Guide til ejendomsmæglerlicenser i New York for mæglerfirmaer

Hvis du planlægger at drive en ejendomsmæglervirksomhed i New York, er licenskrav ikke valgfrie. Staten regulerer mæglervirksomhed tæt, og reglerne påvirker både selskabsstrukturen og de personer, der arbejder under den. Uanset om du bygger et solo-mæglerfirma, åbner et teamkontor eller udvider en eksisterende ejendomsmæglervirksomhed, har du brug for en klar forståelse af, hvad New York Department of State forventer.

Denne guide forklarer de vigtigste licenskrav for ejendomsmæglerfirmaer i New York og individuelle licenshavere, forskellen mellem mæglere og salgsagenter, de vigtigste compliance-forpligtelser og de selskabsdannelsestrin, der kan hjælpe et nyt firma med at starte korrekt.

Hvad der tæller som ejendomsmæglervirksomhed i New York

New York definerer en ejendomsmægler bredt. En mægler er enhver person, virksomhed, LLC eller corporation, som mod betaling eller anden værdifuld modydelse noterer, sælger, bytter, køber, udlejer eller forhandler ejendomstransaktioner for andre. Definitionen omfatter også visse aktiviteter vedrørende opkrævning af husleje og realkreditlån.

Det betyder, at licenskravet ikke er begrænset til enkeltpersoner. En virksomhedsenhed, der leverer mæglerydelser, kan være omfattet af licenskrav, og de personer, der handler på vegne af virksomheden, skal være korrekt licenseret og under opsyn.

Mæglerlicens vs. salgsagentlicens

De to mest almindelige licenser er mæglerlicensen og salgsagentlicensen.

En salgsagent arbejder under opsyn af en licenseret mægler. En salgsagent kan ikke drive selvstændig virksomhed og kan ikke selv drive et mæglerfirma.

En mægler kan arbejde selvstændigt og kan også organisere og føre tilsyn med en mæglervirksomhed. I praksis er mæglerlicensen den centrale kvalifikation for enhver, der ønsker at eje eller kontrollere et mæglerfirma i New York.

Krav til ejendomsmæglere i New York

For at blive ejendomsmægler i New York skal en ansøger normalt:

• Være mindst 18 år gammel
• Have et gyldigt New York State foto-kørekort eller foto-ID uden kørekort
• Gennemføre 77 timers godkendt kvalificerende uddannelse
• Bestå New York State ejendomsmægler-eksamenen
• Være sponsoreret af en ejendomsmægler med licens i New York State
• Indsende den udfyldte ansøgning og det krævede gebyr

Det aktuelle gebyr fra Department of State for en første salgsagentansøgning er 65 USD. Fornyelsesgebyret er også 65 USD, og gebyret for den skriftlige eksamen er 15 USD.

Licensperioden er to år.

Krav til ejendomsmæglere i New York

For at blive ejendomsmægler i New York skal en ansøger normalt:

• Være mindst 20 år gammel
• Have et gyldigt New York State foto-kørekort eller foto-ID uden kørekort
• Have mindst to års erfaring som licenseret ejendomssalgsagent, eller mindst tre års erfaring inden for det generelle ejendomsområde, eller en kombination af begge
• Opfylde det minimum af point, der kræves for den relevante erfaringskategori
• Gennemføre 152 timers godkendt kvalificerende uddannelse
• Bestå mægler-eksamenen
• Indsende den udfyldte ansøgning og det krævede gebyr

En mægleransøgning omfatter også godkendelse af virksomhedsnavn. Før indsendelse skal foreslåede virksomhedsnavne sendes skriftligt til Division of Licensing Services til godkendelse. Efter godkendelse skal ansøgeren indsende det relevante virksomheds­dokument til County Clerk eller New York State Department of State Division of Corporations, afhængigt af strukturen.

Det aktuelle gebyr fra Department of State for en første mægleransøgning er 185 USD. Fornyelsesgebyret er også 185 USD, og gebyret for den skriftlige eksamen er 15 USD.

Licensperioden er to år.

Valg af den rette selskabsstruktur for et mæglerfirma

Hvis du etablerer et mæglerfirma, betyder strukturen noget. Mange firmaer drives som en af følgende:

• Anpartsselskab med begrænset hæftelse
• Corporation
• Partnerskab
• Individuel mæglerdrift

Den rigtige struktur afhænger af dine mål, ejerskabsmodel, skattemæssige præferencer, ansvarsniveau og langsigtede vækstplaner. For mange nye stiftere er en LLC det mest fleksible udgangspunkt, fordi den adskiller privat og virksomhedsidentitet, understøtter et professionelt brand og ofte er enklere at vedligeholde end en corporation.

Zenind hjælper iværksættere med at stifte amerikanske virksomhedsenheder med de registrerings- og compliance-fundamenter, de har brug for, før de påbegynder licensarbejdet. For et mæglerfirma kan det betyde at oprette enheden, holde stiftelsesdokumenter organiseret og forberede virksomheden på licensprocessen.

Licenstrin for et nyt mæglerfirma

En ren opstart følger typisk en rækkefølge som denne:

1. Vælg enheden og virksomhedsnavnet
2. Bekræft, at navnet er ledigt, og få godkendelse, hvor det kræves
3. Stift virksomhedsenheden hos staten
4. Få et EIN-nummer fra IRS
5. Opret separate regnskaber og en erhvervskonto
6. Gennemfør mæglerlicensprocessen via New York Department of State
7. Registrer eventuelle filialkontorer
8. Indfør compliance-politikker, før du tager imod kunder

Hvis man springer disse trin over, skaber det unødige forsinkelser. Hvis virksomhedsnavnet for eksempel ikke er godkendt tidligt, kan licensansøgningen gå i stå. Hvis virksomhedens interne registreringer er rodede, bliver fornyelse og tilsynscompliance vanskeligere senere.

Krav til efteruddannelse

New York kræver efteruddannelse ved fornyelse af ejendomsmæglere. De fleste licenshavere, herunder mæglere og salgsagenter, skal gennemføre 22,5 timers godkendt efteruddannelse i hver licensperiode.

Den aktuelle sammensætning af efteruddannelsen omfatter mindst:

• 2 timer om kulturel kompetence
• 2 timer om implicit bias
• 2,5 timer om etiske forretningsmetoder
• 1 time om nyere juridiske emner
• 3 timer om fair housing og/eller diskrimination ved salg eller udlejning af fast ejendom eller en interesse i fast ejendom
• 1 time om agency law-undervisning

For den første toårige licensperiode for salgsagenter håndteres kravet om agency-undervisning anderledes, og Department of States aktuelle vejledning bør kontrolleres før fornyelse.

Efteruddannelse er ikke noget, man bør udskyde til slutningen af perioden. Ejerskabet af et mæglerfirma bør følge op tidligt, så nøglemedarbejdere forbliver licenserede og operationelle.

Standardiserede driftsprocedurer for mæglere

New York-mæglere skal opretholde standardiserede driftsprocedurer og gøre dem offentligt tilgængelige på enhver hjemmeside eller mobilapp, de vedligeholder. Reglerne er blevet opdateret, så mæglere skal have disse procedurer på plads og holde dem tilgængelige for offentligheden.

For virksomheden er dette ikke kun en compliance-formalitet. Det påvirker, hvordan dit mæglerfirma håndterer nye kunder, hvilke oplysninger du indsamler fra starten, og hvordan du kommunikerer din proces online.

Et nyt mæglerfirma bør udarbejde disse procedurer før lancering, oplære teamet i at følge dem og gennemgå dem, hver gang virksomheden ændrer sin proces for kundeindtag.

Tilsyn og ulønnede assistenter

Et mæglerfirma kan bruge ulønnede assistenter til generelt kontorarbejde, men mægleren forbliver ansvarlig for tilsyn og kontrol med alle aktiviteter, der udføres i virksomhedens navn.

Ulønnede assistenter må udføre kontoropgaver, der ikke kræver ejendomsmæglerlicens. De kan aflønnes pr. time, pr. opgave eller som løn for disse lovlige aktiviteter.

Hvis aflønningen er knyttet til gennemførte transaktioner, skal medarbejderen normalt være licenseret som salgsagent og aflønnes gennem den licenserede mægler.

Dette er en vigtig sondring for ejere af mæglerfirmaer. Forkerte aflønningsstrukturer kan skabe licensproblemer, selv når virksomheden ellers er velorganiseret.

Almindelige fejl nye ejere af mæglerfirmaer begår

Nye ejere af mæglerfirmaer støder ofte på de samme undgåelige problemer:

• At stifte enheden, før man har kontrolleret reglerne for virksomhedsnavnet
• At antage, at en salgsagent kan arbejde som en mægler
• At udskyde licensering, indtil kontoret allerede er åbent
• At glemme, at efteruddannelse er påkrævet ved fornyelse
• At bruge uautoriseret personale til aktiviteter, der kræver licens
• At undlade at offentliggøre standardiserede driftsprocedurer
• At undlade at adskille virksomhedsregistre fra privatøkonomien

Disse problemer er som regel lettere at forebygge end at rette op på. En disciplineret opstartsproces sparer tid og reducerer licensrisiko.

Hvordan Zenind kan hjælpe, før licensprocessen begynder

Zenind er bygget til at hjælpe stiftere med at oprette og vedligeholde amerikanske virksomhedsenheder. For et ejendomsmæglerfirma er det fundament vigtigt, fordi selskabsstrukturen og registreringerne ofte kommer først, og licensen følger efter.

Zenind kan hjælpe dig med at:

• Stifte en LLC eller corporation
• Holde stiftelsesdokumenter organiseret
• Vedligeholde en overskuelig compliance-kalender
• Opbygge en professionel struktur, før du ansøger om statslig licens

For stiftere, der ønsker at lancere et mæglerfirma på den rigtige måde, gør denne type administrativ disciplin licensprocessen mere smidig og virksomheden lettere at drive.

Den vigtigste konklusion

Ejendomsmæglerlicensering i New York er både et individuelt og et virksomhedsretligt compliance-spørgsmål. Salgsagenter har brug for uddannelse, sponsorering og tilsyn. Mæglere har brug for mere erfaring, mere uddannelse og et bredere operationelt ansvar. Mæglerfirmaer har også brug for den rigtige selskabsstruktur, et godkendt virksomhedsnavn, dokumenterede procedurer og løbende tilsyn.

Hvis du starter et mæglerfirma i New York, er den sikreste vej at stifte virksomheden korrekt, forstå de aktuelle krav fra Department of State og etablere compliance, før du åbner dørene.

Denne artikel er kun til informationsformål og erstatter ikke vejledning fra New York State Department of State eller kvalificeret juridisk rådgivning.