Grundläggande om IRS skatte-ID för nya företagsägare: ITIN, EIN och ändring av företagsnamn

Att starta ett företag i USA innebär att man tidigt behöver hantera skatteidentifikationsnummer, ofta innan den första fakturan skickas eller den första anställda anställs. För många ägare är det förvirrande att IRS använder olika nummer för olika syften. Ett ITIN är inte samma sak som ett EIN, och en ändring av företagsnamnet leder inte alltid till ett nytt federalt skattenummer.

Att förstå skillnaden kan spara tid, minska fel i deklarationer och hjälpa dig att hålla företagets uppgifter i linje med IRS från dag ett.

ITIN kontra EIN: Den grundläggande skillnaden

Ett ITIN, eller Individual Taxpayer Identification Number, är ett 9-siffrigt nummer som IRS utfärdar till vissa personer som behöver ett amerikanskt skattenummer men som inte är berättigade till ett Social Security number. Det används endast för federala skatteändamål.

Ett EIN, eller Employer Identification Number, är ett federalt skatte-ID för företag och andra juridiska enheter. Det används för att identifiera ett företag vid skatterapportering, bankärenden, löner och andra officiella ändamål.

Enkelt uttryckt:

• Ett ITIN identifierar en person för federala skatteändamål.
• Ett EIN identifierar ett företag eller annan juridisk enhet för federala skatteändamål.

Den skillnaden spelar roll eftersom företagsägare ibland antar att de behöver ett nytt nummer när de egentligen bara behöver uppdatera befintliga uppgifter hos IRS.

När ett ITIN behövs

Ett ITIN är i allmänhet relevant för privatpersoner, inte för juridiska enheter. Det kan behövas när en person har en skyldighet att lämna in en federal deklaration men inte kan få ett Social Security number.

Vanliga situationer inkluderar:

• En utländsk ägare som måste lämna in en amerikansk deklaration
• En make eller ett försörjt barn som behöver anges i en deklaration och inte är berättigad till ett SSN
• En person som behöver ett skatteidentifikationsnummer för ett federalt skatteärende men inte är berättigad till ett SSN

Ett ITIN ger inte rätt att arbeta i USA, ändrar inte immigrationsstatus och ger inga Social Security-förmåner. Det finns för att stödja efterlevnad av federala skatteregler.

Om du är företagsägare kan ett ITIN vara relevant om du är ansvarig person för en juridisk enhet och IRS:s ansökan om EIN online begär ett skatte-ID-nummer. Men ITIN tillhör fortfarande personen, inte företaget.

När ett företag behöver ett EIN

De flesta nya företagsenheter behöver ett EIN förr snarare än senare. IRS använder EIN för många vanliga företagsaktiviteter, bland annat:

• Att bilda eller driva ett LLC, ett partnership eller ett corporation
• Att anställa personal
• Att lämna in arbetsgivar- eller punktskatteuppgifter
• Att öppna vissa företagsbankkonton
• Att hantera skatterapportering för dödsbon, trustar och vissa skattebefriade organisationer

IRS rekommenderar generellt att den juridiska enheten bildas hos delstaten innan man ansöker om ett EIN. Den ordningen hjälper till att undvika förseningar och avvikelser i enhetsregistret.

Du kan vanligtvis få ett EIN direkt från IRS utan kostnad. För många företag utfärdas numret snabbt och kan användas direkt för grundläggande företagsbehov.

Behöver du ett nytt EIN vid ändring av företagsnamn?

Vanligtvis, nej.

Om ditt företag endast ändrar namn, adress eller ansvarig person behöver du normalt inte ett nytt EIN. IRS skiljer dessa uppdateringar från förändringar i själva enheten.

Du kan behöva ett nytt EIN när företaget förändras mer grundläggande, till exempel vid ändrad ägarstruktur eller företagsform. Exempel kan vara:

• Ett enskilt företag som ombildas till ett bolag
• Ett partnership som blir ett corporation
• Ett corporation som går samman till en ny enhet
• Andra förändringar som skapar en ny skatteenhet i IRS ögon

Om den underliggande verksamheten är densamma och endast namnet ändras, brukar EIN-numret vara detsamma.

Hur du meddelar IRS om en ändring av företagsnamn

En ändring av företagsnamn bör fortfarande rapporteras korrekt så att IRS uppgifter stämmer med ditt aktuella juridiska namn.

Den exakta metoden kan bero på din företagsform och vilken deklaration du lämnar in. I många fall instruerar IRS företag att skriftligen meddela det kontor där de lämnar in sina deklarationer om företagsnamnet ändras.

För andra uppdateringar, såsom ändring av adress, verksamhetsort eller ansvarig person, används IRS-formuläret Form 8822-B för att meddela myndigheten.

En praktisk checklista för namnändring av företag:

• Bekräfta att det nya namnet är giltigt enligt delstatens lag och bildningsdokument
• Uppdatera delstatliga register om det krävs
• Säkerställ att dina IRS-uppgifter använder rätt juridiskt namn
• Skicka skriftligt meddelande till IRS om instruktionerna för din deklaration kräver det
• Behåll samma EIN om inte själva företagsstrukturen har ändrats

Om även din adress ändras, förlita dig inte bara på namnändringen. Adressändringar bör rapporteras separat så att IRS korrespondens skickas till rätt plats.

Vanliga misstag att undvika

Företagsägare stöter ofta på problem som går att undvika när de blandar ihop personliga skatte-ID:n med företags skatte-ID:n.

1. Ansöka om fel nummer

Ett ITIN är för en person som inte är berättigad till ett SSN. Ett EIN är för ett företag eller annan juridisk enhet. Om du behöver lämna in företagsskatter behöver du sannolikt ett EIN, inte ett ITIN.

2. Skaffa ett nytt EIN för en enkel namnändring

En namnändring i sig kräver vanligtvis inte ett nytt EIN. Att skapa ett onödigt EIN kan komplicera bankärenden, löner och skattedeklarationer.

3. Glömma att uppdatera IRS-uppgifter efter en juridisk namnändring

Om ditt företagsnamn ändras på delstatsnivå, se till att även IRS-uppgifterna uppdateras. Inkonsistenta uppgifter kan försena meddelanden, deklarationer eller matchning av konton.

4. Blanda ihop adress-, ansvarig person- och namnändringar

Dessa uppdateringar kan hanteras på olika sätt. Ett företag kan behöva lämna in ett formulär för ändrad postadress, ett annat meddelande för namnändring och separata steg för ändring av ansvarig person.

5. Ansöka innan enheten har bildats

För LLC, corporation och partnership förväntar sig IRS i allmänhet att enheten bildas först. Om du ansöker för tidigt kan processen ta längre tid.

Ett enkelt sätt att tänka på det

Använd denna tumregel:

• Om det gäller en person som hanterar federalt skatte-ID, tänk ITIN.
• Om det gäller ett företag eller en juridisk enhet som hanterar skatterapportering, tänk EIN.
• Om endast företagsnamnet ändras, behålls vanligtvis samma EIN.
• Om företagsstrukturen ändras, kontrollera om ett nytt EIN krävs.

Det ramverket hjälper nya grundare att undvika onödiga anmälningar samtidigt som de följer IRS krav.

Hur Zenind hjälper nya företagsägare att hålla ordning

Zenind hjälper entreprenörer att bilda företag i USA med en tydligare väg från bolagsbildning till efterlevnad. När du sätter upp ett LLC eller ett corporation gör välordnade bildningsdokument det enklare att hantera IRS-papper, banksetup och framtida uppdateringar som namn- eller adressändringar.

För grundare som vill gå snabbt utan att tappa kontrollen över juridiska detaljer spelar det stor roll. En välhanterad bildningsprocess minskar risken för felmatchade namn, fördröjda inlämningar eller förvirring kring vilket skatte-ID som tillhör vilken enhet.

Slutsats

ITIN och EIN tjänar olika syften och företagsägare bör inte behandla dem som utbytbara. Ett ITIN är för vissa personer som behöver ett skattenummer men inte kan få ett SSN. Ett EIN identifierar en företagsenhet för federala skatteändamål. Om ditt företagsnamn ändras behåller du vanligtvis samma EIN och meddelar IRS via rätt kanal i stället för att ansöka om ett nytt nummer.

När du får strukturen rätt från början blir allt som följer enklare: skattedeklarationer, bankärenden, korrespondens och långsiktig efterlevnad.