LLCs और कॉरपोरेशनों के लिए न्यूयॉर्क द्विवार्षिक विवरण दाखिल करने की आवश्यकताएं

न्यूयॉर्क के व्यवसायों पर एक आवर्ती अनुपालन दायित्व होता है जिसे समयसीमा छूटने तक अक्सर नजरअंदाज कर दिया जाता है: द्विवार्षिक विवरण। घरेलू और विदेशी बिजनेस कॉरपोरेशनों के साथ-साथ घरेलू और विदेशी LLCs के लिए, यह फाइलिंग न्यूयॉर्क डिपार्टमेंट ऑफ स्टेट को संपर्क और सर्विस ऑफ प्रोसेस संबंधी जानकारी अद्यतन रखने में मदद करती है।

यदि आपकी कंपनी न्यूयॉर्क में गठित या अधिकृत हुई है, तो फाइलिंग नियमों को समझना आवश्यक है। आवश्यकताएं सरल हैं, लेकिन समय बहुत महत्वपूर्ण है। बहुत जल्दी फाइल करना गलती हो सकती है, देर से फाइल करने पर आपकी इकाई को बकाया के रूप में सूचीबद्ध किया जा सकता है, और पते की जानकारी अद्यतन न रखने से बचने योग्य समस्याएं पैदा हो सकती हैं।

यह मार्गदर्शिका बताती है कि न्यूयॉर्क द्विवार्षिक विवरण क्या है, किसे फाइल करना चाहिए, कौन-सी जानकारी आवश्यक है, यह कब देय होता है, इसकी लागत कितनी है, और समयसीमा चूकने पर क्या होता है।

न्यूयॉर्क द्विवार्षिक विवरण क्या है?

न्यूयॉर्क द्विवार्षिक विवरण एक आवर्ती फाइलिंग है जो न्यूयॉर्क डिपार्टमेंट ऑफ स्टेट को जमा की जाती है। इसका उद्देश्य सक्रिय व्यावसायिक इकाइयों के लिए राज्य के रिकॉर्ड को अद्यतन रखना है।

बिजनेस कॉरपोरेशनों के लिए, फाइलिंग में ये जानकारी शामिल होनी चाहिए:

• मुख्य कार्यकारी अधिकारी का नाम और व्यावसायिक पता
• प्रधान कार्यकारी कार्यालय का सड़क पता
• वह पता जहां सर्विस ऑफ प्रोसेस आगे भेजी जाएगी
• बोर्ड में निदेशकों की संख्या और उनमें से कितनी महिलाएं हैं

LLCs के लिए फाइलिंग सरल है। इसमें वह पता दिया जाना चाहिए जहां सेक्रेटरी ऑफ स्टेट कंपनी की ओर से स्वीकार किए गए किसी भी प्रोसेस की प्रति डाक से भेजे।

द्विवार्षिक विवरण व्यवसाय गठित करने, ट्रेड नाम पंजीकृत करने, या किसी इकाई को भंग करने जैसा नहीं है। यह एक अलग अनुपालन फाइलिंग है जो आपकी इकाई को राज्य के साथ अच्छी स्थिति में बनाए रखने में मदद करती है।

न्यूयॉर्क में किसे फाइल करना चाहिए?

अधिकांश घरेलू और विदेशी बिजनेस कॉरपोरेशनों को हर दो साल में द्विवार्षिक विवरण फाइल करना होता है। अधिकांश घरेलू और विदेशी LLCs के लिए भी यही नियम लागू होता है।

व्यावहारिक रूप से, इसका मतलब है कि फाइलिंग आवश्यकता इन पर लागू होती है:

• न्यूयॉर्क कानून के तहत गठित न्यूयॉर्क कॉरपोरेशन
• न्यूयॉर्क में व्यवसाय करने के लिए अधिकृत राज्य से बाहर के कॉरपोरेशन
• न्यूयॉर्क कानून के तहत गठित न्यूयॉर्क LLCs
• न्यूयॉर्क में व्यवसाय करने के लिए अधिकृत राज्य से बाहर की LLCs

अन्य इकाई प्रकारों के लिए अलग रिपोर्टिंग नियम हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, कुछ प्रोफेशनल कॉरपोरेशन या गैर-लाभकारी इकाइयों पर अलग फाइलिंग दायित्व हो सकते हैं या द्विवार्षिक विवरण की आवश्यकता बिल्कुल नहीं हो सकती। सही उत्तर इकाई के प्रकार और उस पर लागू कानून पर निर्भर करता है।

यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपकी कंपनी को फाइल करना चाहिए या नहीं, तो सबसे सुरक्षित तरीका है अपने गठन रिकॉर्ड की समीक्षा करना और न्यूयॉर्क डिपार्टमेंट ऑफ स्टेट द्वारा दिखाई गई इकाई वर्गीकरण की पुष्टि करना।

फाइलिंग क्यों महत्वपूर्ण है

द्विवार्षिक विवरण केवल नियमित औपचारिकता नहीं है। यह राज्य को नोटिस, सर्विस ऑफ प्रोसेस, और व्यावसायिक स्थिति के लिए अद्यतन रिकॉर्ड बनाए रखने में मदद करता है।

यदि कोई कॉरपोरेशन या LLC समय पर फाइल नहीं करता, तो डिपार्टमेंट ऑफ स्टेट इकाई को बकाया के रूप में दिखाएगा। यह स्थिति Certificate of Status या समान रिकॉर्ड पर दिखाई दे सकती है और इन जैसे लेनदेन में बाधा डाल सकती है:

• बैंक खाते खोलना या नवीनीकृत करना
• वित्तपोषण के लिए आवेदन करना
• ऐसे अनुबंधों में प्रवेश करना जिनमें अच्छी स्थिति का प्रमाण आवश्यक हो
• विलय, अधिग्रहण, या अन्य व्यावसायिक सौदे को पूरा करना

फाइलिंग को अद्यतन रखना आपको यह सुनिश्चित करने का अवसर भी देता है कि प्रोसेस नोटिस के लिए राज्य के पास सही पता है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि कानूनी दस्तावेज अक्सर सेक्रेटरी ऑफ स्टेट के माध्यम से सर्व किए जाते हैं, और पुराने रिकॉर्ड के कारण नोटिस छूट सकते हैं।

न्यूयॉर्क द्विवार्षिक विवरण कब देय होता है?

फाइलिंग हर दो साल में उस कैलेंडर महीने के दौरान देय होती है जिसमें इकाई का मूल Certificate of Incorporation, Articles of Organization, या Application for Authority न्यूयॉर्क डिपार्टमेंट ऑफ स्टेट के पास फाइल किया गया था।

इसका मतलब है कि देय तिथि आपके गठन या प्राधिकरण के महीने से जुड़ी होती है, न कि उस सटीक दिन से जब आपने व्यवसाय शुरू किया था।

उदाहरण के लिए, यदि आपका कॉरपोरेशन या LLC मूल रूप से नवंबर में फाइल हुआ था, तो आपका द्विवार्षिक विवरण हर दो साल में नवंबर में देय होगा।

एक महत्वपूर्ण नियम: उस कैलेंडर महीने से पहले फाइल न करें जिसमें विवरण देय है। यदि आप बहुत जल्दी फाइल करते हैं, तो आपको सही देय महीने में फिर से फाइल करना पड़ सकता है।

यदि आपकी कंपनी किसी रिमाइंडर सिस्टम पर है, तो सुनिश्चित करें कि राज्य के पास फाइल पर मौजूद संपर्क ईमेल अद्यतन है। यदि ईमेल पता प्रदान किया गया है, तो डिपार्टमेंट ऑफ स्टेट देय महीने की शुरुआत में ईमेल नोटिस भेज सकता है।

लागत कितनी है?

न्यूयॉर्क द्विवार्षिक विवरण के लिए फाइलिंग शुल्क कॉरपोरेशनों और LLCs दोनों के लिए $9 है।

लागत से संबंधित कुछ बातें ध्यान देने योग्य हैं:

• त्वरित प्रक्रिया उपलब्ध नहीं है
• शुल्क वही रहता है चाहे आप ऑनलाइन फाइल करें या पेपर फॉर्म मांगें, बशर्ते फाइलिंग स्वीकार हो जाए
• बिजनेस कॉरपोरेशन के लिए अलग Biennial Statement Amendment पर भी $9 का वैधानिक शुल्क लागू होता है

क्योंकि फाइलिंग शुल्क कम है, समयसीमा चूकने की वास्तविक लागत आमतौर पर राज्य शुल्क नहीं होती। बड़ा जोखिम बकाया के रूप में दिखाए जाने का व्यावसायिक प्रभाव है।

न्यूयॉर्क द्विवार्षिक विवरण कैसे फाइल करें

अधिकांश बिजनेस कॉरपोरेशन और LLCs न्यूयॉर्क डिपार्टमेंट ऑफ स्टेट की e-Statement Filing Service का उपयोग करके ऑनलाइन फाइल कर सकते हैं।

ऑनलाइन फाइल करने के लिए, आपको आमतौर पर चाहिए होगा:

• इकाई का सटीक कानूनी नाम
• DOS ID नंबर
• भुगतान के लिए डेबिट या क्रेडिट कार्ड

राज्य भुगतान के लिए Mastercard, Visa, और American Express सहित प्रमुख कार्ड प्रकार स्वीकार करता है।

यदि आप ऑनलाइन फाइल नहीं कर सकते, तो आप डिपार्टमेंट ऑफ स्टेट के Division of Corporations से पेपर फॉर्म मांग सकते हैं। राज्य फैक्स द्वारा भी द्विवार्षिक विवरण स्वीकार करता है, और पेपर फॉर्म के अनुरोधों में इकाई का सटीक नाम और गठन या प्राधिकरण की तिथि, या DOS ID नंबर शामिल होना चाहिए।

आपको कौन-सी जानकारी चाहिए?

फाइलिंग अपने आप में सीधी है, लेकिन शुरू करने से पहले सही जानकारी एकत्र करना उपयोगी होता है।

LLC के लिए, आपको चाहिए होगा:

• LLC का सटीक कानूनी नाम
• DOS ID नंबर
• सर्विस ऑफ प्रोसेस के लिए डाक पता

कॉरपोरेशन के लिए, आपको चाहिए होगा:

• कॉरपोरेशन का सटीक कानूनी नाम
• DOS ID नंबर
• CEO का नाम और व्यावसायिक पता
• प्रधान कार्यकारी कार्यालय का सड़क पता
• सर्विस ऑफ प्रोसेस का पता
• बोर्ड संबंधी जानकारी, जिसमें निदेशकों की संख्या और बोर्ड में महिलाओं की संख्या शामिल है

यदि राज्य के रिकॉर्ड पुराने हैं, तो यह आपकी कंपनी के संपर्क विवरण की पुष्टि करने और यह तय करने का भी अच्छा समय है कि अलग संशोधन या परिवर्तन फाइलिंग की जरूरत है या नहीं।

फाइल करने के बाद क्या होता है?

राज्य द्वारा फाइलिंग स्वीकार करने के बाद, आपके रिकॉर्ड डिपार्टमेंट ऑफ स्टेट सिस्टम में अद्यतन हो जाने चाहिए। फाइलिंग आपकी इकाई को अनुपालन में वापस लाने में मदद करती है और यदि आपको वर्तमान स्थिति रिकॉर्ड की आवश्यकता हो तो उसके जारी होने में सहायक हो सकती है।

ध्यान रखें कि द्विवार्षिक विवरण आपकी कानूनी संरचना नहीं बदलता और किसी अन्य आवश्यक फाइलिंग का स्थान नहीं लेता। यह केवल न्यूयॉर्क की आवर्ती रिपोर्टिंग बाध्यता को पूरा करता है।

यदि आपको बाद में नया Certificate of Status चाहिए, तो आप फाइलिंग के बाद या किसी भी समय उसका अनुरोध कर सकते हैं।

यदि आप समयसीमा चूक जाएं तो क्या होगा?

यदि आप फाइलिंग महीने को चूक जाते हैं, तो आपकी इकाई को न्यूयॉर्क डिपार्टमेंट ऑफ स्टेट द्वारा बकाया के रूप में सूचीबद्ध किया जा सकता है।

यह स्थिति व्यावहारिक समस्याएं पैदा कर सकती है, भले ही फाइलिंग शुल्क छोटा हो। बकाया स्थिति स्टेटस रिकॉर्ड पर दिखाई दे सकती है और कुछ व्यावसायिक लेनदेन पूरे करने की क्षमता को प्रभावित कर सकती है।

यदि आपकी फाइलिंग देर से है, तो यह न मानें कि इकाई अपने आप भंग हो गई है। आप आमतौर पर फिर भी बकाया विवरण ऑनलाइन फाइल कर सकते हैं या ऑनलाइन फाइलिंग उपलब्ध न होने पर पेपर फॉर्म मांग सकते हैं।

मुख्य बात है समस्या को जल्दी ठीक करना। देर से फाइलिंग न फाइल करने से बेहतर है, और वर्तमान स्थिति बहाल करने से बैंकों, लेनदेन पक्षों, और राज्य रिकॉर्ड के साथ बाधाएं कम हो सकती हैं।

क्या आप फाइलिंग में कंपनी की जानकारी अपडेट कर सकते हैं?

बिजनेस कॉरपोरेशनों के लिए, Biennial Statement Amendment का उपयोग CEO के नाम और पते तथा प्रधान कार्यकारी कार्यालय के पते को अपडेट करने के लिए किया जा सकता है।

हालांकि, कॉरपोरेशन का सर्विस ऑफ प्रोसेस पता उस amendment form के माध्यम से नहीं बदला जा सकता। यदि उस पते को बदलना है, तो कॉरपोरेशन को उचित Certificate of Change या Certificate of Amendment का उपयोग करना होगा।

LLCs के लिए, द्विवार्षिक विवरण अधिक सीमित होता है और आमतौर पर सर्विस ऑफ प्रोसेस के डाक पते पर केंद्रित होता है।

यह एक महत्वपूर्ण अंतर है क्योंकि कई व्यवसाय मान लेते हैं कि द्विवार्षिक विवरण हर रिकॉर्ड समस्या को ठीक कर सकता है। ऐसा नहीं है। फाइलिंग उपयोगी है, लेकिन इसका उद्देश्य सीमित है।

आम गलतियां जिनसे बचना चाहिए

सबसे आम न्यूयॉर्क द्विवार्षिक विवरण गलतियां सरल लेकिन महंगी हो सकती हैं:

• देय महीने की प्रतीक्षा करने के बजाय बहुत जल्दी फाइल करना
• गलत कानूनी नाम या पुराना DOS ID नंबर उपयोग करना
• सर्विस ऑफ प्रोसेस के पते को अपडेट करना भूल जाना
• यह मान लेना कि फाइलिंग केवल एक बार जरूरी है
• शुल्क छोटा होने के कारण बकाया नोटिस को अनदेखा करना

इन त्रुटियों को अनुपालन कैलेंडर और जमा करने से पहले इकाई रिकॉर्ड की पूर्व-जांच से आसानी से रोका जा सकता है।

सही दिशा में कैसे बने रहें

न्यूयॉर्क फाइलिंग समस्याओं से बचने के लिए आमतौर पर एक मजबूत अनुपालन प्रक्रिया ही पर्याप्त होती है।

सर्वोत्तम प्रथाओं में शामिल हैं:

• प्रत्येक इकाई के गठन या प्राधिकरण महीने को रिकॉर्ड करना
• हर दो साल में आवर्ती रिमाइंडर सेट करना
• डिपार्टमेंट ऑफ स्टेट का ईमेल पता अद्यतन रखना
• प्रत्येक फाइलिंग से पहले इकाई रिकॉर्ड की समीक्षा करना
• द्विवार्षिक विवरण दायित्वों को अन्य राज्य फाइलिंग से अलग रखना

यदि आप कई इकाइयों का प्रबंधन करते हैं, तो अनुपालन ट्रैकर या गठन सेवा आपको समयसीमाएं चूकने से बचाने में मदद कर सकती है। Zenind उन उद्यमियों के लिए व्यवसाय गठन और अनुपालन सहायता प्रदान करता है जो राज्य आवश्यकताओं पर व्यवस्थित रूप से नजर रखना चाहते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या न्यूयॉर्क द्विवार्षिक विवरण वार्षिक रिपोर्ट जैसा है?

नहीं। अधिकांश कॉरपोरेशनों और LLCs के लिए, न्यूयॉर्क हर दो साल में द्विवार्षिक विवरण मांगता है, वार्षिक रिपोर्ट नहीं।

क्या मैं द्विवार्षिक विवरण ऑनलाइन फाइल कर सकता हूं?

हां। अधिकांश कॉरपोरेशन और LLCs डिपार्टमेंट ऑफ स्टेट की e-Statement Filing Service के माध्यम से ऑनलाइन फाइल कर सकते हैं।

फाइलिंग शुल्क कितना है?

न्यूयॉर्क द्विवार्षिक विवरण के लिए शुल्क $9 है।

यदि मैंने पहले ही बहुत जल्दी फाइल कर दिया है तो क्या होगा?

यदि आपने उस कैलेंडर महीने से पहले फाइल किया जिसमें विवरण देय था, तो आपको सही देय महीने के दौरान फिर से फाइल करना पड़ सकता है।

यदि मैं अपना व्यवसाय बंद कर दूं तो क्या होगा?

यदि आपकी इकाई अभी भी सक्रिय है, तो औपचारिक रूप से भंग, सरेंडर, या उचित न्यूयॉर्क प्रक्रिया के तहत समाप्त होने तक उस पर फाइलिंग दायित्व बने रह सकते हैं।

अंतिम निष्कर्ष

न्यूयॉर्क द्विवार्षिक विवरण एक सरल फाइलिंग है, लेकिन कॉरपोरेशन या LLC को अच्छी स्थिति में बनाए रखने में इसकी महत्वपूर्ण भूमिका होती है।

मुख्य बातें याद रखना आसान है:

• हर दो साल में फाइल करें
• सही कैलेंडर महीने के दौरान फाइल करें
• $9 शुल्क का भुगतान करें
• संपर्क और सर्विस ऑफ प्रोसेस जानकारी सटीक रखें
• बकाया स्थिति को अनदेखा न करें

यदि आप व्यवस्थित रहते हैं और समय पर फाइल करते हैं, तो प्रक्रिया आमतौर पर तेज और कम बाधा वाली होती है। बड़ी चुनौती यह याद रखना है कि समयसीमा मौजूद है।