Terlambat Membayar Estimated Taxes? Apa yang Harus Dilakukan Selanjutnya untuk Kepatuhan Pajak IRS dan Negara Bagian

Terlambat membayar estimated tax dapat terasa seperti kemunduran besar, terutama ketika Anda sudah harus mengelola pertumbuhan bisnis, payroll, pembukuan, dan banyak tanggung jawab lain yang menyertai pengelolaan perusahaan. Kabar baiknya, pembayaran yang terlewat tidak otomatis berarti bencana.

Jika Anda bertindak cepat, biasanya Anda dapat mengurangi dampaknya, membatasi tambahan penalti dan bunga, serta mengembalikan وضعیت pajak Anda ke jalur yang benar.

Panduan ini menjelaskan apa itu estimated taxes, siapa yang umumnya perlu membayarnya, apa yang terjadi ketika pembayaran terlewat, dan langkah praktis yang perlu diambil selanjutnya. Panduan ini juga membahas bagaimana pemilik bisnis baru dapat membangun kebiasaan pajak yang lebih baik sejak awal.

Apa itu estimated taxes

Estimated taxes adalah pembayaran pajak berkala yang dilakukan sepanjang tahun, bukan menunggu hingga musim pelaporan pajak. Pembayaran ini ditujukan untuk penghasilan yang tidak sepenuhnya ditutupi oleh withholding.

Contoh umum meliputi:

• Penghasilan dari self-employment
• Keuntungan bisnis yang diteruskan kepada pemilik
• Penghasilan partnership
• Penghasilan pemegang saham S corporation
• Dividen dan beberapa penghasilan investasi
• Penghasilan lain yang tidak memiliki withholding yang cukup

Bagi banyak karyawan, withholding pajak dari gaji sudah cukup. Bagi pemilik bisnis dan banyak pekerja mandiri, IRS mengharapkan pajak dibayar seiring penghasilan diperoleh, bukan sekaligus pada bulan April.

Siapa yang biasanya harus membayar estimated taxes

Estimated taxes umumnya berlaku untuk:

• Pemilik usaha perseorangan
• Partner
• Pemegang saham S corporation
• Kontraktor independen
• Beberapa pemilik properti sewaan dan investor
• Perusahaan dengan penghasilan kena pajak yang tidak sepenuhnya ditutupi oleh withholding

Pada tingkat federal, individu umumnya perlu melakukan pembayaran estimated jika mereka memperkirakan akan berutang setidaknya $1.000 saat pengembalian pajak diajukan. Perusahaan umumnya memiliki ambang batas yang lebih rendah, sering kali $500.

Negara bagian sering menggunakan aturan yang serupa, tetapi ambang batas, formulir, dan tenggat waktunya dapat berbeda secara signifikan. Artinya, pemilik bisnis mungkin perlu melacak kewajiban federal dan negara bagian secara terpisah.

Apa yang terjadi jika Anda melewatkan pembayaran estimated tax

Jika Anda melewatkan pembayaran, IRS atau negara bagian Anda dapat mengenakan:

• Penalti atas kekurangan pembayaran
• Bunga atas saldo yang belum dibayar
• Biaya tambahan jika saldo tetap belum dibayar terlalu lama

Pembayaran yang terlewat biasanya tidak menimbulkan satu biaya tetap. Sebaliknya, biayanya bergantung pada seberapa besar kekurangan pembayaran dan berapa lama jumlah tersebut belum dibayar.

Artinya, keterlambatan singkat mungkin masih dapat dikelola, tetapi membiarkan saldo itu selama berbulan-bulan bisa menjadi mahal.

Langkah pertama setelah melewatkan pembayaran

Jika Anda baru menyadari bahwa pembayaran terlewat, jangan menunggu sampai pemberitahuan datang. Segera ambil tindakan.

1. Bayar secepat mungkin

Bayarkan apa pun yang bisa Anda bayar segera, meskipun Anda belum bisa melunasi seluruh jumlah. Mengurangi saldo terutang lebih cepat dapat membatasi tambahan bunga dan penalti.

Bagi banyak wajib pajak, IRS menyediakan opsi pembayaran online, opsi debit langsung, dan metode elektronik lainnya. Negara bagian biasanya juga menyediakan portal pembayaran online mereka sendiri.

2. Tinjau penghasilan tahun berjalan Anda

Pembayaran estimated yang terlewat sering kali menjadi tanda bahwa estimasi pajak awal Anda sudah tidak akurat lagi.

Tinjau kembali:

• Pendapatan bisnis
• Pengambilan atau distribusi pemilik
• Withholding W-2, jika ada
• Penghasilan kontraktor
• Penghasilan investasi
• Kredit dan pengurangan yang Anda perkirakan akan diklaim

Jika penghasilan Anda berubah, pembayaran estimated berikutnya harus mencerminkan angka terbaru, bukan proyeksi awal.

3. Perbarui perhitungan estimated tax Anda

Jangan hanya membayar jumlah yang sama seperti sebelumnya tanpa memeriksa perhitungannya. Hitung ulang perkiraan pajak tahunan Anda dan bagi ke dalam periode pembayaran yang tersisa.

Jika penghasilan Anda meningkat, Anda mungkin perlu menaikkan pembayaran berikutnya untuk menghindari kekurangan lain.

4. Periksa apakah Anda juga berutang pajak negara bagian

Terlambat membayar estimated federal tidak selalu berarti pengembalian pajak negara bagian Anda aman. Banyak pemilik bisnis berutang keduanya.

Tinjau aturan negara bagian Anda secara terpisah, termasuk:

• Apakah negara bagian mewajibkan pembayaran estimated
• Ambang batas pembayaran
• Tenggat waktu triwulanan
• Formulir khusus atau persyaratan pengajuan elektronik

Bagaimana IRS menentukan apakah penalti berlaku

Dalam banyak kasus, wajib pajak dapat menghindari penalti estimated tax jika mereka memenuhi salah satu aturan safe harbor yang umum.

Secara umum, IRS mungkin tidak mengenakan penalti jika Anda:

• Berutang kurang dari $1.000 setelah withholding dan kredit, atau
• Membayar setidaknya 90% dari pajak untuk tahun berjalan, atau
• Membayar 100% dari pajak yang tercantum pada pengembalian tahun sebelumnya, tergantung aturan yang berlaku dalam situasi Anda

Ini adalah aturan federal yang bersifat umum, tetapi bukan pengganti untuk meninjau pengembalian dan riwayat pembayaran Anda secara aktual. Wajib pajak tertentu, termasuk petani, nelayan, dan beberapa perusahaan, mungkin memiliki aturan tambahan atau yang berbeda.

Jika Anda sudah menerima pemberitahuan

Jika IRS telah mengirimkan pemberitahuan, jangan mengabaikannya.

Baca pemberitahuan dengan cermat dan verifikasi:

• Periode pajak yang terkait
• Jumlah yang menurut IRS masih terutang
• Apakah saldo tersebut berupa pajak, penalti, bunga, atau kombinasi ketiganya
• Tenggat pembayaran yang tercantum pada pemberitahuan

Jika Anda yakin pemberitahuan tersebut tidak benar, bandingkan dengan catatan Anda sebelum membayar. Jika jumlahnya benar, bayarlah segera atau atur rencana pembayaran jika Anda tidak bisa membayar penuh.

Bisakah penalti dibebaskan

Kadang-kadang, ya.

Relief penalti mungkin tersedia dalam situasi tertentu, seperti:

• Bencana, musibah, atau keadaan tidak biasa lainnya
• Kondisi pensiun atau disabilitas tertentu
• Keadaan di mana IRS menilai bahwa menjatuhkan penalti tidak adil

Wajib pajak yang memenuhi syarat untuk relief biasanya perlu memberikan informasi pendukung dan mengajukan formulir atau pernyataan yang diperlukan. Untuk banyak individu, IRS menggunakan Form 2210 untuk mengevaluasi penalti underpayment. Perusahaan umumnya menggunakan Form 2220.

Bahkan ketika relief mungkin tersedia, biasanya lebih baik bertindak cepat daripada berasumsi IRS akan menghapus biaya tersebut secara otomatis.

Jika Anda tidak bisa membayar penuh sekarang

Jika pembayaran penuh tidak memungkinkan, bayarlah sebanyak yang Anda bisa segera lalu pertimbangkan langkah berikutnya.

Opsi yang mungkin tersedia meliputi:

• Pengaturan pembayaran jangka pendek
• Rencana cicilan, jika tersedia
• Memperbarui withholding jika Anda juga menerima gaji
• Meningkatkan pembayaran estimated berikutnya untuk mengurangi kekurangan lain

Bunga umumnya terus bertambah atas saldo yang belum dibayar sampai jumlah tersebut lunas. Semakin lama saldo terbuka, semakin mahal masalahnya.

Tenggat estimated tax biasanya triwulanan

Pembayaran estimated tax umumnya dilakukan empat kali setahun.

Meskipun sistem federal menggunakan periode pembayaran triwulanan, tenggat tepatnya dapat bergeser jika jatuh pada akhir pekan atau hari libur resmi. Tenggat negara bagian juga dapat berbeda.

Alih-alih mengandalkan ingatan setiap tahun, buat kalender pajak dan tinjau setidaknya sekali per kuartal. Pengingat kalender sederhana dapat mencegah penalti yang sebenarnya bisa dihindari.

Mengapa estimated tax sering terlewat

Sebagian besar pembayaran yang terlewat tidak terjadi karena kelalaian semata. Biasanya, hal ini terjadi karena bisnis tumbuh melampaui rencana pajak awalnya.

Alasan umum meliputi:

• Pendapatan meningkat lebih cepat dari yang diperkirakan
• Partner atau pemegang saham baru bergabung dengan bisnis
• Pemilik menambah penghasilan sampingan dari konsultasi atau freelancing
• Withholding payroll terlalu rendah
• Pengurangan pajak diperkirakan terlalu tinggi
• Pemilik bisnis mengira tenggat pelaporan dan tenggat pembayaran adalah hal yang sama

Hal ini terutama umum bagi pendiri baru. Begitu sebuah bisnis beralih dari satu gaji sederhana menjadi beberapa sumber penghasilan, perencanaan pajak menjadi lebih kompleks.

Cara agar tidak terlambat membayar estimated tax lagi

Beberapa kebiasaan sederhana dapat membuat perbedaan besar.

Pertahankan rutinitas pajak triwulanan

Alih-alih memperlakukan pajak sebagai peristiwa tahunan, tinjau setiap kuartal.

Setidaknya, periksa:

• Pendapatan
• Margin laba
• Kompensasi pemilik
• Pembayaran yang akan datang
• Kewajiban negara bagian
• Perubahan besar dalam hukum pajak atau struktur bisnis

Pisahkan dana pajak dari kas operasional

Salah satu cara paling praktis untuk menghindari kekurangan di masa depan adalah memindahkan uang estimated tax ke rekening terpisah saat pendapatan masuk.

Dengan begitu, dana tersedia saat pembayaran jatuh tempo dan tidak mudah terpakai untuk biaya operasional.

Sesuaikan payroll atau distribusi Anda

Jika Anda menerima gaji dari bisnis Anda, pembaruan Form W-4 dapat membantu meningkatkan withholding.

Jika Anda mengambil distribusi pemilik, pastikan pembayaran estimated Anda mencerminkan jumlah tersebut dan jangan berasumsi payroll saja sudah cukup menutupi kewajiban.

Tinjau kembali struktur entitas Anda

Jenis entitas yang Anda pilih memengaruhi bagaimana penghasilan dikenai pajak dan bagaimana pemilik membayar pajak.

Misalnya:

• Pemilik usaha perseorangan sering kali berutang pajak atas laba bisnis secara langsung
• Partnership dan S corporation menciptakan kewajiban pelaporan pass-through bagi pemilik
• C corporation memiliki kewajiban pajak dan aturan pembayaran sendiri

Jika Anda membentuk bisnis tanpa strategi pajak yang jelas, mungkin ada baiknya meninjau apakah struktur tersebut masih sesuai dengan penghasilan dan rencana pertumbuhan Anda saat ini.

Bagaimana Zenind membantu pemilik bisnis tetap siap menghadapi kewajiban terkait pajak

Zenind dibangun untuk membantu para entrepreneur membentuk dan mempertahankan bisnis U.S. yang patuh. Meskipun estimated tax pada akhirnya menjadi tanggung jawab wajib pajak atau profesional pajak, pembentukan dan kebiasaan kepatuhan yang baik akan sangat memudahkan pengelolaan pajak.

Zenind dapat membantu pemilik bisnis untuk:

• Membentuk LLC atau corporation dengan benar sejak awal
• Menjaga catatan bisnis tetap terorganisasi
• Mempertahankan layanan registered agent
• Tetap mengikuti tugas kepatuhan yang berulang
• Mengurangi kemungkinan tenggat penting terlewat

Bagi pemilik bisnis baru, fondasi pembentukan yang kuat sering kali menjadi langkah pertama menuju catatan pajak yang lebih rapi dan disiplin finansial yang lebih baik. Saat entitas, pengajuan, dan dokumen internal Anda terorganisasi, akan lebih mudah bekerja sama dengan akuntan dan menyiapkan pembayaran estimated yang akurat.

Inti pembahasan

Jika Anda terlambat membayar estimated tax, jangan panik. Bayarlah sebanyak yang Anda bisa secepat mungkin, hitung ulang estimated tax untuk sisa tahun ini, dan periksa apakah Anda juga berutang pajak negara bagian.

Kuncinya adalah kecepatan. Semakin cepat Anda memperbaiki kekurangan, semakin besar kemungkinan Anda mengurangi penalti dan bunga.

Bagi pemilik bisnis, solusi jangka panjang terbaik adalah rutinitas pajak yang lebih kuat. Tinjauan triwulanan, perencanaan entitas yang akurat, dan sistem kepatuhan yang terorganisasi dapat membantu mencegah masalah yang sama terulang tahun depan.