10 bài học đàm phán mà mọi nhà sáng lập nên biết

Đàm phán là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà một nhà sáng lập có thể phát triển. Dù bạn đang thành lập công ty, thuê nhà thầu, chốt một thỏa thuận với nhà cung cấp hay thảo luận về hợp đồng thuê mặt bằng, chất lượng đàm phán của bạn thường ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, mức độ rủi ro và khả năng tăng trưởng.

Các doanh nghiệp ở giai đoạn đầu hiếm khi chiến thắng vì họ có nhiều đòn bẩy nhất. Họ chiến thắng vì chuẩn bị tốt hơn, giao tiếp rõ ràng hơn và biết cân nhắc các đánh đổi một cách thận trọng. Điều đó càng quan trọng hơn khi bạn đang xây dựng một công ty từ con số 0 và mọi quyết định đều có hệ quả dài hạn.

Một cuộc đàm phán tốt không phải là chuyện áp đảo bên kia. Đó là quá trình hiểu rõ ưu tiên, xác định giới hạn và cấu trúc một kết quả giữ được giá trị cho cả hai bên. Với nhà sáng lập, cách tiếp cận này đặc biệt quan trọng vì mối quan hệ, uy tín và thời điểm nhiều khi quan trọng không kém giá cả.

Dưới đây là mười bài học thực tiễn có thể giúp bạn đàm phán tự tin hơn và đạt kết quả tốt hơn.

1. Biết chính xác điều mình muốn

Sai lầm lớn nhất trong đàm phán là bước vào cuộc trao đổi với mục tiêu mơ hồ. Nếu bạn không biết thế nào là thành công, bạn sẽ rất khó nhận ra một đề nghị tốt khi nó xuất hiện.

Trước bất kỳ cuộc trao đổi nào, hãy xác định kết quả mục tiêu bằng các tiêu chí cụ thể. Ví dụ:

• Mức giá chính xác bạn muốn trả hoặc nhận
• Thời hạn quan trọng đối với bạn
• Phạm vi công việc bạn cần được hoàn thành
• Các điều khoản hợp đồng mà bạn có thể chấp nhận
• Những điều khoản bạn sẽ không chấp nhận trong bất kỳ trường hợp nào

Với nhà sáng lập, mức độ rõ ràng này là cực kỳ quan trọng. Khi bạn đàm phán với chủ nhà, nhà cung cấp, freelancer hoặc nhà đầu tư, mục tiêu mơ hồ sẽ tạo ra chỗ cho sự hiểu lầm. Mục tiêu cụ thể sẽ tạo ra đòn bẩy.

Bạn cũng nên phân biệt giữa điều mình muốn và điều mình cần. Bạn có thể muốn mức giá thấp nhất có thể, nhưng điều bạn thực sự cần là dòng tiền ổn định và dễ dự đoán. Bạn có thể muốn chốt nhanh, nhưng điều bạn thực sự cần là sự bảo vệ về mặt pháp lý. Khi hiểu được sự khác biệt này, cuộc đàm phán của bạn sẽ mạnh hơn nhiều.

2. Hiểu ưu tiên của phía bên kia

Những người đàm phán giỏi không chỉ tập trung vào lập trường của mình. Họ còn tự hỏi: phía bên kia quan tâm nhất đến điều gì?

Một nhà cung cấp có thể coi trọng thời hạn hợp đồng dài hơn là mức phí tăng nhẹ. Một chủ nhà có thể muốn có một khách thuê đáng tin cậy hơn là thêm một chút tiền thuê. Một freelancer có thể coi trọng việc được thanh toán nhanh hơn là tổng giá trị hợp đồng. Khi bạn xác định được điều gì thực sự quan trọng với đối phương, bạn thường có thể trao đổi một thứ ít tốn kém với mình để lấy một thứ có giá trị cao hơn.

Đó là lúc khâu chuẩn bị phát huy tác dụng. Trước cuộc họp, hãy tìm hiểu doanh nghiệp, xem lại đề nghị và suy nghĩ về những động cơ có thể có. Nếu bên kia là một nhà cung cấp dịch vụ thân thiện với startup, họ có thể muốn công việc lặp lại hoặc một lời chứng thực. Nếu họ là một công ty lớn hơn, họ có thể muốn quy trình gọn gàng và ít ma sát.

Bạn càng hiểu nhu cầu của họ, việc định hình một thỏa thuận phù hợp càng dễ dàng.

3. Chuẩn bị điểm dừng của bạn

Mọi cuộc đàm phán đều cần một giới hạn. Nếu bạn không biết phương án dự phòng của mình, bạn rất dễ đồng ý với những điều khoản tệ hơn việc không ký kết gì cả.

Điểm dừng là mức tại đó bạn ngừng đàm phán và chuyển sang lựa chọn khác. Đó có thể là mức giá tối đa, mức lương tối thiểu, một điều khoản không thể chấp nhận, hoặc một thời hạn không thể gia hạn.

Nhà sáng lập nên xác định điều này trước, khi cảm xúc hoặc áp lực chưa chen vào cuộc trao đổi. Khi bạn đã ở trong cuộc họp, sẽ dễ hợp lý hóa một thỏa thuận tệ nếu trước đó bạn chưa quyết định rõ giới hạn của mình.

Điểm dừng không khiến bạn cứng nhắc. Nó tạo ra kỷ luật. Nó cho phép bạn đàm phán tự tin vì bạn biết điều gì có thể chấp nhận và điều gì không.

4. Kiên nhẫn

Sự vội vàng làm yếu đi vị thế của bạn. Nếu bạn quá nhanh chóng muốn chốt, phía bên kia sẽ cảm nhận được điều đó.

Kiên nhẫn đặc biệt hữu ích khi đối phương kiểm soát thời gian. Nếu họ biết bạn cần câu trả lời ngay lập tức, họ sẽ có nhiều đòn bẩy hơn. Nếu bạn giữ được sự bình tĩnh và không tạo áp lực không cần thiết, kết quả thường sẽ tốt hơn.

Điều đó không có nghĩa là kéo dài mọi cuộc trao đổi. Nó có nghĩa là kiềm chế việc chấp nhận ngay lời đề nghị đầu tiên chỉ vì khoảng lặng khiến bạn khó chịu.

Trong kinh doanh, sự im lặng có thể hữu ích. Một khoảng dừng sau khi nhận đề nghị cho bạn thời gian suy nghĩ. Một sự trì hoãn có thể cho thấy còn dư địa linh hoạt. Một phản hồi có chừng mực có thể truyền tải sự tự tin.

5. Quyết định vấn đề nào quan trọng nhất

Không phải mọi điểm trong một cuộc đàm phán đều đáng được chú ý như nhau. Có những vấn đề mang tính then chốt. Có những vấn đề có thể thương lượng.

Những nhà sáng lập đàm phán thành công thường biết khi nào nên giữ vững lập trường và khi nào nên nhượng bộ. Ví dụ, bạn có thể chấp nhận mức giá cao hơn một chút nếu nhà cung cấp đổi lại giao hàng nhanh hơn, hỗ trợ tốt hơn hoặc điều khoản thanh toán thuận lợi hơn. Hoặc bạn có thể đồng ý gia hạn hợp đồng nếu nó đi kèm một lựa chọn chấm dứt sớm giúp bảo vệ bạn về sau.

Điều quan trọng là xác định thứ tự ưu tiên trước khi cuộc trao đổi bắt đầu.

Hãy tự hỏi:

• Điều khoản nào ảnh hưởng đến chi phí nhiều nhất?
• Điều khoản nào ảnh hưởng đến rủi ro nhiều nhất?
• Điều khoản nào ảnh hưởng đến tính linh hoạt nhiều nhất?
• Điều khoản nào tôi có thể đánh đổi mà không gây hại cho doanh nghiệp?

Khi bạn biết rõ ưu tiên của mình, bạn có thể đưa ra những nhượng bộ thông minh thay vì nhượng bộ ngẫu nhiên.

6. Tìm kiếm cấu trúc đôi bên cùng có lợi

Những cuộc đàm phán tốt nhất thường tạo ra giá trị thay vì chỉ chia nhỏ giá trị sẵn có.

Điều đó có nghĩa là tìm kiếm kết quả mà cả hai bên đều có thể hưởng lợi. Một thỏa thuận đôi bên cùng có lợi không có nghĩa là cả hai bên đều đạt được mọi thứ mình muốn. Nó có nghĩa là mỗi bên nhận được đủ giá trị để cảm thấy hài lòng với thỏa thuận và có đủ động lực để thực hiện.

Ví dụ:

• Một nhà cung cấp dịch vụ có thể chấp nhận thanh toán ban đầu thấp hơn để đổi lấy cam kết dài hơn
• Một nhà cung cấp có thể đưa ra mức giá tốt hơn để đổi lấy cấu trúc đơn hàng đơn giản hơn
• Một tư vấn viên có thể đồng ý mức phí thấp hơn nếu phạm vi công việc được xác định chặt chẽ
• Một chủ nhà có thể đưa ra ưu đãi nếu thời hạn thuê dài hơn

Phong cách đàm phán này hoạt động tốt với nhà sáng lập vì nó giữ gìn mối quan hệ. Bạn rất có thể sẽ tiếp tục làm việc với cùng nhà cung cấp, khách hàng và đối tác trong tương lai. Một thỏa thuận khiến đối phương cảm thấy được tôn trọng sẽ bền vững hơn một thỏa thuận mang tính ép buộc.

7. Dùng đánh đổi thay vì nhượng bộ một chiều

Nếu bạn nhường một thứ, hãy cố gắng nhận lại một thứ khác.

Những nhượng bộ một chiều khiến phía bên kia quen với việc đòi hỏi nhiều hơn. Ngược lại, một sự đánh đổi sẽ giữ cho cuộc trao đổi cân bằng và chuyên nghiệp. Nếu giá giảm, phạm vi công việc có thể phải thay đổi. Nếu thời hạn được đẩy lên sớm hơn, phí có thể phải tăng. Nếu việc thanh toán bị trì hoãn, các điều khoản khác có thể cần được cải thiện.

Đây là một trong những quy tắc đơn giản nhất trong đàm phán, nhưng nhiều người lại bỏ qua khi chịu áp lực.

Nguyên tắc rất rõ ràng: mọi nhượng bộ đều nên có chi phí, lý do hoặc phần bù tương xứng. Điều đó bảo vệ uy tín của bạn và giữ cho thỏa thuận hợp lý.

8. Đừng định giá thấp giá trị của bạn

Nhà sáng lập thường mắc sai lầm là giảm giá quá nhanh. Họ rất muốn có được thỏa thuận đến mức hạ giá, chấp nhận rủi ro hoặc cho đi phạm vi công việc mà không nhận lại nhiều.

Điều đó có thể tạo ra vấn đề dài hạn. Nếu bạn thường xuyên định giá thấp giá trị của mình, phía bên kia có thể cho rằng đề nghị ban đầu của bạn đã bị thổi phồng. Nếu bạn cắt giảm quá sâu mà không giải thích, bạn có thể làm giảm niềm tin. Nếu bạn liên tục đưa ra ngoại lệ, những ngoại lệ đó có thể trở thành chuẩn mực mới.

Một cách tiếp cận tốt hơn là gắn giá với giá trị.

Nếu bạn muốn tính giá cao hơn, hãy giải thích khách hàng sẽ nhận lại điều gì. Nếu bạn cần biện minh cho quan điểm của mình, hãy nhấn mạnh tốc độ, độ tin cậy, chuyên môn, hỗ trợ hoặc khả năng giảm rủi ro. Nói cách khác, đừng đàm phán như thể giá là biến số duy nhất. Thực tế, giá trị thật thường nằm ở toàn bộ gói lợi ích.

9. Giữ thái độ chuyên nghiệp khi bị gây áp lực

Một số cuộc đàm phán trở nên căng thẳng. Người ta có thể gây áp lực, nói quá, trì hoãn hoặc cố làm bạn khó chịu.

Phản ứng tốt nhất là giữ vững nhịp độ.

Đừng giải thích quá nhiều. Đừng phản ứng theo cảm xúc. Đừng để một lời nói sắc lạnh kéo bạn vào thế phòng thủ. Thay vào đó, hãy quay lại với các dữ kiện:

• Đang được đề nghị điều gì?
• Đang được yêu cầu điều gì?
• Thỏa thuận này giải quyết vấn đề gì?
• Sự đánh đổi nào sẽ khiến thỏa thuận khả thi?

Tính chuyên nghiệp là một lợi thế chiến lược. Người giữ được bình tĩnh thường có nhiều không gian hơn để suy nghĩ rõ ràng và đưa ra quyết định tốt hơn.

Với nhà sáng lập, điều này rất quan trọng vì uy tín của bạn sẽ lan rộng. Nhà cung cấp, khách hàng, luật sư và đối tác đều ghi nhớ cách bạn xử lý các cuộc trao đổi khó khăn.

10. Ghi lại thỏa thuận bằng văn bản càng sớm càng tốt

Một cuộc đàm phán tốt chưa hoàn tất cho đến khi các điều khoản được ghi thành văn bản.

Những thỏa thuận bằng lời nói rất dễ bị nhớ sai. Mỗi người nghe theo cách mình muốn nghe. Chi tiết thay đổi. Kỳ vọng trôi đi. Sau một thời gian, thỏa thuận ban đầu có thể trở nên mơ hồ đến khó tin.

Vì vậy, bạn nên ghi lại các điều khoản càng sớm càng tốt. Hãy đưa những điểm chính vào văn bản:

• Giá hoặc thù lao
• Phạm vi công việc
• Thời hạn
• Điều khoản thanh toán
• Quyền chấm dứt
• Trách nhiệm của mỗi bên
• Mọi điều kiện hoặc ngoại lệ đặc biệt

Điều này đặc biệt quan trọng với nhà sáng lập khi làm việc với nhà cung cấp, nhà thầu và nhà cung cấp dịch vụ. Một thỏa thuận bằng văn bản bảo vệ cả hai bên và giảm nguy cơ tranh chấp trong tương lai.

Thói quen đàm phán thực tiễn cho nhà sáng lập

Mười bài học ở trên sẽ hiệu quả nhất khi chúng trở thành thói quen. Dưới đây là một vài cách để đưa chúng vào quy trình của bạn:

• Ghi mục tiêu của bạn trước mỗi cuộc gọi hoặc cuộc họp quan trọng
• Liệt kê riêng những điều không thể nhượng bộ và những điểm có thể linh hoạt
• Tìm hiểu phía bên kia trước khi cuộc trao đổi bắt đầu
• Luyện đặt câu hỏi rõ ràng thay vì đoán mò
• Dừng lại trước khi chấp nhận đề nghị đầu tiên
• Xem mọi nhượng bộ là một cuộc đánh đổi, không phải là món quà
• Xác nhận các điều khoản cuối cùng bằng văn bản ngay lập tức

Những thói quen này nghe có vẻ đơn giản, nhưng hiệu quả sẽ tích lũy theo thời gian. Càng sử dụng chúng thường xuyên, bạn càng đàm phán tự tin và kỷ luật hơn.

Vì sao đàm phán quan trọng đối với doanh nghiệp mới

Khi bạn đang xây dựng một công ty, mọi hợp đồng đều ảnh hưởng đến thời gian hoạt động và mức độ rủi ro của bạn. Một sai sót nhỏ trong đàm phán có thể trở thành một vấn đề tốn kém về sau. Ngược lại, một thỏa thuận tốt có thể tạo cho bạn không gian để phát triển.

Đó là lý do đàm phán không chỉ là kỹ năng bán hàng hay kỹ năng pháp lý. Nó là một kỹ năng sống còn trong kinh doanh.

Nhà sáng lập đàm phán liên tục, ngay cả khi họ không nghĩ về nó theo cách đó. Họ đàm phán với:

• Các nhà cung cấp dịch vụ thành lập và tuân thủ
• Kế toán và luật sư
• Nhà thầu độc lập và freelancer
• Nhà cung cấp phần mềm
• Chủ nhà và đơn vị quản lý tòa nhà
• Khách hàng và bên mua dịch vụ

Trong mọi trường hợp, các nguyên tắc cốt lõi đều giống nhau: chuẩn bị kỹ, hiểu ưu tiên, bảo vệ giới hạn của bạn và ghi lại thỏa thuận cuối cùng.

Lời kết

Đàm phán không phải là thắng mọi điểm. Đó là xây dựng những thỏa thuận hỗ trợ mục tiêu kinh doanh của bạn mà không tạo thêm rủi ro không cần thiết.

Nếu bạn biết mình muốn gì, hiểu bên kia coi trọng điều gì và giữ kỷ luật với giới hạn của mình, bạn sẽ đạt được kết quả tốt hơn một cách ổn định hơn. Theo thời gian, những kết quả tốt hơn đó có thể giúp tiết kiệm chi phí, giảm ma sát và củng cố những mối quan hệ kinh doanh quan trọng nhất.

Với nhà sáng lập, đó là một lợi thế thực tế có thể được sử dụng ở gần như mọi khía cạnh của doanh nghiệp.