mohou EIN obsahovat, i když ve vašich vlastních dokumentech chybí.

7. Kontaktujte svého účetního, bookkeepera nebo registrovaného agenta

Pokud správu firmy zajišťuje jiný profesionál, může mít EIN už uložené.

Kontaktujte:

• svého účetního
• svého bookkeepera
• poskytovatele mezd
• svého právníka
• registrovaného agenta
• poskytovatele služeb pro zakládání firem

U firem, které outsourcují compliance nebo administrativu, je to často nejefektivnější cesta. Správně organizovaný poskytovatel služeb by měl umět rychle ukázat na správný záznam.

8. Zavolejte na IRS

Pokud EIN nikde jinde nenajdete, IRS může pomoci číslo ověřit oprávněné osobě spojené s firmou.

Než zavoláte, připravte si možnost potvrdit:

• právní název firmy
• adresu firmy vedenou v evidenci
• svou roli nebo oprávnění vůči firmě
• další identifikační údaje, které IRS může vyžadovat

Tato možnost je obvykle až poslední volbou, ale bývá účinná, když jsou záznamy neúplné nebo nedostupné.

Co když potřebujete EIN jiné firmy?

Někdy nehledáte své vlastní EIN. Možná potřebujete ověřit jinou společnost kvůli due diligence, fakturaci, daňovému reportingu nebo onboardingu dodavatele.

Možné způsoby, jak najít EIN jiné firmy, zahrnují:

• požádat o něj přímo společnost
• podívat se na faktury, formuláře W-9 nebo smluvní balíčky
• zkontrolovat veřejné firemní podání, kde je to dostupné
• prohlédnout firemní úvěrové záznamy
• vyhledat podání SEC u veřejně obchodovaných společností
• požádat o dokumentaci účetní tým dané firmy

Ne každá firma sdílí své EIN veřejně a je třeba brát v úvahu soukromí. Nejlepší přístup je požádat o něj v rámci legitimního obchodního procesu.

Jak EIN bezpečně uchovat poté, co jej najdete

Jakmile EIN dohledáte, chraňte jej jako každý jiný citlivý firemní údaj. EIN není totéž co heslo, ale i tak může být zneužito při podvodných pokusech, pokud se dostane do nesprávných rukou.

Mezi osvědčené postupy patří:

• uložit číslo do bezpečného správce hesel nebo šifrovaného souboru
• mít zakládací a daňové dokumenty uspořádané na jednom místě
• omezit přístup jen na oprávněné osoby
• nezasílat EIN nechráněnými zprávami, pokud to není nutné
• zálohovat kopie oznámení IRS a daňových záznamů

Pokud firmu teprve zakládáte, vytvoření systému pro správu záznamů už od začátku může zabránit problémům se ztracenými dokumenty později. Zenind podporuje zakladatele, kteří chtějí strukturovanější přístup k zakládání firmy a průběžnému dodržování povinností.

Časté chyby při hledání EIN

Majitelé firem často ztrácejí čas, protože přehlédnou nejpravděpodobnější zdroje jako první.

Vyhněte se těmto chybám:

• hledání pouze v jedné e-mailové schránce
• předpokladu, že EIN musí být na aktuálním bankovním výpisu
• zapomenutí zeptat se účetního nebo poskytovatele mezd
• záměně státního daňového čísla za federální EIN
• hledání jen v posledních dokumentech místo v dřívějších zakládacích podkladech

Státní číslo zaměstnavatele, číslo povolení k dani z prodeje nebo místní licenční číslo není totéž co EIN. Pokud dokument vypadá související, ale výslovně neuvádí číslo přidělené IRS, pokračujte v hledání.

Kdy byste si měli EIN znovu ověřit

Chybné EIN může způsobit chyby při podání, zpoždění žádostí nebo zamítnuté formuláře. Číslo si znovu ověřte, pokud:

• bylo daňové přiznání zamítnuto
• je žádost o bankovní účet pozastavena
• mzdové výkazy neodpovídají firemním záznamům
• dodavatel uvede, že EIN v evidenci je neplatné
• jste nedávno změnili právní formu firmy nebo vlastnické záznamy

Pokud se domníváte, že je číslo nesprávné, porovnejte před použitím v novém podání více dokumentů.

Často kladené otázky

Mohu své EIN najít online?

Můžete jej najít ve vlastních online záznamech, například v daňovém softwaru, bankovních portálech, mzdových systémech nebo cloudových úložištích. IRS nenabízí veřejný vyhledávač EIN pro soukromé firmy.

Je EIN totéž co daňové číslo?

EIN je federální daňové identifikační číslo pro firmu. Lidé někdy výraz daňové číslo používají volně, ale v mnoha obchodních souvislostech tím myslí právě EIN.

Mohu získat nové EIN, když ztratím staré?

Obvykle ne. EIN přidělené vaší firmě zůstává navázané na daný subjekt. Pokud ho ztratíte, měli byste ho dohledat, ne žádat o náhradu.

Co když moje firma nikdy neobdržela potvrzovací dopis?

Zkontrolujte původní způsob podání, kontaktujte případného třetího zpracovatele, projděte daňové záznamy a v případě potřeby kontaktujte IRS.

Měl bych uchovávat EIN spolu s dokumenty o založení?

Ano. Nejlepší praxí je uchovávat potvrzení o EIN společně s Articles of Organization, společenskou smlouvou nebo stanovami, bankovními záznamy a daňovými oznámeními.

Závěrečné shrnutí

Najít EIN je obvykle otázka dohledání dokumentu, ne právní problém. Začněte potvrzovacím dopisem, poté projděte daňová přiznání, bankovní záznamy, mzdové podklady a registrační dokumenty firmy. Pokud tyto záznamy nepomohou, IRS obvykle dokáže číslo ověřit oprávněnému zástupci firmy.

Nejlepší dlouhodobé řešení je pořádek. Uchovávejte zakládací dokumenty, daňové záznamy a soubory k dodržování povinností pohromadě už od prvního dne, aby vaše EIN nebylo nikdy těžké znovu najít. Právě proto si mnoho zakladatelů vybírá Zenind při budování nové firemní přítomnosti ve Spojených státech.