IRS-verotunnisten perusteet uusille yrittäjille: ITIN, EIN ja yrityksen nimenmuutokset

Yrityksen perustaminen Yhdysvalloissa tarkoittaa, että verotunnisteisiin liittyvät asiat on hoidettava varhain, usein jo ennen ensimmäisen laskun lähettämistä tai ensimmäisen työntekijän palkkaamista. Monille omistajille hämmentävää on se, että IRS käyttää eri numeroita eri tarkoituksiin. ITIN ei ole sama asia kuin EIN, eikä yrityksen nimenmuutos aina johda uuteen liittovaltion veronumeroon.

Erojen ymmärtäminen voi säästää aikaa, vähentää ilmoitusvirheitä ja auttaa pitämään yrityksen tiedot linjassa IRS:n kanssa alusta alkaen.

ITIN vs. EIN: Perusero

ITIN eli Individual Taxpayer Identification Number on 9-numeroinen tunnus, jonka IRS myöntää tietyille henkilöille, jotka tarvitsevat Yhdysvaltain verotunnuksen mutta joilla ei ole oikeutta Social Security number -numeroon. Sitä käytetään vain liittovaltion verotarkoituksiin.

EIN eli Employer Identification Number on yritysten ja muiden oikeushenkilöiden liittovaltion verotunnus. Sitä käytetään yrityksen tunnistamiseen veroraportoinnissa, pankkiasioissa, palkanmaksussa ja muissa virallisissa tarkoituksissa.

Yksinkertaisesti:

• ITIN tunnistaa henkilön liittovaltion verotarkoituksiin.
• EIN tunnistaa yrityksen tai muun oikeushenkilön liittovaltion verotarkoituksiin.

Tämä ero on tärkeä, koska yrityksen omistajat olettavat joskus tarvitsevansa uuden numeron, vaikka heidän tarvitsee vain päivittää olemassa olevat IRS-tiedot.

Milloin ITIN tarvitaan

ITIN koskee yleensä yksityishenkilöitä, ei oikeushenkilöitä. Sitä voidaan tarvita, kun henkilöllä on liittovaltion veroilmoitusvelvollisuus, mutta hän ei voi saada Social Security number -numeroa.

Tyypillisiä tilanteita ovat:

• Ulkomainen omistaja, jonka on annettava Yhdysvaltain veroilmoitus
• Puoliso tai huollettava, joka on ilmoitettava veroilmoituksella eikä ole oikeutettu SSN-numeroon
• Henkilö, joka tarvitsee verotunnisteen liittovaltion veroasioita varten mutta ei ole oikeutettu SSN-numeroon

ITIN ei oikeuta työskentelemään Yhdysvalloissa, ei muuta maahanmuuttostatusta eikä anna Social Security -etuuksia. Sen tarkoitus on tukea liittovaltion veronmukaisuutta.

Jos olet yrityksen omistaja, ITIN voi olla tarpeen, jos olet oikeushenkilön vastuuhenkilö ja IRS:n verkkopohjainen EIN-hakemus pyytää verotunnistetta. ITIN kuuluu kuitenkin edelleen henkilölle, ei yritykselle.

Milloin yritys tarvitsee EIN:n

Useimmat uudet yritykset tarvitsevat EIN:n ennemmin tai myöhemmin. IRS käyttää EIN-numeroita monissa tavallisissa liiketoimintatilanteissa, kuten:

• LLC:n, partnershipin tai corporationin perustaminen tai toiminta
• Työntekijöiden palkkaaminen
• Palkka- tai valmisteverojen ilmoittaminen
• Tietyt yrityksen pankkitilit
• Veroraportointi estateille, trusteille ja joillekin verovapaajärjestöille

IRS suosittelee yleensä, että oikeushenkilö perustetaan osavaltiossa ennen EIN:n hakemista. Tämä järjestys auttaa välttämään viiveitä ja tietueiden epäsuhtia.

EIN:n voi yleensä hakea suoraan IRS:ltä maksutta. Monille yrityksille numero myönnetään nopeasti ja sitä voidaan käyttää heti perustarpeisiin.

Tarvitsetko uuden EIN:n yrityksen nimenmuutoksen vuoksi?

Yleensä et.

Jos yritys muuttaa vain nimeään, osoitettaan tai vastuuhenkilöään, uutta EIN-numeroa ei yleensä tarvita. IRS erottaa nämä päivitykset varsinaisista oikeushenkilöön liittyvistä muutoksista.

Uusi EIN voi olla tarpeen, kun yritys muuttuu olennaisesti, esimerkiksi omistuksen tai rakenteen muuttuessa. Esimerkkejä ovat:

• Toiminimen muuntaminen yhtiöksi
• Partnershipin muuttuminen corporationiksi
• Corporationin sulautuminen uuteen oikeushenkilöön
• Muut muutokset, jotka luovat IRS:n näkökulmasta uuden verotettavan yksikön

Jos taustalla oleva yritys pysyy samana ja vain nimi muuttuu, EIN pysyy yleensä samana.

Miten IRS:ää ilmoitetaan yrityksen nimenmuutoksesta

Yrityksen nimenmuutos on silti ilmoitettava oikein, jotta IRS:n tiedot vastaavat nykyistä virallista nimeäsi.

Tarkka menettely voi riippua yhtiömuodosta ja siitä, mitä veroilmoitusta annat. Monissa tapauksissa IRS ohjeistaa yrityksiä ilmoittamaan nimenmuutoksesta kirjallisesti sille toimistolle, jonne veroilmoitukset toimitetaan.

Muiden päivitysten, kuten osoitteen, liiketoimintapaikan tai vastuuhenkilön muutoksen, osalta IRS:lle ilmoittamiseen käytetään lomaketta Form 8822-B.

Käytännön tarkistuslista yrityksen nimenmuutosta varten:

• Varmista, että uusi nimi on voimassa osavaltion lain ja perustamisasiakirjojen mukaan
• Päivitä osavaltiotiedot tarvittaessa
• Varmista, että IRS-ilmoituksissa käytetään oikeaa virallista nimeä
• Lähetä IRS:lle kirjallinen ilmoitus, jos veroilmoituksesi ohjeet sitä edellyttävät
• Pidä EIN samana, ellei yritysrakenne ole muuttunut

Jos myös osoite muuttuu, älä luota pelkkään nimenmuutospäivitykseen. Osoitteenmuutos on ilmoitettava erikseen, jotta IRS:n postit menevät oikeaan paikkaan.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Yrityksen omistajat törmäävät usein vältettävissä oleviin ongelmiin, kun he sekoittavat henkilökohtaiset verotunnukset ja yrityksen verotunnukset.

1. Väärän tunnuksen hakeminen

ITIN on tarkoitettu henkilölle, joka ei ole oikeutettu SSN-numeroon. EIN on tarkoitettu yritykselle tai muulle oikeushenkilölle. Jos sinun täytyy antaa yrityksen veroilmoituksia, tarvitset todennäköisesti EIN:n, et ITIN:iä.

2. Uuden EIN:n hankkiminen pelkän nimenmuutoksen vuoksi

Pelkkä nimenmuutos ei yleensä edellytä uutta EIN-numeroa. Tarpeettoman EIN:n luominen voi hankaloittaa pankkiasiointia, palkanmaksua ja veroilmoituksia.

3. IRS-tietojen päivittämättä jättäminen laillisen nimenmuutoksen jälkeen

Jos oikeushenkilön nimi muuttuu osavaltiotasolla, varmista, että myös IRS-tiedot päivitetään. Ristiriitaiset tiedot voivat viivästyttää ilmoituksia, veroilmoituksia tai tilin yhdistämistä.

4. Osoitteen, vastuuhenkilön ja nimenmuutosten sekoittaminen

Näitä päivityksiä voidaan käsitellä eri tavoin. Yrityksen on ehkä toimitettava yksi lomake postiosoitteen muutosta varten, toinen ilmoitus nimenmuutosta varten ja erilliset toimet vastuuhenkilön päivitystä varten.

5. Hakeminen ennen kuin oikeushenkilö on perustettu

LLC:iden, corporationien ja partnershipien osalta IRS yleensä edellyttää, että oikeushenkilö on ensin perustettu. Liian aikainen hakemus voi hidastaa prosessia.

Yksinkertainen tapa hahmottaa asia

Käytä tätä nyrkkisääntöä:

• Jos kyse on henkilöstä ja liittovaltion verotunnisteesta, ajattele ITIN:iä.
• Jos kyse on yrityksestä tai oikeushenkilöstä ja veroraportoinnista, ajattele EIN:iä.
• Jos vain yrityksen nimi muuttuu, EIN pysyy yleensä samana.
• Jos yrityksen rakenne muuttuu, selvitä, tarvitaanko uusi EIN.

Tämä malli auttaa uusia perustajia välttämään tarpeettomia ilmoituksia ja pysymään IRS:n vaatimusten mukaisina.

Miten Zenind auttaa uusia yrittäjiä pysymään järjestyksessä

Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan Yhdysvaltain yrityksiä selkeämmin perustamisesta aina jatkuvaan compliance-hallintaan. Kun perustat LLC:n tai corporationin, hyvin järjestetyt perustamisasiakirjat helpottavat IRS-papereiden, pankkitilin avaamisen ja myöhempien muutosten, kuten nimen tai osoitteen, käsittelyä.

Perustajille, jotka haluavat edetä nopeasti menettämättä hallintaa juridisista yksityiskohdista, tällä on merkitystä. Hyvin hoidettu perustamisprosessi vähentää riskiä siitä, että nimet eivät täsmää, ilmoitukset viivästyvät tai verotunnusten kohdistus menee sekaisin.

Lopputulos

ITIN ja EIN palvelevat eri tarkoituksia, eikä niitä pidä käsitellä toistensa korvikkeina. ITIN on tarkoitettu tietyille henkilöille, jotka tarvitsevat verotunnuksen mutta eivät voi saada SSN-numeroa. EIN tunnistaa yrityksen liittovaltion verotarkoituksiin. Jos yrityksesi nimi muuttuu, pidät yleensä saman EIN:n ja ilmoitat muutoksesta IRS:lle oikeaa kanavaa pitkin sen sijaan, että hakisit uuden numeron.

Kun rakenne on alusta alkaen oikein, kaikki myöhempi on helpompaa: veroilmoitukset, pankkiasiat, kirjeenvaihto ja pitkäaikainen compliance.