Průvodce licencováním realitních kanceláří v New Yorku

Pokud plánujete v New Yorku provozovat realitní podnikání, licence není volitelná. Stát tuto činnost přísně reguluje a pravidla se týkají jak struktury společnosti, tak lidí, kteří v rámci ní pracují. Ať už budujete samostatnou realitní kancelář, otevíráte týmovou pobočku nebo rozšiřujete stávající realitní firmu, musíte přesně rozumět tomu, co očekává New York Department of State.

Tento průvodce vysvětluje hlavní licenční požadavky pro realitní brokerské firmy v New Yorku a jednotlivé držitele licencí, rozdíl mezi brokerem a realitním makléřem, hlavní povinnosti v oblasti souladu s předpisy a kroky při založení společnosti, které mohou nové firmě pomoci začít správně.

Co se v New Yorku považuje za realitní zprostředkovatelskou činnost

New York definuje realitního brokera široce. Brokerem je jakákoli osoba, firma, společnost s ručením omezeným nebo korporace, která za úplatu nebo jinou hodnotnou protihodnotu pro jiné osoby inzeruje, prodává, směňuje, kupuje, pronajímá nebo vyjednává realitní transakce. Definice zahrnuje také určité činnosti spojené s výběrem nájemného a hypotékami.

To znamená, že požadavek na licenci se nevztahuje pouze na jednotlivce. Obchodní subjekt, který poskytuje zprostředkovatelské služby, může potřebovat licenci a osoby jednající jeho jménem musí být řádně licencované a pod dohledem.

Licence brokera vs. licence realitního makléře

Dvě nejběžnější licence jsou licence brokera a licence realitního makléře.

Realitní makléř pracuje pod dohledem licencovaného brokera. Makléř nemůže působit samostatně ani sám provozovat realitní kancelář.

Broker může působit samostatně a může také organizovat a řídit realitní podnik. V praxi je licence brokera klíčovou kvalifikací pro každého, kdo chce vlastnit nebo kontrolovat realitní kancelář v New Yorku.

Požadavky pro realitního makléře v New Yorku

Aby se uchazeč mohl stát realitním makléřem v New Yorku, musí obecně:

• Být alespoň 18 let starý
• Mít platný newyorský průkaz totožnosti s fotografií nebo průkaz bez řidičského oprávnění
• Absolvovat 77 hodin schváleného kvalifikačního vzdělávání
• Složit zkoušku na realitního makléře ve státě New York
• Být sponzorován licencovaným realitním brokerem ve státě New York
• Odevzdat kompletní žádost a požadovaný poplatek

Aktuální poplatek Department of State za první žádost makléře je 65 USD. Poplatek za obnovení je rovněž 65 USD a poplatek za písemnou zkoušku je 15 USD.

Doba platnosti licence je dva roky.

Požadavky pro realitního brokera v New Yorku

Aby se uchazeč mohl stát realitním brokerem v New Yorku, musí obecně:

• Být alespoň 20 let starý
• Mít platný newyorský průkaz totožnosti s fotografií nebo průkaz bez řidičského oprávnění
• Mít alespoň dva roky praxe jako licencovaný realitní makléř, nebo alespoň tři roky zkušeností v oblasti obecného realitního trhu, případně kombinaci obou
• Splnit minimální bodové požadavky pro příslušný typ zkušeností
• Absolvovat 152 hodin schváleného kvalifikačního vzdělávání
• Složit brokerskou zkoušku
• Odevzdat kompletní žádost a požadovaný poplatek

Součástí žádosti o licenci brokera je také schválení názvu. Před podáním je nutné navrhované obchodní názvy předložit písemně Division of Licensing Services ke schválení. Po schválení musí žadatel podat příslušný podnikový dokument u County Clerk nebo u New York State Department of State Division of Corporations, podle zvolené právní formy.

Aktuální poplatek Department of State za první žádost brokera je 185 USD. Poplatek za obnovení je rovněž 185 USD a poplatek za písemnou zkoušku je 15 USD.

Doba platnosti licence je dva roky.

Výběr správné právní formy pro realitní kancelář

Pokud zakládáte realitní kancelář, na právní formě záleží. Mnoho firem funguje jako jedna z následujících forem:

• Společnost s ručením omezeným
• Korporace
• Partnerství
• Samostatná činnost brokera

Správná struktura závisí na vašich cílech, modelu vlastnictví, daňových preferencích, míře odpovědnosti a dlouhodobých plánech růstu. Pro mnoho nových zakladatelů je LLC nejpružnějším výchozím řešením, protože odděluje osobní a podnikatelskou identitu, podporuje profesionální značku a často se jednodušeji spravuje než korporace.

Zenind pomáhá podnikatelům zakládat americké obchodní subjekty s evidencí a základy souladu s předpisy, které potřebují ještě před zahájením licenčního procesu. U realitní kanceláře to může znamenat založení entity, organizované vedení zakládacích dokumentů a přípravu společnosti na licenční proces.

Kroky licencování nové realitní kanceláře

Čisté spuštění obvykle následuje tento postup:

1. Zvolte právní formu a obchodní název
2. Ověřte dostupnost názvu a získejte schválení, je-li vyžadováno
3. Založte podnikatelský subjekt u státu
4. Získejte EIN od IRS
5. Nastavte oddělené finanční záznamy a podnikatelský bankovní účet
6. Dokončete proces získání brokerské licence prostřednictvím New York Department of State
7. Zaregistrujte pobočky, pokud jsou relevantní
8. Zaveďte compliance pravidla ještě před přijetím klientů

Vynechání těchto kroků způsobuje zbytečné zpoždění. Pokud například není název firmy schválen včas, žádost o licenci se může zastavit. Pokud jsou interní záznamy společnosti neuspořádané, bude později obtížnější obnovování licence i dohled nad souladem s předpisy.

Požadavky na průběžné vzdělávání

New York vyžaduje průběžné vzdělávání pro obnovu realitních licencí. Většina držitelů licencí, včetně brokerů a makléřů, musí během každého licenčního období absolvovat 22,5 hodiny schváleného průběžného vzdělávání.

Současná skladba průběžného vzdělávání zahrnuje alespoň:

• 2 hodiny kulturní kompetence
• 2 hodiny implicitní zaujatosti
• 2,5 hodiny etických obchodních praktik
• 1 hodinu nedávných právních otázek
• 3 hodiny férového bydlení a/nebo diskriminace při prodeji nebo pronájmu nemovitosti či podílu na nemovitosti
• 1 hodinu výuky práva zastupování

V případě prvního dvouletého licenčního období pro makléře je požadavek související se zastupováním řešen odlišně a před obnovením je třeba ověřit aktuální pokyny Department of State.

Průběžné vzdělávání není vhodné odkládat až na konec období. Majitelé kanceláří by měli sledovat plnění včas, aby klíčoví pracovníci zůstali licencovaní a provozuschopní.

Standardizované provozní postupy pro brokery

Newyorští brokeři musí udržovat standardizované provozní postupy a zpřístupnit je veřejně na jakékoli webové stránce nebo mobilní aplikaci, kterou provozují. Pravidla byla aktualizována tak, aby brokeři tyto postupy měli zavedené a veřejně dostupné.

Z pohledu podnikání to není jen formální compliance požadavek. Ovlivňuje to, jak vaše kancelář přijímá nové klienty, jaké informace si předem vyžádáte a jak komunikujete svůj postup online.

Nová realitní kancelář by měla tyto postupy připravit před spuštěním, proškolit tým, aby je dodržoval, a aktualizovat je vždy, když se změní způsob přijímání klientů.

Dohled a nelicencovaní asistenti

Realitní kancelář může využívat nelicencované asistenty pro běžnou administrativní práci, ale broker zůstává odpovědný za dohled a kontrolu všech činností prováděných jménem firmy.

Nelicencovaní asistenti mohou vykonávat kancelářské úkony, které nevyžadují realitní licenci. Mohou být placeni hodinově, za úkol nebo formou platu za tyto zákonné činnosti.

Pokud je odměna vázána na dokončené transakce, pracovník obecně musí mít licenci makléře a být odměňován prostřednictvím licencovaného brokera.

To je pro majitele kanceláří důležité rozlišení. Nesprávně nastavené odměňování může způsobit licenční problémy, i když je podnik jinak dobře organizovaný.

Časté chyby nových majitelů realitních kanceláří

Noví majitelé kanceláří často narazí na stejné, snadno předejitelné problémy:

• Založení entity bez ověření pravidel pro obchodní název
• Předpoklad, že makléř může fungovat jako broker
• Odkládání licencování až na dobu po otevření kanceláře
• Zapomenutí, že pro obnovu je vyžadováno průběžné vzdělávání
• Používání nelicencovaného personálu pro činnosti, které vyžadují licenci
• Nezveřejnění standardizovaných provozních postupů
• Neoddělování podnikatelských záznamů od osobních financí

Těmto problémům je obvykle jednodušší předejít, než je později napravovat. Disciplinovaný postup při spuštění šetří čas a snižuje licenční riziko.

Jak může Zenind pomoci před zahájením licencování

Zenind je navržen tak, aby pomáhal zakladatelům vytvářet a spravovat americké obchodní subjekty. U realitní kanceláře je tento základ důležitý, protože struktura společnosti a její záznamy často přicházejí jako první a licence následuje až potom.

Zenind vám může pomoci:

• Založit LLC nebo korporaci
• Udržovat zakládací dokumenty přehledně uspořádané
• Vést čistý kalendář souladu s předpisy
• Vytvořit profesionální strukturu před podáním žádosti o státní licenci

Pro zakladatele, kteří chtějí realitní kancelář spustit správně, tento druh administrativní disciplíny zjednodušuje licenční proces a usnadňuje každodenní provoz firmy.

Závěrečné shrnutí

Licencování realit v New Yorku je zároveň otázkou individuální i firemní compliance. Makléři potřebují vzdělání, sponzorství a dohled. Brokeři potřebují více zkušeností, více vzdělání a širší provozní odpovědnost. Realitní kanceláře navíc potřebují správnou právní formu, schválený obchodní název, zdokumentované postupy a průběžný dohled.

Pokud zakládáte realitní kancelář v New Yorku, nejbezpečnější cesta je založit podnik správně, porozumět aktuálním požadavkům New York Department of State a zavést compliance ještě před otevřením dveří.

Tento článek má pouze informativní charakter a nenahrazuje pokyny New York State Department of State ani kvalifikované právní poradenství.