Bazele codurilor fiscale IRS pentru noii proprietari de afaceri: ITIN-uri, EIN-uri și schimbări de denumire ale afacerii

A începe o afacere în Statele Unite înseamnă să te ocupi devreme de numerele de identificare fiscală, adesea înainte de emiterea primei facturi sau angajarea primului salariat. Pentru mulți proprietari, partea confuză este că IRS folosește numere diferite pentru scopuri diferite. Un ITIN nu este același lucru cu un EIN, iar o schimbare a numelui afacerii nu declanșează întotdeauna un nou număr fiscal federal.

Înțelegerea diferenței poate economisi timp, poate reduce erorile de depunere și te poate ajuta să ții evidențele companiei aliniate cu IRS încă din prima zi.

ITIN vs. EIN: diferența de bază

Un ITIN, sau Individual Taxpayer Identification Number, este un număr format din 9 cifre pe care IRS îl emite anumitor persoane care au nevoie de un număr fiscal din SUA, dar nu sunt eligibile pentru un număr de Social Security. Este folosit doar pentru scopuri fiscale federale.

Un EIN, sau Employer Identification Number, este un cod fiscal federal pentru afaceri și alte entități. Acesta este folosit pentru a identifica o afacere în scopuri de raportare fiscală, bancară, de salarizare și pentru alte scopuri oficiale.

Pe scurt:

• Un ITIN identifică o persoană în scopuri fiscale federale.
• Un EIN identifică o afacere sau altă entitate în scopuri fiscale federale.

Această distincție contează deoarece unii proprietari de afaceri presupun că au nevoie de un număr nou atunci când, de fapt, trebuie doar să actualizeze evidențele existente ale IRS.

Când este nevoie de un ITIN

Un ITIN este, în general, relevant pentru persoane fizice, nu pentru entități. Poate fi necesar atunci când o persoană are obligația de a depune declarații fiscale federale, dar nu poate obține un număr de Social Security.

Situații frecvente includ:

• Un proprietar străin care trebuie să depună o declarație fiscală în SUA
• Un soț sau o persoană aflată în întreținere care trebuie inclusă într-o declarație și nu este eligibilă pentru un SSN
• O persoană care are nevoie de un număr de identificare fiscală pentru o chestiune fiscală federală, dar nu este eligibilă pentru un SSN

Un ITIN nu autorizează munca în Statele Unite, nu schimbă statutul de imigrare și nu oferă beneficii de Social Security. El există pentru a sprijini conformitatea fiscală federală.

Dacă ești proprietar de afacere, un ITIN poate fi relevant dacă ești persoana responsabilă pentru o entitate și aplicația online pentru EIN a IRS solicită un număr de identificare fiscală. Totuși, ITIN-ul aparține în continuare persoanei fizice, nu afacerii.

Când are nevoie o afacere de un EIN

Majoritatea noilor entități comerciale au nevoie de un EIN mai devreme decât mai târziu. IRS folosește EIN-uri pentru multe activități comune ale unei afaceri, inclusiv:

• Înființarea sau operarea unui LLC, parteneriat sau corporație
• Angajarea de salariați
• Depunerea taxelor pe salarii sau a taxelor de acciză
• Deschiderea anumitor conturi bancare de afaceri
• Gestionarea raportărilor fiscale pentru succesiuni, trusturi și unele organizații scutite de taxe

IRS recomandă, în general, ca o entitate juridică să fie constituită la nivel de stat înainte de a solicita un EIN. Această ordine ajută la evitarea întârzierilor și a neconcordanțelor în dosarul entității.

De obicei, poți obține un EIN direct de la IRS fără costuri. Pentru multe afaceri, numărul este emis rapid și poate fi folosit imediat pentru nevoile de bază ale companiei.

Ai nevoie de un EIN nou pentru o schimbare de denumire a afacerii?

De obicei, nu.

Dacă afacerea își schimbă doar numele, adresa sau persoana responsabilă, în mod normal nu ai nevoie de un EIN nou. IRS tratează aceste actualizări separat de modificările entității.

Poate fi nevoie de un EIN nou atunci când afacerea se schimbă într-un mod mai fundamental, cum ar fi o modificare a proprietății sau a structurii. Exemplele pot include:

• Un sole proprietorship care se transformă în corporație
• Un parteneriat care devine corporație
• O corporație care fuzionează într-o nouă entitate
• Alte schimbări care creează o nouă entitate fiscală în ochii IRS

Dacă afacerea de bază rămâne aceeași și se schimbă doar numele, EIN-ul rămâne de obicei același.

Cum notifici IRS despre o schimbare de denumire a afacerii

O schimbare de denumire a afacerii trebuie totuși raportată corect, astfel încât evidențele IRS să reflecte numele legal actual.

Metoda exactă poate depinde de tipul entității și de declarația pe care o depui. În multe cazuri, IRS indică firmelor să notifice în scris biroul unde depun declarațiile dacă numele afacerii se schimbă.

Pentru alte actualizări, cum ar fi schimbarea adresei, a locației afacerii sau a persoanei responsabile, formularul IRS folosit pentru a notifica agenția este Form 8822-B.

O listă practică de verificare pentru schimbarea numelui afacerii:

• Confirmă că noul nume este valid conform legii statului și documentelor de constituire
• Actualizează evidențele la nivel de stat, dacă este necesar
• Asigură-te că declarațiile IRS folosesc denumirea legală corectă
• Trimite IRS o notificare scrisă dacă instrucțiunile pentru declarația ta o cer
• Păstrează același EIN, cu excepția cazului în care structura afacerii s-a schimbat

Dacă se schimbă și adresa, nu te baza doar pe actualizarea numelui afacerii. Schimbările de adresă trebuie raportate separat, astfel încât corespondența IRS să ajungă la locul potrivit.

Greșeli frecvente de evitat

Proprietarii de afaceri se confruntă adesea cu probleme evitabile atunci când confundă codurile fiscale personale cu cele ale afacerii.

1. Solicitarea numărului greșit

Un ITIN este pentru o persoană care nu este eligibilă pentru un SSN. Un EIN este pentru o afacere sau altă entitate. Dacă trebuie să depui taxe de afaceri, probabil ai nevoie de un EIN, nu de un ITIN.

2. Obținerea unui EIN nou pentru o simplă schimbare de nume

O simplă schimbare de nume, de regulă, nu necesită un EIN nou. Crearea inutilă a unui EIN poate complica operațiunile bancare, salarizarea și depunerile fiscale.

3. Uitarea actualizării evidențelor IRS după o schimbare legală de nume

Dacă numele entității se schimbă la nivel de stat, asigură-te că evidențele IRS sunt actualizate la rândul lor. Evidențele neconcordante pot întârzia notificările, declarațiile sau potrivirea conturilor.

4. Confundarea schimbărilor de adresă, persoană responsabilă și nume

Aceste actualizări pot fi tratate diferit. O afacere poate avea nevoie să depună un formular pentru schimbarea adresei poștale, o altă notificare pentru schimbarea numelui și pași separați pentru actualizarea persoanei responsabile.

5. Solicitarea înainte ca entitatea să fie constituită

Pentru LLC-uri, corporații și parteneriate, IRS se așteaptă, în general, ca entitatea să fie constituită mai întâi. Solicitarea prea devreme poate încetini procesul.

O modalitate simplă de a privi lucrurile

Folosește această regulă practică:

• Dacă este vorba despre o persoană care are nevoie de identificare fiscală federală, gândește-te la ITIN.
• Dacă este vorba despre o afacere sau o entitate care raportează taxe, gândește-te la EIN.
• Dacă se schimbă doar numele afacerii, EIN-ul rămâne de obicei același.
• Dacă se schimbă structura afacerii, verifică dacă este necesar un EIN nou.

Acest cadru îi ajută pe fondatorii aflați la început de drum să evite depunerile inutile și să rămână conformi cu cerințele IRS.

Cum ajută Zenind noii proprietari de afaceri să rămână organizați

Zenind îi ajută pe antreprenori să își înființeze afacerile din SUA printr-un parcurs mai clar, de la constituire la conformitate. Când îți configurezi un LLC sau o corporație, evidențele organizate de constituire fac mai ușoară gestionarea documentelor IRS, a configurării bancare și a actualizărilor viitoare, cum ar fi schimbările de nume sau adresă.

Pentru fondatorii care vor să avanseze rapid fără să piardă din vedere detaliile juridice, acest lucru contează. Un proces de constituire bine gestionat reduce riscul de denumiri neconcordante, depuneri întârziate sau confuzie cu privire la ce cod fiscal aparține fiecărei entități.

Concluzia finală

ITIN-urile și EIN-urile au scopuri diferite, iar proprietarii de afaceri nu ar trebui să le trateze ca fiind interschimbabile. Un ITIN este pentru anumite persoane care au nevoie de un număr fiscal, dar nu pot obține un SSN. Un EIN identifică o entitate de afaceri în scopuri fiscale federale. Dacă numele afacerii se schimbă, de obicei păstrezi același EIN și notifici IRS prin canalul corespunzător, în loc să soliciți un număr nou.

Când stabilești corect structura de la început, tot ce urmează devine mai simplu: depuneri fiscale, operațiuni bancare, corespondență și conformitate pe termen lung.