Unohditko ennakkoverot? Mitä tehdä seuraavaksi IRS:n ja osavaltion verovelvoitteiden kanssa

Ennakkoveron maksun unohtaminen voi tuntua suurelta takaiskulta, erityisesti silloin, kun tasapainottelet jo yrityksen kasvun, palkanlaskennan, kirjanpidon ja kaikkien muiden yrityksen pyörittämiseen liittyvien velvoitteiden kanssa. Hyvä uutinen on, että unohtunut maksu ei automaattisesti tarkoita katastrofia.

Jos toimit nopeasti, voit yleensä vähentää vahinkoa, rajoittaa lisäsakkoja ja korkoja sekä saada verotilanteesi takaisin hallintaan.

Tässä oppaassa kerrotaan, mitä ennakkoverot ovat, ketkä niitä yleensä maksavat, mitä tapahtuu, jos maksu jää tekemättä, ja mitä käytännön toimenpiteitä kannattaa tehdä seuraavaksi. Lisäksi käsitellään, miten uudet yrittäjät voivat rakentaa parempia verotottumuksia alusta alkaen.

Mitä ennakkoverot ovat

Ennakkoverot ovat säännöllisiä veromaksuja, jotka tehdään vuoden aikana sen sijaan, että odotettaisiin verotuksen määräaikaan asti. Ne on tarkoitettu tuloille, joista ei pidätetä veroja täysimääräisesti.

Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Itsenäisen ammatinharjoittamisen tulot
• Yrityksen voitot, jotka siirtyvät omistajille
• Kumppanuustulot
• S-yhtiön osakkeenomistajan tulot
• Osingot ja jotkin sijoitustuotot
• Muu tulo, johon ei liity riittävästi ennakonpidätystä

Monille palkansaajille palkasta tehtävä ennakonpidätys riittää. Yritysten omistajilta ja monilta itsenäisiltä ansaitsijoilta IRS odottaa, että vero maksetaan sitä mukaa kun tuloa kertyy, eikä kaikkea kerralla huhtikuussa.

Ketkä yleensä joutuvat maksamaan ennakkoveroja

Ennakkoverot koskevat usein seuraavia:

• Toiminimiyrittäjät
• Yhtiömiehet
• S-yhtiön osakkeenomistajat
• Itsenäiset urakoitsijat
• Jotkin vuokranantajat ja sijoittajat
• Yritykset, joilla on verotettavaa tuloa, jota ennakonpidätys ei kata kokonaan

Liittovaltion tasolla yksityishenkilöiden on yleensä tehtävä ennakkomaksuja, jos he arvioivat olevansa velkaa vähintään 1 000 dollaria veroilmoituksen jättämisen yhteydessä. Yrityksille kynnys on yleensä alempi, usein 500 dollaria.

Osavaltiot käyttävät usein samankaltaisia sääntöjä, mutta kynnysarvot, lomakkeet ja määräajat voivat poiketa merkittävästi. Se tarkoittaa, että yrityksen omistajan on usein seurattava liittovaltion ja osavaltion velvoitteita erikseen.

Mitä tapahtuu, jos ennakkoveron maksu jää tekemättä

Jos maksu jää tekemättä, IRS tai osavaltio voi periä:

• Alimaksua koskevan sakon
• Korkoa maksamattomasta saldosta
• Lisämaksuja, jos saldo jää pitkäksi aikaa maksamatta

Yksi myöhästynyt maksu ei yleensä aiheuta yhtä kiinteää maksua. Sen sijaan kustannus riippuu siitä, kuinka paljon jäi maksamatta ja kuinka kauan summa oli avoinna.

Pieni viivästys voi siis olla hallittavissa, mutta jos saldoa ei hoideta kuukausiin, siitä voi tulla kallista.

Ensimmäiset toimet maksun jäätyä väliin

Jos huomaat juuri nyt, että maksu jäi tekemättä, älä odota ilmoitusta. Toimi heti.

1. Maksa mahdollisimman pian

Maksa heti niin paljon kuin pystyt, vaikka et pystyisi maksamaan koko summaa. Maksamattoman saldon pienentäminen nopeammin voi rajoittaa lisäkorkoja ja -sakkoja.

Monille verovelvollisille IRS tarjoaa verkkomaksuvaihtoehtoja, suoraveloitusta ja muita sähköisiä maksutapoja. Osavaltiot tarjoavat yleensä omat verkkomaksupalvelunsa.

2. Tarkista tämänhetkiset tulosi

Unohtunut ennakkomaksu on usein merkki siitä, että alkuperäinen veroarvio ei enää pidä paikkaansa.

Käy läpi:

• Liikevaihto
• Omistajan nostot tai voitonjaot
• W-2-palkasta tehty ennakonpidätys, jos sellaista on
• Urakoitsijatulot
• Sijoitustulot
• Hyvitykset ja vähennykset, joita odotat vaativasi

Jos tulosi ovat muuttuneet, seuraavan ennakkoveron maksun tulisi perustua päivitettyihin lukuihin eikä alkuperäiseen arvioon.

3. Päivitä ennakkoverolaskelmasi

Älä maksa samaa summaa automaattisesti kuin ennen ilman, että tarkistat laskelman. Laske uudelleen arvioitu vuotuinen vero ja jaa se jäljellä oleville maksujaksoille.

Jos tulosi ovat nousseet, saatat joutua kasvattamaan myöhempiä maksuja, jotta vältyt uudelta alijäämältä.

4. Tarkista myös osavaltion vero

Liittovaltion ennakkomaksun unohtaminen ei tarkoita, että osavaltion vero olisi kunnossa. Monilla yrittäjillä on velvoitteita molempiin.

Tarkista osavaltion säännöt erikseen, mukaan lukien:

• Vaatiiko osavaltio ennakkomaksuja
• Maksukynnys
• Neljännesvuosittaiset määräajat
• Mahdolliset erityislomakkeet tai sähköisen ilmoittamisen vaatimukset

Miten IRS päättää, sovelletaanko sakkoa

Monissa tapauksissa verovelvollinen voi välttää ennakkoveroon liittyvän sakon, jos hän täyttää jonkin tavallisista turvasatamasäännöistä.

Yleensä IRS ei ehkä määrää sakkoa, jos:

• Velkaa on alle 1 000 dollaria ennakonpidätysten ja hyvitysten jälkeen, tai
• Olet maksanut vähintään 90 % kuluvan vuoden verosta, tai
• Olet maksanut 100 % edellisen vuoden veroilmoituksessa näkyvästä verosta, sen mukaan mikä sääntö soveltuu tilanteeseesi

Nämä ovat yleisiä liittovaltion sääntöjä, mutta ne eivät korvaa oman veroilmoituksesi ja maksuhistoriasi tarkastelua. Tietyillä verovelvollisilla, kuten maanviljelijöillä, kalastajilla ja joillakin yhtiöillä, voi olla lisäsääntöjä tai poikkeavia sääntöjä.

Jos olet jo saanut ilmoituksen

Jos IRS on jo lähettänyt ilmoituksen, älä jätä sitä huomiotta.

Lue ilmoitus huolellisesti ja tarkista:

• Verokausi, jota ilmoitus koskee
• Summa, jonka IRS ilmoittaa erääntyneeksi
• Onko kyseessä vero, sakko, korko vai näiden yhdistelmä
• Ilmoituksessa mainittu maksun määräpäivä

Jos uskot ilmoituksen olevan virheellinen, vertaa sitä omiin asiakirjoihisi ennen maksamista. Jos summa on oikea, maksa nopeasti tai järjestä maksusuunnitelma, jos et pysty maksamaan koko summaa kerralla.

Voiko sakko tulla anteeksi

Joskus kyllä.

Sakkohuojennus voi olla mahdollinen tietyissä tilanteissa, kuten:

• Onnettomuus, luonnonkatastrofi tai muu poikkeuksellinen olosuhde
• Tietyt eläköitymiseen tai työkyvyttömyyteen liittyvät tilanteet
• Tilanteet, joissa IRS katsoo, että sakon määrääminen olisi epäoikeudenmukaista

Huojennukseen oikeutetut verovelvolliset joutuvat yleensä toimittamaan tukitietoja ja jättämään vaaditun lomakkeen tai selvityksen. Monille yksityishenkilöille IRS käyttää lomaketta 2210 alimaksun seuraamusten arviointiin. Yhtiöt käyttävät yleensä lomaketta 2220.

Vaikka huojennus olisi mahdollinen, on yleensä parempi toimia nopeasti kuin olettaa, että IRS poistaa maksun automaattisesti.

Entä jos et pysty maksamaan koko summaa nyt

Jos täysi maksu ei ole mahdollinen, maksa heti niin paljon kuin pystyt ja selvitä sitten seuraava askel.

Mahdollisia vaihtoehtoja ovat:

• Lyhytaikaiset maksujärjestelyt
• Maksusuunnitelmat, jos niitä on saatavilla
• Ennakonpidätyksen kasvattaminen, jos saat myös palkkatuloa
• Tulevien ennakkoverojen kasvattaminen, jotta vältät uuden alijäämän

Korko kertyy yleensä maksamattomalle saldolle, kunnes summa on maksettu. Mitä pidempään saldo on auki, sitä kalliimmaksi ongelma tulee.

Ennakkoverojen määräajat ovat yleensä neljännesvuosittaisia

Ennakkoverot maksetaan yleensä neljä kertaa vuodessa.

Vaikka liittovaltion järjestelmä käyttää neljännesvuosittaisia maksujaksoja, tarkat eräpäivät voivat siirtyä, jos ne osuvat viikonlopulle tai lailliselle pyhäpäivälle. Osavaltioiden määräajat voivat myös poiketa.

Sen sijaan, että luottaisit muistiin joka vuosi, tee verokalenteri ja tarkista se vähintään neljännesvuosittain. Yksinkertainen kalenterimuistutus voi estää vältettävissä olevan sakon.

Miksi ennakkoverot jäävät niin usein maksamatta

Useimmat myöhästymiset eivät johdu pelkästään piittaamattomuudesta. Ne johtuvat yleensä siitä, että yritys on kasvanut alkuperäisen verosuunnitelman yli.

Yleisiä syitä ovat:

• Liikevaihto kasvoi odotettua nopeammin
• Uusi yhtiömies tai osakkeenomistaja liittyi yritykseen
• Omistaja sai sivutuloja konsultoinnista tai freelancetyöstä
• Palkanpidätys oli liian pieni
• Vähennykset arvioitiin liian suuriksi
• Yrityksen omistaja oletti, että veroilmoituksen määräpäivä ja maksun määräpäivä ovat sama asia

Tämä on erityisen tavallista ensikertaa perustaville yrittäjille. Kun yritys siirtyy yksinkertaisesta palkasta useisiin tulolähteisiin, verosuunnittelusta tulee monimutkaisempaa.

Miten välttää ennakkoverojen unohtaminen jatkossa

Muutama yksinkertainen tapa voi tehdä suuren eron.

Pidä neljännesvuosittainen verorutiini

Sen sijaan, että käsittelisit veroja kerran vuodessa, tarkista ne joka neljännes.

Tarkista vähintään:

• Liikevaihto
• Katteet
• Omistajan palkkaus
• Tulevat maksut
• Osavaltion velvoitteet
• Mahdolliset suuret muutokset verolaissa tai yritysrakenteessa

Erottele verosäästöt käyttöpääomasta

Yksi käytännöllisimmistä tavoista välttää tuleva alijäämä on siirtää ennakkoveroihin tarkoitettu raha erilliselle tilille sitä mukaa kun tuloa kertyy.

Näin raha on käytettävissä, kun maksu erääntyy, eikä se todennäköisesti mene operatiivisiin kuluihin.

Säädä palkanmaksua tai voitonjakoa

Jos saat palkkaa yrityksestäsi, W-4-lomakkeen päivittäminen voi auttaa kasvattamaan ennakonpidätystä.

Jos nostat omistajan voitonjakoja, varmista, että ennakkoveromaksusi heijastavat niitä etkä oleta palkanpidätyksen yksin kattavan verovelkaa.

Tarkista yhtiömuotosi

Valitsemasi yhtiömuoto vaikuttaa siihen, miten tuloa verotetaan ja miten omistajat maksavat veroa.

Esimerkiksi:

• Toiminimiyrittäjät maksavat usein veroa suoraan liiketoiminnan voitosta
• Kumppanuudet ja S-yhtiöt luovat omistajille läpivirtaavan raportointivelvoitteen
• C-yhtiöillä on omat vero- ja maksusääntönsä

Jos perustit yrityksesi ilman selkeää verostrategiaa, voi olla hyvä tarkistaa, vastaako rakenne edelleen nykyisiä tulo- ja kasvusuunnitelmiasi.

Miten Zenind auttaa yrittäjiä pysymään veroon liittyvien velvoitteiden edellä

Zenind on rakennettu auttamaan yrittäjiä perustamaan ja ylläpitämään vaatimustenmukaista yhdysvaltalaista yritystä. Vaikka ennakkoverot ovat viime kädessä veroneuvojan tai verovelvollisen vastuulla, hyvät perustamis- ja compliance-tavat helpottavat verojen hallintaa huomattavasti.

Zenind voi auttaa yrityksen omistajia:

• Perustamaan LLC:n tai corporationin oikein alusta alkaen
• Pitämään yritysasiakirjat järjestyksessä
• Ylläpitämään registered agent -palvelun
• Pysymään ajan tasalla toistuvista compliance-tehtävistä
• Vähentämään riskiä siitä, että tärkeät määräajat jäävät huomaamatta

Uusille yrityksen omistajille vahva perustuspohja on usein ensimmäinen askel kohti siistimpiä verotietoja ja parempaa talouskuria. Kun yhtiö, ilmoitukset ja sisäiset asiakirjat ovat järjestyksessä, on helpompaa työskennellä kirjanpitäjän kanssa ja laatia tarkat ennakkoveromaksut.

Lopputulos

Jos unohdit ennakkoveron maksun, älä panikoi. Maksa mahdollisimman paljon mahdollisimman nopeasti, laske ennakkoverosi uudelleen loppuvuodelle ja tarkista, onko sinulla myös osavaltion verovelvoitteita.

Tärkeintä on nopeus. Mitä nopeammin korjaat puutteen, sitä todennäköisemmin voit vähentää sakkoja ja korkoja.

Yrityksen omistajille paras pitkän aikavälin ratkaisu on vahvempi verorutiini. Neljännesvuosittaiset tarkistukset, oikea yhtiörakenne ja järjestelmällinen compliance voivat auttaa estämään saman ongelman toistumisen ensi vuonna.