New York LLC-publicatievereiste: wat het is en hoe u eraan voldoet

Het oprichten van een LLC in New York houdt meer in dan het indienen van oprichtingsdocumenten bij het Department of State. In veel gevallen vereist de staat ook openbare bekendmaking via publicatie in kranten. Deze stap wordt vaak de New York LLC-publicatievereiste genoemd en kan een van de meest verwarrende onderdelen van het oprichtingsproces zijn voor nieuwe ondernemers.

Als u een New York LLC opricht, of als een buitenlandse LLC een aanvraag indient om zaken te doen in New York, kan een goed begrip van de publicatieregel vroeg in het proces helpen om vertragingen, extra kosten en een mogelijke opschorting van de bevoegdheid van uw bedrijf om zaken te doen te voorkomen.

Wat is de New York-publicatievereiste?

De publicatievereiste van New York is een wettelijke kennisgevingsregel die geldt voor bepaalde LLC-indieningen in de staat. In de praktijk moet de LLC ofwel een kopie van haar oprichtingsdocument, ofwel een kennisgeving die verband houdt met de oprichting, publiceren in twee kranten die door de county clerk zijn aangewezen.

Voor een binnenlandse New York LLC begint de publicatieverplichting doorgaans nadat de eerste Articles of Organization van kracht zijn geworden. Voor een buitenlandse LLC begint de verplichting doorgaans na het indienen van de Application for Authority.

Het doel van de regel is om via lokale kranten in de county waar het kantoor van de LLC zich bevindt, openbare kennis te geven van het bestaan van de LLC.

Wie moet hieraan voldoen?

De publicatievereiste geldt voor:

• Binnenlandse LLC’s opgericht in New York
• Buitenlandse LLC’s die toestemming hebben om zaken te doen in New York

In beide gevallen moet de LLC het publicatieproces per county volgen en daarna bewijs indienen bij het Department of State.

Sommige entiteiten kunnen zijn vrijgesteld. New York kent bijvoorbeeld een specifieke vrijstelling voor theaterproductiebedrijven als aan de wettelijke voorwaarden wordt voldaan. Als uw bedrijf een ongebruikelijke structuur of een bijzondere status heeft, is het verstandig om vóór de publicatie te bevestigen of een vrijstelling van toepassing is.

Wanneer begint de termijn?

De publicatietermijn is doorgaans gekoppeld aan het moment waarop de indiening van kracht wordt:

• Binnenlandse LLC’s: binnen 120 dagen nadat de eerste Articles of Organization van kracht zijn geworden
• Buitenlandse LLC’s: binnen 120 dagen na het indienen van de Application for Authority

Deze deadline is belangrijk. Als de LLC de publicatie niet voltooit en het vereiste bewijs niet binnen de voorgeschreven termijn indient, kan New York de bevoegdheid van de LLC om zaken te drijven, te voeren of transacties te verrichten opschorten.

Wat moet er worden gepubliceerd?

New York staat toe dat er wordt gepubliceerd:

• Een kopie van het oprichtingsdocument van de LLC, of
• Een kennisgeving die verband houdt met de oprichting van de LLC

In de praktijk moet de gepubliceerde kennisgeving, waar vereist, exact overeenkomen met de gegevens in de administratie van het Department of State. Dat betekent dat de naam van de LLC, de indieningsdatum en andere details juist en consistent moeten zijn met de staatsadministratie.

Voor binnenlandse LLC’s bevat de kennisgeving meestal:

• De naam van de LLC
• De datum waarop de Articles of Organization zijn ingediend
• De datum waarop de LLC van kracht werd, indien die afwijkt van de indieningsdatum
• De county waar het kantoor van de LLC zich bevindt
• Een verklaring dat de Secretary of State is aangewezen als agent voor betekening van stukken
• De naam en het adres van de geregistreerde agent, indien van toepassing
• Een verklaring dat de agent betekening van stukken kan aanvaarden
• De aard van de onderneming

Voor buitenlandse LLC’s heeft de gepubliceerde kennisgeving betrekking op de Application for Authority en moet deze voldoen aan dezelfde county-publicatieregels.

Welke kranten moeten worden gebruikt?

De kranten worden niet willekeurig gekozen. New York vereist publicatie in twee kranten die zijn aangewezen door de county clerk van de county waar het kantoor van de LLC zich bevindt.

De regel vereist ook:

• Dat één krant dagelijks wordt uitgegeven
• Dat één krant wekelijks wordt uitgegeven
• Dat publicatie plaatsvindt in de staat New York
• Dat publicatie zes opeenvolgende weken lang eenmaal per week loopt

Omdat de aanwijzing per county verschilt, kan het juiste publicatietraject in Manhattan anders zijn dan in Nassau, Suffolk, Kings, Queens, Westchester of een andere county.

Wat gebeurt er na de publicatie?

Wanneer de publicatieperiode van zes weken is afgerond, verstrekken de kranten affidavits van publicatie. Deze verklaringen bewijzen dat de kennisgeving daadwerkelijk is gepubliceerd.

De LLC moet vervolgens een Certificate of Publication indienen bij het Department of State en de affidavits van de gebruikte kranten toevoegen. Voor deze indiening geldt ook een vergoeding.

Deze indiening is het laatste bewijs dat de LLC aan de publicatievereiste heeft voldaan.

Wat is de indieningsvergoeding?

New York vereist een indieningsvergoeding bij het indienen van het Certificate of Publication.

De vergoeding bedraagt momenteel $50 voor de indiening van het LLC Certificate of Publication bij het Department of State. Als u indieningen voorbereidt voor een buitenlandse LLC of andere gerelateerde staatsindieningen hebt, zorg er dan voor dat u daarvoor afzonderlijk budget reserveert.

Wat als de LLC de deadline mist?

Als een LLC niet binnen de vereiste termijn van 120 dagen publiceert en het Certificate of Publication indient, kan de staat de bevoegdheid van de LLC om zaken te doen opschorten.

Die opschorting betekent niet dat de LLC verdwijnt. Het betekent dat de LLC de bevoegdheid verliest om in New York zaken te drijven, te voeren of transacties te verrichten totdat het verzuim is hersteld.

Om de bevoegdheid na een opschorting te herstellen, kan de LLC de publicatie alsnog voltooien en het Certificate of Publication indienen met de vereiste affidavits.

Waarom de publicatievereiste zoveel verwarring veroorzaakt

De publicatieregel van New York zorgt voor frictie omdat deze meerdere bewegende onderdelen combineert:

• Een indieningstermijn die is gekoppeld aan de oprichtingsdatum
• Keuze van kranten per county
• Een publicatieregel met twee kranten
• Zes opeenvolgende weken publicatie
• Affidavits van elke krant
• Een afzonderlijke staatsindiening nadat de publicatie is afgelopen

Veel nieuwe eigenaren denken dat het indienen van het LLC-oprichtingsdocument voldoende is. Dat is niet zo. Publicatie is een afzonderlijke compliance-stap en moet zorgvuldig worden afgehandeld om boetes of vertragingen te voorkomen.

Stapsgewijze beschrijving van de naleving

Hier is het basisproces voor een binnenlandse New York LLC:

1. Dien de Articles of Organization in bij het New York Department of State.
2. Bepaal in welke county het kantoor van de LLC zich bevindt.
3. Neem contact op met de county clerk om vast te stellen welke kranten zijn aangewezen.
4. Publiceer de vereiste kennisgeving zes opeenvolgende weken in één dagelijkse en één wekelijkse krant.
5. Verzamel affidavits van publicatie van beide kranten.
6. Dien het Certificate of Publication in bij het Department of State en voeg de affidavits toe.

Voor een buitenlandse LLC is het proces vergelijkbaar, maar de publicatiekennisgeving is gebaseerd op de Application for Authority.

Hoe Zenind kan helpen

Het handmatig beheren van publicatie kan tijd kosten, vooral wanneer u ook uw LLC opricht, een Operating Agreement voorbereidt, een zakelijke bankrekening opent en belastingregistraties afhandelt.

Zenind helpt ondernemers de compliance voor New York LLC’s te vereenvoudigen door het publicatieproces te organiseren, de vereiste indieningen te coördineren en het papierwerk in beweging te houden, zodat u zich kunt richten op het lanceren van uw bedrijf.

Voor oprichters die een duidelijker proces en minder administratieve rompslomp willen, kan het gebruik van een formation service de kans verkleinen dat een stap wordt gemist.

Veelgestelde vragen over de New York LLC-publicatievereiste

Kan ik online publiceren in plaats van in kranten?

Nee. De wettelijke vereiste schrijft publicatie in aangewezen kranten voor. Een online vermelding is geen vervanging voor publicatie in kranten.

Heb ik een advocaat nodig om de publicatie te voltooien?

Nee, New York vereist geen advocaat om het publicatieproces te voltooien. Juridisch advies kan echter nuttig zijn als uw LLC een ongebruikelijke eigendomsstructuur, speciale regelgeving of een complexe indieningsgeschiedenis heeft.

Kan ik elke krant in de county kiezen?

Nee. De kranten moeten zijn aangewezen door de county clerk in de county waar het kantoor van de LLC zich bevindt.

Moet de LLC nog iets indienen nadat de kranten hebben gepubliceerd?

Ja. De LLC moet een Certificate of Publication indienen bij het Department of State en de affidavits van publicatie van de kranten toevoegen.

Wat als mijn LLC-naam of indieningsdatum onjuist is in de kennisgeving?

De publicatiekennisgeving moet exact overeenkomen met de gegevens van het Department of State. Als de kennisgeving fouten bevat, kan dat problemen veroorzaken met de naleving en kan correctie nodig zijn.

Slotgedachten

De New York LLC-publicatievereiste is een echte compliance-stap, geen formaliteit. Als u een binnenlandse LLC opricht of een buitenlandse LLC in New York registreert, moet u publicatie vanaf dag één als onderdeel van het oprichtingsproces behandelen.

Door de termijn van 120 dagen te begrijpen, de juiste door de county aangewezen kranten te gebruiken en het Certificate of Publication op tijd in te dienen, kunt u uw New York LLC in goede staat houden en vermijdbare complicaties voorkomen.