Missade du preliminärskatten? Vad du bör göra nu för IRS- och delstatlig skatteefterlevnad

Att missa en preliminär skatteinbetalning kan kännas som ett stort bakslag, särskilt när du redan jonglerar företagstillväxt, löner, bokföring och alla de ansvar som följer med att driva ett företag. Den goda nyheten är att en missad betalning inte automatiskt betyder katastrof.

Om du agerar snabbt kan du ofta minska skadan, begränsa ytterligare avgifter och ränta och få din skattesituation tillbaka på rätt spår.

Den här guiden förklarar vad preliminär skatt är, vem som vanligtvis behöver betala den, vad som händer när en betalning missas och vilka praktiska steg du bör ta härnäst. Den tar också upp hur nya företagare kan bygga bättre skattevanor från början.

Vad preliminär skatt är

Preliminär skatt är periodiska skattebetalningar som görs under året i stället för att vänta till deklarationssäsongen. De är avsedda för inkomster som inte täcks fullt ut av källskatt.

Vanliga exempel är:

• Inkomst från egenföretagande
• Företagsvinster som fördelas vidare till ägare
• Inkomst från handelsbolag
• Inkomst till aktieägare i S-bolag
• Utdelningar och viss investeringsinkomst
• Annan inkomst där det inte finns tillräcklig källskatt

För många anställda räcker skatteavdraget från lönen. För företagare och många egeninkomsttagare förväntar sig IRS att skatten betalas i takt med att inkomsten tjänas in, i stället för allt på en gång i april.

Vem som vanligtvis måste betala preliminär skatt

Preliminär skatt gäller ofta för:

• Enskilda näringsidkare
• Delägare i handelsbolag
• Aktieägare i S-bolag
• Oberoende uppdragstagare
• Vissa fastighetsägare och investerare
• Bolag med skattepliktig inkomst som inte täcks fullt ut av källskatt

På federal nivå behöver privatpersoner vanligtvis göra preliminära betalningar om de förväntar sig att vara skyldiga minst 1 000 dollar när deklarationen lämnas in. Bolag har vanligtvis en lägre gräns, ofta 500 dollar.

Delstater använder ofta liknande regler, men trösklar, blanketter och tidsfrister kan skilja sig avsevärt. Det betyder att en företagare kan behöva hålla reda på både federala och delstatliga skyldigheter separat.

Vad som händer om du missar en preliminär skatteinbetalning

Om du missar en betalning kan IRS eller din delstat ta ut:

• En avgift för underskott
• Ränta på det obetalda beloppet
• Ytterligare avgifter om saldot förblir obetalt för länge

En missad betalning leder vanligtvis inte till en enda fast avgift. I stället beror kostnaden på hur mycket som betalades för lite och hur länge beloppet var obetalt.

Det betyder att en kort försening kan vara hanterbar, men att låta saldot ligga kvar i månader kan bli dyrt.

Första stegen efter en missad betalning

Om du just har insett att en betalning missades, vänta inte på att ett brev ska komma. Agera direkt.

1. Betala så snart som möjligt

Betala vad du kan direkt, även om du inte kan betala hela beloppet. Att minska det obetalda saldot tidigare kan begränsa ytterligare ränta och avgifter.

För många skattebetalare erbjuder IRS betalning online, direktdebitering och andra elektroniska betalningsmetoder. Delstater har vanligtvis också egna portaler för onlinebetalning.

2. Gå igenom din inkomst hittills under året

En missad preliminär betalning är ofta ett tecken på att din ursprungliga skatteberäkning inte längre är korrekt.

Gå igenom:

• Företagets intäkter
• Ägaruttag eller utdelningar
• W-2-avdrag, om sådana finns
• Inkomst från uppdragstagare
• Investeringsinkomst
• Krediter och avdrag du förväntar dig att yrka

Om din inkomst har förändrats bör din nästa preliminära betalning spegla de uppdaterade siffrorna i stället för den ursprungliga prognosen.

3. Uppdatera din beräkning av preliminär skatt

Betala inte bara samma belopp som tidigare utan att kontrollera uträkningen. Räkna om din förväntade årsskatt och fördela den över de återstående betalningsperioderna.

Om din inkomst har ökat kan du behöva höja senare betalningar för att undvika ytterligare underskott.

4. Kontrollera om du också är skyldig delstatlig skatt

Att missa en federal preliminär betalning betyder inte alltid att din delstatliga skattesituation är korrekt. Många företagare är skyldiga båda delarna.

Gå igenom delstatens regler separat, inklusive:

• Om delstaten kräver preliminära betalningar
• Betalningströskeln
• Kvartalsvisa tidsfrister
• Eventuella särskilda blanketter eller krav på elektronisk inlämning

Hur IRS bedömer om en avgift ska tas ut

I många fall kan skattebetalare undvika en avgift för preliminär skatt om de uppfyller någon av de vanliga safe harbor-reglerna.

Generellt kan IRS avstå från avgiften om du:

• Är skyldig mindre än 1 000 dollar efter avdrag och krediter, eller
• Har betalat minst 90 % av skatten för innevarande år, eller
• Har betalat 100 % av skatten som visas i föregående års deklaration, beroende på vilken regel som gäller i din situation

Detta är övergripande federala regler, men de ersätter inte en genomgång av din faktiska deklaration och betalningshistorik. Vissa skattebetalare, inklusive jordbrukare, fiskare och vissa bolag, kan ha ytterligare eller andra regler.

Om du redan har fått ett brev

Om IRS redan har skickat ett brev ska du inte ignorera det.

Läs brevet noggrant och kontrollera:

• Vilken skatteperiod det gäller
• Vilket belopp IRS säger är förfallet
• Om saldot avser skatt, avgift, ränta eller en kombination
• Den betalningsfrist som anges i brevet

Om du anser att brevet är felaktigt, jämför det med dina egna underlag innan du betalar. Om beloppet stämmer, betala snabbt eller upprätta en betalningsplan om du inte kan betala fullt ut.

Kan avgiften efterges

Ibland, ja.

Lättnad från avgiften kan vara möjlig i vissa situationer, till exempel:

• Olyckor, naturkatastrofer eller andra ovanliga omständigheter
• Vissa pensions- eller invaliditetssituationer
• Om IRS bedömer att det skulle vara oskäligt att ta ut avgiften

Skattebetalare som kvalificerar för lättnad behöver vanligtvis lämna stödjande uppgifter och skicka in rätt blankett eller förklaring. För många privatpersoner använder IRS Form 2210 för att bedöma avgifter för underskott. Bolag använder vanligtvis Form 2220.

Även när lättnad är möjlig är det oftast bättre att agera snabbt än att utgå från att IRS automatiskt kommer att ta bort avgiften.

Vad händer om du inte kan betala hela beloppet nu

Om full betalning inte är möjlig, betala så mycket du kan direkt och undersök sedan nästa steg.

Möjliga alternativ inkluderar:

• Kortfristiga betalningslösningar
• Avbetalningsplaner, där sådana finns
• Att uppdatera källskatten om du också får lön
• Att öka framtida preliminära betalningar för att undvika ytterligare underskott

Ränta fortsätter vanligtvis att löpa på obetalda belopp tills de är betalda. Ju längre saldot står öppet, desto dyrare blir problemet.

Preliminära skattedatum är vanligtvis kvartalsvisa

Preliminära skattebetalningar görs generellt fyra gånger per år.

Även om det federala systemet använder kvartalsvisa betalningsperioder kan de exakta förfallodatumen ändras när de infaller på helger eller röda dagar. Delstatliga tidsfrister kan också skilja sig.

I stället för att förlita dig på minnet varje år bör du skapa en skattekalender och gå igenom den minst en gång per kvartal. En enkel påminnelse i kalendern kan förhindra en undvikbar avgift.

Varför preliminära skatter så ofta missas

De flesta missade betalningar beror inte enbart på slarv. De händer oftast eftersom verksamheten växte ur sin ursprungliga skatteplan.

Vanliga orsaker är:

• Intäkterna ökade snabbare än väntat
• En ny delägare eller aktieägare gick in i verksamheten
• Ägaren fick sidoinkomst från konsultarbete eller frilansuppdrag
• Källskatten på lönen var för låg
• Avdragen överskattades
• Företagare antog att deklarationsfristen och betalningsfristen var samma sak

Detta är särskilt vanligt för förstagångsgrundare. När ett företag går från en enkel lön till flera inkomstkällor blir skatteplaneringen mer komplex.

Hur du undviker att missa preliminär skatt igen

Några enkla vanor kan göra stor skillnad.

Ha en kvartalsvis skatterutin

I stället för att se skatter som en årlig händelse bör du gå igenom dem varje kvartal.

Kontrollera minst:

• Intäkter
• Vinstmarginaler
• Ägarkompensation
• Kommande betalningar
• Delstatliga skyldigheter
• Större förändringar i skattelagstiftning eller företagsstruktur

Håll isär skattepengar från rörelsekapitalet

Ett av de mest praktiska sätten att undvika framtida underskott är att flytta preliminära skattepengar till ett separat konto när inkomsten kommer in.

På så sätt finns pengarna tillgängliga när betalningen förfaller och är mindre benägna att användas till löpande kostnader.

Justera lön eller utdelningar

Om du får lön från ditt företag kan en uppdaterad W-4 hjälpa till att öka källskatten.

Om du tar ut ägarutdelningar bör dina preliminära betalningar spegla dessa belopp i stället för att anta att lönen ensam täcker skulden.

Se över din bolagsstruktur

Vilken bolagsform du väljer påverkar hur inkomsten beskattas och hur ägarna betalar skatt.

Till exempel:

• Enskilda näringsidkare betalar ofta skatt direkt på företagsvinsten
• Handelsbolag och S-bolag skapar genomströmningsrapportering för ägarna
• C-bolag har egna skatteförpliktelser och betalningsregler

Om du bildade ditt företag utan en tydlig skatteplan kan det vara värt att se över om strukturen fortfarande passar din nuvarande inkomst och tillväxt.

Hur Zenind hjälper företagare att ligga steget före skattemässiga skyldigheter

Zenind är byggt för att hjälpa entreprenörer att bilda och upprätthålla ett korrekt och compliant företag i USA. Även om preliminära skatter i slutändan är en fråga för skattebetalaren eller en skatterådgivare, gör goda rutiner för bildande och efterlevnad skattehanteringen mycket enklare.

Zenind kan hjälpa företagare att:

• Bilda ett LLC eller aktiebolag korrekt från början
• Hålla företagsregister organiserade
• Säkerställa täckning för registrerad agent
• Hålla koll på återkommande compliance-uppgifter
• Minska risken för att viktiga tidsfrister missas

För nya företagare är en stabil grund för företagsbildning ofta det första steget mot tydligare skatteregister och bättre ekonomisk disciplin. När din bolagsform, dina inlämningar och dina interna dokument är organiserade blir det lättare att arbeta med en redovisningskonsult och förbereda korrekta preliminära betalningar.

Slutsatsen

Om du missade en preliminär skatteinbetalning, få inte panik. Betala det du kan så snart som möjligt, räkna om din preliminära skatt för resten av året och kontrollera om du också är skyldig delstatlig skatt.

Nyckeln är snabbhet. Ju snabbare du rättar till underskottet, desto större är chansen att minska avgifter och ränta.

För företagare är den bästa långsiktiga lösningen en starkare skatterutin. Kvartalsvisa genomgångar, korrekt bolagsplanering och organiserade compliance-system kan hjälpa till att förhindra att samma problem återkommer nästa år.