10 üzleti kifejezés, amelyet az alapítóknak érdemes lecserélniük a világosabb és professzionálisabb írás érdekében

A világos üzleti írás versenyelőnyt jelent. Akár egy LLC-t indít, akár egy társaságot irányít, akár ügyfélkommunikációt kezel egy növekvő startupban, a választott szavak alakítják, hogyan látják az emberek a vállalkozását. Egy közvetlen, kifinomult és emberi hangvételű üzenet bizalmat építhet. Egy zsúfolt, túlságosan formális vagy homályos üzenet viszont zavart kelthet éppen akkor, amikor a tisztaság a legfontosabb.

Az új vállalkozók számára az írás nem csupán támogató készség. Része annak, ahogyan elad, elmagyaráz, megerősít és megold. Minden ügyfélnek küldött e-mail, minden belső emlékeztető, minden beszállítói üzenet és minden visszajelző üzenet valamit közöl a cégéről. Ha az írása elavultnak vagy merevnek hangzik, a vállalkozása nehezebben együttműködhetőnek tűnhet, mint amilyen valójában.

Ez különösen fontos az alapítók és a kisvállalati csapatok számára, akik egyszerre foglalkoznak az alapítással, a megfelelőséggel, az üzemeltetéssel és az ügyfélszolgálattal. Amikor gyorsan kell haladni, könnyű olyan kifejezésekhez nyúlni, amelyek hivatalosnak hangzanak, de kevés valódi értéket adnak. Ennek eredménye olyan írás, amely az önbizalom helyett inkább sablonosnak hat.

Az alábbiakban 10 gyakori kifejezést mutatunk be, amelyek gyengítik az üzleti írást, valamint jobb alternatívákat és gyakorlati útmutatást ahhoz, hogyan válasszon olyan nyelvezetet, amely egy modern, megbízható céget tükröz.

Miért fontos a világos üzleti írás

Az erős írás több módon is segíti a vállalkozását:

• Csökkenti a félreértéseket.
• Segít az ügyfeleknek gyorsabban cselekedni.
• Rendezettnek és hitelesnek mutatja a vállalatát.
• Időt takarít meg a csapata számára.
• Javítja a nehéz beszélgetések hangvételét.

Egy vállalkozó számára a világosság nem esztétikai kérdés. Operatív hatékonyság. Minél világosabban tudja kommunikálni a szabályzatokat, határidőket, következő lépéseket és elvárásokat, annál kevesebb oda-vissza üzenetre lesz szükség.

Ezért több, mint stílusgyakorlat az elavult kifejezések lecserélése. Ez egy módja annak, hogy a kommunikáció könnyebben olvasható és könnyebben megbízható legyen.

1. „Please be advised”

Ez a kifejezés gyakori a formális e-mailekben és értesítésekben, de általában távolságot ad, anélkül hogy érdemi információt nyújtana.

Ahelyett, hogy ezt írná:

Please be advised that your payment is overdue.

Írja inkább ezt:

Your payment is overdue.

Vagy, ha a hangvételnek kicsit puhábban kell hatnia:

Your payment is now past due. Please submit it by Friday.

A közvetlen írás nem udvariatlan, ha tiszteletteljes. A legtöbb üzleti helyzetben az olvasók egy rövid mondatot részesítenek előnyben, amely pontosan megmondja, mi történik.

2. „Kindly”

A „kindly” gyakran elavultnak vagy túlságosan ceremoniálisnak hangzik a modern üzleti kommunikációban. Sok esetben a „please” egyszerűbb és természetesebb.

Ahelyett, hogy ezt írná:

Kindly review the attached document.

Használja ezt:

Please review the attached document.

Az üzenet ugyanaz, de a hangvétel letisztultabb és korszerűbb. Az alapítók számára, akik ügyfelekkel, beszállítókkal vagy partnerekkel kommunikálnak, a természetes nyelv általában jobban működik, mint a túl emelkedett megfogalmazás.

3. „Please do not hesitate to contact me”

Ez a kifejezés azért vált népszerűvé, mert udvariasnak hangzik, de mára annyira közhelyessé vált, hogy gyakran sablonosnak hat. Nem ad sok plusz értéket, és az üzenetet formulásnak éreztetheti.

Ahelyett, hogy ezt írná:

Please do not hesitate to contact me if you have questions.

Próbálja ezt:

If you have questions, please contact me.

Vagy:

Reach out if you need anything.

A rövidebb megfogalmazások gyakran barátságosabbnak hatnak, mert úgy hangzanak, mint amit egy valódi ember mondana. Ez fontos, amikor professzionális, de megközelíthető márkahangot szeretne kialakítani.

4. „Under separate cover”

Ez a kifejezés egy régies módja annak, hogy valami külön lesz elküldve. A gyakorlatban általában felesleges.

Ahelyett, hogy ezt írná:

The signed agreement is being sent under separate cover.

Használja ezt:

The signed agreement is being sent separately.

Vagy:

I will send the signed agreement in a separate email.

A modern üzleti kommunikációban legyen egyértelmű a kézbesítés módja. Ha dokumentumot e-mailben, postán vagy futárral küld, mondja meg egyszerűen.

5. „Enclosed please find”

Ez a kifejezés merev és általában redundáns. Ha egy fájlt csatol vagy egy dokumentumot mellékel, az olvasó már eleve érti, hogy valamit átad.

Ahelyett, hogy ezt írná:

Enclosed please find our updated operating agreement.

Használja ezt:

Attached is our updated operating agreement.

Vagy:

I have attached our updated operating agreement.

Ha fizikai küldeményt ad fel, akkor is működik az egyszerű megfogalmazás:

Included with this letter is the signed form.

A cél a súrlódás csökkentése. Az olvasónak nem kell erőfeszítést tennie ahhoz, hogy megértse, hol van a dokumentum, vagy miért van ott.

6. „Above referenced” vagy „above captioned”

Ezek a kifejezések arra kényszerítik az olvasót, hogy máshol keresse a jelentést. Ez megszakítja az olvasás folyamatát és felesleges terhet ad.

Ahelyett, hogy ezt írná:

Regarding the above referenced matter, please review the documents.

Használja ezt:

Regarding your LLC filing, please review the documents.

Vagy legyen még konkrétabb:

Please review the documents related to your LLC filing for Texas.

A konkrétság javítja az érthetőséget. Az is segít, ha az e-maileket továbbítják, később keresik elő, vagy nem sorrendben olvassák. Az olvasónak anélkül is értenie kell a témát, hogy végig kellene kutatnia az üzenetet.

7. „Please note that”

Ez a kifejezés gyakran azt jelzi, hogy fontos információ következik, de megnyújthatja a mondatot. Sok esetben egyszerűen kijelentheti a tényt.

Ahelyett, hogy ezt írná:

Please note that the filing deadline is next Monday.

Használja ezt:

The filing deadline is next Monday.

Ha szeretné hangsúlyozni a fontosságot, használjon formázást vagy szerkezetet a töltelékszavak helyett. Például:

Important: The filing deadline is next Monday.

Vagy:

The filing deadline is next Monday, and late submissions may delay processing.

A lényeg az, hogy figyelmeztesse az olvasót, ne pedig bejelentse, hogy figyelmezteti.

8. „Respectfully” rossz kontextusban

A „respectfully” megfelelő lehet nagyon formális helyzetekben, de a hétköznapi üzleti üzenetekben gyakran túl merevnek hangzik, különösen, ha zárásként vagy egy nézeteltérés enyhítésére használják.

Ahelyett, hogy ezt írná:

Respectfully, we cannot approve your request.

Használja ezt:

We cannot approve your request at this time.

Ha a hangnemnek továbbra is udvariasnak kell maradnia, inkább a mondat szerkezetére támaszkodjon, ne a ceremoniális szavakra. A tisztelet nem díszes nyelvezetből, hanem az indoklás minőségéből látszik.

9. „I am forwarding this to you” amikor a „sending” elég

E-mailben a „forwarding” kifejezésnek konkrét jelentése van: egy eredetileg mástól kapott üzenet vagy fájl továbbküldése. Más helyzetekben az emberek akkor is használják, amikor valójában azt akarják mondani, hogy „elküldöm”. Ez zavart kelthet.

Ahelyett, hogy ezt írná:

I am forwarding the invoice to you.

Használjon az alábbiak közül egyet, ha ez felel meg a helyzetnek:

I am sending the invoice to you.

I have attached the invoice.

I am sharing the invoice below.

Mindig azt az igét válassza, amelyik pontosan azt írja le, amit valóban tesz. A pontos igék könnyebbé teszik a kommunikációban való bizalmat.

10. „Yours very truly” és más elavult zárások

A hagyományos levélzárások még mindig előfordulnak egyes iparágakban, de sok közülük ma már régiesnek hat. Ha ügyfeleknek, beszállítóknak vagy partnereknek ír modern üzleti környezetben, az egyszerűbb zárás általában jobb.

Ahelyett, hogy ezt írná:

Yours very truly,

Használja ezt:

Sincerely,

Vagy:

Best,

Vagy:

Thank you,

A legjobb zárás a kapcsolat és az üzenet célja alapján változik. Egy rövid, természetes zárás általában magabiztosabbnak hat, mint egy olyan formális kifejezés, amely egy másik korszakból maradt ránk.

Hogyan építsenek a alapítók tisztább írásstílust

Néhány gyenge kifejezés lecserélése jó kezdet, de a tiszta írás valójában szokások kérdése. Ha azt szeretné, hogy az üzleti kommunikációja professzionálisabbnak hangozzon, fókuszáljon ezekre az alapelvekre.

Használjon rövid mondatokat, amikor lehet

A rövid mondatok könnyebben olvashatók, különösen mobilon. Emellett határozottabbá teszik az üzenetet.

Hasonlítsa össze ezt a két változatot:

We wanted to let you know that, in order to complete the process, we will need the final signed document at your earliest convenience.

Please send the final signed document by Friday.

A második változat könnyebben feldolgozható és nehezebben félreérthető.

Tegye a fő üzenetet előre

Ne rejtse el a kérést, a határidőt vagy a frissítést egy hosszú bekezdés közepén. Kezdje a fontos információval.

Példa:

Your EIN application has been submitted. We will update you once the IRS processes it.

Az olvasók értékelik, ha először a lényeghez jutnak.

Használjon pontos főneveket és igéket

Az olyan szavak, mint a „thing”, „matter” és „information”, gyengíthetik az írást, ha túl gyakran használja őket. A világos írás pontos kifejezéseket használ.

Ahelyett, hogy ezt írná:

We need to review the thing you sent.

Használja ezt:

We need to review the operating agreement you sent.

A konkrét nyelvezet csökkenti az oda-vissza kérdéseket, és rendezettebbnek mutatja a cégét.

Vágja ki a felesleges töltelékszavakat

Sok üzleti mondat erősebb lesz, ha eltávolítja az olyan felesleges szavakat, mint:

• very
• just
• basically
• actually
• please be advised
• at this point in time

Ez nem azt jelenti, hogy hidegen vagy robotikusan kell írnia. Azt jelenti, hogy minden szónak hasznos munkát kell végeznie.

Igazítsa a hangnemet a helyzethez

Egy jó üzleti író nem minden üzenetben ugyanúgy hangzik. Egy fizetési emlékeztető, egy üdvözlő üzenet és egy megfelelőségi értesítés nem azonos hangvételt igényel.

Például:

• Egy üdvözlő üzenet lehet barátságos és bátorító.
• Egy megfelelőségi emlékeztető legyen világos és professzionális.
• Egy vitára adott válasz legyen nyugodt és tényszerű.

A hangnem üzleti döntés. Befolyásolja, hogyan értelmezik az üzenetét, és hogyan érzik magukat a márkájával kapcsolatban.

Egyszerű szerkesztési ellenőrzőlista üzleti e-mailekhez

Mielőtt elküld egy fontos e-mailt, ellenőrizze az alábbi lista alapján:

• A fő üzenet világos az első egy-két mondatban?
• Eltávolítottam az elavult vagy túlságosan formális kifejezéseket?
• Minden mondat szükséges?
• Pontosan megmondtam, mit várok az olvasótól?
• A hangnem professzionális, de emberi?
• Az üzenet gyors átolvasás után is érthető marad?

Ha bármelyik válasz nem, akkor szerkessze át, mielőtt elküldi.

Miért számít ez az új vállalkozóknak

Amikor céget indít, minden részlet hozzájárul a hitelességéhez. Az alapítási dokumentumok, az ügyfélszolgálati e-mailek, a belső jegyzetek és a visszajelző üzenetek mind részei annak az élménynek, amelyet az emberek a vállalkozásáról kapnak.

Egy jól működő cégnek nem kell nagyzolóan hangzania. Világosan, megbízhatóan és könnyen együttműködhetően kell hangzania.

Ezért a egyszerű írás gyakran a legjobb írás. Megmutatja, hogy tiszteli az olvasó idejét. Csökkenti a zavart. Segít a cégének hozzáértőbbnek és gyorsabban reagálónak tűnni.

Ha új vállalkozást épít, legyen az LLC, társaság vagy nonprofit szervezet, az a kommunikációs szokás, amelyet most kialakít, később meghatározza a cég működését. A világos írás jobb döntéseket, tisztább folyamatokat és erősebb kapcsolatokat támogat az ügyfelekkel és partnerekkel.

Záró gondolatok

A jó üzleti írás nem arról szól, hogy lenyűgözőnek hangozzon. Arról szól, hogy a kommunikáció könnyen érthető legyen.

Ha az elavult, formális vagy terjengős kifejezéseket egyszerű angolra cseréli, erősebbé teszi az üzeneteit és hitelesebbé a vállalkozását. Ez igaz akkor is, ha megfelelőségi emlékeztetőt küld, bejegyzést erősít meg, ügyfélnek válaszol vagy beszállítóval egyeztet.

A legjobb üzleti írás közvetlen, tiszteletteljes és könnyen cselekvésre ösztönöz. Ha egy mondat nem segíti az olvasót a továbblépésben, akkor valószínűleg rövidebbé, egyszerűbbé vagy teljesen elhagyhatóvá kell tenni.

A növekvő vállalkozások számára ez a fegyelem nap mint nap megtérül.