Basisprincipes van IRS-belastingnummers voor nieuwe ondernemers: ITIN's, EIN's en bedrijfsnaamwijzigingen

Een bedrijf starten in de Verenigde Staten betekent al vroeg te maken krijgen met belastingidentificatienummers, vaak nog voordat de eerste factuur wordt verstuurd of de eerste werknemer wordt aangenomen. Voor veel ondernemers is het verwarrende deel dat de IRS verschillende nummers gebruikt voor verschillende doeleinden. Een ITIN is niet hetzelfde als een EIN, en een wijziging van de bedrijfsnaam leidt niet altijd tot een nieuw federaal belastingnummer.

Het begrijpen van het verschil kan tijd besparen, aangiftefouten verminderen en helpen om uw bedrijfsgegevens vanaf dag één in lijn te houden met de IRS.

ITIN versus EIN: het basisverschil

Een ITIN, of Individual Taxpayer Identification Number, is een 9-cijferig nummer dat de IRS uitgeeft aan bepaalde personen die een Amerikaans belastingnummer nodig hebben maar geen recht hebben op een Social Security Number. Het wordt alleen gebruikt voor federale belastingdoeleinden.

Een EIN, of Employer Identification Number, is een federaal belastingnummer voor bedrijven en andere entiteiten. Het wordt gebruikt om een bedrijf te identificeren voor belastingaangifte, bankzaken, loonadministratie en andere officiële doeleinden.

Eenvoudig gezegd:

• Een ITIN identificeert een persoon voor federale belastingdoeleinden.
• Een EIN identificeert een bedrijf of andere entiteit voor federale belastingdoeleinden.

Dat onderscheid is belangrijk, omdat ondernemers soms aannemen dat ze een nieuw nummer nodig hebben terwijl ze eigenlijk alleen bestaande IRS-gegevens hoeven bij te werken.

Wanneer een ITIN nodig is

Een ITIN is in de regel relevant voor individuele personen, niet voor rechtspersonen. Het kan nodig zijn wanneer iemand een federale aangifteplicht heeft maar geen Social Security Number kan krijgen.

Veelvoorkomende situaties zijn onder meer:

• Een buitenlandse eigenaar die een Amerikaanse belastingaangifte moet indienen
• Een echtgenoot of afhankelijke die op een aangifte moet worden vermeld en niet in aanmerking komt voor een SSN
• Een persoon die een belastingidentificatienummer nodig heeft voor een federale belastingzaak maar niet in aanmerking komt voor een SSN

Een ITIN geeft geen toestemming om in de Verenigde Staten te werken, verandert de immigratiestatus niet en biedt geen recht op Social Security-uitkeringen. Het bestaat om federale naleving van belastingregels te ondersteunen.

Als u een ondernemer bent, kan een ITIN van belang zijn als u de verantwoordelijke partij bent voor een entiteit en de online EIN-aanvraag van de IRS om een belastingidentificatienummer vraagt. Maar het ITIN zelf blijft van de persoon, niet van het bedrijf.

Wanneer een bedrijf een EIN nodig heeft

De meeste nieuwe bedrijfsentiteiten hebben eerder dan later een EIN nodig. De IRS gebruikt EIN's voor veel gangbare bedrijfsactiviteiten, waaronder:

• Het oprichten of voeren van een LLC, partnership of corporation
• Het aannemen van werknemers
• Het indienen van loonbelasting of accijnsbelastingen
• Het openen van bepaalde zakelijke bankrekeningen
• Het verwerken van belastingaangiften voor nalatenschappen, trusts en sommige belastingvrije organisaties

De IRS raadt in het algemeen aan dat een rechtspersoon eerst op staatsniveau wordt opgericht voordat een EIN wordt aangevraagd. Die volgorde helpt vertragingen en afwijkingen in het entiteitsdossier te voorkomen.

U kunt doorgaans rechtstreeks bij de IRS kosteloos een EIN verkrijgen. Voor veel bedrijven wordt het nummer snel verstrekt en kan het meteen worden gebruikt voor basisbehoeften van het bedrijf.

Heeft u een nieuw EIN nodig bij een bedrijfsnaamwijziging?

Meestal niet.

Als uw bedrijf alleen van naam, adres of verantwoordelijke partij verandert, heeft u doorgaans geen nieuw EIN nodig. De IRS maakt voor deze updates een onderscheid met wijzigingen in de entiteit zelf.

U heeft mogelijk wel een nieuw EIN nodig wanneer het bedrijf zelf op een fundamenteel niveau verandert, zoals een wijziging in eigendom of structuur. Voorbeelden kunnen zijn:

• Een eenmanszaak die wordt omgezet in een corporation
• Een partnership dat een corporation wordt
• Een corporation die opgaat in een nieuwe entiteit
• Andere wijzigingen waardoor er volgens de IRS een nieuwe fiscale entiteit ontstaat

Als de onderliggende onderneming hetzelfde blijft en alleen de naam verandert, blijft het EIN meestal hetzelfde.

Hoe u de IRS informeert over een bedrijfsnaamwijziging

Een wijziging van de bedrijfsnaam moet nog steeds correct worden gemeld, zodat de IRS-gegevens overeenkomen met uw huidige juridische naam.

De exacte methode kan afhangen van uw entiteitstype en de aangifte die u indient. In veel gevallen geeft de IRS aan dat bedrijven het kantoor waar zij hun aangiften indienen schriftelijk moeten informeren als de bedrijfsnaam verandert.

Voor andere updates, zoals een wijziging van adres, vestigingsplaats of verantwoordelijke partij, wordt Form 8822-B gebruikt om de IRS te informeren.

Een praktische checklist voor een bedrijfsnaamwijziging:

• Controleer of de nieuwe naam geldig is volgens de wetgeving van uw staat en uw oprichtingsdocumenten
• Werk indien nodig uw staatsregistraties bij
• Zorg dat uw IRS-aangiften de juiste juridische naam gebruiken
• Stuur de IRS een schriftelijke kennisgeving als de instructies voor uw aangifte dat vereisen
• Houd uw EIN hetzelfde, tenzij de bedrijfsstructuur zelf is gewijzigd

Als uw adres ook verandert, vertrouw dan niet alleen op de naamwijziging. Adreswijzigingen moeten apart worden gemeld, zodat correspondentie van de IRS op de juiste plaats aankomt.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Ondernemers lopen vaak tegen vermijdbare problemen aan wanneer zij persoonlijke belastingnummers en zakelijke belastingnummers door elkaar halen.

1. Het verkeerde nummer aanvragen

Een ITIN is voor een persoon die geen recht heeft op een SSN. Een EIN is voor een bedrijf of andere entiteit. Als u bedrijfsbelastingen moet indienen, heeft u waarschijnlijk een EIN nodig en geen ITIN.

2. Een nieuw EIN krijgen voor een eenvoudige naamswijziging

Alleen een naamswijziging vereist meestal geen nieuw EIN. Een onnodig EIN kan bankzaken, loonadministratie en belastingaangiften compliceren.

3. Vergeet niet de IRS-gegevens bij te werken na een juridische naamswijziging

Als de naam van uw entiteit op staatsniveau verandert, zorg er dan ook voor dat uw IRS-gegevens worden bijgewerkt. Inconsistente gegevens kunnen kennisgevingen, aangiften of het koppelen van uw account vertragen.

4. Adreswijzigingen, verantwoordelijke partij en naamswijzigingen door elkaar halen

Deze updates kunnen verschillend worden behandeld. Een bedrijf kan één formulier moeten indienen voor een wijziging van het postadres, een andere kennisgeving voor een naamswijziging en afzonderlijke stappen voor een wijziging van de verantwoordelijke partij.

5. Aanvragen indienen voordat de entiteit is opgericht

Voor LLC's, corporations en partnerships verwacht de IRS in het algemeen dat de entiteit eerst is opgericht. Te vroeg aanvragen kan het proces vertragen.

Een eenvoudige manier om ernaar te kijken

Gebruik deze vuistregel:

• Gaat het om een persoon die te maken heeft met federale belastingidentificatie, denk dan aan een ITIN.
• Gaat het om een bedrijf of entiteit die belastingaangifte doet, denk dan aan een EIN.
• Verandert alleen de bedrijfsnaam, dan blijft het EIN meestal hetzelfde.
• Verandert de bedrijfsstructuur, controleer dan of een nieuw EIN nodig is.

Dat kader helpt nieuwe oprichters onnodige aanvragen te vermijden en tegelijk aan de verwachtingen van de IRS te voldoen.

Hoe Zenind nieuwe ondernemers helpt georganiseerd te blijven

Zenind helpt ondernemers Amerikaanse bedrijven op te richten met een duidelijker pad van oprichting naar naleving. Wanneer u een LLC of corporation opricht, maken goed georganiseerde oprichtingsgegevens het eenvoudiger om IRS-papierwerk, bankzaken en latere wijzigingen zoals een naam- of adreswijziging af te handelen.

Voor oprichters die snel vooruit willen zonder de juridische details uit het oog te verliezen, is dat belangrijk. Een goed beheerd oprichtingsproces verkleint de kans op niet-overeenkomende namen, vertraagde indieningen of verwarring over welk belastingnummer bij welke entiteit hoort.

Slotgedachte

ITIN's en EIN's dienen verschillende doelen en ondernemers moeten ze niet als uitwisselbaar beschouwen. Een ITIN is voor bepaalde personen die een belastingnummer nodig hebben maar geen SSN kunnen krijgen. Een EIN identificeert een bedrijfsentiteit voor federale belastingdoeleinden. Als uw bedrijfsnaam verandert, behoudt u meestal hetzelfde EIN en meldt u de wijziging via de juiste weg in plaats van een nieuw nummer aan te vragen.

Als u de structuur vanaf het begin goed inricht, wordt alles wat daarna volgt eenvoudiger: belastingaangiften, bankzaken, correspondentie en naleving op de lange termijn.