IRS skatte-ID-grundlæggende for nye virksomhedsejere: ITIN'er, EIN'er og ændring af virksomhedsnavn

At starte en virksomhed i USA betyder, at man tidligt skal forholde sig til skatteidentifikationsnumre, ofte før den første faktura sendes ud eller den første medarbejder ansættes. For mange ejere er det forvirrende, at IRS bruger forskellige numre til forskellige formål. Et ITIN er ikke det samme som et EIN, og en ændring af virksomhedsnavnet udløser ikke altid et nyt føderalt skattenummer.

At forstå forskellen kan spare tid, reducere fejl i indberetninger og hjælpe dig med at holde virksomhedens oplysninger afstemt med IRS fra starten.

ITIN vs. EIN: Den grundlæggende forskel

Et ITIN, eller Individual Taxpayer Identification Number, er et 9-cifret nummer, som IRS udsteder til visse personer, der har brug for et amerikansk skattenummer, men som ikke er berettiget til et Social Security-nummer. Det bruges kun til føderale skatteformål.

Et EIN, eller Employer Identification Number, er et føderalt skatte-ID for virksomheder og andre enheder. Det bruges til at identificere en virksomhed i forbindelse med skatteindberetning, bankforretninger, løn og andre officielle formål.

Kort sagt:

• Et ITIN identificerer en person til føderale skatteformål.
• Et EIN identificerer en virksomhed eller en anden enhed til føderale skatteformål.

Den forskel er vigtig, fordi virksomhedsejere nogle gange antager, at de har brug for et nyt nummer, når de faktisk kun skal opdatere eksisterende IRS-oplysninger.

Hvornår et ITIN er nødvendigt

Et ITIN er som udgangspunkt relevant for personer, ikke for enheder. Det kan være nødvendigt, når en person har en føderal skatteindberetningspligt, men ikke kan få et Social Security-nummer.

Typiske situationer omfatter:

• En udenlandsk ejer, der skal indgive en amerikansk selvangivelse
• En ægtefælle eller pårørende, der skal oplyses på en selvangivelse og ikke er berettiget til et SSN
• En person, der har brug for et skatteidentifikationsnummer til et føderalt skatteforhold, men ikke er berettiget til et SSN

Et ITIN giver ikke ret til at arbejde i USA, ændrer ikke immigrationsstatus og giver ikke Social Security-fordele. Det findes for at understøtte føderal skatteoverholdelse.

Hvis du er virksomhedsejer, kan et ITIN være relevant, hvis du er den ansvarlige part for en enhed, og IRS' online ansøgning om EIN beder om et skatte-ID. Men ITIN'et tilhører stadig personen, ikke virksomheden.

Hvornår en virksomhed har brug for et EIN

De fleste nye virksomhedsformer har brug for et EIN før eller siden. IRS bruger EIN'er til mange almindelige virksomhedsaktiviteter, herunder:

• Etablering eller drift af et LLC, et partnerskab eller et selskab
• Ansættelse af medarbejdere
• Indberetning af løn- eller punktafgifter
• Åbning af visse erhvervskonti i banken
• Skatteindberetning for dødsboer, trusts og nogle skattefritagne organisationer

IRS anbefaler generelt, at en juridisk enhed er stiftet hos staten, før man ansøger om et EIN. Den rækkefølge hjælper med at undgå forsinkelser og uoverensstemmelser i enhedsoplysningerne.

Du kan normalt få et EIN direkte fra IRS uden gebyr. For mange virksomheder udstedes nummeret hurtigt og kan bruges med det samme til grundlæggende forretningsbehov.

Har du brug for et nyt EIN ved navneændring af virksomheden?

Som regel, nej.

Hvis din virksomhed kun ændrer navn, adresse eller ansvarlig part, behøver du typisk ikke et nyt EIN. IRS skelner mellem disse opdateringer og ændringer i selve enheden.

Du kan få brug for et nyt EIN, når virksomheden ændrer sig mere grundlæggende, for eksempel ved ejerskifte eller ændring af struktur. Eksempler kan omfatte:

• En enkeltmandsvirksomhed, der bliver til et selskab
• Et partnerskab, der bliver til et selskab
• Et selskab, der fusionerer ind i en ny enhed
• Andre ændringer, der skaber en ny skatteenhed i IRS' øjne

Hvis den underliggende virksomhed forbliver den samme, og kun navnet ændres, forbliver EIN'et som regel det samme.

Sådan giver du IRS besked om en ændring af virksomhedsnavn

En navneændring for virksomheden skal stadig indberettes korrekt, så IRS' oplysninger matcher det aktuelle juridiske navn.

Den præcise metode kan afhænge af din enhedstype og den selvangivelse, du indsender. I mange tilfælde instruerer IRS virksomheder i skriftligt at underrette det kontor, hvor de indgiver deres selvangivelser, hvis virksomhedsnavnet ændres.

For andre opdateringer, såsom ændring af adresse, forretningssted eller ansvarlig part, er Form 8822-B den IRS-form, der bruges til at give myndigheden besked.

En praktisk tjekliste ved ændring af virksomhedsnavn:

• Bekræft, at det nye navn er gyldigt efter statens regler og stiftelsesdokumenter
• Opdater statens registreringer, hvis det er påkrævet
• Sørg for, at dine IRS-indberetninger bruger det korrekte juridiske navn
• Send skriftlig besked til IRS, hvis instruktionerne for din selvangivelse kræver det
• Behold det samme EIN, medmindre virksomhedens struktur faktisk er ændret

Hvis din adresse også ændrer sig, skal du ikke regne med, at navneændringen alene er nok. Adresseændringer skal rapporteres separat, så IRS' post går det rigtige sted hen.

Almindelige fejl, du bør undgå

Virksomhedsejere støder ofte på undgåelige problemer, når de forveksler personlige skatte-ID'er med virksomheds skatte-ID'er.

1. At ansøge om det forkerte nummer

Et ITIN er til en person, der ikke er berettiget til et SSN. Et EIN er til en virksomhed eller en anden enhed. Hvis du skal indberette virksomhedsskatter, har du sandsynligvis brug for et EIN, ikke et ITIN.

2. At få et nyt EIN ved en enkel navneændring

En ren navneændring kræver som regel ikke et nyt EIN. At oprette et unødvendigt EIN kan komplicere bankforhold, lønadministration og skatteindberetning.

3. At glemme at opdatere IRS-oplysninger efter en juridisk navneændring

Hvis din enheds navn ændres på statsligt niveau, skal du også sørge for, at dine IRS-oplysninger bliver opdateret. Uoverensstemmende oplysninger kan forsinke meddelelser, indberetninger eller matchning af konti.

4. At blande adresse, ansvarlig part og navneændringer sammen

Disse opdateringer kan håndteres forskelligt. En virksomhed kan have brug for at indsende én formular for ændring af postadresse, en anden meddelelse for navneændring og separate trin for opdatering af den ansvarlige part.

5. At ansøge, før enheden er oprettet

For LLC'er, selskaber og partnerskaber forventer IRS som regel, at enheden er oprettet først. Ansøger man for tidligt, kan processen blive langsommere.

En enkel måde at tænke på det

Brug denne tommelfingerregel:

• Hvis det er en person, der har brug for et føderalt skatte-ID, så tænk ITIN.
• Hvis det er en virksomhed eller en enhed, der har brug for skatteindberetning, så tænk EIN.
• Hvis kun virksomhedsnavnet ændres, forbliver EIN'et som regel det samme.
• Hvis virksomhedens struktur ændres, skal du vurdere, om der kræves et nyt EIN.

Den ramme hjælper nye stiftere med at undgå unødvendige indberetninger og samtidig holde sig i overensstemmelse med IRS' krav.

Hvordan Zenind hjælper nye virksomhedsejere med at holde styr på tingene

Zenind hjælper iværksættere med at stifte amerikanske virksomheder med en mere overskuelig vej fra etablering til compliance. Når du opretter et LLC eller et selskab, gør velorganiserede stiftelsesoplysninger det lettere at håndtere IRS-papirer, bankopsætning og fremtidige ændringer som navn eller adresse.

For stiftere, der vil komme hurtigt i gang uden at miste overblikket over juridiske detaljer, betyder det meget. En velstyret etableringsproces mindsker risikoen for uoverensstemmende navne, forsinkede indberetninger eller forvirring om, hvilket skatte-ID der tilhører hvilken enhed.

Den vigtigste konklusion

ITIN'er og EIN'er tjener forskellige formål, og virksomhedsejere bør ikke betragte dem som udskiftelige. Et ITIN er til visse personer, der har brug for et skattenummer, men ikke kan få et SSN. Et EIN identificerer en virksomhedsenhed til føderale skatteformål. Hvis din virksomheds navn ændres, beholder du som regel det samme EIN og underretter IRS gennem den korrekte kanal i stedet for at ansøge om et nyt nummer.

Når du får strukturen på plads tidligt, bliver alt det efterfølgende enklere: skatteindberetning, bankforhold, korrespondance og langsigtet compliance.