Ghid de licențiere imobiliară din New York pentru firme de brokeraj

Dacă intenționați să desfășurați o activitate imobiliară în New York, licențierea nu este opțională. Statul reglementează strict activitatea de brokeraj, iar regulile afectează atât structura companiei, cât și persoanele care lucrează în cadrul acesteia. Fie că puneți bazele unei firme individuale de brokeraj, deschideți un birou de echipă sau extindeți o afacere imobiliară existentă, trebuie să înțelegeți clar ce așteaptă New York Department of State.

Acest ghid explică principalele cerințe de licențiere pentru firmele de brokeraj imobiliar din New York și pentru titularii de licențe individuale, diferența dintre brokeri și agenți de vânzări, obligațiile principale de conformare și pașii de înființare a afacerii care pot ajuta o firmă nouă să pornească corect.

Ce înseamnă activitatea de brokeraj imobiliar în New York

New York definește larg termenul de broker imobiliar. Un broker este orice persoană, firmă, societate cu răspundere limitată sau corporație care, în schimbul unei remunerații sau al altei contraprestații valoroase, listează, vinde, schimbă, cumpără, închiriază sau negociază tranzacții imobiliare în numele altora. Definiția acoperă și anumite activități de colectare a chiriei și activități legate de ipoteci.

Asta înseamnă că cerința de licențiere nu se aplică doar persoanelor fizice. O entitate comercială care prestează servicii de brokeraj poate avea nevoie de licență, iar persoanele care acționează în numele acelei afaceri trebuie să fie licențiate și supravegheate corespunzător.

Licență de broker vs. licență de agent de vânzări

Cele două cele mai comune licențe sunt licența de broker și licența de agent de vânzări.

Un agent de vânzări lucrează sub supravegherea unui broker licențiat. Un agent de vânzări nu poate opera independent și nu poate conduce singur o firmă de brokeraj.

Un broker poate opera independent și poate, de asemenea, organiza și supraveghea o afacere de brokeraj. În practică, licența de broker este acreditarea esențială pentru oricine dorește să dețină sau să controleze o firmă de brokeraj în New York.

Cerințe pentru agentul de vânzări imobiliare din New York

Pentru a deveni agent de vânzări imobiliare în New York, un solicitant trebuie, în general, să:

• aibă cel puțin 18 ani
• dețină un permis de conducere foto sau o carte de identitate fără permis, emisă de statul New York, valabilă
• finalizeze 77 de ore de pregătire calificată aprobată
• promoveze examenul de agent de vânzări imobiliare al statului New York
• fie sponsorizat de un broker licențiat în statul New York
• depună cererea completă și taxa aferentă

Taxa actuală a Department of State pentru cererea inițială a unui agent de vânzări este de 65 USD. Taxa de reînnoire este tot 65 USD, iar taxa pentru examenul scris este de 15 USD.

Durata licenței este de doi ani.

Cerințe pentru brokerul imobiliar din New York

Pentru a deveni broker imobiliar în New York, un solicitant trebuie, în general, să:

• aibă cel puțin 20 de ani
• dețină un permis de conducere foto sau o carte de identitate fără permis, emisă de statul New York, valabilă
• aibă cel puțin doi ani de experiență ca agent de vânzări imobiliar licențiat sau cel puțin trei ani de experiență în domeniul imobiliar general, ori o combinație a celor două
• îndeplinească numărul minim de puncte cerut pentru tipul de experiență aplicabil
• finalizeze 152 de ore de pregătire calificată aprobată
• promoveze examenul de broker
• depună cererea completă și taxa aferentă

O cerere de broker implică și aprobarea denumirii. Înainte de depunere, numele de afaceri propuse trebuie trimise în scris către Division of Licensing Services pentru aprobare. După aprobare, solicitantul trebuie să depună documentul de afaceri corespunzător la County Clerk sau la New York State Department of State Division of Corporations, în funcție de structură.

Taxa actuală a Department of State pentru cererea inițială a unui broker este de 185 USD. Taxa de reînnoire este tot 185 USD, iar taxa pentru examenul scris este de 15 USD.

Durata licenței este de doi ani.

Alegerea structurii potrivite pentru o firmă de brokeraj

Dacă înființați o firmă de brokeraj, structura contează. Multe firme funcționează ca una dintre următoarele:

• societate cu răspundere limitată
• corporație
• parteneriat
• operațiune individuală condusă de un broker

Structura potrivită depinde de obiectivele dvs., modelul de proprietate, preferințele fiscale, nivelul de protecție a răspunderii și planurile de creștere pe termen lung. Pentru mulți fondatori aflați la început, un LLC este cea mai flexibilă opțiune de pornire, deoarece separă identitatea personală de cea a afacerii, susține o imagine profesională și este adesea mai simplu de administrat decât o corporație.

Zenind ajută antreprenorii să înființeze entități comerciale din SUA cu documentele și baza de conformare de care au nevoie înainte de a începe procesul de licențiere. Pentru o firmă de brokeraj, asta poate însemna înființarea entității, organizarea documentelor de constituire și pregătirea companiei pentru procesul de licențiere.

Pași de licențiere pentru o firmă nouă de brokeraj

O lansare bine organizată urmează de obicei o succesiune precum aceasta:

1. Alegeți entitatea și denumirea firmei
2. Verificați disponibilitatea numelui și obțineți aprobarea, acolo unde este necesar
3. Înființați entitatea comercială la nivel de stat
4. Obțineți un EIN de la IRS
5. Organizați evidențe financiare separate și conturi bancare pentru afacere
6. Parcurgeți procesul de licențiere ca broker prin New York Department of State
7. Înregistrați birourile secundare, dacă este cazul
8. Implementați politici de conformare înainte de a prelua clienți

Omiterea acestor pași produce întârzieri care pot fi evitate. De exemplu, dacă numele firmei nu este aprobat din timp, cererea de licență se poate bloca. Dacă evidențele interne ale companiei sunt dezordonate, reînnoirea și conformarea privind supravegherea devin mai dificile ulterior.

Cerințe de educație continuă

New York solicită educație continuă pentru reînnoirea licențelor imobiliare. Majoritatea titularilor de licențe, inclusiv brokerii și agenții de vânzări, trebuie să finalizeze 22,5 ore de educație continuă aprobată în fiecare termen de licență.

Structura actuală a educației continue include cel puțin:

• 2 ore de competență culturală
• 2 ore de bias implicit
• 2,5 ore de practici etice de afaceri
• 1 oră de aspecte juridice recente
• 3 ore de locuire echitabilă și/sau discriminare în vânzarea sau închirierea proprietății imobiliare ori a unui interes asupra proprietății imobiliare
• 1 oră de instruire privind dreptul agenției

Pentru primul termen de licență de doi ani al agenților de vânzări, cerința legată de agenție este tratată diferit, iar îndrumările actuale ale Department of State trebuie verificate înainte de reînnoire.

Educația continuă nu este ceva ce trebuie amânat până la finalul termenului. Proprietarii de firme de brokeraj ar trebui să urmărească aceste cerințe din timp, astfel încât personalul-cheie să rămână licențiat și operațional.

Proceduri operaționale standard pentru brokeri

Brokerii din New York trebuie să mențină proceduri operaționale standard și să le facă disponibile public pe orice site web sau aplicație mobilă pe care o administrează. Regulile au fost actualizate, astfel încât brokerii trebuie să aibă aceste proceduri în vigoare și să le păstreze disponibile publicului.

Din perspectiva afacerii, acest lucru nu este doar o formalitate de conformare. Afectează modul în care firma dvs. primește clienți, ce informații solicitați de la început și cum comunicați procesul dvs. online.

O firmă nouă de brokeraj ar trebui să redacteze aceste proceduri înainte de lansare, să instruiască echipa să le respecte și să le revizuiască ori de câte ori afacerea își modifică procesul de preluare a clienților.

Supraveghere și asistenți fără licență

O firmă de brokeraj poate folosi asistenți fără licență pentru activități generale de birou, însă brokerul rămâne responsabil pentru supravegherea și controlul tuturor activităților desfășurate în numele afacerii.

Asistenții fără licență pot gestiona sarcini de birou care nu necesită licență imobiliară. Ei pot fi plătiți la oră, per sarcină sau cu salariu pentru acele activități permise de lege.

Dacă remunerația este legată de tranzacțiile finalizate, lucrătorul trebuie, în general, să fie licențiat ca agent de vânzări și plătit prin brokerul licențiat.

Aceasta este o distincție importantă pentru proprietarii de firme de brokeraj. Structurile incorecte de compensare pot crea probleme de licențiere chiar și atunci când afacerea este, în rest, bine organizată.

Greșeli frecvente ale noilor proprietari de firme de brokeraj

Noii proprietari de firme de brokeraj se confruntă adesea cu aceleași probleme evitabile:

• înființează entitatea înainte de a verifica regulile privind numele firmei
• presupun că un agent de vânzări poate opera ca un broker
• amână licențierea până după deschiderea biroului
• uită că educația continuă este necesară pentru reînnoire
• folosesc personal fără licență pentru activități care necesită licență
• nu publică proceduri operaționale standard
• nu separă evidențele firmei de finanțele personale

De obicei, aceste probleme sunt mai ușor de prevenit decât de remediat. Un proces disciplinat de lansare economisește timp și reduce riscul de licențiere.

Cum poate ajuta Zenind înainte de începerea licențierii

Zenind este creat pentru a ajuta fondatorii să înființeze și să administreze entități comerciale din SUA. Pentru o firmă de brokeraj imobiliar, această bază contează, deoarece structura companiei și documentele vin adesea primele, iar licența urmează după.

Zenind vă poate ajuta să:

• înființați un LLC sau o corporație
• păstrați organizate documentele de constituire
• mențineți un calendar de conformare clar
• construiți o structură profesională înainte de solicitarea licenței la stat

Pentru fondatorii care doresc să lanseze o firmă de brokeraj în mod corect, acest tip de disciplină administrativă face procesul de licențiere mai fluent și afacerea mai ușor de gestionat.

Concluzie

Licențierea imobiliară din New York este atât o problemă individuală, cât și una de conformare a afacerii. Agenții de vânzări au nevoie de educație, sponsorizare și supraveghere. Brokerii au nevoie de mai multă experiență, mai multă educație și o responsabilitate operațională mai amplă. Firmele de brokeraj au nevoie, de asemenea, de structura juridică potrivită, de un nume de afaceri aprobat, de proceduri documentate și de supraveghere continuă.

Dacă începeți o firmă de brokeraj în New York, cea mai sigură cale este să înființați afacerea corect, să înțelegeți cerințele actuale ale New York Department of State și să puneți conformarea în aplicare înainte de a deschide ușile.

Acest articol are doar scop informativ și nu înlocuiește îndrumarea oferită de New York State Department of State sau de un consilier juridic calificat.