Yêu cầu nộp Báo cáo Hai năm một lần của New York đối với LLC và Công ty cổ phần

Doanh nghiệp tại New York có một nghĩa vụ tuân thủ định kỳ rất dễ bị bỏ sót cho đến khi lỡ hạn: báo cáo hai năm một lần. Đối với các công ty cổ phần trong nước và ngoài bang, cũng như các LLC trong nước và ngoài bang, việc nộp này giúp Bộ Ngoại giao New York lưu giữ thông tin liên hệ và thông tin nhận tống đạt hồ sơ hiện hành.

Nếu công ty của bạn được thành lập hoặc được phép hoạt động tại New York, việc hiểu rõ quy định nộp hồ sơ là rất quan trọng. Yêu cầu này khá đơn giản, nhưng thời điểm nộp lại đặc biệt quan trọng. Nộp quá sớm có thể là một sai sót, nộp muộn có thể khiến pháp nhân của bạn bị ghi nhận quá hạn, và không cập nhật địa chỉ có thể gây ra những vấn đề có thể tránh được.

Hướng dẫn này giải thích báo cáo hai năm một lần của New York là gì, ai phải nộp, cần những thông tin gì, hạn nộp khi nào, chi phí bao nhiêu và điều gì xảy ra nếu bạn lỡ hạn.

Báo cáo Hai năm một lần của New York là gì?

Báo cáo hai năm một lần của New York là một hồ sơ định kỳ được nộp cho Bộ Ngoại giao New York. Mục đích của hồ sơ này là giữ cho thông tin của tiểu bang luôn cập nhật đối với các pháp nhân đang hoạt động.

Đối với công ty cổ phần, hồ sơ phải bao gồm:

• Tên và địa chỉ kinh doanh của Giám đốc điều hành
• Địa chỉ đường phố của văn phòng điều hành chính
• Địa chỉ nơi thư tống đạt hồ sơ sẽ được chuyển tiếp đến
• Số lượng giám đốc trong hội đồng quản trị và số lượng nữ giám đốc

Đối với LLC, hồ sơ đơn giản hơn. Hồ sơ phải nêu địa chỉ mà Bộ trưởng Ngoại giao sẽ gửi bản sao của mọi giấy tờ tống đạt đã được chấp nhận thay mặt cho công ty.

Báo cáo hai năm một lần không giống với việc thành lập doanh nghiệp, đăng ký tên thương mại hay giải thể pháp nhân. Đây là một hồ sơ tuân thủ riêng biệt giúp pháp nhân của bạn duy trì tình trạng tốt với tiểu bang.

Ai phải nộp tại New York?

Hầu hết các công ty cổ phần trong nước và ngoài bang đều phải nộp báo cáo hai năm một lần cứ hai năm một lần. Hầu hết các LLC trong nước và ngoài bang cũng phải làm như vậy.

Trên thực tế, yêu cầu nộp hồ sơ áp dụng cho:

• Công ty cổ phần New York được thành lập theo luật New York
• Công ty cổ phần ngoài bang được phép kinh doanh tại New York
• LLC New York được thành lập theo luật New York
• LLC ngoài bang được phép kinh doanh tại New York

Các loại pháp nhân khác có thể có quy định báo cáo khác nhau. Ví dụ, một số công ty chuyên nghiệp hoặc tổ chức phi lợi nhuận có thể có nghĩa vụ nộp hồ sơ riêng hoặc hoàn toàn không phải nộp báo cáo hai năm một lần. Câu trả lời chính xác phụ thuộc vào loại pháp nhân và quy định pháp luật điều chỉnh pháp nhân đó.

Nếu bạn không chắc công ty của mình có phải nộp hay không, cách an toàn nhất là xem lại hồ sơ thành lập và xác nhận phân loại pháp nhân được Bộ Ngoại giao New York ghi nhận.

Vì sao việc nộp hồ sơ này quan trọng

Báo cáo hai năm một lần không chỉ là một thủ tục hình thức. Nó giúp tiểu bang duy trì hồ sơ chính xác cho các thông báo, việc tống đạt hồ sơ và tình trạng doanh nghiệp.

Nếu một công ty cổ phần hoặc LLC không nộp đúng hạn, Bộ Ngoại giao sẽ thể hiện pháp nhân là quá hạn. Tình trạng này có thể xuất hiện trên Giấy chứng nhận Tình trạng hoặc hồ sơ tương tự và có thể gây trở ngại cho các giao dịch như:

• Mở hoặc gia hạn tài khoản ngân hàng
• Xin cấp tín dụng
• Ký kết hợp đồng yêu cầu chứng minh tình trạng tốt
• Hoàn tất sáp nhập, mua bán hoặc một giao dịch kinh doanh khác

Duy trì hồ sơ cập nhật cũng giúp bạn đảm bảo rằng tiểu bang có đúng địa chỉ để gửi thông báo tống đạt. Điều đó quan trọng vì giấy tờ pháp lý thường được tống đạt thông qua Bộ trưởng Ngoại giao, và hồ sơ cũ có thể dẫn đến việc bỏ lỡ thông báo.

Báo cáo Hai năm một lần của New York đến hạn khi nào?

Hồ sơ đến hạn hai năm một lần trong tháng dương lịch mà Giấy chứng nhận Thành lập, Điều lệ Tổ chức hoặc Đơn xin Ủy quyền ban đầu của pháp nhân được nộp cho Bộ Ngoại giao New York.

Điều đó có nghĩa là ngày đến hạn gắn với tháng thành lập hoặc được phép hoạt động của bạn, không phải ngày chính xác bạn bắt đầu kinh doanh.

Ví dụ, nếu công ty cổ phần hoặc LLC của bạn ban đầu được nộp vào tháng 11, thì báo cáo hai năm một lần của bạn sẽ đến hạn vào tháng 11 của mỗi hai năm.

Một quy tắc quan trọng: đừng nộp trước tháng dương lịch mà báo cáo đến hạn. Nếu nộp quá sớm, bạn vẫn có thể phải nộp lại vào đúng tháng đến hạn.

Nếu công ty của bạn đang dùng hệ thống nhắc nhở, hãy chắc chắn rằng email liên hệ đã lưu với tiểu bang là hiện hành. Bộ Ngoại giao có thể gửi thông báo qua email vào đầu tháng đến hạn nếu đã cung cấp địa chỉ email.

Chi phí là bao nhiêu?

Phí nộp báo cáo hai năm một lần của New York là 9 đô la cho cả công ty cổ phần và LLC.

Một vài điểm liên quan đến chi phí cần lưu ý:

• Không có dịch vụ xử lý nhanh
• Phí giống nhau dù bạn nộp trực tuyến hay yêu cầu mẫu giấy, miễn là hồ sơ được chấp nhận
• Một Bản sửa đổi Báo cáo Hai năm một lần riêng cho công ty cổ phần cũng có phí luật định là 9 đô la

Vì phí nộp rất thấp, chi phí thực sự của việc lỡ hạn thường không nằm ở khoản phí của tiểu bang. Rủi ro lớn hơn là tác động kinh doanh khi pháp nhân bị ghi nhận quá hạn.

Cách nộp Báo cáo Hai năm một lần của New York

Phần lớn công ty cổ phần và LLC có thể nộp trực tuyến bằng Dịch vụ nộp e-Statement của Bộ Ngoại giao New York.

Để nộp trực tuyến, bạn thường cần:

• Tên pháp lý chính xác của pháp nhân
• Số ID của DOS
• Thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng để thanh toán

Tiểu bang chấp nhận các loại thẻ chính để thanh toán, bao gồm Mastercard, Visa và American Express.

Nếu bạn không thể nộp trực tuyến, bạn có thể yêu cầu mẫu giấy từ Phòng Doanh nghiệp của Bộ Ngoại giao. Tiểu bang cũng chấp nhận báo cáo hai năm một lần qua fax, và yêu cầu mẫu giấy phải bao gồm tên chính xác của pháp nhân và ngày thành lập hoặc được phép hoạt động, hoặc số ID của DOS.

Cần những thông tin gì?

Bản thân hồ sơ khá đơn giản, nhưng sẽ hữu ích nếu chuẩn bị sẵn thông tin chính xác trước khi bắt đầu.

Đối với LLC, bạn sẽ cần:

• Tên pháp lý chính xác của LLC
• Số ID của DOS
• Địa chỉ nhận thư tống đạt hồ sơ

Đối với công ty cổ phần, bạn sẽ cần:

• Tên pháp lý chính xác của công ty cổ phần
• Số ID của DOS
• Tên và địa chỉ kinh doanh của Giám đốc điều hành
• Địa chỉ đường phố của văn phòng điều hành chính
• Địa chỉ cho việc tống đạt hồ sơ
• Thông tin hội đồng quản trị, bao gồm số lượng giám đốc và số lượng nữ giám đốc

Nếu hồ sơ của tiểu bang đã lỗi thời, đây cũng là thời điểm tốt để xác nhận lại thông tin liên hệ của công ty và quyết định xem có cần nộp một hồ sơ sửa đổi hoặc thay đổi riêng hay không.

Sau khi nộp thì sao?

Sau khi tiểu bang chấp nhận hồ sơ, dữ liệu của bạn sẽ được cập nhật trong hệ thống của Bộ Ngoại giao. Hồ sơ này giúp đưa pháp nhân của bạn trở lại trạng thái tuân thủ và có thể hỗ trợ việc cấp một bản ghi tình trạng hiện hành nếu bạn cần.

Lưu ý rằng báo cáo hai năm một lần không thay đổi cấu trúc pháp lý của bạn hoặc thay thế bất kỳ hồ sơ bắt buộc nào khác. Nó chỉ đáp ứng nghĩa vụ báo cáo định kỳ của New York.

Nếu sau này bạn cần một Giấy chứng nhận Tình trạng mới, bạn có thể yêu cầu sau khi nộp hồ sơ hoặc vào bất kỳ thời điểm nào sau đó.

Nếu lỡ hạn thì sao?

Nếu bạn bỏ lỡ tháng nộp, pháp nhân của bạn có thể bị Bộ Ngoại giao New York ghi nhận là quá hạn.

Tình trạng đó có thể gây ra các vấn đề thực tế, ngay cả khi phí nộp không lớn. Việc bị ghi nhận quá hạn có thể xuất hiện trên hồ sơ tình trạng và có thể ảnh hưởng đến khả năng hoàn tất một số giao dịch kinh doanh.

Nếu nộp muộn, đừng cho rằng pháp nhân sẽ tự động bị giải thể. Thông thường bạn vẫn có thể nộp báo cáo quá hạn trực tuyến hoặc yêu cầu mẫu giấy nếu không thể nộp trực tuyến.

Điều quan trọng là khắc phục vấn đề càng sớm càng tốt. Nộp muộn vẫn tốt hơn là không nộp, và việc khôi phục tình trạng hiện hành có thể giúp giảm trở ngại với ngân hàng, đối tác giao dịch và hồ sơ của tiểu bang.

Có thể cập nhật thông tin công ty trong hồ sơ này không?

Đối với công ty cổ phần, một Bản sửa đổi Báo cáo Hai năm một lần có thể được dùng để cập nhật tên và địa chỉ của Giám đốc điều hành cùng địa chỉ của văn phòng điều hành chính.

Tuy nhiên, địa chỉ nhận tống đạt hồ sơ của công ty không thể thay đổi thông qua mẫu sửa đổi đó. Nếu địa chỉ này cần thay đổi, công ty phải sử dụng đúng Mẫu Giấy chứng nhận Thay đổi hoặc Giấy chứng nhận Sửa đổi.

Đối với LLC, báo cáo hai năm một lần có phạm vi hạn chế hơn và nhìn chung tập trung vào địa chỉ thư nhận tống đạt hồ sơ.

Đây là một điểm khác biệt quan trọng vì nhiều doanh nghiệp cho rằng báo cáo hai năm một lần có thể sửa mọi vấn đề trong hồ sơ. Thực tế không phải vậy. Hồ sơ này hữu ích, nhưng mục đích của nó rất hẹp.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Những lỗi phổ biến nhất khi nộp báo cáo hai năm một lần ở New York khá đơn giản nhưng tốn kém:

• Nộp quá sớm thay vì chờ đúng tháng đến hạn
• Dùng sai tên pháp lý hoặc số ID DOS đã lỗi thời
• Quên cập nhật địa chỉ nhận tống đạt hồ sơ
• Cho rằng hồ sơ này chỉ cần nộp một lần
• Bỏ qua thông báo quá hạn vì phí nộp không lớn

Những lỗi này có thể dễ dàng tránh bằng một lịch tuân thủ và kiểm tra trước hồ sơ pháp nhân trước khi nộp.

Cách duy trì đúng hạn

Một quy trình tuân thủ tốt thường là đủ để bạn tránh các vấn đề nộp hồ sơ tại New York.

Các thực hành tốt bao gồm:

• Ghi lại tháng thành lập hoặc được phép hoạt động của từng pháp nhân
• Đặt nhắc nhở định kỳ hai năm một lần
• Duy trì email của Bộ Ngoại giao ở trạng thái hiện hành
• Rà soát hồ sơ pháp nhân trước mỗi lần nộp
• Tách riêng nghĩa vụ báo cáo hai năm một lần với các hồ sơ khác của tiểu bang

Nếu bạn quản lý nhiều pháp nhân, một công cụ theo dõi tuân thủ hoặc dịch vụ thành lập doanh nghiệp có thể giúp bạn tránh bỏ lỡ hạn nộp. Zenind cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp và hỗ trợ tuân thủ cho các doanh nhân muốn có cách tổ chức hơn để theo dõi các yêu cầu của tiểu bang.

Câu hỏi thường gặp

Báo cáo hai năm một lần của New York có giống báo cáo thường niên không?

Không. Đối với hầu hết công ty cổ phần và LLC, New York yêu cầu báo cáo hai năm một lần, không phải báo cáo thường niên.

Tôi có thể nộp báo cáo hai năm một lần trực tuyến không?

Có. Hầu hết công ty cổ phần và LLC có thể nộp trực tuyến qua Dịch vụ nộp e-Statement của Bộ Ngoại giao.

Phí nộp là bao nhiêu?

Phí là 9 đô la cho báo cáo hai năm một lần của New York.

Nếu tôi đã nộp quá sớm thì sao?

Nếu bạn nộp trước tháng dương lịch mà báo cáo đến hạn, bạn vẫn có thể phải nộp lại trong đúng tháng đến hạn.

Điều gì xảy ra nếu tôi đóng cửa doanh nghiệp?

Nếu pháp nhân của bạn vẫn đang hoạt động, bạn vẫn có thể có nghĩa vụ nộp hồ sơ cho đến khi nó được giải thể, từ bỏ hoặc chấm dứt hợp lệ theo đúng thủ tục của New York.

Kết luận

Báo cáo hai năm một lần của New York là một hồ sơ đơn giản, nhưng nó đóng vai trò quan trọng trong việc giữ cho công ty cổ phần hoặc LLC ở trạng thái tốt.

Những điểm chính cần nhớ rất dễ:

• Nộp mỗi hai năm một lần
• Nộp đúng trong tháng dương lịch phù hợp
• Thanh toán phí 9 đô la
• Giữ thông tin liên hệ và thông tin nhận tống đạt hồ sơ chính xác
• Không bỏ qua trạng thái quá hạn

Nếu bạn tổ chức tốt và nộp đúng hạn, quy trình thường nhanh và ít rắc rối. Thách thức lớn hơn là nhớ rằng thời hạn đó thực sự tồn tại.