Er universiteter unntatt fra registrering for veldedig innsamling?

Universiteter er avhengige av donasjoner for å finansiere stipender, støtte til fakultetet, forskning, kapitalprosjekter, idrett og studentprogrammer. Men når en institusjon begynner å be om gaver på tvers av delstatsgrenser, kan regler om veldedig innsamling raskt bli et etterlevelsesspørsmål.

En vanlig misforståelse er at universiteter automatisk er unntatt fra registrering ved innsamling. I realiteten varierer unntaksreglene fra stat til stat, etter institusjonstype og etter hvordan innsamlingskampanjen er strukturert. Noen universiteter kvalifiserer for et fullt unntak i enkelte stater. Andre må registrere seg, sende inn årlige fornyelser eller levere søknader om unntak før de ber om donasjoner.

For team som arbeider med universitetsutvikling, alumni-kontorer, ideelle utdanningsorganisasjoner og juridiske rådgivere ved institusjoner, er det praktiske spørsmålet ikke om innsamling er viktig. Det er hvordan man holder seg compliant samtidig som kampanjene går som planlagt.

Hva registrering for veldedig innsamling betyr

Registrering for veldedig innsamling er prosessen med å registrere seg hos et statlig organ før man ber allmennheten om donasjoner. Mange stater krever at ideelle organisasjoner, veldedige organisasjoner og andre organisasjoner registrerer seg dersom de ber om bidrag fra innbyggere i den staten.

Dette kan gjelde et bredt spekter av innsamlingsmetoder, inkludert:

• Direktepostkampanjer
• Innsamlingskampanjer via e-post
• Nettbaserte donasjonssider
• Telefonsamtaler for innsamling
• Crowdfunding og kampanjer der enkeltpersoner samler inn til hverandre
• Arrangementer og gallaer
• I noen sammenhenger, søknader om tilskudd og sponsing

Stater tolker ofte selve handlingen å be om donasjoner bredt. Hvis en kampanje når givere i flere stater, kan organisasjonen måtte vurdere registreringskrav i hver enkelt stat.

Er universiteter unntatt?

Noen ganger, men ikke alltid.

Universiteter er ikke generelt unntatt fra registrering for veldedig innsamling. Noen stater tilbyr unntak for utdanningsinstitusjoner, særlig offentlige universiteter eller organisasjoner med bestemte ideelle strukturer. Andre stater krever registrering med mindre institusjonen oppfyller en snever definisjon av unntak eller sender inn en formell søknad om unntak.

Det viktige poenget er at skattefritak etter føderal rett ikke automatisk fjerner statlige forpliktelser knyttet til innsamling.

Et universitet kan være fritatt fra føderal inntektsskatt etter seksjon 501(c)(3), men likevel være pliktig til å registrere seg for veldedig innsamling i én eller flere stater.

Hvorfor unntaksreglene varierer

Statlige lovgivere behandler utdanningsinstitusjoner forskjellig avhengig av offentlige hensyn, tilknytning til myndighetene og omfanget av reglene for donorbeskyttelse. Derfor kan kriteriene for unntak variere betydelig fra stat til stat.

Vanlige faktorer som påvirker unntaksstatus, er blant annet:

• Om universitetet er offentlig eller privat
• Om det er ideelt og anerkjent etter føderal skatterett
• Hvem som blir bedt om donasjoner, som alumni, studenter, ansatte eller allmennheten
• Om institusjonen har fysisk tilstedeværelse i staten
• Om innsamlingen skjer direkte eller gjennom en tredjepart
• Om kampanjen retter seg mot en snever givergruppe eller et bredt publikum

Fordi disse reglene er delstatsspesifikke, kan én nasjonal innsamlingskampanje skape dusinvis av separate spørsmål om etterlevelse.

Offentlige universiteter versus private universiteter

Offentlige universiteter har ofte sterkere grunnlag for unntak fordi de er tilknyttet myndighetene. I noen stater kan denne tilknytningen fjerne behovet for registrering for veldedig innsamling helt.

Private universiteter må vurderes annerledes. Selv når de er ideelle utdanningsinstitusjoner, kan de fortsatt måtte registrere seg i stater som ikke gir et bredt utdanningsunntak. Noen stater kan unnta enkelte private høyskoler bare hvis innsamlingen er begrenset til alumni, medlemmer eller et internt fellesskap.

For private institusjoner er det tryggeste utgangspunktet at hver stat må gjennomgås individuelt før en kampanje lanseres.

Vanlige unntakskategorier for utdanningsinstitusjoner

Selv om reglene varierer, møter universiteter ofte noen tilbakevendende mønstre for unntak.

Institusjoner tilknyttet myndighetene

Offentlige universiteter kan være unntatt i stater som behandler dem som statlige organer eller underavdelinger. I slike tilfeller kan institusjonen slippe å levere standard registrering for veldedig innsamling, selv om andre statlige krav fortsatt kan gjelde.

Unntak for utdanningsinstitusjoner

Noen stater gir særskilte unntak for utdanningsinstitusjoner som oppfyller en lovfestet definisjon. Disse unntakene kan være avhengige av akkreditering, ideell status eller omfanget av innsamlingen.

Unntak med begrenset giverkrets

En stat kan unnta en institusjon hvis den bare ber en snever gruppe personer om donasjoner, for eksempel:

• Nåværende studenter
• Alumni
• Fakultet og ansatte
• Styremedlemmer
• Familier i skolefellesskapet

Disse unntakene er ofte begrensede og bør ikke antas å dekke bredere kampanjer på nett.

Unntak for tilknyttede stiftelser

Mange universiteter samler inn penger gjennom tilknyttede stiftelser. Stiftelsen kan kvalifisere separat fra universitetet, men den kan også måtte vurderes for egen registrering.

Hvorfor skattefritak ikke er nok

Et universitets status som 501(c)(3) er viktig, men den besvarer ikke spørsmålet om registrering i delstaten.

Føderalt skattefritak gjelder skattemessig behandling av inntekt. Registrering for veldedig innsamling gjelder etterlevelse av regler for innsamling hos delstatlige myndigheter.

Denne forskjellen er viktig fordi en organisasjon kan være:

• Føderalt skattefri, men likevel pliktig til å registrere seg i mange stater
• Unntatt fra registrering i én stat, men ikke i en annen
• Pliktig til å registrere seg i noen stater og levere unntaksmelding i andre
• Pliktig til å sende inn årlige økonomiske rapporter selv om den ikke er fullt registrert

Dette er en av de vanligste feilene som gjøres av utviklingsavdelinger og frivillige innsamlingsgrupper.

Nettbasert innsamling endrer vurderingen

Donasjoner på nett gjør statlig etterlevelse mer komplisert. En donasjonsside på et universitets nettsted kan nå givere over hele landet, selv om skolen fysisk befinner seg i én enkelt stat.

Det betyr at regler for veldedig innsamling kan bli utløst i stater der institusjonen aldri har gjennomført et fysisk innsamlingsarrangement.

Organisasjoner bør vurdere:

• Om donasjonssider er tilgjengelige for innbyggere i hele landet
• Om skolen aktivt markedsfører seg mot givere i andre stater
• Om gjentatte e-postkampanjer retter seg mot alumni i flere jurisdiksjoner
• Om lenker til innsamlingskampanjer i sosiale medier deles bredt
• Om tredjepartsplattformer mottar donasjoner på vegne av institusjonen

En bred digital kampanje kan undergrave et unntak som ellers ville gjelde for en snevert målrettet gruppe.

Hva universiteter bør kontrollere før de ber om donasjoner

Før en kampanje lanseres, bør universitetsmiljøer bekrefte:

• Institusjonens eksakte juridiske navn
• Hvilken enhet som skal motta donasjonene
• Om innsamlingsarbeidet drives av universitetet selv eller av en tilknyttet stiftelse
• Om institusjonen allerede har registreringer på plass
• Hvilke stater som krever registrering, unntaksmeldinger eller årlige fornyelser
• Om kampanjen vil være begrenset til en unntatt givergruppe
• Om tredjepartsleverandører er involvert i innsamlingsprosessen

Denne gjennomgangen er særlig viktig for kampanjer på tvers av delstater, stipendsatsinger, kapitalinnsamlingskampanjer og årlige alumni-innsamlinger.

Beste praksis for etterlevelse

Universiteter kan redusere risiko ved å etablere en repeterbar prosess for etterlevelse.

Lag en stat-for-stat-matrise

Følg med på registreringsstatus, om unntak er mulig, innleveringsfrister og krav til fornyelse for hver stat der institusjonen ber om donasjoner.

Skille mellom enhet og kampanje

Ikke alle kampanjer drives av samme juridiske enhet. Stiftelser, alumni-foreninger, støtteforeninger for idrett og forskningssentre kan hver ha egne forpliktelser.

Dokumenter grunnlaget for unntak

Hvis et universitet baserer seg på et unntak, bør det oppbevare dokumentasjon som viser hvorfor unntaket gjelder og hvilken givergruppe som ble målrettet.

Gjennomgå tredjepartsinvolvering

Hvis en tredjeparts plattform for innsamling, en telemarketing-leverandør eller en kampanjekonsulent er involvert, må man bekrefte om dette endrer vurderingen av registreringsplikt.

Følg med på regelendringer

Delstatenes regler for veldedig innsamling endrer seg over tid. En kampanje som var unntatt i fjor, kan kreve innlevering i dag.

Konsekvenser av å overse en innlevering

Manglende etterlevelse av reglene for veldedig innsamling kan skape praktiske og juridiske problemer, for eksempel:

• Forsinket lansering av kampanjer
• Varsler eller forespørsler fra delstaten
• Straffer eller forsinkelsesgebyrer
• Tap av retten til å be om donasjoner i en stat
• Administrative byrder ved revisjoner eller gjennomgang av tilskudd
• Problemer med givernes tillit

For universiteter som er avhengige av givernes tillit, er etterlevelse mer enn en formalitet. Det styrker troverdigheten.

Hvordan Zenind kan hjelpe utdanningsorganisasjoner og nye institusjoner

Zenind støtter gründere, ideelle organisasjoner og voksende virksomheter som trenger pålitelig infrastruktur for etablering og etterlevelse i USA.

Hvis det utdanningsmessige formålet ditt bygges gjennom en ny ideell organisasjon eller en tilknyttet enhet, kan Zenind hjelpe med:

• Etablering av selskap og opprettelse av enhet
• Tjenester som registrert agent
• Hjelp med EIN
• Støtte til årsrapport
• Verktøy for etterlevelsesstyring

For universitetsstiftelser, stipendisasjoner og utdanningsfond gjør en ryddig juridisk struktur håndteringen av innsamlingsetterlevelse enklere.

Praktisk hovedpoeng

Universiteter er ikke automatisk unntatt fra registrering for veldedig innsamling. Noen offentlige institusjoner kvalifiserer for brede unntak, mens mange private institusjoner og tilknyttede stiftelser fortsatt må registrere seg, søke om unntak eller oppfylle statsspesifikke vilkår.

Den tryggeste tilnærmingen er å gjennomgå hver stat før en kampanje lanseres, dokumentere grunnlaget for eventuelle unntak og føre en løpende etterlevelseskalender for fornyelser og innleveringer.

Når innsamling krysser delstatsgrenser, bør etterlevelse bygges inn i kampanjeprosessen fra starten av, ikke legges til etter at donasjonssiden er publisert.