10 neuvottelun oppia, jotka jokaisen perustajan kannattaa tietää

Neuvottelu on yksi tärkeimmistä taidoista, joita perustaja voi kehittää. Perustatpa yritystä, palkkaatpa urakoitsijaa, viimeisteletpä toimittajasopimusta tai keskustelet vuokrasopimuksesta, neuvottelun laatu vaikuttaa usein kassavirtaasi, riskeihisi ja kasvukykyysi.

Varhaisen vaiheen yritykset voittavat harvoin siksi, että niillä on eniten neuvotteluvoimaa. Ne voittavat siksi, että ne valmistautuvat paremmin, viestivät selkeästi ja tekevät harkittuja kompromisseja. Tämä korostuu entisestään, kun rakennat yritystä alusta asti ja jokaisella päätöksellä on pitkän aikavälin seurauksia.

Hyvä neuvottelu ei tarkoita vastapuolen jyräämistä. Kyse on prioriteettien ymmärtämisestä, rajojen määrittämisestä ja sellaisen lopputuloksen rakentamisesta, joka säilyttää arvon molemmille osapuolille. Perustajille tämä lähestymistapa on erityisen tärkeä, koska suhteet, maine ja ajoitus merkitsevät usein yhtä paljon kuin hinta.

Alla on kymmenen käytännöllistä oppia, jotka auttavat sinua neuvottelemaan varmemmin ja paremmilla tuloksilla.

1. Tiedä tarkalleen, mitä haluat

Suurin virhe neuvottelussa on saapua paikalle epäselvän tavoitteen kanssa. Jos et tiedä, miltä onnistuminen näyttää, sinun on vaikea tunnistaa hyvää tarjousta silloin, kun se tulee vastaan.

Määrittele ennen keskustelua tavoiteltu lopputulos mahdollisimman tarkasti. Esimerkiksi:

• Tarkka hinta, jonka haluat maksaa tai saada
• Määräaika, joka on sinulle tärkeä
• Työn laajuus, joka täytyy toteuttaa
• Sopimusehdot, jotka voit hyväksyä
• Ehdot, joita et hyväksy missään tilanteessa

Perustajille tämä selkeys on ratkaisevaa. Kun neuvottelet vuokranantajan, toimittajan, freelancerin tai sijoittajan kanssa, epämääräiset tavoitteet luovat tilaa sekaannuksille. Tarkoiksi määritellyt tavoitteet luovat neuvotteluvoimaa.

On myös hyödyllistä erottaa toiveet tarpeista. Saatat toivoa mahdollisimman alhaista hintaa, mutta todellinen tarpeesi on ennustettava kassavirta. Saatat toivoa nopeaa päätöstä, mutta todellinen tarpeesi on oikeudellinen suoja. Kun ymmärrät eron, neuvottelustasi tulee paljon vahvempi.

2. Ymmärrä vastapuolen prioriteetit

Hyvät neuvottelijat eivät keskity vain omaan asemaansa. He kysyvät myös: mikä vastapuolelle on tärkeintä?

Toimittajalle voi olla tärkeämpää pidempi sopimuskausi kuin hieman korkeampi palkkio. Vuokranantaja voi arvostaa luotettavaa vuokralaista enemmän kuin hieman korkeampaa vuokraa. Freelancerille maksun nopeus voi olla tärkeämpää kuin koko hinta. Kun tunnistat, mikä toiselle osapuolelle merkitsee eniten, voit usein vaihtaa jotain sinulle vähäarvoista heille arvokkaaseen.

Tässä valmistautuminen on tärkeää. Ennen tapaamista tutki yritystä, käy tarjous läpi ja mieti mahdollisia motiiveja. Jos vastapuoli on startup-ystävällinen palveluntarjoaja, se saattaa haluta toistuvaa liiketoimintaa tai suosittelun. Jos kyseessä on suurempi yhtiö, se voi arvostaa selkeää prosessia ja vähäistä kitkaa.

Mitä paremmin ymmärrät heidän tarpeensa, sitä helpompi on rakentaa toimiva sopimus.

3. Valmistele oma rajasi

Jokaisessa neuvottelussa täytyy olla raja. Jos et tiedä varavaihtoehtoasi, voit helposti suostua ehtoihin, jotka ovat huonommat kuin ei sopimusta lainkaan.

Raja on piste, jossa lopetat neuvottelun ja siirryt eteenpäin. Se voi olla enimmäishinta, vähimmäispalkka, hyväksymätön ehto tai määräaika, jota ei voi pidentää.

Perustajien kannattaa määritellä tämä etukäteen, ennen kuin tunteet tai paineet tulevat mukaan keskusteluun. Kun olet jo tilanteessa, huonon sopimuksen järkeistäminen on helpompaa, jos et ole aiemmin päättänyt, missä pysäytät neuvottelun.

Raja ei tee sinusta jäykkää. Se antaa sinulle kurinalaisuutta. Sen ansiosta voit neuvotella luottavaisesti, koska tiedät, mikä on hyväksyttävää ja mikä ei.

4. Ole kärsivällinen

Malttamattomuus heikentää asemaasi. Jos kiirehdit päätöstä liian nopeasti, vastapuoli huomaa sen.

Kärsivällisyys on erityisen hyödyllistä silloin, kun toinen osapuoli hallitsee aikataulua. Jos he tietävät, että tarvitset vastauksen heti, heidän neuvotteluvoimansa kasvaa. Jos pystyt pysymään rauhallisena ja välttämään tarpeetonta painetta, parannat usein lopputulosta.

Tämä ei tarkoita jokaisen keskustelun venyttämistä. Se tarkoittaa, että vastustat kiusausta hyväksyä ensimmäinen tarjous vain siksi, että hiljaisuus tuntuu epämukavalta.

Liiketoiminnassa hiljaisuus voi olla hyödyllistä. Tarjouksen jälkeinen tauko antaa aikaa ajatella. Viive voi paljastaa joustavuutta. Harkittu vastaus voi viestiä itsevarmuutta.

5. Päätä, mitkä asiat ovat tärkeimpiä

Kaikki neuvottelun kohdat eivät ansaitse samaa huomiota. Jotkin asiat ovat kriittisiä. Toiset ovat neuvoteltavissa.

Neuvotteluissa menestyvät perustajat tietävät yleensä, missä kannattaa pysyä lujana ja missä voi joustaa. Voit esimerkiksi hyväksyä hieman korkeamman hinnan, jos toimittaja sisällyttää mukaan nopeamman toimituksen, paremman tuen tai edullisemmat maksuehdot. Tai voit suostua sopimuksen pidentämiseen, jos siihen sisältyy irtisanomisoptio, joka suojaa sinua myöhemmin.

Avain on tunnistaa omat prioriteettisi ennen keskustelun alkamista.

Kysy itseltäsi:

• Mitkä ehdot vaikuttavat eniten kustannuksiin?
• Mitkä ehdot vaikuttavat eniten riskiin?
• Mitkä ehdot vaikuttavat eniten joustavuuteen?
• Mitkä ehdot voin vaihtaa ilman, että vahingoitan liiketoimintaa?

Kun tiedät prioriteettisi, voit tehdä järkeviä myönnytyksiä satunnaisten sijaan.

6. Etsi win-win-ratkaisuja

Parhaat neuvottelut luovat usein arvoa sen sijaan, että ne vain jakaisivat sitä.

Se tarkoittaa ratkaisujen etsimistä, joista molemmat osapuolet hyötyvät. Win-win-sopimus ei tarkoita, että molemmat saisivat kaiken haluamansa. Se tarkoittaa, että kumpikin saa riittävästi arvoa tunteakseen olonsa hyväksi sopimuksesta ja riittävän kannusteen toteuttaa se.

Esimerkiksi:

• Palveluntarjoaja voi hyväksyä pienemmän ennakkomaksun vastineeksi pidemmästä sitoumuksesta
• Toimittaja voi tarjota paremman hinnoittelun vastineeksi yksinkertaisemmasta tilausrakenteesta
• Konsultti voi suostua alempaan hintaan, jos työn laajuus on tarkasti määritelty
• Vuokranantaja voi myöntää helpotuksia, jos vuokrakausi on pidempi

Tämä neuvottelutapa toimii hyvin perustajille, koska se säilyttää suhteet. Tulet todennäköisesti työskentelemään samojen toimittajien, asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa uudelleen. Sopimus, joka saa toisen osapuolen tuntemaan olonsa arvostetuksi, on kestävämpi kuin sellainen, joka tuntuu pakotetulta.

7. Käytä vaihtokauppoja yksipuolisten myönnytysten sijaan

Jos luovut jostakin, pyri saamaan jotain takaisin.

Yksipuoliset myönnytykset opettavat vastapuolen odottamaan lisää. Vaihtokauppa sen sijaan pitää keskustelun tasapainoisena ja ammattimaisena. Jos hinta laskee, työn laajuuden voi täytyä muuttua. Jos määräaika aikaistuu, palkkion voi täytyä nousta. Jos maksu viivästyy, muiden ehtojen täytyy ehkä parantua.

Tämä on yksi neuvottelun yksinkertaisimmista säännöistä, mutta moni unohtaa sen paineen alla.

Periaate on suoraviivainen: jokaisella myönnytyksellä pitäisi olla hinta, syy tai vastine. Se suojaa uskottavuuttasi ja pitää sopimuksen järkevänä.

8. Älä aliarvioi omaa arvoasi

Perustajat tekevät usein virheen, kun he alentavat hintojaan liian nopeasti. He haluavat sopimuksen niin kovasti, että he laskevat hintaa, ottavat riskin tai antavat työn laajuutta pois ilman kunnollista vastinetta.

Tämä voi aiheuttaa pitkäaikaisia ongelmia. Jos hinnoittelet itsesi toistuvasti liian alas, vastapuoli voi olettaa, että alkuperäinen tarjouksesi oli liian korkea. Jos leikkaat liian syvälle ilman selitystä, luottamus voi heikentyä. Jos teet jatkuvasti poikkeuksia, niistä voi tulla uusi normaali.

Vahvempi lähestymistapa on sitoa hinta arvoon.

Jos haluat veloittaa enemmän, selitä, mitä ostaja saa vastineeksi. Jos sinun täytyy perustella kantaasi, korosta nopeutta, luotettavuutta, asiantuntemusta, tukea tai riskin pienentämistä. Toisin sanoen, älä neuvottele ikään kuin hinta olisi ainoa muuttuja. Usein todellinen arvo on koko paketissa.

9. Pysy ammattimaisena paineen alla

Jotkin neuvottelut muuttuvat kireiksi. Ihmiset voivat painostaa, bluffata, viivytellä tai yrittää saada sinut epämukavaksi.

Paras vastaus on pysyä rauhallisena.

Älä selittele liikaa. Älä reagoi tunteella. Älä anna terävän kommentin vetää sinua puolustuskannalle. Palaa sen sijaan faktoihin:

• Mitä tarjotaan?
• Mitä pyydetään?
• Minkä ongelman sopimus ratkaisee?
• Mikä vaihtokauppa tekisi sopimuksesta toimivan?

Ammattimaisuus on strateginen etu. Henkilö, joka pysyy rauhallisena, saa yleensä enemmän tilaa ajatella selkeästi ja tehdä parempia päätöksiä.

Perustajille tämä on tärkeää, koska maine kulkee mukana. Toimittajat, asiakkaat, asianajajat ja kumppanit muistavat, miten hoidat vaikeat keskustelut.

10. Kirjaa sopimus nopeasti kirjallisesti

Hyvä neuvottelu ei ole valmis ennen kuin ehdot on dokumentoitu.

Suulliset sopimukset on helppo muistaa väärin. Ihmiset kuulevat sen, mitä haluavat kuulla. Yksityiskohdat muuttuvat. Odotukset ajautuvat eri suuntiin. Kun aikaa kuluu, alkuperäinen sopimus voi muuttua yllättävän epäselväksi.

Siksi ehdot kannattaa kirjata mahdollisimman pian. Laita keskeiset asiat kirjallisesti:

• Hinta tai korvaus
• Työn laajuus
• Määräajat
• Maksuehdot
• Irtisanomisoikeudet
• Kummankin osapuolen vastuut
• Mahdolliset erityisehdot tai poikkeukset

Tämä on erityisen tärkeää perustajille, jotka työskentelevät toimittajien, urakoitsijoiden ja palveluntarjoajien kanssa. Kirjallinen sopimus suojaa molempia osapuolia ja vähentää tulevien riitojen riskiä.

Käytännölliset neuvottelutottumukset perustajille

Yllä olevat kymmenen oppia toimivat parhaiten, kun niistä tulee rutiineja. Tässä muutamia tapoja rakentaa ne osaksi omaa prosessia:

• Kirjoita tavoitteesi ennen jokaista tärkeää puhelua tai tapaamista
• Listaa erikseen ehdottomat rajasi ja joustavat kohtasi
• Tutki vastapuoli ennen keskustelun alkua
• Harjoittele selkeiden kysymysten esittämistä oletusten tekemisen sijaan
• Pidä tauko ennen kuin hyväksyt ensimmäisen tarjouksen
• Kohtele jokaista myönnytystä vaihtona, ei lahjana
• Vahvista lopulliset ehdot kirjallisesti heti

Nämä tavat saattavat vaikuttaa yksinkertaisilta, mutta ne kasautuvat ajan myötä. Mitä useammin käytät niitä, sitä varmemmaksi ja kurinalaisemmaksi neuvottelusi muuttuvat.

Miksi neuvottelu on niin tärkeää uusille yrityksille

Kun rakennat yritystä, jokainen sopimus vaikuttaa runwayhyn ja riskiin. Pieni virhe neuvottelussa voi muuttua kalliiksi ongelmaksi myöhemmin. Vahva sopimus taas voi antaa sinulle tilaa kasvaa.

Siksi neuvottelu ei ole vain myyntitaito tai oikeudellinen taito. Se on liiketoiminnan selviytymistaito.

Perustajat neuvottelevat koko ajan, vaikka eivät ajattele asiaa niin. He neuvottelevat seuraavien tahojen kanssa:

• Yrityksen perustamiseen ja complianceen liittyvät palveluntarjoajat
• Kirjanpitäjät ja asianajajat
• Itsenäiset urakoitsijat ja freelancerit
• Ohjelmistotoimittajat
• Vuokranantajat ja kiinteistönhoitajat
• Asiakkaat

Jokaisessa tapauksessa pätevät samat periaatteet: valmistaudu, ymmärrä prioriteetit, suojaa rajasi ja dokumentoi lopullinen sopimus.

Lopuksi

Neuvottelu ei ole jokaisen yksityiskohdan voittamista. Kyse on sellaisten sopimusten rakentamisesta, jotka tukevat liiketoimintasi tavoitteita ilman tarpeetonta riskiä.

Kun tiedät, mitä haluat, ymmärrät, mitä vastapuoli arvostaa, ja pidät kiinni rajoistasi kurinalaisesti, saavutat parempia tuloksia johdonmukaisemmin. Ajan myötä nämä paremmat tulokset voivat säästää rahaa, vähentää kitkaa ja vahvistaa tärkeimpiä liiketoimintasuhteita.

Perustajille tämä on käytännöllinen etu, jota voi hyödyntää lähes jokaisessa liiketoiminnan osa-alueessa.