BOI-rapport FAQ: Wat buitenlandse bedrijven die zich in de VS registreren moeten weten

Het Beneficial Ownership Information (BOI)-rapport is sinds de inwerkingtreding van de Corporate Transparency Act aanzienlijk veranderd. Sinds de interim final rule van FinCEN van 26 maart 2025 is BOI-rapportage alleen nog van toepassing op entiteiten die zijn opgericht naar buitenlands recht en zich registreren om zaken te doen in de Verenigde Staten.

Dat betekent dat de meeste bedrijven die in de Verenigde Staten zijn opgericht momenteel zijn vrijgesteld van BOI-rapportage aan FinCEN. Als uw bedrijf een buitenlands bedrijf is dat van plan is zich in een Amerikaanse staat te registreren, of als u zich al hebt geregistreerd en uw verplichtingen nog moet begrijpen, legt deze gids de regels in duidelijke taal uit.

Wat is een BOI-rapport?

Een BOI-rapport is een federale indiening die bij FinCEN wordt ingediend en de personen identificeert die uiteindelijk eigenaar zijn van of controle uitoefenen over een rapporterende onderneming. Het doel van de regeling is meer transparantie te creëren en illegale activiteiten te helpen voorkomen die kunnen worden verborgen achter brievenbusmaatschappijen of complexe eigendomsstructuren.

Het rapport wordt elektronisch ingediend via het BOI E-Filing-systeem van FinCEN en wordt niet ingediend bij een staatsinstantie voor bedrijfsregistratie.

Wie moet nu een BOI-rapport indienen?

Volgens de huidige FinCEN-regel moeten alleen buitenlandse rapporterende ondernemingen een BOI-rapport indienen. Een buitenlandse rapporterende onderneming is een entiteit die:

• is opgericht onder het recht van een buitenlands land, en
• zich heeft geregistreerd om zaken te doen in een Amerikaanse staat of tribaal rechtsgebied door een document in te dienen bij een secretary of state of een vergelijkbaar kantoor

Als uw bedrijf in de Verenigde Staten is opgericht, is het momenteel vrijgesteld van BOI-rapportage aan FinCEN.

Waarom is de regel gewijzigd?

Het BOI-rapportagekader was oorspronkelijk bedoeld voor veel in de VS opgerichte en buitenlandse entiteiten. FinCEN heeft de regel later in maart 2025 aangepast en de rapportageverplichting beperkt tot buitenlandse entiteiten die in de Verenigde Staten zijn geregistreerd.

Voor ondernemers betekent dit dat de belangrijkste vraag niet langer alleen is of een bedrijf bestaat, maar waar het is opgericht en of het daadwerkelijk binnen de reikwijdte van de huidige regel valt.

Welke informatie staat in een BOI-rapport?

Een BOI-rapport bevat informatie over het bedrijf zelf en zijn uiteindelijk belanghebbenden. In sommige gevallen bevat het ook informatie over de company applicant.

Bedrijfsinformatie

Een rapporterende onderneming moet doorgaans het volgende verstrekken:

• juridische naam
• eventuele handelsnamen of DBA’s
• bedrijfsadres
• rechtsgebied waar de entiteit is opgericht
• fiscaal identificatienummer, indien van toepassing

Informatie over uiteindelijk belanghebbenden

Voor elke uiteindelijk belanghebbende moet het bedrijf doorgaans het volgende rapporteren:

• volledige wettelijke naam
• geboortedatum
• woonadres
• een uniek identificatienummer uit een aanvaardbaar identiteitsdocument, plus het uitgevende rechtsgebied

Informatie over de company applicant

Als het bedrijf op of na 1 januari 2024 in de Verenigde Staten is geregistreerd, moet het eerste BOI-rapport ook informatie over de company applicant bevatten.

Daaronder valt doorgaans de persoon die het registratiedocument heeft ingediend en, in sommige gevallen, de persoon die de indiening heeft opgedragen.

Wie geldt als uiteindelijk belanghebbende?

Een uiteindelijk belanghebbende is doorgaans een persoon die substantieel toezicht uitoefent op het bedrijf of ten minste 25% van de eigendomsbelangen bezit of controleert.

In de praktijk kan dit mensen omvatten die:

• belangrijke zakelijke beslissingen nemen
• belangrijke financiële of operationele zaken controleren
• aanzienlijke eigendomsrechten hebben
• via andere regelingen bevoegdheid over de entiteit hebben

De exacte beoordeling kan sterk afhangen van de feiten. In sommige bedrijven is de persoon met het grootste eigendomsbelang ook een uiteindelijk belanghebbende. In andere gevallen weegt controle zwaarder dan aandelenbezit.

Moeten personen uit de VS worden gerapporteerd?

Niet onder de huidige FinCEN-regel.

De update van maart 2025 heeft de verplichting verwijderd om BOI te rapporteren voor personen uit de VS. Als een persoon uit de VS kwalificeert als uiteindelijk belanghebbende van een buitenlandse rapporterende onderneming, wordt die persoon onder het huidige federale rapportagekader niet opgenomen in het BOI-rapport.

Wat is een company applicant?

Een company applicant is de persoon die verband houdt met het oprichten of registreren van de entiteit.

Voor rapporterende ondernemingen die applicant-informatie moeten opnemen, is de applicant meestal een van de volgende personen:

• de persoon die het oprichtings- of registratiedocument rechtstreeks heeft ingediend
• de persoon die de indiening van dat document heeft opgedragen

Als een advocaat, oprichtingsspecialist of medewerker het indieningsproces heeft afgehandeld, hangt de beoordeling ervan af wie het document daadwerkelijk heeft ingediend en wie die indiening heeft opgedragen.

Wat zijn de BOI-indieningsdeadlines?

Deadlines zijn afhankelijk van het moment waarop de buitenlandse rapporterende onderneming onder de regel viel.

Als het bedrijf al vóór 26 maart 2025 binnen de reikwijdte viel

FinCEN stelde een deadline vast van 25 april 2025 voor de meeste bestaande buitenlandse rapporterende ondernemingen.

Als het bedrijf op of na 26 maart 2025 een rapporterende onderneming wordt

Het eerste BOI-rapport is doorgaans verschuldigd binnen 30 kalenderdagen nadat het bedrijf bericht ontvangt dat zijn Amerikaanse registratie van kracht is, of nadat de relevante staatsinstantie de registratie voor het eerst openbaar beschikbaar heeft gemaakt, afhankelijk van wat het eerst plaatsvindt.

Omdat de deadline kort is, moeten buitenlandse bedrijven waar mogelijk al vóór de afronding van de registratie eigendomsinformatie verzamelen.

Moeten BOI-rapporten worden bijgewerkt?

Ja, als gerapporteerde informatie verandert.

Een BOI-rapport is geen jaarlijkse indiening, maar het moet worden bijgewerkt wanneer de eerder gerapporteerde informatie onjuist wordt. Veelvoorkomende triggers voor een update zijn onder meer:

• een wijziging in uiteindelijk belang
• een wijziging in het adres van een uiteindelijk belanghebbende
• een wijziging in de juridische naam van het bedrijf
• een wijziging in het adres van de rapporterende onderneming
• andere wijzigingen in eerder ingediende informatie

Als uw bedrijf zijn rapport moet bijwerken, wacht dan niet. De deadline voor een update is kort en gemiste updates kunnen nalevingsrisico’s veroorzaken.

Kunnen BOI-rapporten worden gecorrigeerd?

Ja. Als een indiening onjuistheden bevat, moet deze worden gecorrigeerd zodra het bedrijf de fout ontdekt.

Een gecorrigeerd rapport is iets anders dan een bijgewerkt rapport. Een update weerspiegelt nieuwe informatie. Een correctie herstelt iets dat in de oorspronkelijke indiening onjuist was.

Dat onderscheid is belangrijk, omdat de juiste indiening kan afhangen van de vraag of het om een wijziging of om een fout gaat.

Welke uitzonderingen gelden er?

De belangrijkste uitzondering vandaag is eenvoudig: in de VS opgerichte entiteiten zijn onder de huidige regel vrijgesteld van BOI-rapportage aan FinCEN.

Andere buitenlandse entiteiten kunnen ook vrijgesteld zijn, afhankelijk van de aard van het bedrijf, het rechtsgebied en de specifieke relevante categorie. Uitzonderingen kunnen technisch zijn, dus het is belangrijk niet aan te nemen dat een bedrijf in aanmerking komt alleen omdat het klein, inactief of nauw gehouden is.

Als uw bedrijf mogelijk voor een uitzondering in aanmerking komt, bekijk dan zorgvuldig de officiële richtlijnen van FinCEN voordat u een indiening doet.

Is het BOI-rapport openbaar?

Nee. BOI-rapporten zijn geen openbare documenten.

FinCEN bewaart de informatie in een beveiligd systeem en beperkt de toegang zoals wettelijk bepaald. Het doel is wetshandhaving en nationale veiligheid te ondersteunen, niet om een openbaar eigendomsregister te creëren.

Kan een FinCEN Identifier worden gebruikt in plaats van persoonlijke informatie?

Ja, in sommige situaties.

Een FinCEN Identifier is een uniek nummer dat aan een persoon of entiteit kan worden toegekend. Wanneer toegestaan, kan dit in een BOI-rapport worden gebruikt in plaats van bepaalde persoonlijke gegevens.

Dit kan handig zijn wanneer dezelfde persoon betrokken is bij meerdere rapportagecontexten, of wanneer een rapporterende onderneming een eenvoudiger nalevingsproces nodig heeft.

Hoe moeten buitenlandse bedrijven zich voorbereiden?

Buitenlandse bedrijven moeten eigendoms- en registratierelevante informatie verzamelen voordat zij met het Amerikaanse registratieproces beginnen. Die voorbereiding kan problemen op het laatste moment voorkomen en de kans op een onvolledige indiening verkleinen.

Een praktische checklist omvat:

• bevestigen of de entiteit daadwerkelijk een buitenlandse rapporterende onderneming is
• alle uiteindelijk belanghebbenden identificeren
• bepalen of informatie over de company applicant vereist is
• aanvaardbare identiteitsdocumenten verzamelen
• juridische namen, adressen en eigendomspercentages controleren
• een proces opzetten voor toekomstige updates als het eigendom verandert

Vroege voorbereiding is belangrijk, omdat BOI-deadlines niet ruim zijn.

Hoe Zenind oprichters helpt georganiseerd te blijven

Zenind helpt ondernemers bij oprichtings- en nalevingstaken met de nadruk op nauwkeurigheid en snelheid. Voor bedrijven die zich in de Verenigde Staten registreren, betekent dit georganiseerd blijven bij entiteitsvorming, nalevingstermijnen en de gegevens die nodig zijn om indieningen te ondersteunen.

Als uw bedrijf buitenlands is opgericht en van plan is zich in de VS te registreren, kan een duidelijke workflow voor oprichting BOI-naleving veel eenvoudiger maken.

BOI-rapport FAQ

Moet elke LLC een BOI-rapport indienen?

Nee. Volgens de huidige FinCEN-regel vallen alleen buitenlandse entiteiten die zich in de VS registreren om zaken te doen binnen de reikwijdte.

Moeten binnenlandse Amerikaanse bedrijven nog steeds BOI-rapporten indienen?

Nee. In de VS opgerichte bedrijven zijn momenteel vrijgesteld van BOI-rapportage aan FinCEN.

Wat als mijn bedrijf maar één eigenaar heeft?

U moet mogelijk nog steeds indienen als het bedrijf een buitenlandse rapporterende onderneming is en aan de vereisten van de regel voldoet.

Moet ik elk jaar indienen?

Nee. BOI-rapportage is geen jaarlijkse indiening. U dient een eerste rapport in en werkt het vervolgens bij als de gerapporteerde informatie verandert.

Wat gebeurt er als ik de deadline mis?

Het missen van een BOI-deadline kan nalevingsproblemen veroorzaken. Als u niet zeker weet of een indiening te laat of onvolledig is, bekijk dan zo snel mogelijk de officiële richtlijnen van FinCEN.

Slotgedachte

De BOI-rapportageregels zijn veel nauwer geworden dan toen de Corporate Transparency Act voor het eerst veel aandacht kreeg. Tegenwoordig is de belangrijkste vraag of uw entiteit een buitenlands bedrijf is dat zich registreert om zaken te doen in de Verenigde Staten.

Als dat zo is, kunt u BOI-indieningsverplichtingen, korte deadlines en doorlopende verplichtingen voor updates hebben. Als het een in de VS opgericht bedrijf is, bent u momenteel vrijgesteld van het indienen van BOI bij FinCEN.

Voor elk bedrijf dat grensoverschrijdend actief is, is de veiligste aanpak om de huidige regel te bevestigen voordat u indient en de eigendomsgegevens actueel te houden voor toekomstige naleving.