Nozioni di base sui codici fiscali IRS per nuovi imprenditori: ITIN, EIN e cambi di nome dell'azienda

Avviare un'attivita negli Stati Uniti significa occuparsi fin da subito dei numeri di identificazione fiscale, spesso prima dell'emissione della prima fattura o dell'assunzione del primo dipendente. Per molti titolari, l'aspetto piu confuso e che l'IRS utilizza numeri diversi per finalita diverse. Un ITIN non e la stessa cosa di un EIN, e un cambio di nome dell'azienda non comporta sempre la necessita di un nuovo codice fiscale federale.

Comprendere la differenza puo far risparmiare tempo, ridurre gli errori nelle dichiarazioni e aiutarti a mantenere i registri della societa allineati con l'IRS fin dal primo giorno.

ITIN ed EIN: la differenza di base

Un ITIN, o Individual Taxpayer Identification Number, e un numero di 9 cifre che l'IRS assegna a determinate persone che hanno bisogno di un numero fiscale statunitense ma non hanno diritto a un Social Security number. Viene utilizzato esclusivamente per finalita fiscali federali.

Un EIN, o Employer Identification Number, e un codice fiscale federale per aziende e altre entita. Viene utilizzato per identificare un'azienda ai fini della rendicontazione fiscale, delle operazioni bancarie, delle buste paga e di altri scopi ufficiali.

In termini semplici:

• Un ITIN identifica una persona ai fini fiscali federali.
• Un EIN identifica un'azienda o un'altra entita ai fini fiscali federali.

Questa distinzione e importante perche i titolari d'impresa a volte presumono di aver bisogno di un nuovo numero quando in realta devono solo aggiornare i registri IRS esistenti.

Quando serve un ITIN

Un ITIN riguarda generalmente le persone fisiche, non le entita. Puo essere necessario quando una persona ha l'obbligo di presentare una dichiarazione fiscale federale ma non puo ottenere un Social Security number.

Le situazioni comuni includono:

• Un titolare straniero che deve presentare una dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti
• Un coniuge o una persona a carico che deve essere indicata in una dichiarazione e non ha diritto a un SSN
• Una persona che necessita di un numero di identificazione fiscale per una questione fiscale federale ma non ha diritto a un SSN

Un ITIN non autorizza a lavorare negli Stati Uniti, non modifica lo status di immigrazione e non da diritto a prestazioni di Social Security. Esiste per supportare la conformita fiscale federale.

Se sei un titolare d'impresa, un ITIN puo essere rilevante se sei la responsible party di un'entita e la domanda online per ottenere un EIN dall'IRS richiede un numero di identificazione fiscale. Tuttavia, l'ITIN appartiene comunque alla persona fisica, non all'azienda.

Quando un'azienda ha bisogno di un EIN

La maggior parte delle nuove entita aziendali ha bisogno di un EIN prima piuttosto che dopo. L'IRS utilizza gli EIN per molte attivita aziendali comuni, tra cui:

• Costituire o gestire una LLC, una partnership o una corporation
• Assumere dipendenti
• Presentare imposte sul lavoro o accise
• Aprire determinati conti bancari aziendali
• Gestire la rendicontazione fiscale per patrimoni ereditari, trust e alcune organizzazioni esenti da imposte

In genere, l'IRS raccomanda che un'entita legale sia costituita presso lo Stato prima di richiedere un EIN. Questa sequenza aiuta a prevenire ritardi e discrepanze nel registro dell'entita.

Di solito e possibile ottenere un EIN direttamente dall'IRS senza costi. Per molte aziende, il numero viene emesso rapidamente e puo essere utilizzato subito per le esigenze aziendali di base.

Serve un nuovo EIN per un cambio di nome dell'azienda?

Di solito, no.

Se la tua azienda cambia solo nome, indirizzo o responsible party, in genere non hai bisogno di un nuovo EIN. L'IRS distingue questi aggiornamenti dai cambiamenti dell'entita.

Potresti aver bisogno di un nuovo EIN quando l'azienda stessa cambia in modo piu sostanziale, ad esempio con un cambiamento di proprieta o di struttura. Alcuni esempi possono includere:

• Una ditta individuale che viene incorporata
• Una partnership che diventa una corporation
• Una corporation che si fonde in una nuova entita
• Altri cambiamenti che creano una nuova entita fiscale agli occhi dell'IRS

Se l'attivita sottostante rimane la stessa e cambia solo il nome, di solito l'EIN resta invariato.

Come notificare all'IRS un cambio di nome dell'azienda

Un cambio di nome aziendale deve comunque essere comunicato correttamente affinche i registri IRS corrispondano al nome legale attuale.

Il metodo esatto puo dipendere dal tipo di entita e dalla dichiarazione che presenti. In molti casi, l'IRS richiede alle aziende di notificare per iscritto all'ufficio presso cui presentano le dichiarazioni eventuali cambi di nome dell'azienda.

Per altri aggiornamenti, come il cambio di indirizzo, sede aziendale o responsible party, il Form 8822-B e il modulo IRS utilizzato per informare l'agenzia.

Una checklist pratica per un cambio di nome aziendale:

• Verifica che il nuovo nome sia valido secondo la legge dello Stato e i documenti di costituzione
• Aggiorna i registri statali, se richiesto
• Assicurati che le dichiarazioni IRS utilizzino il nome legale corretto
• Invia all'IRS una comunicazione scritta se le istruzioni relative alla tua dichiarazione lo richiedono
• Mantieni lo stesso EIN, salvo che sia cambiata la struttura dell'azienda

Se cambia anche il tuo indirizzo, non fare affidamento solo sull'aggiornamento del nome aziendale. I cambi di indirizzo devono essere comunicati separatamente affinche la corrispondenza IRS arrivi al posto giusto.

Errori comuni da evitare

I titolari d'impresa spesso incontrano problemi evitabili quando confondono i codici fiscali personali con quelli aziendali.

1. Richiedere il numero sbagliato

Un ITIN e destinato a una persona che non ha diritto a un SSN. Un EIN e destinato a un'azienda o a un'altra entita. Se devi presentare dichiarazioni fiscali aziendali, probabilmente hai bisogno di un EIN, non di un ITIN.

2. Ottenere un nuovo EIN per un semplice cambio di nome

Un solo cambio di nome di solito non richiede un nuovo EIN. Creare un EIN non necessario puo complicare operazioni bancarie, buste paga e dichiarazioni fiscali.

3. Dimenticare di aggiornare i registri IRS dopo un cambio di nome legale

Se il nome della tua entita cambia a livello statale, assicurati che vengano aggiornati anche i registri IRS. Registri incoerenti possono ritardare comunicazioni, dichiarazioni o l'abbinamento degli account.

4. Confondere cambi di indirizzo, responsible party e nome

Questi aggiornamenti possono essere gestiti in modi diversi. Un'azienda potrebbe dover presentare un modulo per il cambio dell'indirizzo postale, una comunicazione diversa per il cambio di nome e passaggi separati per l'aggiornamento della responsible party.

5. Presentare la domanda prima che l'entita sia costituita

Per LLC, corporation e partnership, l'IRS generalmente si aspetta che l'entita sia costituita prima. Fare domanda troppo presto puo rallentare il processo.

Un modo semplice per pensarci

Usa questa regola pratica:

• Se si tratta di una persona che ha a che fare con l'identificazione fiscale federale, pensa all'ITIN.
• Se si tratta di un'azienda o entita che ha a che fare con la rendicontazione fiscale, pensa all'EIN.
• Se cambia solo il nome dell'azienda, di solito l'EIN resta lo stesso.
• Se cambia la struttura dell'azienda, verifica se e richiesto un nuovo EIN.

Questo schema aiuta i nuovi fondatori a evitare adempimenti inutili restando conformi alle aspettative dell'IRS.

Come Zenind aiuta i nuovi imprenditori a restare organizzati

Zenind aiuta gli imprenditori a costituire aziende negli Stati Uniti con un percorso piu ordinato, dalla costituzione alla conformita. Quando stai creando una LLC o una corporation, avere documenti di costituzione ben organizzati rende piu semplice gestire la documentazione IRS, l'apertura di conti bancari e futuri aggiornamenti come cambi di nome o indirizzo.

Per i fondatori che vogliono muoversi rapidamente senza perdere di vista i dettagli legali, questo conta. Un processo di costituzione ben gestito riduce il rischio di nomi non corrispondenti, dichiarazioni ritardate o confusione su quale codice fiscale appartenga a quale entita.

Conclusione

ITIN ed EIN servono scopi diversi, e i titolari d'impresa non dovrebbero considerarli intercambiabili. Un ITIN e destinato a determinate persone che hanno bisogno di un numero fiscale ma non possono ottenere un SSN. Un EIN identifica un'entita aziendale ai fini fiscali federali. Se il nome della tua azienda cambia, di solito mantieni lo stesso EIN e notifichi l'IRS attraverso il canale corretto invece di richiedere un nuovo numero.

Quando imposti correttamente la struttura fin dall'inizio, tutto cio che segue diventa piu semplice: dichiarazioni fiscali, operazioni bancarie, corrispondenza e conformita a lungo termine.