Bỏ lỡ khoản thuế tạm tính? Cần làm gì tiếp theo để tuân thủ thuế IRS và thuế tiểu bang

Bỏ lỡ một khoản thanh toán thuế tạm tính có thể khiến bạn cảm thấy như gặp phải một trở ngại lớn, במיוחד khi bạn đang phải xoay xở với tăng trưởng kinh doanh, bảng lương, sổ sách kế toán và nhiều trách nhiệm khác đi kèm với việc điều hành một công ty. Tin tốt là một khoản thanh toán bị bỏ lỡ không nhất thiết đồng nghĩa với thảm họa.

Nếu bạn hành động nhanh, bạn thường có thể giảm thiểu thiệt hại, hạn chế tiền phạt và tiền lãi phát sinh thêm, đồng thời đưa tình hình thuế trở lại đúng hướng.

Hướng dẫn này giải thích thuế tạm tính là gì, ai thường phải nộp, điều gì xảy ra khi bỏ lỡ một khoản thanh toán và những bước thực tế cần làm tiếp theo. Bài viết cũng đề cập cách chủ doanh nghiệp mới có thể xây dựng thói quen thuế tốt hơn ngay từ đầu.

Thuế tạm tính là gì

Thuế tạm tính là các khoản thanh toán thuế định kỳ được thực hiện trong suốt năm thay vì chờ đến mùa khai thuế. Chúng được thiết kế cho những khoản thu nhập chưa được khấu trừ đầy đủ tại nguồn.

Ví dụ phổ biến bao gồm:

• Thu nhập tự doanh
• Lợi nhuận kinh doanh được chuyển qua cho chủ sở hữu
• Thu nhập từ công ty hợp danh
• Thu nhập của cổ đông S corporation
• Cổ tức và một số khoản thu nhập đầu tư
• Các khoản thu nhập khác không có đủ khấu trừ tại nguồn

Đối với nhiều nhân viên, khoản khấu trừ thuế từ tiền lương là đủ. Nhưng với chủ doanh nghiệp và nhiều người có thu nhập độc lập, IRS kỳ vọng thuế được nộp theo tiến độ phát sinh thu nhập thay vì nộp dồn vào tháng 4.

Ai thường phải nộp thuế tạm tính

Thuế tạm tính thường áp dụng cho:

• Chủ sở hữu duy nhất
• Thành viên công ty hợp danh
• Cổ đông S corporation
• Nhà thầu độc lập
• Một số chủ nhà cho thuê và nhà đầu tư
• Các công ty có thu nhập chịu thuế chưa được khấu trừ đầy đủ tại nguồn

Ở cấp liên bang, cá nhân thường cần thực hiện các khoản thanh toán tạm tính nếu họ dự kiến sẽ nợ ít nhất 1.000 USD khi nộp tờ khai. Các công ty thường có ngưỡng thấp hơn, thường là 500 USD.

Các bang thường áp dụng quy tắc tương tự, nhưng ngưỡng, biểu mẫu và thời hạn có thể khác nhau đáng kể. Điều đó có nghĩa là một chủ doanh nghiệp có thể cần theo dõi riêng nghĩa vụ ở cấp liên bang và cấp bang.

Điều gì xảy ra nếu bạn bỏ lỡ một khoản thanh toán thuế tạm tính

Nếu bạn bỏ lỡ một khoản thanh toán, IRS hoặc tiểu bang của bạn có thể áp dụng:

• Phạt vì thiếu thanh toán
• Tiền lãi trên số dư chưa nộp
• Các khoản phí bổ sung nếu số dư vẫn chưa được thanh toán quá lâu

Một khoản thanh toán bị bỏ lỡ thường không tạo ra một mức phí cố định duy nhất. Thay vào đó, chi phí phụ thuộc vào số tiền bị thiếu và khoảng thời gian số tiền đó chưa được thanh toán.

Điều đó có nghĩa là một sự chậm trễ nhỏ có thể vẫn kiểm soát được, nhưng để số dư kéo dài trong nhiều tháng có thể trở nên tốn kém.

Những bước đầu tiên cần làm sau khi bỏ lỡ một khoản thanh toán

Nếu bạn vừa phát hiện ra mình đã bỏ lỡ một khoản thanh toán, đừng chờ đến khi nhận được thông báo. Hãy hành động ngay lập tức.

1. Thanh toán càng sớm càng tốt

Hãy nộp bất kỳ khoản nào bạn có thể ngay lập tức, ngay cả khi bạn không thể thanh toán toàn bộ số tiền. Giảm số dư chưa thanh toán càng sớm sẽ giúp hạn chế thêm tiền lãi và tiền phạt.

Với nhiều người nộp thuế, IRS cung cấp các lựa chọn thanh toán trực tuyến, ghi nợ trực tiếp và các phương thức điện tử khác. Các bang cũng thường có cổng thanh toán trực tuyến riêng.

2. Xem lại thu nhập từ đầu năm đến nay

Một khoản thanh toán thuế tạm tính bị bỏ lỡ thường là dấu hiệu cho thấy ước tính thuế ban đầu của bạn không còn chính xác.

Hãy xem lại:

• Doanh thu kinh doanh
• Rút vốn hoặc phân phối cho chủ sở hữu
• Khấu trừ W-2, nếu có
• Thu nhập của nhà thầu
• Thu nhập đầu tư
• Tín dụng và khoản khấu trừ mà bạn dự kiến yêu cầu

Nếu thu nhập của bạn đã thay đổi, khoản thanh toán tạm tính tiếp theo nên phản ánh con số đã cập nhật thay vì dự báo ban đầu.

3. Cập nhật cách tính thuế tạm tính

Đừng chỉ trả cùng một số tiền như trước mà không kiểm tra lại phép tính. Hãy tính lại tổng thuế dự kiến cả năm rồi chia cho các kỳ thanh toán còn lại.

Nếu thu nhập của bạn đã tăng, bạn có thể cần tăng các khoản thanh toán sau để tránh thiếu hụt tiếp.

4. Kiểm tra xem bạn có nợ thuế tiểu bang hay không

Bỏ lỡ khoản thanh toán tạm tính ở cấp liên bang không có nghĩa là hồ sơ thuế tiểu bang của bạn vẫn ổn. Nhiều chủ doanh nghiệp phải nộp cả hai.

Hãy xem riêng quy định của tiểu bang, bao gồm:

• Tiểu bang có yêu cầu thanh toán tạm tính hay không
• Ngưỡng thanh toán
• Thời hạn theo quý
• Bất kỳ biểu mẫu đặc biệt hoặc yêu cầu nộp điện tử nào

IRS quyết định khi nào áp dụng tiền phạt như thế nào

Trong nhiều trường hợp, người nộp thuế có thể tránh bị phạt thuế tạm tính nếu họ đáp ứng một trong các quy tắc an toàn phổ biến.

Thông thường, IRS có thể không áp dụng tiền phạt nếu bạn:

• Nợ dưới 1.000 USD sau khi trừ khấu trừ và tín dụng, hoặc
• Đã thanh toán ít nhất 90% thuế của năm hiện tại, hoặc
• Đã thanh toán 100% số thuế thể hiện trên tờ khai của năm trước, tùy quy tắc áp dụng trong tình huống của bạn

Đây là các quy tắc chung ở cấp liên bang, nhưng không thay thế việc xem xét tờ khai và lịch sử thanh toán thực tế của bạn. Một số nhóm người nộp thuế, bao gồm nông dân, ngư dân và một số công ty, có thể có quy tắc bổ sung hoặc khác biệt.

Nếu bạn đã nhận được thông báo

Nếu IRS đã gửi thông báo, đừng bỏ qua.

Hãy đọc kỹ thông báo và xác minh:

• Kỳ thuế liên quan
• Số tiền IRS cho là còn nợ
• Phần số dư là thuế, tiền phạt, tiền lãi hay là kết hợp của các khoản này
• Hạn thanh toán được ghi trên thông báo

Nếu bạn cho rằng thông báo không chính xác, hãy đối chiếu với hồ sơ của mình trước khi thanh toán. Nếu số tiền là đúng, hãy nộp ngay hoặc lập kế hoạch thanh toán nếu bạn không thể trả toàn bộ.

Tiền phạt có thể được miễn không

Đôi khi có thể.

Việc giảm hoặc miễn tiền phạt có thể được xem xét trong một số trường hợp, chẳng hạn như:

• Thiên tai, thảm họa hoặc các hoàn cảnh bất thường khác
• Một số tình huống liên quan đến nghỉ hưu hoặc khuyết tật
• Những tình huống mà IRS xác định rằng việc áp dụng tiền phạt là không công bằng

Người nộp thuế đủ điều kiện thường cần cung cấp thông tin hỗ trợ và nộp mẫu đơn hoặc bản giải trình theo yêu cầu. Với nhiều cá nhân, IRS sử dụng Mẫu 2210 để đánh giá tiền phạt do thiếu thanh toán. Các công ty thường sử dụng Mẫu 2220.

Ngay cả khi có thể được miễn giảm, tốt hơn hết vẫn là hành động nhanh thay vì cho rằng IRS sẽ tự động xóa khoản phí này.

Nếu hiện tại bạn không thể trả toàn bộ số tiền

Nếu chưa thể thanh toán đầy đủ, hãy trả càng nhiều càng tốt ngay lập tức rồi tìm bước tiếp theo.

Các lựa chọn có thể bao gồm:

• Thỏa thuận thanh toán ngắn hạn
• Kế hoạch trả góp, nếu được áp dụng
• Điều chỉnh khấu trừ lương nếu bạn cũng nhận lương
• Tăng các khoản thanh toán thuế tạm tính trong tương lai để giảm nguy cơ thiếu hụt khác

Tiền lãi thường tiếp tục phát sinh trên số dư chưa thanh toán cho đến khi số tiền được trả hết. Số dư càng để lâu, vấn đề càng tốn kém.

Hạn nộp thuế tạm tính thường theo quý

Thanh toán thuế tạm tính thường được thực hiện bốn lần mỗi năm.

Mặc dù hệ thống liên bang sử dụng các kỳ thanh toán theo quý, ngày đến hạn chính xác có thể thay đổi khi rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ hợp pháp. Hạn của tiểu bang cũng có thể khác.

Thay vì dựa vào trí nhớ mỗi năm, hãy tạo một lịch thuế và xem lại ít nhất mỗi quý một lần. Một lời nhắc trên lịch đơn giản có thể ngăn ngừa một khoản phạt có thể tránh được.

Vì sao việc bỏ lỡ thuế tạm tính lại xảy ra thường xuyên

Hầu hết các khoản thanh toán bị bỏ lỡ không chỉ do cẩu thả. Chúng thường xảy ra vì doanh nghiệp đã phát triển vượt quá kế hoạch thuế ban đầu.

Những nguyên nhân phổ biến bao gồm:

• Doanh thu tăng nhanh hơn dự kiến
• Có thêm đối tác hoặc cổ đông mới tham gia doanh nghiệp
• Chủ sở hữu có thêm thu nhập từ tư vấn hoặc làm việc tự do
• Khấu trừ tiền lương quá thấp
• Ước tính khoản khấu trừ quá cao
• Chủ doanh nghiệp cho rằng hạn nộp hồ sơ và hạn nộp thuế là một

Điều này đặc biệt phổ biến với những người sáng lập lần đầu. Khi một doanh nghiệp chuyển từ một khoản lương đơn giản sang nhiều nguồn thu nhập khác nhau, việc lập kế hoạch thuế trở nên phức tạp hơn.

Cách tránh bỏ lỡ thuế tạm tính lần nữa

Một vài thói quen đơn giản có thể tạo ra khác biệt lớn.

Duy trì thói quen rà soát thuế hàng quý

Thay vì coi thuế là việc chỉ làm một lần mỗi năm, hãy xem xét chúng theo từng quý.

Tối thiểu, hãy kiểm tra:

• Doanh thu
• Biên lợi nhuận
• Thù lao của chủ sở hữu
• Các khoản thanh toán sắp tới
• Nghĩa vụ ở cấp bang
• Bất kỳ thay đổi lớn nào về luật thuế hoặc cấu trúc doanh nghiệp

Tách tiền dành cho thuế khỏi tiền vận hành

Một trong những cách thực tế nhất để tránh thiếu hụt trong tương lai là chuyển tiền thuế tạm tính sang một tài khoản riêng ngay khi doanh thu phát sinh.

Như vậy, số tiền sẽ sẵn sàng khi đến hạn thanh toán và ít có khả năng bị dùng vào chi phí vận hành.

Điều chỉnh bảng lương hoặc phân phối

Nếu bạn nhận lương từ doanh nghiệp của mình, việc cập nhật W-4 có thể giúp tăng khấu trừ.

Nếu bạn rút phân phối cho chủ sở hữu, hãy đảm bảo các khoản thanh toán thuế tạm tính phản ánh những khoản đó thay vì cho rằng chỉ riêng bảng lương là đủ bù cho nghĩa vụ thuế.

Xem lại cấu trúc pháp nhân của bạn

Loại pháp nhân bạn chọn ảnh hưởng đến cách thu nhập bị đánh thuế và cách chủ sở hữu nộp thuế.

Ví dụ:

• Chủ sở hữu duy nhất thường nộp thuế trực tiếp trên lợi nhuận kinh doanh
• Công ty hợp danh và S corporation tạo ra nghĩa vụ báo cáo thu nhập chuyển qua cho chủ sở hữu
• C corporation có nghĩa vụ thuế và quy tắc thanh toán riêng

Nếu bạn thành lập doanh nghiệp mà chưa có chiến lược thuế rõ ràng, có thể nên xem lại liệu cấu trúc hiện tại còn phù hợp với thu nhập và kế hoạch tăng trưởng của bạn hay không.

Zenind giúp chủ doanh nghiệp đi trước các nghĩa vụ liên quan đến thuế như thế nào

Zenind được xây dựng để giúp doanh nhân thành lập và duy trì một doanh nghiệp tuân thủ quy định tại Hoa Kỳ. Mặc dù thuế tạm tính cuối cùng vẫn là trách nhiệm của người nộp thuế hoặc chuyên gia thuế, nhưng các thói quen thành lập và tuân thủ tốt sẽ giúp việc quản lý thuế dễ dàng hơn nhiều.

Zenind có thể giúp chủ doanh nghiệp:

• Thành lập LLC hoặc công ty đúng cách ngay từ đầu
• Giữ hồ sơ kinh doanh được tổ chức tốt
• Duy trì dịch vụ registered agent
• Theo dõi các nhiệm vụ tuân thủ định kỳ
• Giảm nguy cơ bỏ lỡ các hạn quan trọng

Đối với chủ doanh nghiệp mới, một nền tảng thành lập vững chắc thường là bước đầu tiên để có hồ sơ thuế gọn gàng hơn và kỷ luật tài chính tốt hơn. Khi pháp nhân, hồ sơ và tài liệu nội bộ của bạn được tổ chức tốt, bạn sẽ dễ làm việc với kế toán hơn và chuẩn bị các khoản thanh toán thuế tạm tính chính xác hơn.

Kết luận

Nếu bạn đã bỏ lỡ một khoản thanh toán thuế tạm tính, đừng hoảng sợ. Hãy thanh toán càng sớm càng tốt, tính lại thuế tạm tính cho phần còn lại của năm và kiểm tra xem bạn có nợ thuế tiểu bang hay không.

Điều quan trọng là tốc độ. Bạn càng sớm khắc phục phần thiếu hụt, khả năng giảm tiền phạt và tiền lãi càng cao.

Đối với chủ doanh nghiệp, giải pháp lâu dài tốt nhất là có một quy trình thuế vững hơn. Rà soát theo quý, lập kế hoạch pháp nhân chính xác và hệ thống tuân thủ được tổ chức tốt có thể giúp ngăn vấn đề này tái diễn vào năm sau.