Exigence de publication pour une LLC à New York : ce que c’est et comment s’y conformer

Créer une LLC à New York ne se limite pas à déposer les documents de constitution auprès du Department of State. Dans bien des cas, l’État exige aussi un avis public par publication dans des journaux. Cette étape est souvent appelée l’exigence de publication pour une LLC à New York, et elle peut être l’une des parties les plus déroutantes du processus de constitution pour les nouveaux propriétaires d’entreprise.

Si vous créez une LLC à New York, ou si une LLC étrangère demande l’autorisation d’exercer ses activités à New York, comprendre tôt cette règle de publication peut vous aider à éviter des délais, des coûts additionnels et une possible suspension de l’autorisation de votre entreprise d’exercer ses activités.

Qu’est-ce que l’exigence de publication de New York?

L’exigence de publication de New York est une règle d’avis prévue par la loi qui s’applique à certains dépôts de LLC dans l’État. En pratique, la LLC doit publier soit une copie de son document de constitution, soit un avis lié à sa constitution, dans deux journaux désignés par le greffier du comté.

Pour une LLC new-yorkaise constituée dans l’État, l’obligation de publication commence généralement après l’entrée en vigueur initiale des Articles of Organization. Pour une LLC étrangère, l’obligation commence généralement après le dépôt de la Application for Authority.

L’objectif de la règle est de rendre publique l’existence de la LLC par l’entremise de journaux locaux du comté où se trouve le bureau de la LLC.

Qui doit s’y conformer?

L’exigence de publication s’applique aux :

• LLC constituées à New York
• LLC étrangères autorisées à faire affaire à New York

Dans les deux cas, la LLC doit suivre le processus de publication fondé sur le comté et déposer ensuite une preuve auprès du Department of State.

Certaines entités peuvent être exemptées. Par exemple, New York prévoit une exemption précise pour les sociétés de production théâtrale si les conditions prévues par la loi sont remplies. Si votre entreprise a une structure inhabituelle ou un statut particulier, il vaut la peine de vérifier si une exemption s’applique avant de commencer la publication.

Quand le délai commence-t-il?

Le délai de publication est généralement lié à l’entrée en vigueur du dépôt :

• LLC constituées dans l’État : dans les 120 jours suivant l’entrée en vigueur des Articles of Organization initiaux
• LLC étrangères : dans les 120 jours suivant le dépôt de la Application for Authority

Ce délai est important. Si la LLC ne termine pas la publication et ne dépose pas la preuve requise dans le délai prévu, New York peut suspendre l’autorisation de la LLC de poursuivre, exercer ou transiger des activités.

Que faut-il publier?

New York permet la publication de l’un des éléments suivants :

• Une copie du document de constitution de la LLC, ou
• Un avis lié à la constitution de la LLC

En pratique, l’avis publié doit correspondre exactement aux dossiers du Department of State lorsque cela est exigé. Cela signifie que le nom de la LLC, la date de dépôt et les autres renseignements doivent être exacts et conformes aux dossiers de l’État.

Pour les LLC constituées dans l’État, l’avis comprend généralement :

• Le nom de la LLC
• La date de dépôt des Articles of Organization
• La date d’entrée en vigueur de la LLC, si elle diffère de la date de dépôt
• Le comté où se trouve le bureau de la LLC
• Une mention indiquant que le Secretary of State est désigné comme agent de signification
• Le nom et l’adresse de l’agent enregistré, le cas échéant
• Une mention indiquant que l’agent peut recevoir les actes de procédure
• La nature de l’entreprise

Pour les LLC étrangères, l’avis publié concerne la Application for Authority et doit respecter les mêmes règles de publication par comté.

Quels journaux doivent être utilisés?

Les journaux ne sont pas choisis au hasard. New York exige une publication dans deux journaux désignés par le greffier du comté où se trouve le bureau de la LLC.

La règle exige aussi :

• Qu’un journal soit publié quotidiennement
• Qu’un journal soit publié chaque semaine
• Que la publication ait lieu dans l’État de New York
• Que la publication paraisse une fois par semaine pendant six semaines consécutives

Comme la désignation des journaux dépend du comté, le bon processus de publication à Manhattan peut différer de celui de Nassau, Suffolk, Kings, Queens, Westchester ou de tout autre comté.

Que se passe-t-il après la publication?

Lorsque la période de publication de six semaines est terminée, les journaux fournissent des affidavits de publication. Ces affidavits prouvent que l’avis a bien été publié.

La LLC doit ensuite déposer un Certificate of Publication auprès du Department of State et joindre les affidavits des journaux utilisés. Ce dépôt exige aussi des frais.

Ce dépôt constitue la preuve finale que la LLC a respecté l’exigence de publication.

Quels sont les frais de dépôt?

New York exige des frais lorsque vous déposez le Certificate of Publication.

Les frais sont actuellement de 50 $ pour le dépôt du Certificate of Publication d’une LLC auprès du Department of State. Si vous préparez des dépôts pour une LLC étrangère ou d’autres dépôts d’État connexes, assurez-vous de prévoir un budget distinct pour ceux-ci.

Que se passe-t-il si la LLC manque le délai?

Si une LLC ne publie pas l’avis et ne dépose pas le Certificate of Publication dans le délai requis de 120 jours, l’État peut suspendre son autorisation d’exercer des activités.

Cette suspension ne signifie pas que la LLC disparaît. Elle signifie que la LLC perd l’autorisation de poursuivre, d’exercer ou de transiger des activités à New York jusqu’à ce qu’elle corrige le manquement.

Pour rétablir l’autorisation après une suspension, la LLC peut encore terminer la publication et déposer le Certificate of Publication avec les affidavits requis.

Pourquoi cette exigence de publication crée-t-elle autant de confusion?

La règle de publication de New York crée des frictions parce qu’elle combine plusieurs éléments :

• Un délai de dépôt lié à la date de constitution
• Le choix de journaux propre à chaque comté
• Une règle de publication dans deux journaux
• Six semaines consécutives de publication
• Des affidavits provenant de chaque journal
• Un dépôt distinct auprès de l’État après la fin de la publication

De nombreux nouveaux propriétaires pensent que le dépôt du document de constitution de la LLC suffit. Ce n’est pas le cas. La publication est une étape distincte de conformité, et elle doit être gérée avec soin pour éviter les sanctions ou les retards.

Aperçu étape par étape de la conformité

Voici le processus de base pour une LLC constituée dans l’État de New York :

1. Déposer les Articles of Organization auprès du New York Department of State.
2. Identifier le comté où se trouve le bureau de la LLC.
3. Communiquer avec le greffier du comté pour déterminer quels journaux sont désignés.
4. Publier l’avis requis dans un journal quotidien et un journal hebdomadaire pendant six semaines consécutives.
5. Recueillir les affidavits de publication des deux journaux.
6. Déposer le Certificate of Publication auprès du Department of State et joindre les affidavits.

Pour une LLC étrangère, le processus est similaire, mais l’avis de publication est fondé sur la Application for Authority.

Comment Zenind peut aider

Gérer la publication manuellement peut prendre du temps, surtout lorsque vous créez aussi votre LLC, préparez une Operating Agreement, ouvrez un compte bancaire d’entreprise et gérez les inscriptions fiscales.

Zenind aide les propriétaires d’entreprise à simplifier la conformité des LLC à New York en organisant le processus de publication, en coordonnant les dépôts requis et en faisant avancer les documents afin que vous puissiez vous concentrer sur le lancement de votre entreprise.

Pour les fondateurs qui veulent un processus plus clair et moins de tracas administratifs, l’utilisation d’un service de constitution peut réduire le risque d’oublier une étape.

Questions courantes sur l’exigence de publication pour une LLC à New York

Puis-je publier en ligne au lieu de publier dans les journaux?

Non. L’exigence légale prévoit une publication dans des journaux désignés. Une publication en ligne ne remplace pas la publication dans les journaux.

Ai-je besoin d’un avocat pour terminer la publication?

Non, New York n’exige pas qu’un avocat s’occupe du processus de publication. Cela dit, un avis juridique peut être utile si votre LLC a une structure de propriété inhabituelle, des règles spéciales ou un historique de dépôt complexe.

Puis-je choisir n’importe quel journal dans le comté?

Non. Les journaux doivent être désignés par le greffier du comté où se trouve le bureau de la LLC.

La LLC doit-elle déposer quelque chose après la parution des journaux?

Oui. La LLC doit déposer un Certificate of Publication auprès du Department of State et joindre les affidavits de publication des journaux.

Que se passe-t-il si le nom de ma LLC ou la date de dépôt est erroné dans l’avis?

L’avis de publication doit correspondre exactement aux dossiers du Department of State. Si l’avis contient des erreurs, cela peut causer des problèmes de conformité et exiger une correction.

Mot de la fin

L’exigence de publication pour une LLC à New York est une véritable étape de conformité, pas une simple formalité. Si vous créez une LLC dans l’État ou si vous qualifiez une LLC étrangère à New York, vous devriez traiter la publication comme une partie du processus de constitution dès le premier jour.

En comprenant le délai de 120 jours, en utilisant les bons journaux désignés par le comté et en déposant le Certificate of Publication à temps, vous pouvez maintenir votre LLC new-yorkaise en règle et éviter des complications inutiles.