Απαιτήσεις υποβολής διετούς δήλωσης στη Νέα Υόρκη για LLC και corporations

Οι επιχειρήσεις στη Νέα Υόρκη έχουν μια επαναλαμβανόμενη υποχρέωση συμμόρφωσης που είναι εύκολο να παραβλεφθεί μέχρι να χαθεί μια προθεσμία: η διετής δήλωση. Για domestic και foreign business corporations, καθώς και για domestic και foreign LLCs, η υποβολή αυτή βοηθά το New York Department of State να διατηρεί ενημερωμένα τα στοιχεία επικοινωνίας και τα στοιχεία για την επίδοση δικογράφων.

Αν η εταιρεία σας έχει συσταθεί ή έχει λάβει άδεια λειτουργίας στη Νέα Υόρκη, είναι απαραίτητο να κατανοείτε τους κανόνες υποβολής. Οι απαιτήσεις είναι απλές, αλλά ο χρόνος έχει σημασία. Η υποβολή πολύ νωρίς μπορεί να είναι λάθος, η καθυστερημένη υποβολή μπορεί να αφήσει την οντότητά σας καταχωρισμένη ως εκπρόθεσμη και η αποτυχία ενημέρωσης της διεύθυνσής σας μπορεί να δημιουργήσει αποφεύξιμα προβλήματα.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι η διετής δήλωση της Νέας Υόρκης, ποιος πρέπει να την υποβάλλει, ποια στοιχεία απαιτούνται, πότε λήγει η προθεσμία, πόσο κοστίζει και τι συμβαίνει αν τη χάσετε.

Τι είναι η διετής δήλωση της Νέας Υόρκης;

Η διετής δήλωση της Νέας Υόρκης είναι μια επαναλαμβανόμενη υποβολή στο New York Department of State. Στόχος της είναι να διατηρεί ενημερωμένα τα αρχεία της πολιτείας για τις ενεργές επιχειρηματικές οντότητες.

Για τις business corporations, η υποβολή πρέπει να περιλαμβάνει:

• Το όνομα και τη διεύθυνση εργασίας του διευθύνοντος συμβούλου
• Τη διεύθυνση της έδρας της κύριας εκτελεστικής διοίκησης
• Τη διεύθυνση στην οποία θα προωθείται η επίδοση δικογράφων
• Τον αριθμό των μελών του διοικητικού συμβουλίου και πόσες από αυτά είναι γυναίκες

Για τις LLCs, η υποβολή είναι απλούστερη. Πρέπει να αναφέρει τη διεύθυνση στην οποία ο Secretary of State θα πρέπει να ταχυδρομεί αντίγραφο κάθε εγγράφου που έγινε δεκτό εκ μέρους της εταιρείας.

Η διετής δήλωση δεν είναι το ίδιο με τη σύσταση μιας επιχείρησης, την καταχώριση εμπορικής επωνυμίας ή τη διάλυση μιας οντότητας. Πρόκειται για ξεχωριστή υποβολή συμμόρφωσης που βοηθά την οντότητά σας να παραμένει σε καλή κατάσταση με την πολιτεία.

Ποιος πρέπει να υποβάλει στη Νέα Υόρκη;

Οι περισσότερες domestic και foreign business corporations πρέπει να υποβάλλουν διετή δήλωση κάθε δύο χρόνια. Το ίδιο ισχύει για τις περισσότερες domestic και foreign LLCs.

Στην πράξη, η απαίτηση υποβολής ισχύει για:

• Corporations της Νέας Υόρκης που έχουν συσταθεί βάσει του δικαίου της Νέας Υόρκης
• Corporations εκτός πολιτείας που έχουν λάβει άδεια να δραστηριοποιούνται στη Νέα Υόρκη
• LLCs της Νέας Υόρκης που έχουν συσταθεί βάσει του δικαίου της Νέας Υόρκης
• LLCs εκτός πολιτείας που έχουν λάβει άδεια να δραστηριοποιούνται στη Νέα Υόρκη

Άλλοι τύποι οντοτήτων μπορεί να έχουν διαφορετικούς κανόνες αναφοράς. Για παράδειγμα, ορισμένες επαγγελματικές corporations ή μη κερδοσκοπικές οντότητες μπορεί να έχουν ξεχωριστές υποχρεώσεις υποβολής ή να μην απαιτείται καθόλου διετής δήλωση. Η σωστή απάντηση εξαρτάται από τον τύπο της οντότητας και από τον νόμο που τη διέπει.

Αν δεν είστε βέβαιοι αν η εταιρεία σας πρέπει να υποβάλει, η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να ελέγξετε τα έγγραφα σύστασής σας και να επιβεβαιώσετε την ταξινόμηση της οντότητας όπως εμφανίζεται στο New York Department of State.

Γιατί έχει σημασία η υποβολή

Η διετής δήλωση είναι κάτι περισσότερο από μια τυπική διαδικασία. Βοηθά την πολιτεία να διατηρεί ενημερωμένα αρχεία για ειδοποιήσεις, επίδοση δικογράφων και την επιχειρηματική κατάσταση.

Αν μια corporation ή LLC δεν υποβάλει εγκαίρως, το Department of State θα εμφανίζει την οντότητα ως εκπρόθεσμη. Αυτή η κατάσταση μπορεί να εμφανιστεί σε Certificate of Status ή σε παρόμοιο αρχείο και μπορεί να δυσκολέψει συναλλαγές όπως:

• Άνοιγμα ή ανανέωση τραπεζικών λογαριασμών
• Αίτηση για χρηματοδότηση
• Σύναψη συμβάσεων που απαιτούν απόδειξη καλής κατάστασης
• Ολοκλήρωση συγχώνευσης, εξαγοράς ή άλλης επιχειρηματικής συμφωνίας

Η διατήρηση της υποβολής ενημερωμένης σας δίνει επίσης την ευκαιρία να βεβαιωθείτε ότι η πολιτεία έχει τη σωστή διεύθυνση για ειδοποιήσεις επίδοσης. Αυτό έχει σημασία επειδή τα νομικά έγγραφα συχνά επιδίδονται μέσω του Secretary of State και τα παλιά στοιχεία μπορούν να οδηγήσουν σε χαμένες ειδοποιήσεις.

Πότε λήγει η διετής δήλωση της Νέας Υόρκης;

Η υποβολή λήγει κάθε δύο χρόνια κατά τον ημερολογιακό μήνα κατά τον οποίο κατατέθηκε στο New York Department of State το αρχικό Certificate of Incorporation, οι Articles of Organization ή η Application for Authority της οντότητας.

Αυτό σημαίνει ότι η ημερομηνία λήξης συνδέεται με τον μήνα σύστασης ή αδειοδότησης και όχι με την ακριβή ημέρα που ξεκινήσατε τη δραστηριότητα.

Για παράδειγμα, αν η corporation ή η LLC σας κατατέθηκε αρχικά τον Νοέμβριο, η διετής δήλωσή σας λήγει κάθε δύο χρόνια τον Νοέμβριο.

Ένας σημαντικός κανόνας: μην υποβάλετε πριν από τον ημερολογιακό μήνα κατά τον οποίο λήγει η δήλωση. Αν υποβάλετε πολύ νωρίς, μπορεί να χρειαστεί να υποβάλετε ξανά στον σωστό μήνα λήξης.

Αν η εταιρεία σας έχει σύστημα υπενθυμίσεων, βεβαιωθείτε ότι το email επικοινωνίας που είναι καταχωρισμένο στην πολιτεία είναι ενημερωμένο. Το Department of State μπορεί να στείλει ειδοποίηση μέσω email στις αρχές του μήνα λήξης, εφόσον έχει δοθεί διεύθυνση email.

Πόσο κοστίζει;

Το τέλος υποβολής για μια διετή δήλωση στη Νέα Υόρκη είναι 9 δολάρια τόσο για corporations όσο και για LLCs.

Αξίζει να σημειωθούν μερικά σημεία σχετικά με το κόστος:

• Δεν διατίθεται ταχεία επεξεργασία
• Το τέλος είναι το ίδιο είτε υποβάλετε ηλεκτρονικά είτε ζητήσετε έντυπο, εφόσον η υποβολή γίνει δεκτή
• Ξεχωριστό Biennial Statement Amendment για business corporation έχει επίσης νόμιμο τέλος 9 δολαρίων

Επειδή το τέλος είναι χαμηλό, το πραγματικό κόστος της απώλειας της προθεσμίας συνήθως δεν είναι το κρατικό τέλος. Ο μεγαλύτερος κίνδυνος είναι ο επιχειρηματικός αντίκτυπος του να εμφανίζεται η οντότητα ως εκπρόθεσμη.

Πώς να υποβάλετε μια διετή δήλωση της Νέας Υόρκης

Οι περισσότερες business corporations και LLCs μπορούν να υποβάλουν ηλεκτρονικά μέσω της e-Statement Filing Service του New York Department of State.

Για να υποβάλετε ηλεκτρονικά, συνήθως θα χρειαστείτε:

• Την ακριβή νομική επωνυμία της οντότητας
• Τον αριθμό DOS ID
• Χρεωστική ή πιστωτική κάρτα για την πληρωμή

Η πολιτεία δέχεται μεγάλους τύπους καρτών για πληρωμή, όπως Mastercard, Visa και American Express.

Αν δεν μπορείτε να υποβάλετε ηλεκτρονικά, μπορείτε να ζητήσετε έντυπο από το Division of Corporations του Department of State. Η πολιτεία δέχεται επίσης διετείς δηλώσεις μέσω fax, και τα αιτήματα για έντυπα πρέπει να περιλαμβάνουν την ακριβή επωνυμία της οντότητας και την ημερομηνία σύστασης ή αδειοδότησης, ή τον αριθμό DOS ID.

Ποια στοιχεία χρειάζεστε;

Η ίδια η υποβολή είναι απλή, αλλά βοηθά να συγκεντρώσετε τις σωστές πληροφορίες πριν ξεκινήσετε.

Για μια LLC, θα χρειαστείτε:

• Την ακριβή νομική επωνυμία της LLC
• Τον αριθμό DOS ID
• Τη διεύθυνση αλληλογραφίας για την επίδοση δικογράφων

Για μια corporation, θα χρειαστείτε:

• Την ακριβή νομική επωνυμία της corporation
• Τον αριθμό DOS ID
• Το όνομα και τη διεύθυνση εργασίας του CEO
• Τη διεύθυνση της κύριας εκτελεστικής έδρας
• Τη διεύθυνση για την επίδοση δικογράφων
• Στοιχεία του διοικητικού συμβουλίου, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού των μελών του και του αριθμού των γυναικών στο συμβούλιο

Αν τα αρχεία της πολιτείας είναι παρωχημένα, αυτή είναι επίσης μια καλή στιγμή για να επιβεβαιώσετε τα στοιχεία επικοινωνίας της εταιρείας σας και να αποφασίσετε αν χρειάζεται ξεχωριστή τροποποίηση ή αλλαγή καταχώρισης.

Τι συμβαίνει μετά την υποβολή;

Αφού η πολιτεία αποδεχθεί την υποβολή, τα αρχεία σας θα πρέπει να ενημερωθούν στο σύστημα του Department of State. Η υποβολή βοηθά να επανέλθει η οντότητά σας σε συμμόρφωση και μπορεί να υποστηρίξει την έκδοση τρέχοντος πιστοποιητικού κατάστασης, αν χρειαστείτε ένα.

Λάβετε υπόψη ότι η διετής δήλωση δεν αλλάζει τη νομική δομή σας ούτε αντικαθιστά οποιαδήποτε άλλη απαιτούμενη υποβολή. Απλώς εκπληρώνει τη επαναλαμβανόμενη υποχρέωση αναφοράς της Νέας Υόρκης.

Αν χρειαστείτε αργότερα νέο Certificate of Status, μπορείτε να το ζητήσετε μετά την υποβολή ή οποιαδήποτε στιγμή στη συνέχεια.

Τι συμβαίνει αν χάσετε την προθεσμία;

Αν χάσετε τον μήνα υποβολής, η οντότητά σας μπορεί να εμφανιστεί ως εκπρόθεσμη από το New York Department of State.

Αυτή η κατάσταση μπορεί να δημιουργήσει πρακτικά προβλήματα, ακόμη κι αν το τέλος υποβολής είναι μικρό. Η ένδειξη εκπρόθεσμης κατάστασης μπορεί να εμφανιστεί σε αρχεία κατάστασης και μπορεί να επηρεάσει την ολοκλήρωση ορισμένων επιχειρηματικών συναλλαγών.

Αν η υποβολή σας είναι καθυστερημένη, μην υποθέσετε ότι η οντότητα διαλύεται αυτόματα. Συνήθως μπορείτε ακόμη να υποβάλετε την εκπρόθεσμη δήλωση ηλεκτρονικά ή να ζητήσετε έντυπο, αν η ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι διαθέσιμη.

Το βασικό είναι να διορθώσετε το ζήτημα γρήγορα. Η καθυστερημένη υποβολή είναι καλύτερη από το να μην υποβληθεί τίποτα, και η επαναφορά της τρέχουσας κατάστασης μπορεί να μειώσει τις τριβές με τράπεζες, αντισυμβαλλομένους και κρατικά αρχεία.

Μπορείτε να ενημερώσετε στοιχεία της εταιρείας μέσω της υποβολής;

Για τις business corporations, ένα Biennial Statement Amendment μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ενημερώσει το όνομα και τη διεύθυνση του CEO και τη διεύθυνση της κύριας εκτελεστικής έδρας.

Ωστόσο, η διεύθυνση για την επίδοση δικογράφων της corporation δεν μπορεί να αλλάξει μέσω αυτού του εντύπου τροποποίησης. Αν αυτή η διεύθυνση πρέπει να αλλάξει, η corporation πρέπει να χρησιμοποιήσει το κατάλληλο Certificate of Change ή Certificate of Amendment.

Για τις LLCs, η διετής δήλωση είναι πιο περιορισμένη και γενικά επικεντρώνεται στη διεύθυνση αλληλογραφίας για την επίδοση δικογράφων.

Αυτή είναι μια σημαντική διάκριση, επειδή πολλές επιχειρήσεις θεωρούν ότι η διετής δήλωση μπορεί να διορθώσει κάθε ζήτημα στα αρχεία. Δεν μπορεί. Η υποβολή είναι χρήσιμη, αλλά έχει περιορισμένο σκοπό.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Τα πιο συνηθισμένα λάθη στη διετή δήλωση της Νέας Υόρκης είναι απλά αλλά κοστοβόρα:

• Υποβολή πολύ νωρίς αντί για αναμονή μέχρι τον μήνα λήξης
• Χρήση λανθασμένης νομικής επωνυμίας ή παρωχημένου αριθμού DOS ID
• Παράλειψη ενημέρωσης της διεύθυνσης για επίδοση δικογράφων
• Υπόθεση ότι η υποβολή χρειάζεται μόνο μία φορά
• Αγνόηση ειδοποίησης εκπρόθεσμης κατάστασης επειδή το τέλος είναι μικρό

Αυτά τα λάθη αποφεύγονται εύκολα με ένα ημερολόγιο συμμόρφωσης και έναν έλεγχο του αρχείου της οντότητας πριν από την υποβολή.

Πώς να παραμένετε οργανωμένοι

Μια ισχυρή ρουτίνα συμμόρφωσης είναι συνήθως αρκετή για να αποφύγετε προβλήματα υποβολής στη Νέα Υόρκη.

Καλές πρακτικές περιλαμβάνουν:

• Καταγραφή του μήνα σύστασης ή αδειοδότησης για κάθε οντότητα
• Ρύθμιση επαναλαμβανόμενης υπενθύμισης κάθε δύο χρόνια
• Διατήρηση ενημερωμένης της διεύθυνσης email στο Department of State
• Έλεγχο του αρχείου της οντότητας πριν από κάθε υποβολή
• Διαχωρισμό των υποχρεώσεων διετούς δήλωσης από άλλες πολιτειακές υποβολές

Αν διαχειρίζεστε πολλές οντότητες, ένα εργαλείο παρακολούθησης συμμόρφωσης ή μια υπηρεσία σύστασης μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε χαμένες προθεσμίες. Η Zenind προσφέρει υποστήριξη για σύσταση επιχειρήσεων και συμμόρφωση για επιχειρηματίες που θέλουν έναν πιο οργανωμένο τρόπο να παραμένουν ενήμεροι για τις κρατικές απαιτήσεις.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι η διετής δήλωση της Νέας Υόρκης το ίδιο με την ετήσια έκθεση;

Όχι. Για τις περισσότερες corporations και LLCs, η Νέα Υόρκη απαιτεί διετή δήλωση κάθε δύο χρόνια, όχι ετήσια έκθεση.

Μπορώ να υποβάλω τη διετή δήλωση ηλεκτρονικά;

Ναι. Οι περισσότερες corporations και LLCs μπορούν να υποβάλουν ηλεκτρονικά μέσω της e-Statement Filing Service του Department of State.

Πόσο είναι το τέλος υποβολής;

Το τέλος είναι 9 δολάρια για μια διετή δήλωση της Νέας Υόρκης.

Τι γίνεται αν την υπέβαλα ήδη πολύ νωρίς;

Αν υποβάλατε πριν από τον ημερολογιακό μήνα κατά τον οποίο έληγε η δήλωση, μπορεί να χρειαστεί να υποβάλετε ξανά κατά τον σωστό μήνα λήξης.

Τι συμβαίνει αν κλείσω την επιχείρησή μου;

Αν η οντότητά σας παραμένει ενεργή, μπορεί να εξακολουθεί να έχει υποχρεώσεις υποβολής μέχρι να διαλυθεί, να παραδοθεί ή να τερματιστεί επίσημα σύμφωνα με την κατάλληλη διαδικασία της Νέας Υόρκης.

Τελικό συμπέρασμα

Η διετής δήλωση της Νέας Υόρκης είναι μια απλή υποβολή, αλλά διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στη διατήρηση μιας corporation ή LLC σε καλή κατάσταση.

Τα βασικά σημεία είναι εύκολο να τα θυμάστε:

• Υποβάλλετε κάθε δύο χρόνια
• Υποβάλλετε κατά τον σωστό ημερολογιακό μήνα
• Πληρώστε το τέλος των 9 δολαρίων
• Διατηρείτε ακριβή τα στοιχεία επικοινωνίας και επίδοσης δικογράφων
• Μην αγνοείτε μια ένδειξη εκπρόθεσμης κατάστασης

Αν παραμένετε οργανωμένοι και υποβάλλετε εγκαίρως, η διαδικασία είναι συνήθως γρήγορη και χωρίς τριβές. Η μεγαλύτερη πρόκληση είναι να θυμάστε ότι η προθεσμία υπάρχει εξαρχής.