Pode emitir um 1099 a si próprio a partir da sua LLC? Um guia claro sobre pagamentos ao proprietário, impostos e conformidade

Se é proprietário de uma LLC, uma das perguntas fiscais mais comuns é se pode emitir um 1099 a si próprio e tratar-se como um prestador de serviços independente.

A resposta curta é, na maioria dos casos, não. Em geral, não se emite um 1099 a si próprio a partir da sua LLC. A forma correta de se pagar depende de como a sua LLC é tributada:

• Uma LLC de sócio único tributada como entidade disregarded reporta normalmente o rendimento na declaração pessoal do proprietário.
• Uma LLC com vários sócios tributada como sociedade de pessoas paga normalmente aos proprietários através de retiradas ou pagamentos garantidos, e não através de 1099s.
• Uma LLC que opte pela tributação como S corporation paga aos proprietários-empregados através de salários processados em payroll, e não através de um 1099.

A confusão é compreensível. Muitos empresários ouvem dizer que um 1099 é usado para pagamentos a contratados e assumem que qualquer proprietário de uma empresa pode usar o mesmo método para se pagar. Mas as regras de classificação do IRS são mais específicas do que isso, e escolher o método errado pode criar erros de declaração fiscal, problemas de payroll ou exposição a auditorias.

Este guia explica quando um 1099 não é apropriado, como os proprietários de LLC são normalmente remunerados e o que os clientes da Zenind devem saber ao constituir e manter uma estrutura empresarial em conformidade.

Para que serve um 1099

O Formulário 1099-NEC é usado para reportar pagamentos feitos a não empregados por serviços prestados no âmbito de uma atividade comercial ou empresarial. Por outras palavras, destina-se geralmente a fornecedores, freelancers e prestadores de serviços independentes que são distintos do pagador.

Essa distinção importa. Não pode simplesmente decidir que é um contratado da sua própria empresa apenas por emitir um formulário. O IRS diz que a classificação de um trabalhador não é determinada pelo formulário utilizado. Se alguém for realmente um empregado, deve ser tratado como empregado. Se alguém for um proprietário, o tratamento fiscal segue a estrutura da entidade e a eleição fiscal.

Para os proprietários de LLC, isso significa que a forma de retirar dinheiro do negócio depende de a LLC ser:

• Disregarded para efeitos fiscais
• Tributado como sociedade de pessoas
• Tributado como S corporation
• Tributado como C corporation

Cada categoria tem um método diferente de remuneração do proprietário.

Pode emitir um 1099 a si próprio numa LLC de sócio único?

Na maioria dos casos, não.

Uma LLC de sócio único que não tenha eleito tributação como sociedade anónima é normalmente uma entidade disregarded para efeitos de imposto federal sobre o rendimento. Isso significa que a atividade empresarial da LLC é reportada na declaração do proprietário, normalmente no Schedule C.

Como o proprietário e o negócio não são tratados como separados para efeitos de declaração de rendimentos no sentido habitual, o proprietário normalmente não emite um 1099 a si próprio. Em vez disso, retira dinheiro do negócio através de uma retirada do proprietário.

Uma retirada do proprietário não é um salário nem um pagamento a um contratado. É simplesmente uma transferência de fundos da empresa para o proprietário. O imposto não é calculado com base na retirada em si. Em vez disso, o lucro da empresa flui para a declaração do proprietário e fica sujeito às regras aplicáveis de imposto sobre o rendimento e imposto sobre trabalho independente.

Como os proprietários de LLC de sócio único são normalmente pagos

• Retirada do proprietário a partir dos lucros do negócio
• Contabilidade separada para contas empresariais e pessoais
• Pagamentos de impostos estimados, se necessário
• Declaração no Schedule C do Formulário 1040 do proprietário

O que não deve fazer

• Não emita a si próprio um 1099-NEC apenas porque trabalha para a sua própria LLC
• Não trate as retiradas do proprietário como pagamentos dedutíveis a contratados
• Não assuma que o formulário 1099 altera a sua classificação fiscal

Uma LLC com vários sócios pode emitir 1099 aos seus proprietários?

Normalmente, não.

Uma LLC com vários sócios é geralmente tributada como sociedade de pessoas, salvo se optar por tratamento societário. Numa estrutura de parceria, os proprietários são sócios para efeitos fiscais, e não contratados da sua própria empresa.

Os sócios são normalmente remunerados através de:

• Pagamentos garantidos, quando estruturados de forma adequada
• Distribuições dos lucros da sociedade
• Atribuições especiais ao abrigo do acordo de exploração

Estes pagamentos não são normalmente reportados no Formulário 1099-NEC. Em vez disso, a sociedade emite os Schedule K-1 para reportar a parte de cada sócio no rendimento, deduções e outros elementos fiscais.

Porque é que isto importa

Se um sócio for incorretamente tratado como prestador de serviços independente, a contabilidade e a declaração fiscal podem ficar inconsistentes com o tratamento fiscal real da entidade. Isso pode criar problemas evitáveis no momento da apresentação da declaração.

E se a sua LLC optar pela tributação como S corporation?

É aqui que muitos proprietários se enganam.

Se a sua LLC optar por ser tributada como S corporation, os proprietários-empregados que prestem serviços à empresa devem, em geral, receber uma remuneração razoável em forma de salários através de payroll. Isso significa:

• Recebe um W-2 para os salários
• Os impostos sobre payroll são retidos e pagos
• Os lucros adicionais podem ser distribuídos separadamente

Normalmente, não se emite um 1099 a si próprio numa estrutura S corporation.

A razão é simples: assim que um proprietário atua como empregado da empresa, o IRS espera salários, e não pagamentos a contratados, por esse trabalho. A empresa ainda pode distribuir lucros depois de pagar um salário razoável, mas essas distribuições não são compensação por 1099.

A remuneração do proprietário numa S corp costuma incluir

• Salários no W-2 por serviços prestados
• Distribuições aos acionistas sobre os lucros remanescentes
• Conformidade com payroll e análise de remuneração razoável

Pode emitir um 1099 a si próprio a partir de uma C corporation?

Não, no sentido normal.

Se uma LLC tiver optado por ser tributada como C corporation, a remuneração dos proprietários é tratada através de salários de empregado se o proprietário trabalhar na empresa. Uma sociedade anónima normalmente não trata os seus proprietários como contratados independentes pelo trabalho que realizam como administradores ou empregados.

Uma sociedade anónima pode pagar salários, bónus e outras formas de remuneração, mas isso é diferente de emitir um 1099 a um proprietário pelo trabalho prestado à sociedade.

Porque é que as pessoas pensam que o auto-1099 poupa impostos

A ideia resulta muitas vezes de um equívoco sobre os impostos de payroll.

Alguns proprietários acreditam que, se se pagarem como contratados, podem evitar retenções e obrigações de employer payroll tax. Mas essa lógica não funciona se a classificação subjacente estiver errada.

As regras do IRS focam-se na substância, e não nos rótulos. Se é um empregado, é um empregado. Se é um proprietário a retirar lucros, as distribuições não são salários de contratados. Se é um sócio, o tratamento fiscal segue as regras da parceria. Se é um acionista-empregado, aplicam-se salários razoáveis.

Tentar forçar uma estrutura de 1099 para o tipo de entidade errado pode criar mais risco do que poupança.

Formas corretas de os proprietários de LLC se pagarem

O método de pagamento correto depende da classificação fiscal da LLC.

1. Retirada do proprietário

Mais comum em LLCs de sócio único e em muitas LLCs tributadas como parceria.

Trata-se de uma transferência de dinheiro do negócio para o proprietário, e não de uma despesa salarial dedutível.

2. Pagamentos garantidos

Comuns em parcerias para determinados serviços ou contribuições de capital.

São tratados ao abrigo das regras fiscais das sociedades de pessoas e reportados de forma diferente dos pagamentos a contratados.

3. Salários no W-2

Exigidos em muitas LLCs tributadas como S corporations quando o proprietário trabalha no negócio.

Este é o método de payroll que o IRS espera para serviços de empregado.

4. Lucros retidos na empresa

Alguns proprietários deixam os lucros na empresa para crescimento, reservas ou despesas futuras.

Mesmo que o dinheiro permaneça na empresa, o rendimento tributável pode continuar a ser imputado ao proprietário consoante a classificação da entidade.

Erros comuns a evitar

Erro 1: Emitir um 1099 a si próprio porque trabalha muito na empresa

Trabalhar por si só não o transforma num contratado da sua própria entidade.

Erro 2: Misturar contas pessoais e empresariais

Mesmo quando se paga por retirada, mantenha registos claros das transferências e contas separadas.

Erro 3: Esquecer que a classificação da entidade determina o tratamento fiscal

A designação de LLC é apenas parte da história. A eleição fiscal também conta.

Erro 4: Assumir que um 1099 resolve o imposto sobre trabalho independente

Se a estrutura estiver errada, o IRS pode reclassificar o pagamento. Um formulário não substitui a lei fiscal.

Erro 5: Usar pagamentos a contratados para aquilo que são, na verdade, salários de empregado

Este é um problema comum de conformidade de payroll e pode levar a impostos em atraso e penalidades.

Um guia simples de decisão

Se está a pensar em como se pagar, comece por esta sequência:

1. Identifique como a LLC é tributada.
2. Determine se é proprietário, sócio ou empregado para efeitos fiscais.
3. Faça corresponder o método de pagamento a essa classificação.
4. Mantenha registos que suportem o método utilizado.
5. Reveja periodicamente a estrutura à medida que o negócio cresce.

Se não tiver a certeza, este é um bom momento para consultar um profissional de impostos.

Exemplos de cenários

Cenário 1: Consultor com LLC de sócio único

Tem uma atividade de consultoria através de uma LLC de sócio único tributada como empresário em nome individual. Faz retiradas do proprietário da conta empresarial para a sua conta pessoal.

Neste caso, não emite um 1099 a si próprio.

Cenário 2: Agência de design com LLC de dois proprietários

Tem uma LLC com dois sócios tributada como sociedade de pessoas. A empresa atribui os lucros ao abrigo do acordo de exploração e emite K-1s.

Mais uma vez, não se usa um auto-1099.

Cenário 3: LLC tributada como S corporation

A sua LLC optou pela tributação como S corp. Trabalha ativamente no negócio, por isso paga a si próprio salários no W-2 através de payroll e recebe distribuições conforme permitido.

Não emite um 1099 a si próprio.

Cenário 4: A LLC contrata um prestador externo

A sua LLC contrata um web designer que não é proprietário nem empregado. Esse fornecedor pode receber um 1099-NEC, se o limiar e as regras de reporte aplicáveis se verificarem.

Este é o uso correto do formulário.

Emitir um 1099 a si próprio altera os seus impostos?

Não.

Um formulário fiscal não altera o tratamento fiscal subjacente do seu rendimento. Se o IRS determinar que a estrutura da sua empresa exige retiradas do proprietário, reporte como parceria ou salários em payroll, o 1099 autoemitido não substitui essa exigência.

É por isso que é importante definir a estrutura correta da entidade desde o início e manter os registos alinhados com essa estrutura.

Como a Zenind ajuda os proprietários de LLC a manterem-se organizados

Criar e manter uma LLC envolve mais do que apresentar documentos de constituição. Os proprietários também precisam de uma estrutura de conformidade sólida para banca, registos e manutenção contínua.

A Zenind ajuda empreendedores a constituir LLCs nos Estados Unidos e a manterem-se organizados à medida que crescem. Isso inclui apoio em:

• Constituição de LLC
• Serviço de registered agent
• Lembretes de conformidade
• Apoio ao relatório anual
• Organização de documentos empresariais

Uma base sólida facilita a separação entre finanças pessoais e empresariais, o registo correto dos pagamentos aos proprietários e o trabalho com o seu contabilista a partir de uma posição de clareza.

Quando falar com um profissional de impostos

Deve procurar orientação profissional se:

• Quer optar pela tributação como S corporation
• Não tem a certeza se a sua LLC é disregarded, tributada como parceria ou como sociedade anónima
• Tem simultaneamente remuneração de proprietário e pagamentos a contratados externos
• O seu negócio opera em vários estados
• Precisa de ajuda com a configuração de payroll ou com remuneração razoável

A estrutura certa pode poupar tempo e reduzir o risco de declarações incorretas, mas a estrutura errada pode criar complexidade desnecessária.

Conclusão

Na maioria dos casos, não pode emitir um 1099 a si próprio a partir da sua LLC.

Para a maior parte das LLCs de sócio único, as retiradas do proprietário são o método normal. Para LLCs com vários sócios, aplica-se o tratamento fiscal de parceria. Para LLCs tributadas como S corporations, os proprietários-empregados são geralmente pagos através de salários em payroll, e não por formulários de contratados. E, se a LLC for tributada como C corporation, a remuneração do proprietário continua a ser tratada como salário quando o proprietário trabalha no negócio.

O essencial é corresponder o método de pagamento à classificação fiscal da LLC. Se está a constituir uma LLC ou a considerar uma eleição fiscal, a Zenind pode ajudá-lo a criar uma estrutura empresarial em conformidade desde o primeiro dia.

Perguntas frequentes

Posso dar a mim próprio um 1099 se for o único proprietário da minha LLC?

Normalmente, não. Um proprietário de LLC de sócio único geralmente faz retiradas do proprietário em vez de pagamentos a contratados.

Pode uma LLC pagar ao seu proprietário através de um 1099-NEC?

Não no caso normal. O método correto depende da classificação fiscal da entidade e do papel do proprietário.

Os proprietários de S corporation recebem 1099s?

Em geral, não. Os proprietários-empregados são normalmente pagos com salários através de payroll e também podem receber distribuições.

A minha LLC pode emitir um 1099 a outro contratado?

Sim, se o pagamento cumprir as regras de reporte e o contratado não for um empregado nem uma entidade excluída.

Qual é o passo mais seguro se eu não tiver a certeza?

Revise a classificação fiscal da sua LLC e fale com um profissional de impostos antes de alterar a forma como se paga.