Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia: plazos de presentación, tipos y quién debe pagarlo

El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es uno de los primeros temas fiscales que suele sorprender a los nuevos fundadores. Si obtiene ingresos de un negocio que posee, de un trabajo freelance secundario o de una actividad como socio, es posible que deba pagar este impuesto además del impuesto federal sobre la renta habitual.

La buena noticia es que las normas son manejables una vez que entiende lo básico. Necesita saber quién está sujeto, cómo se calcula el impuesto, cuándo vencen los pagos y qué formularios forman parte de su proceso de declaración. Si está creando un negocio, mantenerse organizado desde el principio hace que la temporada fiscal sea mucho más sencilla.

Qué cubre el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia

El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia financia Social Security y Medicare. En el caso de los empleados con formulario W-2, esos impuestos sobre la nómina se reparten entre el trabajador y el empleador. Si trabaja por cuenta propia, por lo general asume ambas partes usted mismo a través del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

Por eso este impuesto es distinto del impuesto sobre la renta. Puede deber ambos sobre los mismos ingresos empresariales.

El tipo combinado estándar es del 15,3% en la mayoría de los casos:

• 12,4% para Social Security
• 2,9% para Medicare

La parte correspondiente a Social Security solo se aplica hasta el límite anual de base salarial, mientras que la parte de Medicare continúa sobre las ganancias cubiertas. El IRS actualiza periódicamente los umbrales de base salarial, por lo que conviene comprobar las normas del año en curso antes de presentar la declaración.

Quién se considera trabajador por cuenta propia

Por lo general, se le considera trabajador por cuenta propia si obtiene ingresos empresariales por un trabajo que realiza por su cuenta y no como empleado con W-2. Algunos ejemplos habituales son:

• Empresarios individuales
• Contratistas independientes
• Freelancers
• Trabajadores de la economía colaborativa
• Socios de una sociedad
• Muchos propietarios de LLC, según cómo tribute la empresa

Una idea equivocada muy común es pensar que crear una LLC elimina automáticamente el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Eso no es cierto. El tipo de entidad y el tratamiento fiscal están relacionados, pero no son lo mismo.

Por ejemplo:

• Una LLC de un solo miembro suele tributar como una empresa individual, salvo que elija el tratamiento fiscal de sociedad.
• Una LLC con varios miembros suele tributar como una sociedad, salvo que elija el tratamiento fiscal de sociedad anónima.
• Una S corporation puede cambiar la forma en que se grava la compensación del propietario, pero no elimina la obligación de pagarse un salario razonable cuando corresponde.

Si no tiene claro qué normas se aplican a su negocio, confirme su clasificación fiscal antes de basarse en ninguna suposición.

Quién normalmente no debe este impuesto sobre esos ingresos

No todos los ingresos están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Por ejemplo, los salarios W-2 no son ingresos por trabajo por cuenta propia. Los ingresos por inversiones también suelen tratarse de forma distinta de los ingresos activos de una actividad empresarial.

Algunas categorías especiales tienen sus propias normas del IRS, incluidos ciertos clérigos, trabajadores religiosos y contribuyentes con exenciones aprobadas. Estas situaciones son limitadas y deben revisarse con cuidado antes de presentar la declaración.

Cómo se calcula el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia

El cálculo parte de las ganancias netas del trabajo por cuenta propia, no de los ingresos brutos.

Eso significa que primero resta los gastos ordinarios y necesarios de la actividad a sus ingresos empresariales. El resultado es el beneficio neto. Después, el IRS aplica una fórmula para determinar la parte de ese beneficio sujeta al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

En la mayoría de los casos, el IRS utiliza el 92,35% de las ganancias netas al calcular este impuesto.

Ejemplo sencillo:

• Beneficio neto del negocio: 50.000 $
• Importe sujeto al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia: 46.175 $
• Impuesto al 15,3%: aproximadamente 7.065 $
• Por lo general, la mitad de ese impuesto es deducible en su declaración federal del impuesto sobre la renta

Esa deducción de la mitad no elimina el impuesto, pero puede reducir su base imponible.

Formularios que puede necesitar presentar

La mayoría de los contribuyentes que trabajan por cuenta propia utilizan una combinación de formularios para declarar los ingresos empresariales y calcular el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

Anexo C

El Anexo C declara los ingresos y gastos empresariales de muchos empresarios individuales y LLC de un solo miembro que tributan como entidades desatendidas.

Anexo SE

El Anexo SE es donde calcula el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia en función de sus ganancias netas.

Formulario 1040 o Formulario 1040-SR

Su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia finalmente se integra en su declaración individual.

Formulario 1040-ES

Si prevé que deberá pagar una cantidad importante de impuestos durante el año, es posible que tenga que realizar pagos trimestrales estimados en lugar de esperar hasta la campaña de presentación.

Plazos de presentación que debe conocer

El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia no tiene su propio plazo anual independiente. En su lugar, se gestiona a través de su proceso habitual de presentación del impuesto federal y, a menudo, mediante pagos estimados a lo largo del año.

Por regla general:

• Su declaración individual anual suele vencer en abril.
• Los pagos trimestrales estimados suelen vencer en abril, junio, septiembre y enero.
• Si un plazo coincide con un fin de semana o un festivo federal, normalmente se traslada al siguiente día hábil.

Una prórroga puede darle más tiempo para presentar la declaración, pero no amplía el plazo para pagar lo que debe. Si prevé un saldo pendiente, planificar con antelación es importante.

Factores que determinan si debe pagar este impuesto

Varios factores clave determinan si se aplica el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia:

• Sus ganancias netas deben ser generalmente de 400 $ o más para que se aplique el impuesto.
• Debe tener ingresos procedentes de una actividad comercial o profesional, no solo ingresos pasivos o de inversión.
• Los ingresos de sociedades y los pagos garantizados también pueden activar este impuesto.
• Ciertos empleos relacionados con la iglesia tienen umbrales y excepciones propios.
• Las exenciones aprobadas por el IRS pueden modificar las normas para categorías limitadas de trabajadores.

La idea más importante es que este impuesto se basa en ingresos empresariales efectivamente obtenidos, no simplemente en si recibió un formulario 1099.

Errores comunes que debe evitar

Los problemas con el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia suelen deberse a errores sencillos de contabilidad. Tenga cuidado con estos:

• Usar ingresos brutos en lugar de beneficio neto
• Olvidar reservar dinero para los impuestos trimestrales
• Suponer que una LLC evita automáticamente este impuesto
• Mezclar gastos personales y empresariales
• Omitir gastos deducibles que reducirían el ingreso neto
• Considerar una prórroga como si fuera un plazo de pago

Un buen registro lo facilita todo. Mantenga organizados durante todo el año los extractos bancarios, facturas, recibos y registros de kilometraje, en lugar de reconstruirlos en época de impuestos.

Cómo ayuda Zenind a los empresarios antes de la temporada fiscal

Una estructura empresarial bien organizada ayuda a simplificar después la declaración de impuestos. Zenind ayuda a los fundadores con los pasos de constitución y cumplimiento que suelen preceder a la primera declaración fiscal.

Eso puede incluir:

• Constituir una LLC
• Obtener un EIN
• Mantener organizadas las tareas de cumplimiento
• Construir una base más sólida para la contabilidad y la preparación fiscal

Cuando la estructura de su empresa y sus registros están correctamente configurados desde el principio, resulta más fácil separar la actividad empresarial de las finanzas personales y estar preparado para los plazos de presentación.

Formas prácticas de estar preparado durante todo el año

Si quiere evitar las prisas de última hora con los impuestos, cree un sistema sencillo desde el principio:

• Registre los ingresos del negocio a medida que entran
• Guarde los recibos de los gastos deducibles
• Conciliar su cuenta empresarial cada mes
• Estime su carga fiscal cada trimestre
• Revise la estructura de su entidad con un profesional fiscal si aumentan sus ingresos

Un poco de planificación cada mes es mucho más fácil que ponerse al día cuando termina el año.

Preguntas frecuentes

¿Es lo mismo el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia que el impuesto sobre la renta?

No. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia financia Social Security y Medicare. El impuesto sobre la renta es un impuesto distinto basado en su renta imponible.

¿Debo pagar el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia si solo tengo un trabajo secundario?

Si su actividad secundaria genera ganancias netas de 400 $ o más, por lo general debe pagar este impuesto sobre esos ingresos.

¿Puede una LLC evitar el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia?

No automáticamente. Una LLC puede tributar de distintas formas según las elecciones fiscales y la estructura de propiedad, por lo que el resultado fiscal depende de cómo se clasifique la empresa.

¿Puedo reducir legalmente el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia?

Puede reducir el beneficio empresarial imponible mediante deducciones empresariales legítimas, un buen registro contable y la estructura fiscal adecuada para su situación. Un profesional fiscal cualificado puede ayudarle a elegir la mejor opción.

Conclusiones finales

El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es una parte normal de dirigir su propio negocio en Estados Unidos. Si obtiene ingresos empresariales, determine si se le considera trabajador por cuenta propia, calcule el impuesto sobre las ganancias netas y anticípese a los plazos mediante pagos estimados cuando sea necesario.

Para los fundadores, lo importante es no esperar hasta la temporada fiscal. Estructure su empresa, su contabilidad y su rutina fiscal desde el principio para poder centrarse en crecer en lugar de enfrentarse a sorpresas.