New York-guide til eiendomsmeglerlisenser for meglerfirmaer

Hvis du planlegger å drive en eiendomsvirksomhet i New York, er lisensiering ikke valgfritt. Delstaten regulerer megleraktivitet tett, og reglene påvirker både selskapsstrukturen og personene som arbeider under den. Enten du bygger et solom meglerkontor, åpner et teamkontor eller utvider en eksisterende eiendomsvirksomhet, må du ha en klar forståelse av hva New York Department of State forventer.

Denne veiledningen forklarer de viktigste lisenskravene for meglerfirmaer i New York og individuelle lisenshavere, forskjellen mellom meglere og meglerselgere, de viktigste samsvarsforpliktelsene og stegene for selskapsdannelse som kan hjelpe et nytt firma med å komme riktig i gang.

Hva regnes som megleraktivitet i New York

New York definerer en eiendomsmegler vidt. En megler er enhver person, et firma, et aksjeselskap med begrenset ansvar eller et selskap som mot vederlag eller annen verdifull kompensasjon viser, selger, bytter, kjøper, leier ut eller forhandler eiendomstransaksjoner for andre. Definisjonen omfatter også visse aktiviteter knyttet til innkreving av husleie og boliglån.

Det betyr at lisenskravet ikke er begrenset til enkeltpersoner. En virksomhetsenhet som utfører meglertjenester kan måtte ha lisens, og personene som handler på vegne av virksomheten må være riktig lisensiert og under tilsyn.

Meglerlisens vs. meglerselgerlisens

De to vanligste lisensene er meglerlisens og meglerselgerlisens.

En selger arbeider under tilsyn av en lisensiert megler. En selger kan ikke operere selvstendig og kan ikke drive et meglerfirma på egen hånd.

En megler kan operere selvstendig og kan også organisere og føre tilsyn med en meglerbedrift. I praksis er meglerlisensen den sentrale kvalifikasjonen for enhver som ønsker å eie eller kontrollere et meglerfirma i New York.

Krav til eiendomsmegler-selger i New York

For å bli eiendomsmegler-selger i New York må en søker vanligvis:

• Være minst 18 år gammel
• Ha et gyldig New York State fotoførerkort eller et ID-kort uten førerrett
• Fullføre 77 timer godkjent kvalifiserende utdanning
• Bestå New York State-eiendomsmegler-selgereksamenen
• Være sponset av en lisensiert eiendomsmegler i New York State
• Sende inn fullført søknad og påkrevd gebyr

Det nåværende gebyret fra Department of State for en førstegangssøknad for selger er 65 dollar. Fornyelsesgebyret er også 65 dollar, og det skriftlige eksamensgebyret er 15 dollar.

Lisensperioden er to år.

Krav til eiendomsmegler i New York

For å bli eiendomsmegler i New York må en søker vanligvis:

• Være minst 20 år gammel
• Ha et gyldig New York State fotoførerkort eller et ID-kort uten førerrett
• Ha minst to års erfaring som lisensiert eiendomsmegler-selger, eller minst tre års erfaring innen det generelle eiendomsfeltet, eller en kombinasjon av begge
• Oppfylle minimumspoengene som kreves for den aktuelle erfaringstypen
• Fullføre 152 timer godkjent kvalifiserende utdanning
• Bestå megler-eksamenen
• Sende inn fullført søknad og påkrevd gebyr

En megler­søknad innebærer også godkjenning av navn. Før innlevering må foreslåtte foretaksnavn sendes skriftlig til Division of Licensing Services for godkjenning. Etter godkjenning må søkeren sende inn riktig foretaksdokument til County Clerk eller til New York State Department of State Division of Corporations, avhengig av selskapsformen.

Det nåværende gebyret fra Department of State for en førstegangssøknad for megler er 185 dollar. Fornyelsesgebyret er også 185 dollar, og det skriftlige eksamensgebyret er 15 dollar.

Lisensperioden er to år.

Velge riktig selskapsform for et meglerfirma

Hvis du etablerer en meglerbedrift, spiller selskapsformen en rolle. Mange firmaer drives som en av følgende:

• Aksjeselskap med begrenset ansvar
• Selskap
• Partnerskap
• Individuell meglerdrift

Den riktige strukturen avhenger av målene dine, eiermodellen, skattemessige preferanser, ansvarsvurdering og langsiktige vekstplaner. For mange nye gründere er en LLC det mest fleksible startpunktet fordi den skiller personlig og forretningsmessig identitet, støtter et profesjonelt varemerke og ofte er enklere å vedlikeholde enn et selskap.

Zenind hjelper gründere med å etablere amerikanske foretaksenheter med den dokumentasjonen og samsvarsgrunnmuren de trenger før de begynner lisensarbeidet. For et meglerfirma kan det bety å opprette enheten, holde stiftelsesdokumentene organisert og forberede selskapet på lisensieringsprosessen.

Lisensieringssteg for et nytt meglerfirma

En ryddig oppstart følger vanligvis en rekkefølge som denne:

1. Velg foretak og foretaksnavn
2. Bekreft at navnet er tilgjengelig og innhent godkjenning der det kreves
3. Etabler foretaket i delstaten
4. Skaff et EIN-nummer fra IRS
5. Sett opp separate regnskaper og en egen bedriftsbankkonto
6. Fullfør meglerlisensprosessen gjennom New York Department of State
7. Registrer filialkontorer hvis aktuelt
8. Innfør samsvarsrutiner før du tar imot kunder

Å hoppe over disse trinnene skaper unødvendige forsinkelser. Hvis foretaksnavnet for eksempel ikke godkjennes tidlig, kan lisenssøknaden stoppe opp. Hvis selskapets interne dokumentasjon er rotete, blir fornyelse og tilsynskrav vanskeligere senere.

Krav til etterutdanning

New York krever etterutdanning ved fornyelse av eiendomslisenser. De fleste lisenshavere, inkludert meglere og selgere, må fullføre 22,5 timer godkjent etterutdanning i løpet av hver lisensperiode.

Den nåværende sammensetningen av etterutdanningen inkluderer minst:

• 2 timer kulturell kompetanse
• 2 timer implisitt bias
• 2,5 timer etiske forretningspraksiser
• 1 time nyere juridiske saker
• 3 timer fair housing og/eller diskriminering ved salg eller utleie av fast eiendom eller en interesse i fast eiendom
• 1 time undervisning i agentlovgivning

For den første toårige lisensperioden for selgere håndteres kravet knyttet til agentlovgivning på en annen måte, og Department of State sin gjeldende veiledning bør kontrolleres før fornyelse.

Etterutdanning er ikke noe man bør utsette til slutten av perioden. Eiere av meglerfirmaer bør følge dette tidlig, slik at nøkkelpersonell beholder lisensen og kan fortsette driften.

Standardiserte driftsprosedyrer for meglere

New York-meglere må ha standardiserte driftsprosedyrer og gjøre dem offentlig tilgjengelige på alle nettsteder eller mobilapper de vedlikeholder. Reglene ble oppdatert slik at meglere må ha disse prosedyrene på plass og holde dem tilgjengelige for publikum.

Fra et forretningsperspektiv er dette ikke bare en formell samsvarsoppgave. Det påvirker hvordan meglerfirmaet håndterer nye kunder, hvilken informasjon du ber om i forkant, og hvordan du kommuniserer prosessen din på nett.

Et nytt meglerfirma bør utarbeide disse prosedyrene før oppstart, lære opp teamet i å følge dem og gjennomgå dem hver gang virksomheten endrer prosessen for å ta inn kunder.

Tilsyn og ulisensierte assistenter

Et meglerfirma kan bruke ulisensierte assistenter til generelt kontorarbeid, men megleren er fortsatt ansvarlig for tilsyn og kontroll over all aktivitet som utføres i virksomhetens navn.

Ulisensierte assistenter kan håndtere kontoroppgaver som ikke krever eiendomslisens. De kan betales per time, per oppgave eller med fast lønn for slike lovlige aktiviteter.

Hvis kompensasjonen er knyttet til fullførte transaksjoner, må arbeideren vanligvis være lisensiert som selger og få lønn gjennom den lisensierte megleren.

Dette er et viktig skille for eiere av meglerfirmaer. Feil kompensasjonsstruktur kan skape lisensproblemer selv når virksomheten ellers er godt organisert.

Vanlige feil nye eiere av meglerfirmaer gjør

Nye eiere av meglerfirmaer støter ofte på de samme unngåelige problemene:

• Opprette foretaket før man har kontrollert reglene for foretaksnavn
• Anta at en selger kan operere som en megler
• Utsette lisensieringen til etter at kontoret allerede er åpnet
• Glemme at etterutdanning kreves ved fornyelse
• Bruke ulisensiert personale til aktiviteter som krever lisens
• Unnlate å publisere standardiserte driftsprosedyrer
• Ikke holde forretningsdokumentasjon adskilt fra privat økonomi

Disse problemene er som regel lettere å forebygge enn å rette opp. En disiplinert oppstartsprosess sparer tid og reduserer lisensrisiko.

Hvordan Zenind kan hjelpe før lisensieringen starter

Zenind er utviklet for å hjelpe gründere med å etablere og vedlikeholde amerikanske foretaksenheter. For et eiendomsmeglerfirma er dette grunnlaget viktig fordi selskapsstrukturen og dokumentasjonen ofte kommer først, og lisensen følger etter.

Zenind kan hjelpe deg med å:

• Etablere en LLC eller et selskap
• Holde stiftelsesdokumentene organisert
• Vedlikeholde en ryddig samsvarskalender
• Bygge en profesjonell struktur før du søker statlig lisensiering

For gründere som ønsker å starte et meglerfirma på riktig måte, gjør denne typen administrativ orden lisensieringsprosessen smidigere og virksomheten enklere å drive.

Avsluttende poeng

Eiendomslisensiering i New York er både et individuelt og et forretningsmessig samsvarsspørsmål. Selgere trenger utdanning, sponsing og tilsyn. Meglere trenger mer erfaring, mer utdanning og et bredere operasjonelt ansvar. Meglerfirmaer trenger også riktig selskapsstruktur, godkjent foretaksnavn, dokumenterte prosedyrer og løpende tilsyn.

Hvis du starter et meglerfirma i New York, er den tryggeste veien å etablere virksomheten ryddig, forstå de gjeldende kravene fra Department of State og ha samsvar på plass før du åpner dørene.

Denne artikkelen er kun for informasjonsformål og erstatter ikke veiledning fra New York State Department of State eller kvalifisert juridisk rådgivning.