Wisconsinin hyväntekeväisyysrekisteröinti: Käytännön vaatimustenmukaisuusopas voittoa tavoittelemattomille organisaatioille

Wisconsinin hyväntekeväisyysrekisteröinti on yksi ensimmäisistä vaatimustenmukaisuuskysymyksistä, joita monet voittoa tavoittelemattomat organisaatiot kohtaavat aloittaessaan varainhankinnan. Jos organisaatiosi aikoo pyytää lahjoituksia Wisconsinissa, sinun on ehkä rekisteröidyttävä Wisconsin Department of Financial Institutionsiin (DFI), toimitettava vuosiraportit ja pidettävä tietosi ajan tasalla.

Tämä opas purkaa säännöt selkokielelle, jotta voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden perustajat, hallituksen jäsenet ja vaatimustenmukaisuustiimit ymmärtävät, milloin rekisteröinti vaaditaan, mitä vapautuksia voi soveltua ja miten vuosittaiset ilmoitukset toimivat.

Mitä Wisconsinin hyväntekeväisyysrekisteröinti kattaa

Wisconsinissa hyväntekeväisyysorganisaatio on yleensä mikä tahansa henkilö tai taho, joka pyytää lahjoituksia osavaltiossa hyväntekeväistä tarkoitusta varten. Rekisteröinti ei ole sama asia kuin IRS:n verovapausasema. Organisaatio voi olla tunnustettu voittoa tavoittelemattomaksi, mutta sen on silti ehkä rekisteröidyttävä Wisconsinissa, jos se pyytää lahjoituksia osavaltion sääntöjen mukaan.

Osavaltio käsittelee myös varainhankinnan välikäsiä erillään. Jos käytät ammattimaista varainhankkijaa tai varainhankintakonsulttia, näillä palveluntarjoajilla voi olla omat rekisteröinti- ja vakuusvaatimuksensa.

Milloin rekisteröinti vaaditaan

Wisconsinin DFI:n ohjeiden mukaan hyväntekeväisyysorganisaation on rekisteröidyttävä, jos se:

• Pyytää lahjoituksia Wisconsinissa ja sillä on palkattuja työntekijöitä, tai
• Pyytää lahjoituksia Wisconsinissa ja saa 25 000 dollaria tai enemmän lahjoituksia tilikauden aikana.

Osavaltion ulkopuolinen organisaatio on myös rekisteröintivelvollinen, jos se pyytää lahjoituksia Wisconsinissa tai jos lahjoituksia pyydetään Wisconsinissa sen puolesta.

Käytännöllinen tapa ajatella sääntöä on tämä: jos organisaatiosi pyytää aktiivisesti lahjoituksia Wisconsinissa asuvilta henkilöiltä tai yrityksiltä, sinun kannattaa tarkistaa, soveltuuko rekisteröinti ennen varainhankinnan aloittamista.

Mitä pidetään lahjoituksena

Wisconsin määrittelee lahjoituksen laajasti rahaa, luottoa, omaisuutta tai muuta arvoa sisältävän asian avustuksena tai lupauksena, tietyin poikkeuksin.

Esimerkkejä, joita ei pidetä lahjoituksina:

• Bingon tai arpajaisten tuotot
• Julkiset avustukset
• Jäseniltä maksetut aidot jäsenmaksut, maksut tai jäsenyysmaksut, ellei jäsenyyttä ole hankittu vastikkeena lahjoituspyynnöstä

Tällä erottelulla on merkitystä, koska monet organisaatiot sekoittavat varainhankinnan tulot ja hyväntekeväisyyslahjoitukset. Luokittelu vaikuttaa siihen, onko rekisteröintikynnykset saavutettu ja mitä raportteja on toimitettava.

Mitä pidetään lahjoituspyyntönä

Lahjoituspyyntö on enemmän kuin suora varainkeruukirje. Wisconsin käsittelee monia varainhankintaviestintöjä lahjoituspyyntöinä, mukaan lukien:

• Suulliset lahjoituspyynnöt
• Kirjalliset lahjoituspyynnöt
• Tiedotusvälineille suunnatut ilmoitukset
• Mainokset, joissa pyydetään taloudellista tukea
• Materiaalit, joissa organisaation nimeä käytetään syynä ostaa jotakin
• Kampanjat, joissa kerrotaan, että kaikki tai osa tuotoista hyödyttää hyväntekeväisyyskohdetta

Jos kampanjaasi kuuluu suoramarkkinointia, sähköpostikampanjoita, tapahtumia, sosiaalisen median julkaisuja tai cause-marketing-tyyppisiä kampanjoita, tarkista viesti huolellisesti ennen julkaisua.

Tavalliset vapautukset

Wisconsin tunnustaa useita vapautuksia hyväntekeväisyysrekisteröinnistä. Tavallisimpia ovat organisaatiot, jotka:

• Eivät pyydä lahjoituksia Wisconsinissa
• Ovat uskonnollisia tahoja, jotka on vapautettu IRS:n lomakkeen 990 jättämisestä
• Ovat tiettyjä poliittisia järjestöjä tai ehdokkaita, joihin sovelletaan vaaliraportointisääntöjä
• Odottavat keräävänsä tai saavansa enintään 25 000 dollaria tilikaudessa eikä niillä ole palkattuja työntekijöitä
• Pyytävät lahjoituksia yksinomaan jäseniltään, tietyissä veljes-, kansalais-, hyväntekeväisyys-, isänmaallisissa tai sosiaalisissa järjestöissä
• Ovat kelpoisia veteraanijärjestöjä, oppilaitoksia, joilla on rajattu lahjoituspyyntötoiminta, osavaltion virastoja, paikallishallinnon yksiköitä, yksityiskouluja tai tiettyjä kongressin perustamia yhtiöitä

Vapautukset riippuvat tosiseikoista. Jos organisaatiosi on lähellä ilmoituskynnystä tai käyttää kolmansia osapuolia varainhankinnassa, on turvallisempaa varmistaa asemansa kuin olettaa vapautuksen soveltuvan.

Näin rekisteröidyt Wisconsinissa

DFI käyttää lomaketta #296, Charitable Organization Registration Application -hakemusta, antaakseen credential number -tunnuksen organisaatioille, jotka haluavat pyytää lahjoituksia Wisconsinissa tai joiden puolesta lahjoituksia pyydetään.

Rekisteröitymisen jälkeen organisaatiot voivat käyttää DFI:n verkkopalveluja seuraaviin tarkoituksiin:

• Hakea rekisteröityjä organisaatioita
• Tarkistaa hakemuksen tilan
• Päivittää yhteystiedot
• Uusia rekisteröinnin
• Hakea PIN-koodeja ja credential number -tunnuksia
• Ladata ja tulostaa dokumentaation

Vaatimustenmukaisuustiimeille tärkein käytännön asia on nimetä sisäinen vastuu rekisteröinnille, uusimiselle ja vuosittaisille ilmoituksille ennen ensimmäisen kampanjan käynnistämistä.

Vuosiraportointivaatimukset

Jokaisen Wisconsinissa rekisteröidyn hyväntekeväisyysorganisaation on toimitettava vuosittainen talousraportti. Raportin tarkoitus on antaa yleisölle selkeä kuva organisaation hyväntekeväisyys- ja ei-hyväntekeväisyystoiminnasta.

Vuosiraportti on toimitettava 12 kuukauden kuluessa organisaation tilikauden päättymisestä.

Wisconsin käyttää eri lomakkeita organisaation ilmoitustilanteesta riippuen:

• Lomake #1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report, tietyille pienemmille organisaatioille
• Lomake #1952, Wisconsin Supplement to Financial Report, organisaatioille, jotka jättävät IRS:n lomakkeen 990, 990-EZ tai 990-PF eivätkä täytä lomakkeen #1943 ehtoja
• Lomake #308, Charitable Organization Annual Report, organisaatioille, jotka eivät täytä kahden muun lomakkeen ehtoja

Vuosittaisen talousraportin jättämisestä ei peritä maksua.

Vuosiraportti vs. uusiminen

Yleinen vaatimustenmukaisuusvirhe on käsitellä vuosiraportointia ja uusimista ikään kuin ne olisivat sama tehtävä. Ne ovat erillisiä velvoitteita.

• Rekisteröinnin uusiminen on toimitettava verkossa ennen joka vuoden 31. heinäkuuta
• Vuosittainen talousraportti on toimitettava 12 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä
• Vuosittaista raporttia ei voi toimittaa verkossa

Tämä tarkoittaa, että voittoa tavoittelemattomalla organisaatiolla voi olla yksi määräaika sidottuna tilikauden päättymiseen ja toinen osavaltion uusimisaikatauluun. Kumman tahansa määräajan missaaminen voi aiheuttaa vältettävissä olevia vaatimustenmukaisuusongelmia.

Nimet, DBA-nimet ja muut päivitykset

Jos organisaatiosi vaihtaa tavaramerkkiä tai doing-business-as-nimeä, Wisconsin edellyttää ilmoitusta vähintään 30 päivää ennen uuden nimen käyttöä. Osavaltio voi hylätä nimen, jos se ei ole käytettävissä tai hyväksyttävä.

Sinun tulee myös päivittää puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja postiosoitteet verkkotilin kautta aina, kun nämä tiedot muuttuvat. Ajantasaiset tiedot auttavat estämään ilmoitusten ja uusimisen ongelmia.

Varainhankinnan konsultit ja ammattimaiset varainhankkijat

Jos työskentelet palkatun varainhankkijan kanssa, Wisconsin käsittelee tätä suhdetta erillisenä vaatimustenmukaisuuskysymyksenä.

Ammattimaiset varainhankkijat ja varainhankintakonsultit käyttävät rekisteröitymiseen lomaketta #294. Sen mukaan, miten he käsittelevät lahjoituksia, heidän on ehkä myös ylläpidettävä vakuutta:

• 20 000 dollaria varainhankintakonsultille
• 20 000 dollaria säilyttävälle ammattimaiselle varainhankkijalle
• 5 000 dollaria ei-säilyttävälle ammattimaiselle varainhankkijalle

Ammattimaisten varainhankkijoiden on myös toimitettava kunkin palvelemansa hyväntekeväisyysorganisaation osalta lahjoituspyyntöilmoitus ja sopimus, ja hyväntekeväisyysorganisaation on vahvistettava ilmoitus.

Voittoa tavoittelemattomille organisaatioille käytännön opetus on yksinkertainen: älä oleta, että palveluntarjoajasi on hoitanut kaikki ilmoitukset. Nimeä yksi henkilö tarkistamaan kolmansien osapuolten varainhankintasopimukset ennen kampanjan käynnistämistä.

Vältettävät vaatimustenmukaisuusvirheet

Yleisimmät ilmoitusvirheet ovat yleensä operatiivisia, eivät juridisia:

• Lahjoituskampanjan käynnistäminen ennen rekisteröintitilan varmistamista
• Verovapauden sekoittaminen Wisconsinin hyväntekeväisyysrekisteröintiin
• Vuotuisen uusimisajan määräajan missaaminen heinäkuussa
• Erillisen vuosittaisen talousraportin määräajan unohtaminen
• Organisaation yhteystietojen päivittämättä jättäminen
• Olettaen, että ammattimaisen varainhankkijan rekisteröinti kattaa myös itse hyväntekeväisyysorganisaation
• Käyttämällä nimeä tai varainhankintaviestiä, joka voi johtaa lahjoittajia harhaan

Nämä ongelmat on usein helppo ehkäistä yksinkertaisella vaatimustenmukaisuusaikataululla ja nimetyn sisäisen vastuuhenkilön avulla.

Miten Zenind sopii vaatimustenmukaisuustyönkulkuun

Zenind auttaa perustajia ja voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden toimijoita rakentamaan uuden yhteisön oikeudellisen ja hallinnollisen perustan. Organisaatioille, jotka aikovat pyytää lahjoituksia Wisconsinissa, tähän perustaan tulisi sisältyä tarkistus yhteisön perustamisesta, kirjanpidosta, uusimispäivistä ja ilmoitusvastuista.

Vahva vaatimustenmukaisuusprosessi helpottaa järjestyksen ylläpitämistä organisaation kasvaessa, erityisesti silloin kun varainhankinta, raportointi ja osavaltion rekisteröinnit etenevät eri aikatauluilla.

Lopputulos

Wisconsinin hyväntekeväisyysrekisteröinti ei ole vain paperityövaihe. Se on osa laajempaa vaatimustenmukaisuuskehystä, jonka avulla voittoa tavoittelematon organisaatio voi varainhankkia vastuullisesti ja pysyä hyvässä asemassa.

Jos organisaatiosi pyytää lahjoituksia Wisconsinissa, tarkista rekisteröintisäännöt ajoissa, selvitä, soveltuuko vapautus, ja laadi kalenteri vuosiraporteille ja uusimisille. Tämä lähestymistapa on huomattavasti helpompi kuin yrittää korjata myöhästynyt ilmoitus jälkikäteen.