Anforderungen für die alle zwei Jahre fällige New Yorker Erklärung für LLCs und Kapitalgesellschaften

Unternehmen in New York haben eine wiederkehrende Compliance-Pflicht, die leicht übersehen wird, bis eine Frist verpasst wurde: die alle zwei Jahre fällige Erklärung. Für inländische und ausländische Kapitalgesellschaften sowie inländische und ausländische LLCs hilft diese Einreichung dem New York Department of State, aktuelle Kontakt- und Zustellungsinformationen zu führen.

Wenn Ihr Unternehmen in New York gegründet oder zugelassen wurde, ist es wichtig, die Einreichungsregeln zu verstehen. Die Anforderungen sind einfach, aber der Zeitpunkt ist entscheidend. Zu frühes Einreichen kann ein Fehler sein, verspätetes Einreichen kann dazu führen, dass Ihr Unternehmen als überfällig ausgewiesen wird, und nicht aktuelle Adressinformationen können vermeidbare Probleme verursachen.

Dieser Leitfaden erklärt, was eine New Yorker Erklärung ist, wer sie einreichen muss, welche Informationen erforderlich sind, wann sie fällig ist, was sie kostet und was passiert, wenn Sie die Frist verpassen.

Was ist eine New Yorker Erklärung?

Eine New Yorker Erklärung ist eine wiederkehrende Einreichung beim New York Department of State. Sie dient dazu, die Unterlagen des Staates für aktive Unternehmen aktuell zu halten.

Für Kapitalgesellschaften muss die Einreichung Folgendes enthalten:

• Den Namen und die Geschäftsadresse des Chief Executive Officer
• Die Straßenadresse des Hauptgeschäftssitzes
• Die Adresse, an die Zustellungen weitergeleitet werden sollen
• Die Anzahl der Mitglieder des Vorstands und wie viele davon Frauen sind

Für LLCs ist die Einreichung einfacher. Sie muss die Adresse angeben, an die der Secretary of State eine Kopie aller im Namen des Unternehmens angenommenen Zustellungen senden soll.

Die alle zwei Jahre fällige Erklärung ist nicht dasselbe wie die Gründung eines Unternehmens, die Anmeldung eines Handelsnamens oder die Auflösung eines Unternehmens. Es handelt sich um eine separate Compliance-Einreichung, die dazu beiträgt, dass Ihr Unternehmen im Staat in gutem Standing bleibt.

Wer muss in New York einreichen?

Die meisten inländischen und ausländischen Kapitalgesellschaften müssen alle zwei Jahre eine Erklärung einreichen. Das Gleiche gilt für die meisten inländischen und ausländischen LLCs.

In der Praxis bedeutet das, dass die Pflicht gilt für:

• New Yorker Kapitalgesellschaften, die nach New Yorker Recht gegründet wurden
• Außerhalb von New York gegründete Kapitalgesellschaften, die zur Geschäftstätigkeit in New York zugelassen sind
• New Yorker LLCs, die nach New Yorker Recht gegründet wurden
• Außerhalb von New York gegründete LLCs, die zur Geschäftstätigkeit in New York zugelassen sind

Andere Unternehmensarten können andere Berichtspflichten haben. Zum Beispiel können bestimmte professionelle Kapitalgesellschaften oder gemeinnützige Organisationen separate Einreichungspflichten haben oder überhaupt nicht zur Einreichung einer alle zwei Jahre fälligen Erklärung verpflichtet sein. Die richtige Antwort hängt von der Unternehmensform und dem anwendbaren Recht ab.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen einreichen muss, ist es am sichersten, Ihre Gründungsunterlagen zu prüfen und die beim New York Department of State hinterlegte Unternehmensklassifizierung zu bestätigen.

Warum die Einreichung wichtig ist

Die alle zwei Jahre fällige Erklärung ist mehr als eine reine Formalität. Sie hilft dem Staat, aktuelle Daten für Mitteilungen, Zustellungen und den Unternehmensstatus zu führen.

Wenn eine Kapitalgesellschaft oder LLC nicht rechtzeitig einreicht, weist das Department of State das Unternehmen als überfällig aus. Dieser Status kann in einer Statusbescheinigung oder ähnlichen Unterlagen erscheinen und Transaktionen beeinträchtigen, etwa:

• die Eröffnung oder Verlängerung von Bankkonten
• die Beantragung von Finanzierung
• den Abschluss von Verträgen, die einen Nachweis des guten Standing erfordern
• den Abschluss einer Fusion, Übernahme oder sonstigen Geschäftstransaktion

Eine aktuelle Einreichung gibt Ihnen außerdem die Gelegenheit zu prüfen, ob der Staat die richtige Adresse für Zustellungen gespeichert hat. Das ist wichtig, weil rechtliche Schriftstücke häufig über den Secretary of State zugestellt werden und veraltete Daten zu versäumten Mitteilungen führen können.

Wann ist die New Yorker Erklärung fällig?

Die Einreichung ist alle zwei Jahre in dem Kalendermonat fällig, in dem die ursprüngliche Certificate of Incorporation, Articles of Organization oder Application for Authority beim New York Department of State eingereicht wurde.

Das bedeutet, dass sich das Fälligkeitsdatum an Ihrem Gründungs- oder Zulassungsmonat orientiert, nicht an dem genauen Tag, an dem Sie mit dem Geschäft begonnen haben.

Wenn Ihre Kapitalgesellschaft oder LLC beispielsweise ursprünglich im November eingereicht wurde, ist Ihre Erklärung im November alle zwei Jahre fällig.

Eine wichtige Regel: Reichen Sie nicht vor dem Kalendermonat ein, in dem die Erklärung fällig ist. Wenn Sie zu früh einreichen, müssen Sie möglicherweise im richtigen Fälligkeitsmonat erneut einreichen.

Wenn Ihr Unternehmen ein Erinnerungssystem nutzt, stellen Sie sicher, dass die beim Staat hinterlegte E-Mail-Adresse aktuell ist. Das Department of State sendet möglicherweise zu Beginn des Fälligkeitsmonats eine E-Mail-Benachrichtigung, sofern eine E-Mail-Adresse angegeben wurde.

Wie viel kostet das?

Die Gebühr für die New Yorker Erklärung beträgt für Kapitalgesellschaften und LLCs jeweils 9 US-Dollar.

Einige kostenbezogene Punkte sind erwähnenswert:

• Eine beschleunigte Bearbeitung ist nicht verfügbar
• Die Gebühr ist gleich, unabhängig davon, ob Sie online oder per Papierformular einreichen, solange die Einreichung akzeptiert wird
• Eine separate Biennial Statement Amendment für eine Kapitalgesellschaft unterliegt ebenfalls einer gesetzlichen Gebühr von 9 US-Dollar

Da die Gebühr niedrig ist, sind die tatsächlichen Kosten einer versäumten Frist meist nicht die staatliche Gebühr selbst. Das größere Risiko sind die geschäftlichen Folgen eines überfälligen Status.

Wie reicht man eine New Yorker Erklärung ein?

Die meisten Kapitalgesellschaften und LLCs können online über den e-Statement Filing Service des New York Department of State einreichen.

Für die Online-Einreichung benötigen Sie in der Regel:

• den exakten rechtlichen Namen des Unternehmens
• die DOS-ID-Nummer
• eine Debit- oder Kreditkarte für die Zahlung

Der Staat akzeptiert für die Zahlung gängige Kartentypen wie Mastercard, Visa und American Express.

Wenn Sie nicht online einreichen können, können Sie beim Division of Corporations des Department of State ein Papierformular anfordern. Der Staat akzeptiert die alle zwei Jahre fällige Erklärung auch per Fax, und Anfragen für Papierformulare müssen den exakten Unternehmensnamen und das Gründungs- oder Zulassungsdatum oder die DOS-ID-Nummer enthalten.

Welche Informationen werden benötigt?

Die Einreichung selbst ist unkompliziert, aber es hilft, die richtigen Informationen vor Beginn zusammenzustellen.

Für eine LLC benötigen Sie:

• den exakten rechtlichen Namen der LLC
• die DOS-ID-Nummer
• die Postanschrift für Zustellungen

Für eine Kapitalgesellschaft benötigen Sie:

• den exakten rechtlichen Namen der Kapitalgesellschaft
• die DOS-ID-Nummer
• den Namen und die Geschäftsadresse des CEO
• die Straßenadresse des Hauptgeschäftssitzes
• die Adresse für Zustellungen
• Informationen zum Vorstand, einschließlich der Anzahl der Direktoren und der Anzahl der Frauen im Vorstand

Wenn die Unterlagen des Staates veraltet sind, ist dies auch ein guter Zeitpunkt, die Kontaktdaten Ihres Unternehmens zu überprüfen und zu entscheiden, ob eine separate Änderungs- oder Berichtigungsanzeige erforderlich ist.

Was passiert nach der Einreichung?

Nachdem der Staat die Einreichung akzeptiert hat, sollten Ihre Unterlagen im System des Department of State aktualisiert werden. Die Einreichung hilft dabei, Ihr Unternehmen wieder in Compliance zu bringen, und kann die Ausstellung einer aktuellen Statusbescheinigung unterstützen, falls Sie eine benötigen.

Beachten Sie, dass die alle zwei Jahre fällige Erklärung Ihre Rechtsform nicht ändert und keine andere erforderliche Einreichung ersetzt. Sie erfüllt nur die wiederkehrende New Yorker Berichtspflicht.

Wenn Sie später eine neue Certificate of Status benötigen, können Sie diese nach der Einreichung oder jederzeit danach beantragen.

Was passiert, wenn Sie die Frist verpassen?

Wenn Sie den Einreichungsmonat verpassen, kann Ihr Unternehmen vom New York Department of State als überfällig eingestuft werden.

Dieser Status kann praktische Probleme verursachen, auch wenn die Gebühr selbst gering ist. Eine Überfälligkeitskennzeichnung kann in Statusunterlagen erscheinen und die Durchführung bestimmter Geschäftstransaktionen beeinträchtigen.

Wenn Ihre Einreichung verspätet ist, gehen Sie nicht davon aus, dass das Unternehmen automatisch aufgelöst wird. Sie können die überfällige Erklärung in der Regel trotzdem online einreichen oder, falls die Online-Einreichung nicht verfügbar ist, ein Papierformular anfordern.

Der entscheidende Punkt ist, das Problem schnell zu beheben. Eine verspätete Einreichung ist besser als gar keine Einreichung, und die Wiederherstellung des aktuellen Status kann helfen, Reibungsverluste mit Banken, Vertragspartnern und staatlichen Unterlagen zu verringern.

Können Sie Unternehmensinformationen in der Einreichung aktualisieren?

Für Kapitalgesellschaften kann eine Biennial Statement Amendment verwendet werden, um den Namen und die Adresse des CEO sowie die Adresse des Hauptgeschäftssitzes zu aktualisieren.

Die Adresse für Zustellungen der Kapitalgesellschaft kann jedoch nicht über dieses Änderungsformular geändert werden. Wenn sich diese Adresse ändern muss, muss die Kapitalgesellschaft stattdessen das passende Certificate of Change oder Certificate of Amendment verwenden.

Für LLCs ist die alle zwei Jahre fällige Erklärung begrenzter und konzentriert sich in der Regel auf die Postanschrift für Zustellungen.

Das ist eine wichtige Unterscheidung, da viele Unternehmen annehmen, dass die alle zwei Jahre fällige Erklärung jedes Problem mit den Unterlagen beheben kann. Das ist nicht der Fall. Die Einreichung ist nützlich, hat aber einen eng begrenzten Zweck.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

Die häufigsten Fehler bei der New Yorker Erklärung sind einfach, aber kostspielig:

• zu früh einzureichen, statt auf den Fälligkeitsmonat zu warten
• den falschen rechtlichen Namen oder eine veraltete DOS-ID-Nummer zu verwenden
• die Adresse für Zustellungen nicht zu aktualisieren
• anzunehmen, dass die Einreichung nur einmal erforderlich ist
• eine Überfälligkeitsmitteilung zu ignorieren, weil die Gebühr gering ist

Diese Fehler lassen sich mit einem Compliance-Kalender und einer Vorabprüfung des Unternehmensdatensatzes vor der Einreichung leicht vermeiden.

So bleiben Sie auf Kurs

Eine solide Compliance-Routine reicht in der Regel aus, um Probleme mit New Yorker Einreichungen zu vermeiden.

Bewährte Verfahren sind:

• den Gründungs- oder Zulassungsmonat für jedes Unternehmen zu dokumentieren
• alle zwei Jahre eine wiederkehrende Erinnerung zu setzen
• die E-Mail-Adresse beim Department of State aktuell zu halten
• den Unternehmensdatensatz vor jeder Einreichung zu prüfen
• die Verpflichtungen aus der alle zwei Jahre fälligen Erklärung von anderen staatlichen Einreichungen zu trennen

Wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten, kann ein Compliance-Tracker oder ein Gründungsservice dabei helfen, versäumte Fristen zu vermeiden. Zenind bietet Gründungs- und Compliance-Unterstützung für Unternehmer, die ihre staatlichen Pflichten strukturierter im Blick behalten möchten.

Häufig gestellte Fragen

Ist die New Yorker Erklärung dasselbe wie ein Jahresbericht?

Nein. Für die meisten Kapitalgesellschaften und LLCs verlangt New York alle zwei Jahre eine Erklärung, keinen Jahresbericht.

Kann ich die Erklärung online einreichen?

Ja. Die meisten Kapitalgesellschaften und LLCs können online über den e-Statement Filing Service des Department of State einreichen.

Wie hoch ist die Gebühr?

Die Gebühr für die New Yorker Erklärung beträgt 9 US-Dollar.

Was ist, wenn ich bereits zu früh eingereicht habe?

Wenn Sie vor dem Kalendermonat eingereicht haben, in dem die Erklärung fällig ist, müssen Sie möglicherweise im korrekten Fälligkeitsmonat erneut einreichen.

Was passiert, wenn ich mein Unternehmen schließe?

Wenn Ihr Unternehmen weiterhin aktiv ist, können weiterhin Einreichungspflichten bestehen, bis es ordnungsgemäß aufgelöst, aufgegeben oder gemäß dem richtigen New Yorker Verfahren beendet wurde.

Fazit

Eine New Yorker Erklärung ist eine einfache Einreichung, spielt aber eine wichtige Rolle dabei, eine Kapitalgesellschaft oder LLC in gutem Standing zu halten.

Die wichtigsten Punkte sind leicht zu merken:

• alle zwei Jahre einreichen
• im richtigen Kalendermonat einreichen
• die Gebühr von 9 US-Dollar bezahlen
• Kontakt- und Zustellungsinformationen aktuell halten
• einen überfälligen Status nicht ignorieren

Wenn Sie organisiert bleiben und rechtzeitig einreichen, ist der Vorgang normalerweise schnell und unkompliziert. Die größere Herausforderung besteht darin, sich überhaupt an die Frist zu erinnern.