Základy daňového identifikačného čísla IRS pre nových podnikateľov: ITIN, EIN a zmeny názvu firmy

Začatie podnikania v Spojených štátoch znamená riešiť daňové identifikačné čísla už veľmi skoro, často ešte pred vystavením prvej faktúry alebo prijatím prvého zamestnanca. Pre mnohých vlastníkov je mätúce, že IRS používa rôzne čísla na rôzne účely. ITIN nie je to isté ako EIN a zmena obchodného mena nemusí vždy viesť k novému federálnemu daňovému číslu.

Pochopenie rozdielov môže ušetriť čas, znížiť počet chýb pri podávaní a pomôcť vám udržiavať záznamy spoločnosti od začiatku zosúladené s IRS.

ITIN vs. EIN: Základný rozdiel

ITIN, teda Individual Taxpayer Identification Number, je 9-miestne číslo, ktoré IRS prideľuje niektorým osobám, ktoré potrebujú daňové číslo v USA, ale nemajú nárok na číslo Social Security number. Používa sa len na federálne daňové účely.

EIN, teda Employer Identification Number, je federálne daňové identifikačné číslo pre podniky a iné subjekty. Používa sa na identifikáciu firmy pri daňovom vykazovaní, v bankovníctve, pri mzdách a na ďalšie úradné účely.

Zjednodušene:

• ITIN identifikuje osobu na federálne daňové účely.
• EIN identifikuje podnik alebo iný subjekt na federálne daňové účely.

Tento rozdiel je dôležitý, pretože vlastníci firiem si niekedy myslia, že potrebujú nové číslo, hoci v skutočnosti len musia aktualizovať existujúce záznamy IRS.

Kedy je potrebné ITIN

ITIN sa spravidla týka jednotlivcov, nie právnických osôb. Môže byť potrebné vtedy, keď osoba má povinnosť podať federálne daňové priznanie, ale nemôže získať číslo Social Security number.

Medzi bežné situácie patria:

• Cudzí vlastník, ktorý musí podať daňové priznanie v USA
• Manžel alebo nezaopatrená osoba, ktorá musí byť uvedená v priznaní a nemá nárok na SSN
• Jednotlivec, ktorý potrebuje daňové identifikačné číslo pre federálnu daňovú záležitosť, ale nemá nárok na SSN

ITIN neumožňuje pracovať v USA, nemení imigračný status a nezabezpečuje dávky Social Security. Existuje na podporu dodržiavania federálnych daňových predpisov.

Ak ste podnikateľ, ITIN môže byť dôležité, ak ste zodpovednou osobou pre subjekt a online žiadosť IRS o EIN vyžaduje vaše daňové identifikačné číslo. Samotné ITIN však stále patrí jednotlivcovi, nie firme.

Kedy podnik potrebuje EIN

Väčšina nových podnikateľských subjektov potrebuje EIN skôr než neskôr. IRS používa EIN pri mnohých bežných podnikateľských činnostiach, vrátane:

• Založenia alebo prevádzky LLC, partnerstva alebo korporácie
• Zamestnávania pracovníkov
• Podávania daňových priznaní zo zamestnania alebo spotrebných daní
• Otvárania niektorých firemných bankových účtov
• Spracovania daňových povinností pre majetky, trusty a niektoré oslobodené organizácie

IRS vo všeobecnosti odporúča, aby bol právny subjekt najprv založený na úrovni štátu a až potom bolo požiadané o EIN. Tento postup pomáha predísť oneskoreniam a nesúladom v zázname subjektu.

EIN zvyčajne môžete získať priamo od IRS bez poplatku. Pre mnohé podniky je číslo pridelené rýchlo a dá sa okamžite použiť na základné podnikateľské účely.

Potrebujete nové EIN pri zmene názvu firmy?

Zvyčajne nie.

Ak sa mení iba názov firmy, adresa alebo zodpovedná osoba, nové EIN spravidla nepotrebujete. IRS tieto aktualizácie oddeľuje od zmien samotného subjektu.

Nové EIN môžete potrebovať vtedy, keď sa samotný podnik zmení zásadnejším spôsobom, napríklad pri zmene vlastníctva alebo štruktúry. Medzi príklady môžu patriť:

• Keď sa živnostník zmení na spoločnosť
• Keď sa partnerstvo zmení na korporáciu
• Keď sa korporácia zlúči do nového subjektu
• Iné zmeny, ktoré podľa IRS vytvoria nový daňový subjekt

Ak zostáva základný podnik rovnaký a mení sa len názov, EIN zvyčajne zostáva nezmenené.

Ako oznámiť IRS zmenu názvu firmy

Zmenu názvu firmy je stále potrebné správne nahlásiť, aby záznamy IRS zodpovedali vášmu aktuálnemu právnemu názvu.

Presný postup môže závisieť od typu subjektu a od daňového priznania, ktoré podávate. V mnohých prípadoch IRS inštruuje podniky, aby zmenu názvu oznámili písomne úradu, kde podávajú svoje priznania.

Pri iných aktualizáciách, ako je zmena adresy, miesta podnikania alebo zodpovednej osoby, sa používa formulár IRS Form 8822-B na oznámenie úradu.

Praktický kontrolný zoznam pri zmene názvu firmy:

• Overte, že nový názov je platný podľa práva vášho štátu a zakladacích dokumentov
• Ak je to potrebné, aktualizujte záznamy v štáte
• Uistite sa, že vaše daňové podania IRS používajú správny právny názov
• Pošlite IRS písomné oznámenie, ak to vyžadujú pokyny k vášmu priznaniu
• Nechajte EIN nezmenené, pokiaľ sa nezmenila samotná štruktúra firmy

Ak sa mení aj adresa, nespoliehajte sa len na aktualizáciu názvu firmy. Zmenu adresy treba nahlásiť samostatne, aby korešpondencia IRS smerovala na správne miesto.

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť

Vlastníci firiem často narážajú na zbytočné problémy, keď si mýlia osobné daňové čísla s firemnými daňovými číslami.

1. Žiadosť o nesprávne číslo

ITIN je pre jednotlivca, ktorý nemá nárok na SSN. EIN je pre podnik alebo iný subjekt. Ak potrebujete podať firemné dane, pravdepodobne potrebujete EIN, nie ITIN.

2. Získanie nového EIN pri jednoduchej zmene názvu

Samotná zmena názvu zvyčajne nevyžaduje nové EIN. Zbytočné vytváranie nového EIN môže skomplikovať bankovníctvo, mzdy aj daňové priznania.

3. Zabudnutie aktualizovať záznamy IRS po právnej zmene názvu

Ak sa názov vášho subjektu zmení na úrovni štátu, uistite sa, že sa aktualizujú aj záznamy IRS. Nekonzistentné záznamy môžu spôsobiť oneskorenie oznámení, priznaní alebo priradenia účtu.

4. Zámenu adresy, zodpovednej osoby a zmeny názvu

Tieto aktualizácie sa môžu riešiť odlišne. Firma môže potrebovať jeden formulár na zmenu poštovej adresy, iné oznámenie na zmenu názvu a samostatné kroky pri zmene zodpovednej osoby.

5. Žiadosť ešte pred založením subjektu

Pri LLC, korporáciách a partnerstvách IRS vo všeobecnosti očakáva, že subjekt bude najprv založený. Príliš skorá žiadosť môže proces spomaliť.

Jednoduchý spôsob, ako o tom premýšľať

Použite túto jednoduchú pomôcku:

• Ak ide o osobu, ktorá rieši federálne daňové identifikačné číslo, myslite na ITIN.
• Ak ide o podnik alebo subjekt, ktorý rieši daňové vykazovanie, myslite na EIN.
• Ak sa mení iba názov firmy, EIN zvyčajne zostáva rovnaké.
• Ak sa mení štruktúra podniku, overte, či je potrebné nové EIN.

Tento rámec pomáha novým zakladateľom vyhnúť sa zbytočným podaniam a zároveň zostať v súlade s očakávaniami IRS.

Ako Zenind pomáha novým podnikateľom zostať organizovanými

Zenind pomáha podnikateľom zakladať americké spoločnosti s prehľadnejšou cestou od založenia až po súlad s predpismi. Keď zakladáte LLC alebo korporáciu, dobre organizované zakladateľské záznamy uľahčujú vybavenie dokumentov pre IRS, nastavenie bankovníctva a budúce zmeny, ako je zmena názvu alebo adresy.

Pre zakladateľov, ktorí chcú postupovať rýchlo bez straty prehľadu o právnych detailoch, je to dôležité. Dobre riadený proces založenia znižuje riziko nezhôd v názvoch, oneskorených podaní alebo nejasností o tom, ktoré daňové číslo patrí ktorému subjektu.

Záverečné zhrnutie

ITIN a EIN slúžia na odlišné účely a vlastníci firiem by ich nemali považovať za zameniteľné. ITIN je určené pre niektoré osoby, ktoré potrebujú daňové číslo, ale nemôžu získať SSN. EIN identifikuje podnikateľský subjekt na federálne daňové účely. Ak sa mení názov firmy, zvyčajne si ponecháte rovnaké EIN a IRS oznámite zmenu správnym spôsobom namiesto žiadosti o nové číslo.

Keď si správne nastavíte štruktúru hneď na začiatku, všetko ostatné je jednoduchšie: daňové priznania, bankovníctvo, korešpondencia aj dlhodobý súlad s predpismi.