10 μαθήματα διαπραγμάτευσης που κάθε ιδρυτής πρέπει να γνωρίζει

Η διαπραγμάτευση είναι μία από τις σημαντικότερες δεξιότητες που μπορεί να αναπτύξει ένας ιδρυτής. Είτε ιδρύετε μια εταιρεία, είτε προσλαμβάνετε έναν συνεργάτη, είτε κλείνετε μια συμφωνία με προμηθευτή, είτε συζητάτε ένα μισθωτήριο, η ποιότητα της διαπραγμάτευσής σας επηρεάζει συχνά τις ταμειακές ροές, τον κίνδυνο και την ικανότητά σας να αναπτυχθείτε.

Οι επιχειρήσεις στα πρώτα τους στάδια σπάνια κερδίζουν επειδή έχουν το μεγαλύτερο διαπραγματευτικό πλεονέκτημα. Κερδίζουν επειδή προετοιμάζονται καλύτερα, επικοινωνούν καθαρά και κάνουν προσεκτικούς συμβιβασμούς. Αυτό είναι ακόμη πιο σημαντικό όταν χτίζετε μια εταιρεία από το μηδέν και κάθε απόφαση έχει μακροπρόθεσμες συνέπειες.

Μια καλή διαπραγμάτευση δεν αφορά την επιβολή της θέλησής σας στην άλλη πλευρά. Αφορά την κατανόηση των προτεραιοτήτων, τον καθορισμό ορίων και τη διαμόρφωση ενός αποτελέσματος που διατηρεί αξία και για τα δύο μέρη. Για τους ιδρυτές, αυτή η προσέγγιση είναι ιδιαίτερα σημαντική, επειδή οι σχέσεις, η φήμη και ο χρόνος συχνά μετρούν εξίσου με την τιμή.

Παρακάτω θα βρείτε δέκα πρακτικά μαθήματα που μπορούν να σας βοηθήσουν να διαπραγματεύεστε με περισσότερη αυτοπεποίθηση και καλύτερα αποτελέσματα.

1. Γνωρίστε ακριβώς τι θέλετε

Το μεγαλύτερο λάθος στη διαπραγμάτευση είναι να εμφανίζεστε με έναν ασαφή στόχο. Αν δεν ξέρετε πώς μοιάζει η επιτυχία, θα δυσκολευτείτε να αναγνωρίσετε μια καλή προσφορά όταν εμφανιστεί.

Πριν από κάθε συζήτηση, ορίστε το επιθυμητό αποτέλεσμα με συγκεκριμένους όρους. Για παράδειγμα:

• Την ακριβή τιμή που θέλετε να πληρώσετε ή να λάβετε
• Την προθεσμία που σας ενδιαφέρει
• Το εύρος εργασιών που χρειάζεστε να ολοκληρωθεί
• Τους όρους σύμβασης που μπορείτε να αποδεχτείτε
• Τους όρους που δεν θα αποδεχτείτε σε καμία περίπτωση

Για τους ιδρυτές, αυτό το επίπεδο σαφήνειας είναι κρίσιμο. Όταν διαπραγματεύεστε με έναν ιδιοκτήτη ακινήτου, έναν προμηθευτή, έναν freelancer ή έναν επενδυτή, οι ασαφείς στόχοι δημιουργούν χώρο για σύγχυση. Οι συγκεκριμένοι στόχοι δημιουργούν πλεονέκτημα.

Βοηθά επίσης να διαχωρίζετε τις επιθυμίες από τις ανάγκες. Μπορεί να θέλετε τη χαμηλότερη δυνατή τιμή, αλλά αυτό που πραγματικά χρειάζεστε είναι προβλέψιμες ταμειακές ροές. Μπορεί να θέλετε ένα γρήγορο κλείσιμο, αλλά αυτό που πραγματικά χρειάζεστε είναι νομική προστασία. Μόλις κατανοήσετε τη διαφορά, η διαπραγμάτευσή σας γίνεται πολύ ισχυρότερη.

2. Κατανοήστε τις προτεραιότητες της άλλης πλευράς

Οι καλοί διαπραγματευτές δεν εστιάζουν μόνο στη δική τους θέση. Ρωτούν επίσης: τι είναι αυτό που ενδιαφέρει περισσότερο την άλλη πλευρά;

Ένας προμηθευτής μπορεί να δίνει μεγαλύτερη σημασία σε μια μακρύτερη διάρκεια σύμβασης παρά σε μια ελαφρώς υψηλότερη αμοιβή. Ένας ιδιοκτήτης ακινήτου μπορεί να θέλει έναν αξιόπιστο ενοικιαστή περισσότερο από ένα οριακά υψηλότερο ενοίκιο. Ένας freelancer μπορεί να εκτιμά περισσότερο την ταχύτητα πληρωμής παρά το συνολικό ποσό. Όταν εντοπίζετε τι έχει σημασία για το άλλο μέρος, μπορείτε συχνά να προσφέρετε κάτι χαμηλού κόστους για εσάς με αντάλλαγμα κάτι υψηλής αξίας για εκείνο.

Εδώ είναι που η προετοιμασία κάνει τη διαφορά. Πριν από τη συνάντηση, ερευνήστε την επιχείρηση, εξετάστε την πρόταση και σκεφτείτε πιθανά κίνητρα. Αν η άλλη πλευρά είναι ένας πάροχος υπηρεσιών φιλικός προς startups, μπορεί να θέλει επαναλαμβανόμενη συνεργασία ή μια σύσταση. Αν είναι μια μεγαλύτερη εταιρεία, μπορεί να θέλει μια καθαρή διαδικασία και ελάχιστη τριβή.

Όσο καλύτερα κατανοείτε τις ανάγκες της, τόσο πιο εύκολο γίνεται να διαμορφώσετε μια συμφωνία που λειτουργεί.

3. Προετοιμάστε το σημείο αποχώρησής σας

Κάθε διαπραγμάτευση χρειάζεται ένα όριο. Αν δεν ξέρετε ποια είναι η εναλλακτική σας, μπορείτε εύκολα να συμφωνήσετε σε όρους χειρότερους από το να μην κάνετε καθόλου συμφωνία.

Το σημείο αποχώρησής σας είναι το σημείο στο οποίο σταματάτε να διαπραγματεύεστε και προχωράτε αλλού. Αυτό μπορεί να είναι μια μέγιστη τιμή, ένας ελάχιστος μισθός, ένας μη αποδεκτός όρος ή μια προθεσμία που δεν μπορεί να παραταθεί.

Οι ιδρυτές πρέπει να το ορίζουν εκ των προτέρων, πριν μπουν στο παιχνίδι τα συναισθήματα ή η πίεση. Μόλις βρεθείτε στη συζήτηση, είναι πιο εύκολο να δικαιολογήσετε μια κακή συμφωνία αν δεν έχετε ήδη αποφασίσει πού σταματάτε.

Ένα σημείο αποχώρησης δεν σας κάνει άκαμπτους. Σας δίνει πειθαρχία. Σας επιτρέπει να διαπραγματεύεστε με αυτοπεποίθηση, επειδή ξέρετε τι είναι αποδεκτό και τι όχι.

4. Να είστε υπομονετικοί

Η ανυπομονησία αποδυναμώνει τη θέση σας. Αν βιαστείτε να κλείσετε πολύ γρήγορα, η άλλη πλευρά μπορεί να το καταλάβει.

Η υπομονή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν το άλλο μέρος ελέγχει το timing. Αν ξέρει ότι χρειάζεστε απάντηση άμεσα, έχει μεγαλύτερο πλεονέκτημα. Αν μπορείτε να παραμείνετε ήρεμοι και να αποφύγετε την περιττή πίεση, συχνά βελτιώνετε το αποτέλεσμα.

Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να τραβάτε άσκοπα κάθε συζήτηση. Σημαίνει να αντιστέκεστε στην παρόρμηση να αποδεχτείτε την πρώτη προσφορά απλώς επειδή η σιωπή είναι άβολη.

Στις επιχειρήσεις, η σιωπή μπορεί να είναι παραγωγική. Μια παύση μετά από μια προσφορά σας δίνει χρόνο να σκεφτείτε. Μια καθυστέρηση μπορεί να αποκαλύψει ευελιξία. Μια μετρημένη απάντηση μπορεί να επικοινωνήσει αυτοπεποίθηση.

5. Αποφασίστε ποια θέματα έχουν τη μεγαλύτερη σημασία

Δεν αξίζουν όλα τα σημεία της διαπραγμάτευσης την ίδια προσοχή. Κάποια θέματα είναι κρίσιμα. Άλλα είναι διαπραγματεύσιμα.

Οι ιδρυτές που πετυχαίνουν στη διαπραγμάτευση συνήθως ξέρουν πού πρέπει να μείνουν σταθεροί και πού να συμβιβαστούν. Για παράδειγμα, μπορεί να είστε διατεθειμένοι να δεχτείτε μια λίγο υψηλότερη τιμή αν ο προμηθευτής περιλαμβάνει ταχύτερη παράδοση, καλύτερη υποστήριξη ή πιο ευνοϊκούς όρους πληρωμής. Ή μπορεί να είστε διατεθειμένοι να επεκτείνετε μια σύμβαση αν περιλαμβάνει μια επιλογή καταγγελίας που σας προστατεύει αργότερα.

Το κλειδί είναι να εντοπίσετε τις προτεραιότητές σας πριν ξεκινήσει η συζήτηση.

Ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Ποιοι όροι επηρεάζουν περισσότερο το κόστος;
• Ποιοι όροι επηρεάζουν περισσότερο τον κίνδυνο;
• Ποιοι όροι επηρεάζουν περισσότερο την ευελιξία;
• Ποιοι όροι μπορούν να αλλάξουν χωρίς να βλάψουν την επιχείρηση;

Όταν γνωρίζετε τις προτεραιότητές σας, μπορείτε να κάνετε έξυπνες υποχωρήσεις αντί για τυχαίες.

6. Αναζητήστε δομές win-win

Οι καλύτερες διαπραγματεύσεις συχνά δημιουργούν αξία αντί απλώς να τη μοιράζουν.

Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αναζητάτε αποτελέσματα όπου και οι δύο πλευρές μπορούν να ωφεληθούν. Μια συμφωνία win-win δεν σημαίνει ότι και οι δύο πλευρές παίρνουν όλα όσα θέλουν. Σημαίνει ότι κάθε πλευρά λαμβάνει αρκετή αξία ώστε να νιώθει καλά με τη συμφωνία και να έχει κίνητρο να την τηρήσει.

Για παράδειγμα:

• Ένας πάροχος υπηρεσιών μπορεί να δεχτεί χαμηλότερη προκαταβολή με αντάλλαγμα μια μεγαλύτερη δέσμευση
• Ένας προμηθευτής μπορεί να προσφέρει καλύτερη τιμολόγηση με αντάλλαγμα μια πιο απλή δομή παραγγελίας
• Ένας σύμβουλος μπορεί να συμφωνήσει σε μειωμένη αμοιβή αν το εύρος εργασιών είναι αυστηρά καθορισμένο
• Ένας ιδιοκτήτης ακινήτου μπορεί να προσφέρει παραχωρήσεις αν η διάρκεια της μίσθωσης είναι μεγαλύτερη

Αυτό το στυλ διαπραγμάτευσης λειτουργεί καλά για τους ιδρυτές, επειδή διατηρεί τις σχέσεις. Είναι πιθανό να συνεργαστείτε ξανά με τους ίδιους προμηθευτές, πελάτες και συνεργάτες. Μια συμφωνία που κάνει την άλλη πλευρά να αισθάνεται ότι την σέβεστε είναι πιο ανθεκτική από μία που μοιάζει πιεσμένη.

7. Χρησιμοποιήστε ανταλλαγές αντί για μονομερείς υποχωρήσεις

Αν παραχωρείτε κάτι, προσπαθήστε να πάρετε κάτι πίσω.

Οι μονομερείς υποχωρήσεις εκπαιδεύουν την άλλη πλευρά να περιμένει περισσότερα. Μια ανταλλαγή, αντίθετα, κρατά τη συζήτηση ισορροπημένη και επαγγελματική. Αν η τιμή πέφτει, το εύρος εργασιών ίσως πρέπει να αλλάξει. Αν μια προθεσμία μεταφέρεται νωρίτερα, η αμοιβή ίσως πρέπει να αυξηθεί. Αν η πληρωμή καθυστερεί, άλλοι όροι ίσως χρειάζεται να βελτιωθούν.

Αυτός είναι ένας από τους απλούστερους κανόνες στη διαπραγμάτευση, αλλά πολλοί τον αγνοούν υπό πίεση.

Η αρχή είναι ξεκάθαρη: κάθε παραχώρηση πρέπει να έχει κόστος, λόγο ή ανταπόδοση. Αυτό προστατεύει την αξιοπιστία σας και διατηρεί τη συμφωνία λογική.

8. Μην υποτιμάτε την αξία σας

Οι ιδρυτές συχνά κάνουν το λάθος να εκπτώνονται πολύ γρήγορα. Θέλουν τόσο πολύ τη συμφωνία που ρίχνουν την τιμή, αποδέχονται τον κίνδυνο ή δίνουν επιπλέον εργασίες χωρίς να λαμβάνουν πολλά σε αντάλλαγμα.

Αυτό μπορεί να δημιουργήσει μακροπρόθεσμα προβλήματα. Αν υποτιμάτε συστηματικά την αξία σας, η άλλη πλευρά μπορεί να θεωρήσει ότι η αρχική σας προσφορά ήταν υπερβολική. Αν μειώνετε υπερβολικά χωρίς εξήγηση, μπορεί να υπονομεύσετε την εμπιστοσύνη. Αν κάνετε συνεχώς εξαιρέσεις, αυτές οι εξαιρέσεις μπορούν να γίνουν το νέο κανονικό.

Μια ισχυρότερη προσέγγιση είναι να συνδέετε την τιμή με την αξία.

Αν θέλετε να χρεώσετε περισσότερο, εξηγήστε τι παίρνει ο αγοραστής σε αντάλλαγμα. Αν χρειάζεται να δικαιολογήσετε τη θέση σας, αναφερθείτε στην ταχύτητα, την αξιοπιστία, την τεχνογνωσία, την υποστήριξη ή τη μείωση του ρίσκου. Με άλλα λόγια, μην διαπραγματεύεστε σαν η τιμή να είναι η μόνη μεταβλητή. Συχνά, η πραγματική αξία βρίσκεται στο συνολικό πακέτο.

9. Παραμείνετε επαγγελματίες υπό πίεση

Ορισμένες διαπραγματεύσεις γίνονται τεταμένες. Οι άνθρωποι μπορεί να πιέσουν, να μπλοφάρουν, να καθυστερήσουν ή να προσπαθήσουν να σας κάνουν να αισθανθείτε άβολα.

Η καλύτερη απάντηση είναι να παραμείνετε σταθεροί.

Μην εξηγείτε υπερβολικά. Μην αντιδράτε συναισθηματικά. Μην αφήσετε ένα αιχμηρό σχόλιο να σας βάλει σε αμυντική θέση. Αντί γι’ αυτό, επιστρέψτε στα δεδομένα:

• Τι προσφέρεται;
• Τι ζητείται;
• Ποιο πρόβλημα λύνει η συμφωνία;
• Ποια ανταλλαγή θα έκανε τη συμφωνία βιώσιμη;

Ο επαγγελματισμός είναι στρατηγικό πλεονέκτημα. Ο άνθρωπος που παραμένει ψύχραιμος συνήθως έχει περισσότερο χώρο να σκεφτεί καθαρά και να πάρει καλύτερες αποφάσεις.

Για τους ιδρυτές, αυτό έχει σημασία γιατί η φήμη σας διαδίδεται. Προμηθευτές, πελάτες, δικηγόροι και συνεργάτες θυμούνται πώς χειρίζεστε τις δύσκολες συζητήσεις.

10. Καταγράψτε γρήγορα τη συμφωνία γραπτώς

Μια καλή διαπραγμάτευση δεν ολοκληρώνεται μέχρι να αποτυπωθούν οι όροι γραπτώς.

Οι προφορικές συμφωνίες είναι εύκολο να παρερμηνευθούν. Οι άνθρωποι ακούνε αυτό που θέλουν να ακούσουν. Οι λεπτομέρειες αλλάζουν. Οι προσδοκίες μετατοπίζονται. Μετά από λίγο χρόνο, η αρχική συμφωνία μπορεί να γίνει εκπληκτικά ασαφής.

Γι’ αυτό πρέπει να καταγράφετε τους όρους το συντομότερο δυνατό. Βάλτε τα βασικά σημεία γραπτώς:

• Τιμή ή αμοιβή
• Εύρος εργασιών
• Προθεσμίες
• Όροι πληρωμής
• Δικαιώματα καταγγελίας
• Ευθύνες κάθε πλευράς
• Τυχόν ειδικούς όρους ή εξαιρέσεις

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τους ιδρυτές που συνεργάζονται με προμηθευτές, εργολάβους και παρόχους υπηρεσιών. Μια γραπτή συμφωνία προστατεύει και τις δύο πλευρές και μειώνει την πιθανότητα μελλοντικών διαφορών.

Πρακτικές συνήθειες διαπραγμάτευσης για ιδρυτές

Τα δέκα παραπάνω μαθήματα είναι πιο αποτελεσματικά όταν γίνονται συνήθειες. Ακολουθούν μερικοί τρόποι για να τα ενσωματώσετε στη διαδικασία σας:

• Γράψτε τον στόχο σας πριν από κάθε σημαντική κλήση ή συνάντηση
• Καταγράψτε ξεχωριστά τα μη διαπραγματεύσιμα σημεία και τα ευέλικτα σημεία σας
• Ερευνήστε την άλλη πλευρά πριν ξεκινήσει η συζήτηση
• Εξασκηθείτε στο να κάνετε ξεκάθαρες ερωτήσεις αντί να κάνετε υποθέσεις
• Κάντε παύση πριν αποδεχτείτε την πρώτη προσφορά
• Αντιμετωπίζετε κάθε παραχώρηση ως ανταλλαγή, όχι ως δώρο
• Επιβεβαιώστε αμέσως γραπτώς τους τελικούς όρους

Αυτές οι συνήθειες μπορεί να φαίνονται απλές, αλλά αθροίζονται με τον χρόνο. Όσο πιο συχνά τις χρησιμοποιείτε, τόσο πιο σίγουρες και πειθαρχημένες γίνονται οι διαπραγματεύσεις σας.

Γιατί η διαπραγμάτευση έχει τόσο μεγάλη σημασία για τις νέες επιχειρήσεις

Όταν χτίζετε μια εταιρεία, κάθε σύμβαση επηρεάζει το runway και τον κίνδυνό σας. Ένα μικρό λάθος στη διαπραγμάτευση μπορεί αργότερα να γίνει ακριβό πρόβλημα. Μια ισχυρή συμφωνία, αντίθετα, μπορεί να σας δώσει χώρο να αναπτυχθείτε.

Γι’ αυτό η διαπραγμάτευση δεν είναι απλώς δεξιότητα πωλήσεων ή νομική δεξιότητα. Είναι δεξιότητα επιβίωσης για την επιχείρηση.

Οι ιδρυτές διαπραγματεύονται συνεχώς, ακόμη και όταν δεν το σκέφτονται έτσι. Διαπραγματεύονται με:

• Πάροχους υπηρεσιών ίδρυσης και συμμόρφωσης
• Λογιστές και δικηγόρους
• Ανεξάρτητους εργολάβους και freelancers
• Προμηθευτές λογισμικού
• Ιδιοκτήτες ακινήτων και διαχειριστές
• Πελάτες και αγοραστές

Σε κάθε περίπτωση, ισχύουν οι ίδιες αρχές: προετοιμαστείτε, κατανοήστε τις προτεραιότητες, προστατέψτε τα όριά σας και καταγράψτε την τελική συμφωνία.

Τελικές σκέψεις

Η διαπραγμάτευση δεν έχει να κάνει με το να κερδίζετε κάθε σημείο. Έχει να κάνει με τη δημιουργία συμφωνιών που στηρίζουν τους επιχειρηματικούς σας στόχους χωρίς να δημιουργούν περιττό κίνδυνο.

Αν ξέρετε τι θέλετε, κατανοείτε τι εκτιμά η άλλη πλευρά και παραμένετε πειθαρχημένοι στα όριά σας, θα πετυχαίνετε καλύτερα αποτελέσματα με μεγαλύτερη συνέπεια. Με τον καιρό, αυτά τα καλύτερα αποτελέσματα μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρήματα, να μειώσουν την τριβή και να ενισχύσουν τις επιχειρηματικές σχέσεις που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία.

Για τους ιδρυτές, αυτό είναι ένα πρακτικό πλεονέκτημα που μπορείτε να αξιοποιήσετε σε σχεδόν κάθε μέρος της επιχείρησης.