Guide des permis immobiliers de l’État de New York pour les sociétés de courtage

Si vous prévoyez exploiter une entreprise immobilière à New York, l’obtention d’un permis n’est pas facultative. L’État réglemente de près les activités de courtage, et les règles touchent à la fois la structure de l’entreprise et les personnes qui y travaillent. Que vous montiez un courtage individuel, un bureau d’équipe ou que vous fassiez croître une entreprise immobilière déjà établie, vous devez bien comprendre ce que le Department of State de New York attend.

Ce guide explique les principales exigences de permis pour les sociétés de courtage immobilier de New York et les titulaires de permis individuels, la différence entre courtiers et vendeurs, les principales obligations de conformité et les étapes de création d’entreprise qui peuvent aider une nouvelle société à bien démarrer.

Ce qui constitue une activité de courtage immobilier à New York

New York définit largement le courtier immobilier. Un courtier est toute personne, société, société à responsabilité limitée ou corporation qui, contre rémunération ou autre contrepartie valable, inscrit, vend, échange, achète, loue ou négocie des transactions immobilières pour autrui. La définition couvre aussi certaines activités de perception de loyers et liées aux hypothèques.

Cela signifie que l’exigence de permis ne s’applique pas seulement aux particuliers. Une entité commerciale qui fournit des services de courtage peut devoir être titulaire d’un permis, et les personnes agissant au nom de cette entreprise doivent être dûment autorisées et supervisées.

Permis de courtier vs permis de vendeur

Les deux permis les plus courants sont le permis de courtier et le permis de vendeur.

Un vendeur travaille sous la supervision d’un courtier titulaire d’un permis. Un vendeur ne peut pas exercer de façon indépendante ni exploiter seul une agence de courtage.

Un courtier peut exercer de façon indépendante et peut aussi organiser et superviser une entreprise de courtage. En pratique, le permis de courtier est le titre clé pour toute personne qui souhaite posséder ou contrôler une société de courtage à New York.

Exigences pour devenir vendeur immobilier à New York

Pour devenir vendeur immobilier à New York, un candidat doit généralement :

• Avoir au moins 18 ans
• Détenir un permis de conduire avec photo de l’État de New York ou une carte d’identité non conducteur en cours de validité
• Suivre 77 heures de formation préalable approuvée
• Réussir l’examen de vendeur immobilier de l’État de New York
• Être parrainé par un courtier en immobilier titulaire d’un permis dans l’État de New York
• Soumettre la demande complétée et les frais exigés

Les frais actuels du Department of State pour une demande initiale de vendeur sont de 65 $. Les frais de renouvellement sont aussi de 65 $, et les frais d’examen écrit sont de 15 $.

La durée du permis est de deux ans.

Exigences pour devenir courtier immobilier à New York

Pour devenir courtier immobilier à New York, un candidat doit généralement :

• Avoir au moins 20 ans
• Détenir un permis de conduire avec photo de l’État de New York ou une carte d’identité non conducteur en cours de validité
• Avoir au moins deux ans d’expérience comme vendeur immobilier titulaire d’un permis, ou au moins trois ans d’expérience dans le domaine immobilier général, ou une combinaison des deux
• Atteindre le nombre minimal de points exigé selon le type d’expérience applicable
• Suivre 152 heures de formation préalable approuvée
• Réussir l’examen de courtier
• Soumettre la demande complétée et les frais exigés

Une demande de courtier comporte aussi une approbation du nom. Avant de déposer la demande, les noms d’entreprise proposés doivent être soumis par écrit à la Division of Licensing Services pour approbation. Une fois le nom approuvé, le demandeur doit déposer le document d’entreprise approprié auprès du greffier du comté ou de la Division of Corporations du Department of State de l’État de New York, selon la structure choisie.

Les frais actuels du Department of State pour une demande initiale de courtier sont de 185 $. Les frais de renouvellement sont aussi de 185 $, et les frais d’examen écrit sont de 15 $.

La durée du permis est de deux ans.

Choisir la bonne structure d’entreprise pour une agence de courtage

Si vous créez une entreprise de courtage, la structure compte. Plusieurs sociétés fonctionnent comme l’une des entités suivantes :

• Société à responsabilité limitée
• Corporation
• Société de personnes
• Exploitation individuelle par un courtier

La bonne structure dépend de vos objectifs, de votre modèle de propriété, de vos préférences fiscales, de votre exposition à la responsabilité et de vos plans de croissance à long terme. Pour de nombreux nouveaux fondateurs, une LLC est souvent le point de départ le plus souple, car elle sépare l’identité personnelle de l’identité commerciale, soutient une image professionnelle et est généralement plus simple à maintenir qu’une corporation.

Zenind aide les entrepreneurs à constituer des entités commerciales américaines avec les dossiers et les bases de conformité dont ils ont besoin avant de commencer les démarches de permis. Pour une agence de courtage, cela peut signifier créer l’entité, organiser les dossiers de constitution et préparer la société au processus de permis.

Étapes de permis pour une nouvelle société de courtage

Un lancement ordonné suit généralement une séquence comme celle-ci :

1. Choisir l’entité et le nom commercial
2. Vérifier que le nom est disponible et obtenir l’approbation requise
3. Constituer l’entité auprès de l’État
4. Obtenir un EIN auprès de l’IRS
5. Mettre en place des dossiers financiers distincts et des services bancaires d’entreprise
6. Terminer le processus d’obtention du permis de courtier auprès du Department of State de New York
7. Enregistrer les succursales, le cas échéant
8. Mettre en place les politiques de conformité avant d’accueillir des clients

Sauter ces étapes entraîne des retards évitables. Par exemple, si le nom commercial n’est pas approuvé tôt, la demande de permis peut être bloquée. Si les dossiers internes de l’entreprise sont mal organisés, le renouvellement et la conformité de supervision deviennent plus difficiles plus tard.

Exigences de formation continue

New York exige une formation continue pour le renouvellement des permis immobiliers. La plupart des titulaires de permis, y compris les courtiers et les vendeurs, doivent suivre 22,5 heures de formation continue approuvée pendant chaque période de validité du permis.

La répartition actuelle de la formation continue comprend au moins :

• 2 heures de compétence culturelle
• 2 heures de biais implicite
• 2,5 heures de pratiques commerciales éthiques
• 1 heure de questions juridiques récentes
• 3 heures sur le logement équitable et/ou la discrimination dans la vente ou la location de biens réels ou d’un intérêt immobilier
• 1 heure d’enseignement sur le droit de l’agence

Pour la première période de validité de deux ans des vendeurs, l’exigence liée au droit de l’agence est traitée différemment, et les directives actuelles du Department of State doivent être vérifiées avant le renouvellement.

La formation continue n’est pas quelque chose à remettre à la fin de la période. Les propriétaires de sociétés de courtage devraient la suivre de près afin que les employés clés demeurent autorisés et opérationnels.

Procédures opérationnelles normalisées pour les courtiers

Les courtiers de New York doivent conserver des procédures opérationnelles normalisées et les rendre accessibles au public sur tout site Web ou toute application mobile qu’ils gèrent. Les règles ont été mises à jour afin que les courtiers aient ces procédures en place et les maintiennent accessibles au public.

Sur le plan des affaires, ce n’est pas qu’une formalité de conformité. Cela influence la façon dont votre société de courtage accueille les nouveaux clients, les renseignements que vous demandez dès le départ et la manière dont vous communiquez votre processus en ligne.

Une nouvelle agence de courtage devrait rédiger ces procédures avant le lancement, former l’équipe à les suivre et les réviser chaque fois que l’entreprise modifie son processus d’accueil des clients.

Supervision et assistants non titulaires d’un permis

Une société de courtage peut utiliser des assistants non titulaires d’un permis pour des tâches générales de bureau, mais le courtier demeure responsable de la supervision et du contrôle de toutes les activités exercées au nom de l’entreprise.

Les assistants non titulaires d’un permis peuvent effectuer des tâches administratives qui ne nécessitent pas de permis immobilier. Ils peuvent être rémunérés à l’heure, à la tâche ou par salaire pour ces activités licites.

Si la rémunération est liée à des transactions conclues, le travailleur doit généralement être titulaire d’un permis de vendeur et être payé par l’intermédiaire du courtier titulaire du permis.

C’est une distinction importante pour les propriétaires de sociétés de courtage. Des structures de rémunération inadéquates peuvent créer des problèmes de permis même lorsque l’entreprise est par ailleurs bien organisée.

Erreurs courantes des nouveaux propriétaires de sociétés de courtage

Les nouveaux propriétaires de sociétés de courtage se heurtent souvent aux mêmes problèmes évitables :

• Constituer l’entité sans vérifier les règles relatives au nom commercial
• Supposer qu’un vendeur peut agir comme un courtier
• Retarder l’obtention du permis jusqu’après l’ouverture du bureau
• Oublier que la formation continue est obligatoire pour le renouvellement
• Utiliser du personnel non titulaire d’un permis pour des activités qui exigent un permis
• Ne pas publier de procédures opérationnelles normalisées
• Ne pas séparer les dossiers d’entreprise des finances personnelles

Il est généralement plus facile de prévenir ces problèmes que de les corriger. Un processus de lancement discipliné permet d’économiser du temps et de réduire le risque lié au permis.

Comment Zenind peut aider avant le début des démarches de permis

Zenind est conçu pour aider les fondateurs à créer et à maintenir des entités commerciales américaines. Pour une agence de courtage immobilier, cette base est importante, car la structure et les dossiers de la société viennent souvent en premier, puis le permis suit.

Zenind peut vous aider à :

• Constituer une LLC ou une corporation
• Garder les dossiers de constitution organisés
• Maintenir un calendrier de conformité clair
• Mettre en place une structure professionnelle avant de présenter une demande de permis d’État

Pour les fondateurs qui veulent lancer une agence de courtage de la bonne façon, ce type de discipline administrative rend le processus de permis plus fluide et l’entreprise plus simple à gérer.

Conclusion

Le permis immobilier à New York est à la fois une question de conformité individuelle et d’entreprise. Les vendeurs ont besoin de formation, de parrainage et de supervision. Les courtiers ont besoin de plus d’expérience, de plus de formation et d’une responsabilité opérationnelle plus large. Les sociétés de courtage ont aussi besoin de la bonne structure juridique, d’un nom commercial approuvé, de procédures documentées et d’une supervision continue.

Si vous démarrez une agence de courtage à New York, l’approche la plus sûre est de constituer l’entreprise proprement, de comprendre les exigences actuelles du Department of State et de mettre en place la conformité avant d’ouvrir vos portes.

Cet article est fourni à titre informatif seulement et ne remplace pas les conseils du Department of State de l’État de New York ni ceux d’un conseiller juridique qualifié.