Ați ratat plățile estimate? Ce trebuie să faceți în continuare pentru conformitatea fiscală la nivel IRS și de stat

O plată estimată ratată poate părea un pas înapoi important, mai ales când deja jonglați cu dezvoltarea afacerii, salariile, contabilitatea și numeroasele responsabilități care vin odată cu administrarea unei companii. Vestea bună este că o plată ratată nu înseamnă automat dezastru.

Dacă acționați rapid, de obicei puteți reduce impactul, limita penalitățile și dobânzile suplimentare și readuce situația fiscală pe drumul cel bun.

Acest ghid explică ce sunt taxele estimate, cine trebuie în general să le plătească, ce se întâmplă atunci când o plată este ratată și ce pași practici trebuie să urmați în continuare. De asemenea, arată cum pot noii proprietari de afaceri să își construiască obiceiuri fiscale mai bune încă de la început.

Ce sunt taxele estimate

Taxele estimate sunt plăți fiscale periodice făcute pe parcursul anului, în loc să așteptați sezonul de depunere a declarațiilor. Ele sunt concepute pentru veniturile care nu sunt acoperite integral prin reținere la sursă.

Exemple frecvente includ:

• Venit din activitate independentă
• Profituri ale afacerii transmise către proprietari
• Venit din parteneriat
• Venit al acționarilor de tip S corporation
• Dividende și unele venituri din investiții
• Alte venituri care nu au suficientă reținere la sursă atașată

Pentru mulți angajați, reținerea impozitului din salariu este suficientă. Pentru proprietarii de afaceri și pentru mulți contributori independenți, IRS se așteaptă ca impozitul să fie plătit pe măsură ce venitul este obținut, nu totul odată, în aprilie.

Cine trebuie, de obicei, să plătească taxe estimate

Taxele estimate se aplică frecvent următoarelor categorii:

• Persoane fizice autorizate
• Asociați
• Acționari ai unei S corporation
• Contractori independenți
• Anumiți proprietari imobiliari și investitori
• Corporații cu venit impozabil care nu este acoperit integral prin reținere la sursă

La nivel federal, persoanele fizice trebuie, în general, să facă plăți estimate dacă se așteaptă să datoreze cel puțin 1.000 USD la depunerea declarației. Corporațiile au, în general, un prag mai mic, adesea 500 USD.

Statele folosesc adesea reguli similare, dar pragurile, formularele și termenele limită pot diferi semnificativ. Asta înseamnă că un proprietar de afacere poate avea nevoie să urmărească separat obligațiile federale și pe cele de stat.

Ce se întâmplă dacă ratați o plată estimată

Dacă ratați o plată, IRS sau statul dvs. poate percepe:

• O penalitate pentru subplată
• Dobândă pentru suma neplătită
• Costuri suplimentare dacă soldul rămâne neplătit prea mult timp

O plată estimată ratată nu generează, de obicei, o singură taxă fixă. În schimb, costul depinde de cât a fost subplătit și de cât timp a rămas neplătită suma.

Asta înseamnă că o întârziere mică poate fi gestionabilă, dar dacă lăsați soldul să stea luni întregi, costurile pot deveni mari.

Primii pași după o plată estimată ratată

Dacă tocmai ați realizat că o plată a fost ratată, nu așteptați să primiți o notificare. Acționați imediat.

1. Faceți plata cât mai curând posibil

Plătiți imediat cât puteți, chiar dacă nu puteți achita suma integrală. Reducerea mai rapidă a soldului neachitat poate limita dobânda și penalitățile suplimentare.

Pentru mulți contribuabili, IRS oferă opțiuni de plată online, debit direct și alte metode electronice. Statele oferă, de obicei, propriile portaluri online de plată.

2. Analizați venitul acumulat până la data curentă

O plată estimată ratată este adesea un semn că estimarea fiscală inițială nu mai este exactă.

Revedeți:

• Veniturile afacerii
• Retragerile sau distribuțiile proprietarului
• Reținerea W-2, dacă există
• Venitul din contracte
• Veniturile din investiții
• Creditele și deducerile pe care așteptați să le solicitați

Dacă venitul s-a schimbat, următoarea plată estimată ar trebui să reflecte cifrele actualizate, nu proiecția inițială.

3. Actualizați calculul pentru taxele estimate

Nu plătiți pur și simplu aceeași sumă ca înainte fără să verificați calculele. Recalculați impozitul anual estimat și împărțiți-l între perioadele de plată rămase.

Dacă venitul a crescut, este posibil să fie nevoie să măriți plățile viitoare pentru a evita un nou deficit.

4. Verificați dacă datorați și taxe de stat

Faptul că ați ratat o plată estimată federală nu înseamnă neapărat că situația de la stat este în regulă. Mulți proprietari de afaceri datorează ambele tipuri de taxe.

Verificați separat regulile statului dvs., inclusiv:

• Dacă statul solicită plăți estimate
• Pragul de plată
• Termenele limită trimestriale
• Orice formulare speciale sau cerințe de depunere electronică

Cum decide IRS dacă se aplică o penalitate

În multe cazuri, contribuabilii pot evita o penalitate pentru taxele estimate dacă respectă una dintre regulile uzuale de protecție.

În general, IRS poate să nu aplice penalitatea dacă:

• Datorați mai puțin de 1.000 USD după reținere și credite, sau
• Ați plătit cel puțin 90% din impozitul pentru anul curent, sau
• Ați plătit 100% din impozitul declarat în declarația din anul anterior, în funcție de regula care vi se aplică

Acestea sunt reguli federale generale, dar nu înlocuiesc analiza propriei declarații și a istoricului plăților. Anumiți contribuabili, inclusiv fermierii, pescarii și unele corporații, pot avea reguli suplimentare sau diferite.

Dacă ați primit deja o notificare

Dacă IRS v-a trimis deja o notificare, nu o ignorați.

Citiți cu atenție notificarea și verificați:

• Perioada fiscală vizată
• Suma pe care IRS spune că o datorați
• Dacă soldul reprezintă impozit, penalitate, dobândă sau o combinație a acestora
• Termenul de plată indicat în notificare

Dacă considerați că notificarea este incorectă, comparați-o cu documentele dvs. înainte de a plăti. Dacă suma este corectă, plătiți prompt sau stabiliți un aranjament de plată dacă nu puteți achita integral.

Poate fi anulată penalitatea

Uneori, da.

Reducerea penalităților poate fi disponibilă în anumite situații, cum ar fi:

• Incendii, dezastre sau alte circumstanțe neobișnuite
• Anumite situații de pensionare sau dizabilitate
• Circumstanțe în care IRS consideră că ar fi nedrept să aplice penalitatea

Contribuabilii care se califică pentru reducere trebuie, de obicei, să furnizeze informații justificative și să depună formularul sau declarația cerută. Pentru multe persoane fizice, IRS folosește Formularul 2210 pentru a evalua penalitățile pentru subplată. Corporațiile folosesc, în general, Formularul 2220.

Chiar și atunci când este posibilă reducerea, este de obicei mai bine să acționați rapid decât să presupuneți că IRS va elimina automat taxa.

Ce faceți dacă nu puteți plăti integral acum

Dacă plata integrală nu este posibilă, achitați cât puteți imediat și apoi explorați următorul pas.

Opțiunile posibile includ:

• Aranjamente de plată pe termen scurt
• Planuri de eșalonare, acolo unde sunt disponibile
• Actualizarea reținerii dacă primiți și salarii
• Creșterea plăților estimate viitoare pentru a evita un nou deficit

Dobânda, în general, continuă să se acumuleze asupra soldurilor neachitate până când suma este plătită. Cu cât soldul rămâne deschis mai mult timp, cu atât problema devine mai costisitoare.

Termenele pentru taxele estimate sunt, de obicei, trimestriale

Plățile estimate se fac, de regulă, de patru ori pe an.

Deși sistemul federal folosește perioade de plată trimestriale, termenele exacte se pot modifica atunci când cad în weekend sau în zile de sărbătoare legală. Termenele statale pot, de asemenea, să difere.

În loc să vă bazați pe memorie în fiecare an, creați un calendar fiscal și verificați-l cel puțin o dată pe trimestru. Un simplu reminder în calendar poate preveni o penalitate ușor de evitat.

De ce se întâmplă atât de des ratările plăților estimate

Majoritatea plăților ratate nu sunt cauzate doar de neglijență. De obicei apar pentru că afacerea a depășit planul fiscal inițial.

Motive frecvente includ:

• Veniturile au crescut mai repede decât era așteptat
• Un nou asociat sau acționar s-a alăturat afacerii
• Proprietarul a adăugat venit suplimentar din consultanță sau activități freelance
• Reținerea la salariu a fost prea mică
• Deducerile au fost supraestimate
• Proprietarii au presupus că termenul de depunere și termenul de plată sunt același lucru

Acest lucru este deosebit de frecvent la fondatorii aflați la început de drum. Odată ce o afacere trece de la un simplu salariu la surse mixte de venit, planificarea fiscală devine mai complexă.

Cum evitați să ratați din nou taxele estimate

Câteva obiceiuri simple pot face o diferență majoră.

Mențineți o rutină fiscală trimestrială

În loc să tratați taxele ca pe un eveniment de o singură dată pe an, revizuiți-le la fiecare trimestru.

Cel puțin, verificați:

• Veniturile
• Marjele de profit
• Compensația proprietarului
• Plățile viitoare
• Obligațiile de stat
• Orice schimbări majore în legislația fiscală sau structura afacerii

Separați economiile pentru taxe de lichiditățile operaționale

Una dintre cele mai practice metode de a evita un deficit viitor este să transferați banii pentru taxele estimate într-un cont separat pe măsură ce intră veniturile.

Astfel, banii sunt disponibili atunci când plata devine scadentă și sunt mai puțin susceptibili să fie cheltuiți pe costuri operaționale.

Ajustați salariile sau distribuțiile

Dacă primiți salariu prin afacerea dvs., actualizarea formularului W-4 poate ajuta la creșterea reținerii.

Dacă retrageți distribuții de proprietar, asigurați-vă că plățile estimate reflectă aceste sume, în loc să presupuneți că salariul acoperă integral obligația fiscală.

Revizuiți structura entității

Tipul de entitate ales influențează modul în care se impozitează veniturile și modul în care proprietarii își plătesc taxele.

De exemplu:

• Persoanele fizice autorizate datorează adesea impozit direct pe profitul afacerii
• Parteneriatele și S corporation generează obligații de raportare pass-through pentru proprietari
• Corporațiile C au propriile obligații fiscale și reguli de plată

Dacă ați înființat afacerea fără o strategie fiscală clară, poate merita să verificați dacă structura actuală mai corespunde nivelului de venit și planurilor de creștere.

Cum ajută Zenind proprietarii de afaceri să rămână înaintea obligațiilor fiscale

Zenind este construit pentru a ajuta antreprenorii să își înființeze și să își mențină o afacere din SUA conformă. Deși taxele estimate rămân responsabilitatea contribuabilului sau a unui specialist fiscal, obiceiurile bune de înființare și conformitate fac gestionarea taxelor mult mai ușoară.

Zenind îi poate ajuta pe proprietarii de afaceri să:

• Înființeze corect de la început un LLC sau o corporație
• Țină documentele afacerii organizate
• Mențină acoperirea de registered agent
• Fie la zi cu sarcinile recurente de conformitate
• Reducă riscul de a rata termene importante

Pentru noii proprietari de afaceri, o bază solidă de înființare este adesea primul pas către evidențe fiscale mai curate și o disciplină financiară mai bună. Când entitatea, depunerile și documentele interne sunt organizate, este mai ușor să colaborați cu un contabil și să pregătiți plăți estimate corecte.

Concluzia

Dacă ați ratat o plată estimată, nu intrați în panică. Plătiți cât puteți cât mai repede, recalculați taxele estimate pentru restul anului și verificați dacă datorați și taxe de stat.

Cheia este rapiditatea. Cu cât corectați mai repede deficitul, cu atât este mai probabil să reduceți penalitățile și dobânzile.

Pentru proprietarii de afaceri, soluția pe termen lung este o rutină fiscală mai solidă. Analizele trimestriale, planificarea corectă a entității și sistemele de conformitate organizate pot ajuta la prevenirea reapariției aceleiași probleme anul viitor.