Czy uniwersytety są zwolnione z rejestracji zbiórek charytatywnych?

Uniwersytety opierają się na darowiznach, aby finansować stypendia, wsparcie dla kadry dydaktycznej, badania, projekty infrastrukturalne, sport akademicki oraz programy studenckie. Jednak gdy instytucja zaczyna pozyskiwać darowizny ponad granicami stanów, przepisy dotyczące zbiórek charytatywnych mogą szybko stać się kwestią zgodności z prawem.

Powszechnym błędnym przekonaniem jest to, że uniwersytety są automatycznie zwolnione z obowiązku rejestracji działań fundraisingowych. W rzeczywistości zasady dotyczące zwolnień różnią się w zależności od stanu, rodzaju instytucji oraz sposobu zorganizowania kampanii fundraisingowej. Niektóre uniwersytety kwalifikują się do pełnego zwolnienia w określonych stanach. Inne muszą się zarejestrować, składać coroczne odnowienia albo złożyć wnioski o zwolnienie przed rozpoczęciem pozyskiwania darowizn.

Dla zespołów ds. rozwoju uczelni, biur absolwenckich, organizacji non-profit związanych z edukacją oraz prawników obsługujących instytucje, praktyczne pytanie nie brzmi, czy fundraising ma znaczenie. Chodzi o to, jak zachować zgodność z przepisami, jednocześnie utrzymując tempo kampanii.

Co oznacza rejestracja zbiórek charytatywnych

Rejestracja zbiórek charytatywnych to proces rejestracji w agencji stanowej przed zwracaniem się do opinii publicznej o darowizny. Wiele stanów wymaga od organizacji non-profit, organizacji charytatywnych i innych podmiotów rejestracji, jeśli pozyskują one datki od mieszkańców danego stanu.

Może to dotyczyć szerokiego zakresu metod fundraisingu, w tym:

• apeli wysyłanych pocztą tradycyjną
• kampanii fundraisingowych e-mailowych
• stron internetowych do przyjmowania darowizn
• akcji telefonicznych
• crowdfundingu i kampanii peer-to-peer
• wydarzeń i gal
• w niektórych przypadkach wniosków o granty i sponsoring

Stany często traktują sam akt pozyskiwania darowizn bardzo szeroko. Jeśli kampania dociera do darczyńców w wielu stanach, organizacja może musieć ocenić obowiązki rejestracyjne w każdym z nich.

Czy uniwersytety są zwolnione?

Czasami tak, ale nie zawsze.

Uniwersytety nie są powszechnie zwolnione z rejestracji zbiórek charytatywnych. Niektóre stany oferują zwolnienia dla instytucji edukacyjnych, zwłaszcza publicznych uniwersytetów lub organizacji o określonej strukturze non-profit. Inne stany wymagają rejestracji, chyba że instytucja spełnia wąską definicję zwolnienia albo składa formalne zgłoszenie zwolnienia.

Kluczowa kwestia jest taka, że status zwolnienia podatkowego na gruncie prawa federalnego nie eliminuje automatycznie stanowych obowiązków związanych z fundraisingiem.

Uniwersytet może być zwolniony z federalnego podatku dochodowego na podstawie sekcji 501(c)(3), ale nadal być zobowiązany do rejestracji zbiórek charytatywnych w jednym lub kilku stanach.

Dlaczego zasady zwolnień się różnią

Ustawodawcy stanowi traktują instytucje edukacyjne odmiennie w zależności od priorytetów polityki publicznej, powiązań z administracją publiczną oraz zakresu zasad ochrony darczyńców. W rezultacie kryteria zwolnień mogą znacznie się różnić między stanami.

Do czynników często wpływających na status zwolnienia należą:

• czy uniwersytet jest publiczny czy prywatny
• czy ma status non-profit i jest uznawany na gruncie federalnego prawa podatkowego
• do kogo kierowane są prośby o wsparcie, na przykład do absolwentów, studentów, kadry czy szerokiej opinii publicznej
• czy instytucja ma fizyczną obecność w stanie
• czy fundraising prowadzony jest bezpośrednio, czy przez podmiot zewnętrzny
• czy kampania jest skierowana do wąskiej grupy darczyńców, czy do szerokiej publiczności

Ponieważ te zasady są specyficzne dla poszczególnych stanów, jedna ogólnokrajowa kampania fundraisingowa może generować dziesiątki odrębnych pytań dotyczących zgodności.

Publiczne uniwersytety a prywatne uniwersytety

Publiczne uniwersytety często mają mocniejsze argumenty przemawiające za zwolnieniem, ponieważ są instytucjami powiązanymi z administracją publiczną. W niektórych stanach takie powiązanie może całkowicie zwolnić z obowiązku rejestracji zbiórek charytatywnych.

Prywatne uniwersytety podlegają innej analizie. Nawet jeśli są instytucjami edukacyjnymi non-profit, mogą nadal potrzebować rejestracji w stanach, które nie zapewniają szerokiego zwolnienia dla instytucji edukacyjnych. Niektóre stany mogą zwalniać wyłącznie określone prywatne uczelnie, jeśli fundraising jest ograniczony do absolwentów, członków lub społeczności wewnętrznej.

W przypadku prywatnych instytucji najbezpieczniejszym założeniem jest indywidualna analiza każdego stanu przed uruchomieniem kampanii.

Typowe kategorie zwolnień dla instytucji edukacyjnych

Choć przepisy się różnią, uniwersytety często spotykają się z kilkoma powtarzającymi się modelami zwolnień.

Instytucje powiązane z administracją publiczną

Publiczne uniwersytety mogą być zwolnione w stanach, które traktują je jako agendy lub jednostki administracji państwowej. W takich przypadkach instytucja może nie musieć składać standardowej rejestracji charytatywnej, choć mogą nadal obowiązywać inne wymogi stanowe.

Zwolnienia dla instytucji edukacyjnych

Niektóre stany przewidują zwolnienia specjalnie dla instytucji edukacyjnych, które spełniają ustawową definicję. Zwolnienia te mogą zależeć od akredytacji, statusu non-profit lub zakresu pozyskiwania darowizn.

Zwolnienia o ograniczonym zakresie darczyńców

Stan może zwolnić instytucję, jeśli pozyskuje ona datki wyłącznie od wąskiej grupy osób, takich jak:

• obecni studenci
• absolwenci
• kadra dydaktyczna i pracownicy
• członkowie organów nadzorczych
• rodziny społeczności szkolnej

Takie zwolnienia są często ograniczone i nie należy zakładać, że obejmują szersze kampanie internetowe.

Zwolnienia dla fundacji instytucjonalnych

Wiele uniwersytetów prowadzi fundraising za pośrednictwem powiązanych fundacji. Fundacja może kwalifikować się osobno od uniwersytetu, ale może również potrzebować własnej analizy rejestracyjnej.

Dlaczego zwolnienie podatkowe nie wystarcza

Status 501(c)(3) uniwersytetu jest ważny, ale nie odpowiada na pytanie o rejestrację stanową.

Federalne zwolnienie podatkowe dotyczy opodatkowania dochodów. Rejestracja zbiórek charytatywnych dotyczy zgodności fundraisingu z wymogami stanowych organów.

To rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ organizacja może być:

• zwolniona z podatku federalnego, ale nadal zobowiązana do rejestracji w wielu stanach
• zwolniona z rejestracji w jednym stanie, ale nie w innym
• zobowiązana do rejestracji w niektórych stanach i do złożenia zgłoszenia zwolnienia w innych
• zobowiązana do składania corocznych sprawozdań finansowych nawet wtedy, gdy nie jest w pełni zarejestrowana

To jeden z najczęstszych błędów popełnianych przez zespoły rozwoju oraz grupy fundraisingowe prowadzone przez wolontariuszy.

Fundraising online zmienia analizę

Darowizny online komplikują zgodność z przepisami stanowymi. Strona darowizn na witrynie uniwersytetu może docierać do darczyńców w całym kraju, nawet jeśli szkoła znajduje się fizycznie w jednym stanie.

Oznacza to, że przepisy dotyczące zbiórek charytatywnych mogą zostać uruchomione także w stanach, w których instytucja nigdy nie prowadziła osobistego wydarzenia fundraisingowego.

Organizacje powinny przeanalizować:

• czy strony darowizn są dostępne dla mieszkańców całego kraju
• czy szkoła aktywnie kieruje działania do darczyńców spoza stanu
• czy regularne kampanie e-mailowe docierają do absolwentów w wielu jurysdykcjach
• czy linki fundraisingowe w mediach społecznościowych są szeroko udostępniane
• czy zewnętrzne platformy zbierają darowizny w imieniu instytucji

Szeroka kampania cyfrowa może osłabić zwolnienie, które w innym przypadku miałoby zastosowanie do wąsko ukierunkowanej grupy odbiorców.

Co uniwersytety powinny zweryfikować przed pozyskiwaniem darowizn

Przed uruchomieniem kampanii zespoły uniwersyteckie powinny potwierdzić:

• dokładną nazwę prawną instytucji
• podmiot, który będzie otrzymywał darowizny
• czy fundriserem jest sam uniwersytet, czy powiązana fundacja
• czy instytucja ma już złożone rejestracje
• które stany wymagają rejestracji, zgłoszeń zwolnienia lub corocznych odnowień
• czy kampania będzie ograniczona do zwolnionej kategorii darczyńców
• czy w procesie pozyskiwania darowizn uczestniczą zewnętrzni dostawcy usług

Taka analiza jest szczególnie ważna w przypadku kampanii wielostanowych, zbiórek na stypendia, kampanii kapitałowych i corocznych apeli do absolwentów.

Dobre praktyki zgodności

Uniwersytety mogą ograniczać ryzyko, tworząc powtarzalny proces zgodności.

Zbuduj macierz stan po stanie

Monitoruj status rejestracji, kwalifikowalność do zwolnienia, terminy składania dokumentów oraz wymogi odnowienia dla każdego stanu, w którym instytucja pozyskuje darowizny.

Rozdziel analizę podmiotu i kampanii

Nie każda kampania jest prowadzona przez ten sam podmiot prawny. Fundacje, stowarzyszenia absolwentów, kluby sportowe i centra badawcze mogą mieć odrębne obowiązki.

Dokumentuj podstawy do zwolnienia

Jeśli uniwersytet polega na zwolnieniu, przechowuj dokumenty pokazujące, dlaczego zwolnienie ma zastosowanie i do jakiej grupy darczyńców kierowano kampanię.

Sprawdzaj udział dostawców

Jeśli zaangażowana jest zewnętrzna platforma fundraisingowa, dostawca telemarketingowy lub konsultant kampanii, potwierdź, czy wpływa to na analizę obowiązków rejestracyjnych.

Monitoruj zmiany przepisów

Stanowe przepisy dotyczące zbiórek charytatywnych zmieniają się z czasem. Kampania, która była zwolniona w ubiegłym roku, dziś może wymagać zgłoszenia.

Konsekwencje braku złożenia dokumentów

Niedopełnienie obowiązków wynikających z przepisów o zbiórkach charytatywnych może powodować praktyczne i prawne problemy, takie jak:

• opóźnienie startu kampanii
• zawiadomienia z urzędów stanowych lub pisma z zapytaniem
• kary lub opłaty za spóźnienie
• utrata możliwości pozyskiwania darowizn w danym stanie
• obciążenia administracyjne podczas audytów lub przeglądów grantowych
• problemy z zaufaniem darczyńców

Dla uniwersytetów, które polegają na zaufaniu darczyńców, zgodność z przepisami to coś więcej niż formalność. Wspiera wiarygodność.

Jak Zenind może pomóc organizacjom edukacyjnym non-profit i nowym podmiotom

Zenind wspiera założycieli, organizacje non-profit i rozwijające się podmioty, które potrzebują niezawodnej infrastruktury do tworzenia i utrzymania zgodności w Stanach Zjednoczonych.

Jeśli Twoja misja edukacyjna jest budowana poprzez nową organizację non-profit lub podmiot powiązany, Zenind może pomóc w:

• tworzeniu firmy i zakładaniu podmiotu
• usługach zarejestrowanego agenta
• pomocy przy uzyskaniu EIN
• wsparciu przy raportach rocznych
• narzędziach do zarządzania zgodnością

W przypadku fundacji powiązanych z uniwersytetami, organizacji stypendialnych i fundacji edukacyjnych uporządkowana struktura prawna ułatwia zarządzanie zgodnością fundraisingową.

Praktyczny wniosek

Uniwersytety nie są automatycznie zwolnione z rejestracji zbiórek charytatywnych. Niektóre publiczne instytucje kwalifikują się do szerokich zwolnień, podczas gdy wiele prywatnych uczelni i powiązanych fundacji nadal musi się rejestrować, składać zgłoszenia zwolnienia lub spełniać warunki specyficzne dla danego stanu.

Najbezpieczniejsze podejście polega na przeanalizowaniu każdego stanu przed uruchomieniem kampanii, udokumentowaniu podstawy ewentualnego zwolnienia oraz prowadzeniu bieżącego kalendarza zgodności dla odnowień i zgłoszeń.

Gdy fundraising przekracza granice stanów, zgodność z przepisami powinna być częścią procesu kampanii od samego początku, a nie dodatkiem po uruchomieniu strony darowizn.