Krav til innsending av biennial statement i New York for LLC-er og selskaper

Virksomheter i New York har en tilbakevendende compliance-forpliktelse som er lett å overse helt til en frist er passert: biennial statement. For innenlandske og utenlandske business corporations, samt innenlandske og utenlandske LLC-er, bidrar denne innleveringen til at New York Department of State har oppdatert kontaktinformasjon og informasjon for forkynnelse av rettslige dokumenter registrert.

Hvis selskapet ditt er etablert eller autorisert i New York, er det viktig å forstå innleveringsreglene. Kravene er enkle, men tidspunktet betyr mye. Å sende inn for tidlig kan være en feil, å sende inn for sent kan føre til at enheten blir oppført som forfalt, og manglende oppdatering av adresseinformasjonen kan skape unødvendige problemer.

Denne veiledningen forklarer hva en New York biennial statement er, hvem som må sende inn, hvilken informasjon som kreves, når den forfaller, hva den koster, og hva som skjer hvis du går glipp av fristen.

Hva er en New York biennial statement?

En New York biennial statement er en tilbakevendende innlevering som sendes til New York Department of State. Den er utformet for å holde statens registre oppdatert for aktive virksomhetsenheter.

For business corporations må innleveringen inneholde:

• Navn og forretningsadresse til daglig leder (chief executive officer)
• Gateadressen til hovedkontoret for ledelsen
• Adressen der forkynnelse av rettslige dokumenter skal videresendes
• Antall styremedlemmer og hvor mange av dem som er kvinner

For LLC-er er innleveringen enklere. Den må oppgi adressen som Secretary of State skal sende en kopi av enhver forkynnelse mottatt på vegne av selskapet til.

Biennial statement er ikke det samme som å stifte et selskap, registrere et handelsnavn eller avvikle en enhet. Det er en egen compliance-innlevering som bidrar til at enheten din forblir i god standing hos staten.

Hvem må sende inn i New York?

De fleste innenlandske og utenlandske business corporations må sende inn en biennial statement hvert annet år. De fleste innenlandske og utenlandske LLC-er må gjøre det samme.

I praksis betyr det at kravet gjelder for:

• New York-selskaper stiftet etter New York-lov
• Selskaper fra andre delstater som er autorisert til å drive virksomhet i New York
• New York LLC-er stiftet etter New York-lov
• LLC-er fra andre delstater som er autorisert til å drive virksomhet i New York

Andre enhetstyper kan ha andre rapporteringsregler. For eksempel kan enkelte profesjonelle selskaper eller ideelle organisasjoner ha egne innleveringsforpliktelser eller ingen krav om biennial statement i det hele tatt. Det riktige svaret avhenger av enhetstypen og lovverket som gjelder.

Hvis du er usikker på om selskapet ditt må sende inn, er den tryggeste tilnærmingen å gjennomgå stiftelsesdokumentene dine og bekrefte enhetsklassifiseringen som vises av New York Department of State.

Hvorfor innleveringen er viktig

Biennial statement er mer enn en rutinemessig formalitet. Den hjelper staten med å holde oppdaterte registre for varsler, forkynnelse av rettslige dokumenter og virksomhetsstatus.

Hvis et selskap eller en LLC ikke sender inn i tide, vil Department of State vise enheten som forfalt. Den statusen kan vises på en Certificate of Status eller lignende dokument og kan skape problemer i transaksjoner som:

• Å åpne eller fornye bankkontoer
• Å søke om finansiering
• Å inngå kontrakter som krever bevis på god standing
• Å fullføre en fusjon, oppkjøp eller annen forretningsavtale

Å holde innleveringen oppdatert gir deg også anledning til å kontrollere at staten har riktig adresse for rettslige meldinger. Det er viktig fordi juridiske dokumenter ofte forkynnes via Secretary of State, og utdaterte opplysninger kan føre til at varsler går tapt.

Når forfaller New York biennial statement?

Innleveringen forfaller hvert annet år i kalendermåneden da enhetens opprinnelige Certificate of Incorporation, Articles of Organization eller Application for Authority ble sendt inn til New York Department of State.

Det betyr at forfallsdatoen er knyttet til måneden da enheten ble etablert eller autorisert, ikke den eksakte dagen virksomheten startet.

Hvis selskapet eller LLC-en din opprinnelig ble sendt inn i november, forfaller biennial statement hver november annet hvert år.

En viktig regel: ikke send inn før kalendermåneden da statementen forfaller. Hvis du sender inn for tidlig, kan det hende du fortsatt må sende inn på nytt i den riktige forfallsmåneden.

Hvis selskapet ditt er lagt inn i et varslingssystem, må du sørge for at kontakt-e-postadressen som er registrert hos staten, er oppdatert. Department of State kan sende en e-postpåminnelse i begynnelsen av forfallsmåneden hvis en e-postadresse er oppgitt.

Hvor mye koster det?

Innsendingsgebyret for en New York biennial statement er 9 dollar for både selskaper og LLC-er.

Noen kostnadsrelaterte punkter er verdt å merke seg:

• Ekspedert behandling er ikke tilgjengelig
• Gebyret er det samme enten du sender inn elektronisk eller ber om papirskjema, så lenge innleveringen blir akseptert
• En egen Biennial Statement Amendment for et business corporation har også et lovbestemt gebyr på 9 dollar

Siden gebyret er lavt, er den reelle kostnaden ved å gå glipp av fristen vanligvis ikke selve statsgebyret. Den større risikoen er virksomhetseffekten av å bli oppført som forfalt.

Hvordan sende inn en New York biennial statement

De fleste business corporations og LLC-er kan sende inn elektronisk ved å bruke New York Department of State sin e-Statement Filing Service.

For å sende inn elektronisk trenger du vanligvis:

• Enhetens eksakte juridiske navn
• DOS ID-nummeret
• Et debet- eller kredittkort for betaling

Staten aksepterer vanlige korttyper for betaling, inkludert Mastercard, Visa og American Express.

Hvis du ikke kan sende inn elektronisk, kan du be om et papirskjema fra Department of State sin Division of Corporations. Staten aksepterer også biennial statements via faks, og forespørsler om papirskjema må inkludere enhetens eksakte navn og dato for stiftelse eller autorisasjon, eller DOS ID-nummeret.

Hvilken informasjon trenger du?

Selve innleveringen er enkel, men det hjelper å samle riktig informasjon før du begynner.

For en LLC trenger du:

• LLC-ens eksakte juridiske navn
• DOS ID-nummeret
• Postadressen for forkynnelse av rettslige dokumenter

For et selskap trenger du:

• Selskapets eksakte juridiske navn
• DOS ID-nummeret
• Navn og forretningsadresse til CEO
• Gateadressen til hovedkontoret for ledelsen
• Adressen for forkynnelse av rettslige dokumenter
• Styreinformasjon, inkludert antall styremedlemmer og antall kvinner i styret

Hvis statens registre er utdaterte, er dette også et godt tidspunkt for å bekrefte selskapets kontaktinformasjon og vurdere om det er behov for en egen endringsinnlevering.

Hva skjer etter at du har sendt inn?

Etter at staten har akseptert innleveringen, bør registrene dine oppdateres i Department of State-systemet. Innleveringen bidrar til å bringe enheten tilbake i samsvar og kan støtte utstedelsen av en oppdatert statusbekreftelse hvis du trenger det.

Husk at biennial statement ikke endrer den juridiske strukturen din eller erstatter andre nødvendige innleveringer. Den oppfyller bare den tilbakevendende rapporteringsplikten i New York.

Hvis du trenger et nytt Certificate of Status senere, kan du be om det etter innlevering eller når som helst etterpå.

Hva hvis du går glipp av fristen?

Hvis du ikke sender inn i løpet av forfallsmåneden, kan enheten din bli oppført som forfalt av New York Department of State.

Den statusen kan skape praktiske problemer, selv om selve gebyret er lite. En forfalt status kan vises på statusdokumenter og kan påvirke muligheten til å gjennomføre visse forretningstransaksjoner.

Hvis innleveringen er sen, må du ikke anta at enheten automatisk er oppløst. Du kan som regel fortsatt sende inn den forfalte statementen elektronisk eller be om et papirskjema hvis elektronisk innlevering ikke er tilgjengelig.

Det viktigste er å rette opp problemet raskt. En sen innlevering er bedre enn ingen innlevering, og å gjenopprette gjeldende status kan bidra til å redusere friksjon med banker, motparter og statlige registre.

Kan du oppdatere selskapsinformasjon i innleveringen?

For business corporations kan en Biennial Statement Amendment brukes til å oppdatere navnet og adressen til CEO samt adressen til hovedkontoret for ledelsen.

Imidlertid kan selskapets adresse for forkynnelse av rettslige dokumenter ikke endres gjennom dette skjemaet for endring. Hvis denne adressen må endres, må selskapet bruke riktig Certificate of Change eller Certificate of Amendment i stedet.

For LLC-er er biennial statement mer begrenset og fokuserer generelt på postadressen for forkynnelse av rettslige dokumenter.

Dette er et viktig skille fordi mange virksomheter antar at biennial statement kan løse alle problemer i registrene. Det kan den ikke. Innleveringen er nyttig, men har et snevert formål.

Vanlige feil å unngå

De vanligste feilene ved New York biennial statement er enkle, men kostbare:

• Å sende inn for tidlig i stedet for å vente til forfallsmåneden
• Å bruke feil juridisk navn eller et utdatert DOS ID-nummer
• Å glemme å oppdatere adressen for forkynnelse av rettslige dokumenter
• Å tro at innleveringen bare trengs én gang
• Å ignorere en forfalt melding fordi gebyret er lavt

Disse feilene er lette å unngå med en compliance-kalender og en forhåndskontroll av enhetsregistreringen før innsending.

Hvordan holde seg på sporet

En god compliance-rutine er som regel alt du trenger for å unngå problemer med New York-innleveringer.

Gode praksiser inkluderer:

• Å registrere måneden for stiftelse eller autorisasjon for hver enhet
• Å sette en gjentakende påminnelse hvert annet år
• Å holde e-postadressen hos Department of State oppdatert
• Å gjennomgå enhetsregistreringen før hver innlevering
• Å skille biennial statement-forpliktelser fra andre statlige innleveringer

Hvis du håndterer flere enheter, kan et compliance-verktøy eller en formation service hjelpe deg å unngå å gå glipp av frister. Zenind tilbyr støtte innen selskapsstiftelse og compliance for gründere som ønsker en mer strukturert måte å holde oversikt over statlige krav på.

Ofte stilte spørsmål

Er New York biennial statement det samme som en årsrapport?

Nei. For de fleste selskaper og LLC-er krever New York en biennial statement hvert annet år, ikke en årsrapport.

Kan jeg sende inn biennial statement elektronisk?

Ja. De fleste selskaper og LLC-er kan sende inn elektronisk via Department of State sin e-Statement Filing Service.

Hvor mye er innleveringsgebyret?

Gebyret er 9 dollar for en New York biennial statement.

Hva hvis jeg allerede sendte inn for tidlig?

Hvis du sendte inn før kalendermåneden da statementen forfalt, kan det hende du fortsatt må sende inn igjen i den riktige forfallsmåneden.

Hva skjer hvis jeg avvikler virksomheten min?

Hvis enheten din fortsatt er aktiv, kan du fortsatt ha innleveringsforpliktelser til den er formelt oppløst, overført eller avsluttet etter riktig prosedyre i New York.

Hovedpoeng

En New York biennial statement er en enkel innlevering, men den spiller en viktig rolle i å holde et selskap eller en LLC i god standing.

Det viktigste er lett å huske:

• Send inn hvert annet år
• Send inn i riktig kalendermåned
• Betal gebyret på 9 dollar
• Hold kontakt- og forkynnelsesinformasjon korrekt
• Ignorer ikke en forfalt status

Hvis du holder orden og sender inn i tide, er prosessen vanligvis rask og lite friksjonsfylt. Den større utfordringen er å huske at fristen faktisk finnes.