13 khoản khấu trừ thuế cho tác giả và nhà văn tự xuất bản

Tự xuất bản giúp tác giả và nhà văn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với tác phẩm sáng tạo, tiền bản quyền và các quyết định kinh doanh của mình. Tuy nhiên, điều đó cũng đồng nghĩa với những trách nhiệm thuế thực tế. Tin tốt là nhiều chi phí liên quan đến việc viết, sản xuất, tiếp thị và bán sách có thể được khấu trừ nếu đó là những khoản chi tiêu thông thường và cần thiết cho hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn viết sách, blog, bài luận, bản tin hoặc các nội dung trả phí khác, bạn có thể đang hoạt động dưới hình thức chủ sở hữu cá thể, chủ sở hữu LLC hoặc một loại hình doanh nghiệp nhỏ khác. Trong bất kỳ trường hợp nào, việc lưu giữ hồ sơ tốt và hiểu rõ các khoản chi phí được khấu trừ có thể giúp giảm thu nhập chịu thuế và giúp bạn giữ lại nhiều hơn số tiền mình kiếm được.

Dưới đây là 13 khoản khấu trừ thuế phổ biến cho tác giả và nhà văn tự xuất bản, cùng hướng dẫn thực tế để theo dõi chúng.

Chi phí nào được xem là khoản khấu trừ kinh doanh?

Khoản khấu trừ kinh doanh thường là một chi phí vừa phổ biến đối với ngành nghề của bạn vừa hữu ích cho việc vận hành doanh nghiệp. Đối với nhà văn, điều này có thể bao gồm phần mềm, nghiên cứu, biên tập, quảng cáo và nhiều chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc tạo ra và bán tác phẩm của bạn.

Chi phí cá nhân thì khác. Nếu một khoản chi vừa phục vụ cá nhân vừa phục vụ kinh doanh, thì thường chỉ phần phục vụ kinh doanh mới được khấu trừ. Ví dụ, một chiếc laptop dùng cho việc viết lách và duyệt web cá nhân có thể cần được phân bổ giữa mục đích kinh doanh và cá nhân.

Quy định thuế có thể thay đổi, và cách xử lý tốt nhất còn tùy thuộc vào cấu trúc kinh doanh, mức thu nhập và phương thức khai thuế của bạn. Khi còn băn khoăn, hãy làm việc với một chuyên gia thuế đủ năng lực.

1. Phần mềm và ứng dụng viết lách

Nhà văn thường dựa vào các công cụ giúp soạn thảo, chỉnh sửa, định dạng và tổ chức công việc dễ dàng hơn. Những khoản có thể được khấu trừ thường bao gồm:

• Trình soạn thảo văn bản
• Scrivener hoặc các công cụ soạn thảo bản thảo khác
• Công cụ kiểm tra ngữ pháp và văn phong
• Phần mềm đọc chính tả
• Ứng dụng quản lý dự án
• Dịch vụ lưu trữ đám mây

Nếu bạn trả phí hằng tháng hoặc hằng năm cho phần mềm dùng trong hoạt động viết lách, hãy lưu hóa đơn và chứng từ thanh toán. Ngay cả những khoản đăng ký nhỏ lặp lại cũng có thể cộng dồn thành một số tiền đáng kể trong cả năm.

2. Thiết bị máy tính và các thiết bị điện tử

Máy tính, máy tính bảng, màn hình ngoài, bàn phím, tai nghe, máy in hoặc máy quét của bạn có thể được khấu trừ nếu được sử dụng cho hoạt động viết lách.

Đối với nhiều tác giả, thiết bị là một trong những chi phí khởi nghiệp và vận hành lớn nhất. Lưu ý rằng các thiết bị đắt tiền có thể cần được khấu hao hoặc khấu trừ theo các quy tắc thuế đặc biệt thay vì ghi nhận toàn bộ ngay lập tức. Cách xử lý phụ thuộc vào món đồ, giá trị và cách bạn sử dụng nó.

3. Dịch vụ internet và điện thoại

Nếu bạn sử dụng internet hoặc điện thoại cho mục đích kinh doanh, phần chi phí dành cho kinh doanh có thể được khấu trừ. Điều này bao gồm:

• Dịch vụ internet tại nhà
• Gói điện thoại di động
• Gói dữ liệu dùng cho liên lạc công việc
• Các khoản phí cho đường dây bổ sung dùng cho công việc viết lách

Nếu một hóa đơn được dùng cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, hãy ước tính phần dùng cho kinh doanh theo cách hợp lý và có tài liệu chứng minh.

4. Chi phí văn phòng tại nhà

Nhiều tác giả tự xuất bản làm việc tại nhà, và khoản khấu trừ văn phòng tại nhà có thể áp dụng nếu bạn sử dụng một khu vực cụ thể trong nhà một cách thường xuyên và riêng biệt cho hoạt động viết lách của mình.

Các chi phí có thể được khấu trừ bao gồm:

• Một phần tiền thuê nhà hoặc lãi vay thế chấp
• Tiện ích
• Bảo hiểm chủ nhà hoặc người thuê nhà
• Sửa chữa và bảo trì ảnh hưởng đến không gian văn phòng
• Một số chi phí vệ sinh hoặc bảo dưỡng

Có những quy định cụ thể đối với việc yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà, vì vậy không gian đó nên đáp ứng các yêu cầu của IRS. Một khu vực làm việc riêng biệt thường dễ chứng minh hơn một căn phòng kiêm nhiều mục đích.

5. Vật dụng văn phòng

Các vật dụng sử dụng trong hoạt động viết lách thường là những khoản khấu trừ khá đơn giản. Ví dụ bao gồm:

• Sổ tay
• Bút và bút dạ
• Mực in và mực toner
• Giấy
• Giấy ghi chú
• Vật liệu gửi thư
• Bìa hồ sơ và vật dụng lưu trữ

Đây thường là những khoản chi nhỏ, nhưng rất dễ bị bỏ sót. Hãy giữ lại hóa đơn ngay cả với những món mua có giá trị không lớn.

6. Biên tập và hiệu đính

Biên tập chuyên nghiệp là một trong những khoản đầu tư giá trị nhất mà một tác giả tự xuất bản có thể thực hiện. Chi phí cho biên tập nội dung, biên tập phát triển, biên tập dòng và hiệu đính thường là khoản khấu trừ kinh doanh khi chúng phục vụ cho việc hoàn thiện tác phẩm.

Danh mục này cũng có thể bao gồm hỗ trợ biên tập tự do, rà soát bản thảo và các dịch vụ kiểm soát chất lượng khác giúp chuẩn bị sách hoặc bài viết để xuất bản.

7. Thiết kế bìa và dàn trang

Một cuốn sách hiếm khi bán tốt nếu không có phần trình bày hấp dẫn. Các chi phí liên quan đến thiết kế và sản xuất có thể được khấu trừ, bao gồm:

• Thiết kế bìa sách
• Dàn trang nội dung
• Chuyển đổi sang ebook
• Công việc về kiểu chữ
• Minh họa được đặt riêng cho cuốn sách

Nếu bạn trả cho nhà thiết kế hoặc người dàn trang để chuẩn bị nội dung phát hành, hãy lưu hợp đồng, hóa đơn và hồ sơ thanh toán.

8. Tiếp thị và quảng cáo

Đưa sách đến với độc giả thường đòi hỏi chi phí quảng bá. Các khoản chi tiếp thị phổ biến có thể được khấu trừ bao gồm:

• Quảng cáo trên mạng xã hội
• Quảng cáo trên công cụ tìm kiếm
• Công cụ email marketing
• Chương trình tặng quà hoặc chiến dịch khuyến mãi
• Sự kiện ra mắt sách
• Quảng bá website
• Đồ họa quảng cáo

Mảng này rất quan trọng vì nhiều tác giả chi khá nhiều để tăng mức độ hiện diện. Hãy xem marketing là một hạng mục kinh doanh và theo dõi cẩn thận để có thể đánh giá hiệu quả đầu tư.

9. Tài liệu nghiên cứu và gói đăng ký

Tác giả cần thông tin đáng tin cậy. Các chi phí liên quan đến nghiên cứu có thể được khấu trừ khi chúng gắn trực tiếp với hoạt động viết lách của bạn. Ví dụ gồm:

• Sách và tài liệu tham khảo
• Tạp chí trực tuyến
• Ấn phẩm chuyên ngành
• Dịch vụ tin tức dùng cho nghiên cứu
• Hội viên các hiệp hội nghề nghiệp
• Cơ sở dữ liệu và kho lưu trữ

Nếu một gói đăng ký phục vụ cả mục đích cá nhân và kinh doanh, thì chỉ phần phục vụ kinh doanh mới có thể đủ điều kiện.

10. Chi phí đi lại và lưu trú cho mục đích kinh doanh

Khi việc đi lại có liên quan trực tiếp đến hoạt động viết lách, một số chi phí có thể được khấu trừ. Điều này có thể bao gồm việc di chuyển đến:

• Hội nghị và hội thảo
• Buổi ký tặng sách
• Sự kiện dành cho tác giả
• Địa điểm phục vụ nghiên cứu
• Cuộc gặp với biên tập viên, đại diện hoặc cộng tác viên

Các khoản có thể được khấu trừ gồm vé máy bay, số dặm lái xe, chỗ ở, taxi, dịch vụ gọi xe và bữa ăn kinh doanh khi được phép. Điều quan trọng là chuyến đi phải có mục đích kinh doanh rõ ràng, và bạn nên ghi chép cẩn thận mục đích đó.

11. Dịch vụ chuyên môn và phí dịch vụ

Khi doanh nghiệp viết lách của bạn phát triển, bạn có thể cần hỗ trợ từ bên ngoài. Các dịch vụ chuyên môn có thể được khấu trừ thường bao gồm:

• Khai thuế
• Kế toán sổ sách
• Dịch vụ pháp lý
• Tư vấn kinh doanh
• Rà soát bản quyền hoặc hợp đồng
• Phát triển website

Nếu bạn thuê chuyên gia để hỗ trợ vận hành doanh nghiệp tác giả của mình, các khoản phí đó thường là một phần chi phí kinh doanh.

12. Phí bảo hiểm y tế và khoản đóng góp hưu trí

Nhà văn tự kinh doanh có thể được khấu trừ phí bảo hiểm y tế và thực hiện các khoản đóng góp hưu trí được hưởng ưu đãi thuế, tùy thuộc vào quy định của IRS và điều kiện đủ tiêu chuẩn.

Danh mục này rất quan trọng vì nhiều nhà sáng tạo độc lập không nhận được phúc lợi từ chủ lao động. Việc thiết lập tài khoản hưu trí và quản lý bảo hiểm y tế chặt chẽ có thể hỗ trợ cả kế hoạch tài chính dài hạn lẫn chiến lược thuế của bạn.

Vì các khoản khấu trừ này có yêu cầu cụ thể, hãy xác minh chi tiết trước khi yêu cầu áp dụng.

13. Chi phí thành lập và tuân thủ doanh nghiệp

Nếu bạn quyết định chính thức hóa hoạt động viết lách của mình, các chi phí thành lập và tuân thủ có thể là một phần chi phí kinh doanh được khấu trừ hoặc chi phí khởi nghiệp, tùy vào thời điểm và cách phát sinh.

Điều này có thể bao gồm:

• Phí thành lập LLC
• Phí đại diện đăng ký
• Phí nộp hồ sơ cấp tiểu bang
• Phí báo cáo thường niên
• Giấy phép hoặc chứng nhận kinh doanh
• Phí ngân hàng và xử lý thanh toán

Nhiều tác giả chọn thành lập LLC để tách biệt hoạt động kinh doanh và cá nhân, đồng thời tạo một cấu trúc doanh nghiệp có tổ chức hơn. Zenind giúp doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Mỹ, bao gồm thành lập LLC và hỗ trợ tuân thủ liên tục, điều này có thể hữu ích cho những tác giả muốn vận hành hoạt động xuất bản của mình một cách chuyên nghiệp hơn.

Mẹo lưu trữ hồ sơ cho tác giả

Hồ sơ tốt giúp việc chứng minh và tối ưu các khoản khấu trừ trở nên dễ dàng hơn. Một vài thói quen đơn giản có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian sau này:

• Tách riêng tài khoản kinh doanh và tài khoản cá nhân
• Lưu mọi hóa đơn, biên nhận và hợp đồng
• Dùng phần mềm kế toán hoặc bảng tính để theo dõi chi phí
• Ghi lại mục đích kinh doanh của từng khoản chi
• Lưu bản sao kỹ thuật số của tài liệu ở nhiều nơi
• Rà soát chi phí hằng tháng thay vì chờ đến mùa thuế

Hồ sơ càng nhất quán, bạn càng dễ chứng minh rằng một khoản chi thuộc về hoạt động viết lách của mình.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Nhà văn thường gặp phải những vấn đề thuế giống nhau lặp đi lặp lại qua từng năm. Hãy chú ý tránh các sai lầm sau:

• Trộn lẫn chi tiêu kinh doanh và cá nhân trong cùng một tài khoản
• Khai các khoản chi mà không có bằng chứng
• Khấu trừ toàn bộ chi phí cho những món đồ chỉ được dùng một phần cho mục đích cá nhân
• Quên theo dõi số dặm lái xe và chi tiết chuyến đi
• Bỏ sót các khoản phí phần mềm hoặc gói đăng ký định kỳ
• Cho rằng một hoạt động mang tính sở thích thì tự động là doanh nghiệp

Nếu hoạt động viết lách của bạn không được coi là một doanh nghiệp, một số khoản khấu trừ có thể bị hạn chế. Đó là lý do khác để duy trì hồ sơ rõ ràng và vận hành công việc như một hoạt động kinh doanh thực sự.

Khi nào một LLC có thể phù hợp với nhà văn

Không phải nhà văn nào cũng cần LLC, nhưng nhiều tác giả chọn mô hình này khi họ bắt đầu có thu nhập ổn định hoặc muốn có một cấu trúc kinh doanh chính thức hơn.

Một LLC có thể giúp bạn:

• Tách biệt tài chính kinh doanh và cá nhân
• Tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn
• Tổ chức hồ sơ cho việc khai thuế
• Chuẩn bị cho sự tăng trưởng trong tương lai
• Đơn giản hóa quan hệ với nhà cung cấp và phương thức thanh toán

LLC không thay thế cho tư vấn thuế, và bản thân nó cũng không tự động tạo ra tiết kiệm thuế. Đây là một cấu trúc kinh doanh, chứ không phải là một chiến lược thuế tự thân. Tuy vậy, đối với nhiều tác giả tự xuất bản, đó là một bước thực tế để vận hành hoạt động của mình gọn gàng và có khả năng mở rộng hơn.

Kết luận

Tác giả và nhà văn tự xuất bản có nhiều khoản chi được khấu trừ hơn nhiều người nghĩ. Từ phần mềm và biên tập đến đi lại, marketing và chi phí thành lập, những khoản khấu trừ phù hợp có thể làm giảm thu nhập chịu thuế đồng thời hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp.

Những thói quen quan trọng nhất rất đơn giản: tách biệt tài chính kinh doanh, lưu giữ hồ sơ chính xác và hiểu rõ khoản chi nào thực sự gắn với công việc viết lách của bạn. Với một hệ thống kỷ luật, bạn có thể dành nhiều năng lượng hơn cho việc sáng tạo sách và ít lo lắng hơn về mùa thuế.