13 deduções fiscais para autores e escritores autopublicados

A autopublicação dá aos autores e escritores mais controlo sobre o seu trabalho criativo, os seus royalties e as suas decisões de negócio. Também cria responsabilidades fiscais reais. A boa notícia é que muitos dos custos associados à escrita, produção, marketing e venda de livros podem ser dedutíveis quando se tratam de despesas de negócio normais e necessárias.

Se escreve livros, blogs, ensaios, newsletters ou outro conteúdo remunerado, poderá estar a operar como empresário em nome individual, titular de uma LLC ou outro tipo de pequena empresa. Em qualquer destes casos, um bom registo contabilístico e uma compreensão clara das despesas dedutíveis podem reduzir o rendimento tributável e ajudá-lo a reter mais do que ganha.

Abaixo estão 13 deduções fiscais comuns para autores e escritores autopublicados, juntamente com orientações práticas sobre como controlá-las.

O que conta como dedução de negócio?

Uma dedução de negócio é, em geral, uma despesa que é habitual na sua atividade e útil para gerir a empresa. Para escritores, isso pode incluir software, investigação, edição, publicidade e muitos outros custos ligados diretamente à produção e venda do seu trabalho.

As despesas pessoais são diferentes. Se uma despesa for parcialmente pessoal e parcialmente relacionada com o negócio, normalmente só a parte empresarial é dedutível. Por exemplo, um portátil usado para escrever e também para navegação pessoal poderá ter de ser repartido entre uso empresarial e pessoal.

As regras fiscais podem mudar, e o tratamento mais adequado depende da sua estrutura, rendimento e método de declaração. Em caso de dúvida, trabalhe com um profissional de impostos qualificado.

1. Software e aplicações de escrita

Os escritores recorrem muitas vezes a ferramentas que facilitam a redação, revisão, formatação e organização. Entre os itens frequentemente dedutíveis estão:

• Processadores de texto
• Scrivener ou outras ferramentas para manuscritos
• Verificadores gramaticais e de estilo
• Software de ditado
• Aplicações de gestão de projetos
• Subscrições de armazenamento na nuvem

Se paga mensalmente ou anualmente software usado no seu negócio de escrita, guarde as faturas e o comprovativo de pagamento. Mesmo pequenas subscrições recorrentes podem somar ao longo de um ano inteiro.

2. Equipamento informático e dispositivos

O seu computador, tablet, monitor externo, teclado, headset, impressora ou scanner podem ser dedutíveis se forem usados no seu negócio de escrita.

Para muitos autores, o equipamento é um dos maiores custos iniciais e operacionais. Tenha em conta que equipamento mais caro pode ter de ser depreciado ou deduzido ao abrigo de regras fiscais especiais, em vez de ser contabilizado de uma só vez. O tratamento depende do artigo, do seu custo e da forma como o utiliza.

3. Internet e serviço telefónico

Se utiliza a internet ou o telemóvel para fins profissionais, a parte empresarial pode ser dedutível. Isto inclui:

• Serviço de internet em casa
• Planos de telemóvel
• Planos de dados usados para comunicações profissionais
• Encargos adicionais de linhas usados no trabalho de escrita

Se uma fatura for usada tanto para fins pessoais como empresariais, estime a parte empresarial de forma razoável e documentada.

4. Despesas de escritório em casa

Muitos autores autopublicados trabalham a partir de casa, e a dedução de escritório em casa pode aplicar-se se usar uma área específica da casa de forma regular e exclusiva para o seu negócio de escrita.

Os custos potencialmente dedutíveis podem incluir:

• Uma parte da renda ou dos juros do crédito à habitação
• Serviços públicos
• Seguro de habitação ou arrendamento
• Reparações e manutenção que afetem o espaço de escritório
• Certos custos de limpeza ou conservação

Existem regras específicas para reclamar um escritório em casa, por isso o espaço deve cumprir os requisitos do IRS. Uma área de escritório dedicada é normalmente mais fácil de justificar do que uma divisão multifunções.

5. Material de escritório

Os materiais usados no seu negócio de escrita são muitas vezes deduções diretas. Exemplos incluem:

• Cadernos
• Canetas e marcadores
• Tinteiros e toner
• Papel
• Post-its
• Materiais de envio
• Pastas e materiais de arrumação

Normalmente são despesas pequenas, mas fáceis de esquecer. Guarde os recibos mesmo para compras modestas.

6. Edição e revisão de provas

A edição profissional é um dos investimentos mais valiosos que um autor autopublicado pode fazer. As despesas com copyediting, edição de desenvolvimento, edição de texto e revisão de provas são, em geral, deduções de negócio quando fazem parte da produção da sua obra.

Esta categoria pode também incluir apoio editorial freelance, análise de manuscritos e outros serviços de controlo de qualidade que ajudam a preparar um livro ou artigo para publicação.

7. Design da capa e formatação

Um livro raramente vende sem uma apresentação forte. Os custos relacionados com design e produção podem ser dedutíveis, incluindo:

• Design da capa do livro
• Formatação do interior
• Conversão de ebook
• Trabalho de tipografia
• Ilustrações encomendadas para o livro

Se pagar a um designer ou formatador para preparar o conteúdo para lançamento, guarde o contrato, a fatura e os registos de pagamento.

8. Marketing e publicidade

Colocar o seu livro à frente dos leitores muitas vezes exige investimento promocional. As despesas de marketing frequentemente dedutíveis incluem:

• Anúncios em redes sociais
• Anúncios em motores de pesquisa
• Ferramentas de email marketing
• Campanhas de oferta ou promoção
• Eventos de lançamento de livros
• Promoção do website
• Gráficos promocionais

Esta área é importante porque muitos autores gastam bastante em visibilidade. Trate o marketing como uma rubrica de negócio e acompanhe-o com atenção para poder medir o retorno do investimento.

9. Materiais e subscrições de investigação

Os autores precisam de informação fiável. As despesas relacionadas com investigação podem ser dedutíveis quando estão diretamente ligadas ao seu negócio de escrita. Exemplos incluem:

• Livros e materiais de referência
• Revistas online
• Publicações do setor
• Subscrições de notícias usadas para investigação
• Adesões a associações profissionais
• Bases de dados e arquivos

Se uma subscrição tiver utilização pessoal e profissional, apenas a parte empresarial pode qualificar-se.

10. Viagens e alojamento para fins profissionais

Quando a deslocação está diretamente ligada ao seu negócio de escrita, alguns custos podem ser dedutíveis. Isto pode incluir viagens para:

• Conferências e workshops
• Sessões de autógrafos
• Eventos de autores
• Locais de investigação
• Reuniões com editores, agentes ou colaboradores

As despesas potencialmente dedutíveis podem incluir viagens aéreas, quilometragem, alojamento, táxis, plataformas de transporte e refeições de negócio quando permitido. O essencial é que a viagem tenha um objetivo empresarial claro e que documente esse objetivo com cuidado.

11. Serviços profissionais e taxas

À medida que o seu negócio de escrita cresce, poderá precisar de ajuda externa. Os serviços profissionais frequentemente dedutíveis incluem:

• Preparação de impostos
• Contabilidade
• Serviços jurídicos
• Consultoria de negócios
• Revisão de direitos de autor ou contratos
• Desenvolvimento de websites

Se contratar profissionais para apoiar a operação do seu negócio de autor, esses honorários são normalmente parte do custo de fazer negócio.

12. Prémios de seguro de saúde e contribuições para a reforma

Os escritores independentes podem conseguir deduzir prémios de seguro de saúde e fazer contribuições para a reforma com vantagens fiscais, sujeitos às regras e elegibilidade do IRS.

Esta categoria é importante porque os criadores independentes muitas vezes não recebem benefícios patrocinados pelo empregador. Criar uma conta de reforma e manter a cobertura de saúde organizada pode apoiar tanto o seu futuro financeiro como a sua estratégia fiscal.

Como estas deduções têm requisitos específicos, confirme os detalhes antes de as reclamar.

13. Custos de constituição e conformidade do negócio

Se decidir formalizar o seu negócio de escrita, as despesas de constituição e conformidade podem fazer parte dos seus custos dedutíveis de negócio ou de arranque, dependendo de como e quando são incorridas.

Isto pode incluir:

• Taxas de constituição de LLC
• Custos de agente registado
• Taxas de registo estaduais
• Taxas de relatório anual
• Licenças ou autorizações comerciais
• Taxas bancárias e de processamento de pagamentos

Muitos autores escolhem uma LLC para separar as atividades empresariais das pessoais e criar uma estrutura de negócio mais organizada. A Zenind ajuda empreendedores a constituir e gerir empresas nos EUA, incluindo a formação de LLC e apoio contínuo de conformidade, o que pode ser útil para autores que pretendem gerir a sua atividade editorial de forma mais profissional.

Dicas de registo para autores

Registos sólidos tornam as deduções mais fáceis de comprovar e maximizar. Alguns hábitos simples podem poupar tempo mais tarde:

• Separe contas empresariais e pessoais
• Guarde todos os recibos, faturas e contratos
• Utilize software de contabilidade ou uma folha de cálculo para acompanhar despesas
• Registe o objetivo empresarial de cada despesa
• Armazene cópias digitais dos documentos em mais do que um local
• Reveja as despesas mensalmente, em vez de esperar pela época dos impostos

Quanto mais consistentes forem os seus registos, mais fácil será provar que um custo pertence ao seu negócio de escrita.

Erros comuns a evitar

Os escritores tropeçam muitas vezes nos mesmos problemas fiscais ano após ano. Tenha atenção a estes erros:

• Misturar despesas empresariais e pessoais na mesma conta
• Reivindicar despesas sem comprovativo
• Deducir o custo total de artigos usados parcialmente para fins pessoais
• Esquecer de registar quilometragem e detalhes de viagens
• Não acompanhar encargos recorrentes de software ou subscrições
• Assumir que uma atividade é automaticamente um negócio quando na realidade é um passatempo

Se a sua atividade de escrita não for tratada como um negócio, algumas deduções podem ser limitadas. Essa é outra razão para manter registos claros e gerir o seu trabalho como uma operação real.

Quando uma LLC pode fazer sentido para um escritor

Nem todos os escritores precisam de uma LLC, mas muitos autores escolhem uma quando começam a gerar rendimento estável ou querem uma estrutura empresarial mais formal.

Uma LLC pode ajudá-lo a:

• Separar finanças empresariais e pessoais
• Apresentar uma imagem mais profissional
• Organizar registos para efeitos de reporte fiscal
• Preparar-se para crescimento futuro
• Simplificar relações com fornecedores e pagamentos

Uma LLC não substitui aconselhamento fiscal, e não cria automaticamente poupança fiscal. É uma estrutura empresarial, não uma estratégia fiscal por si só. Ainda assim, para muitos autores autopublicados, é um passo prático para gerir um negócio mais organizado e escalável.

Considerações finais

Os autores e escritores autopublicados têm mais despesas dedutíveis do que muitas pessoas imaginam. Desde software e edição até viagens, marketing e custos de constituição, as deduções certas podem reduzir o rendimento tributável ao mesmo tempo que apoiam o crescimento do seu negócio.

Os hábitos mais importantes são simples: separar as finanças empresariais, manter registos precisos e perceber quais as despesas que estão verdadeiramente ligadas ao seu trabalho de escrita. Com um sistema disciplinado, pode concentrar mais energia na criação de livros e menos no stress da época fiscal.