Bạn có thể tự phát hành 1099 cho chính mình từ LLC không? Hướng dẫn rõ ràng về cách trả tiền cho chủ sở hữu, thuế và tuân thủ

Nếu bạn sở hữu một LLC, một trong những câu hỏi thuế phổ biến nhất là liệu bạn có thể tự phát hành cho chính mình một mẫu 1099 và coi bản thân như một nhà thầu độc lập hay không.

Câu trả lời ngắn gọn thường là không. Trong hầu hết các trường hợp, bạn không tự phát hành 1099 cho chính mình từ LLC của bạn. Cách trả tiền cho chính mình đúng sẽ phụ thuộc vào việc LLC của bạn được đánh thuế như thế nào:

• LLC một thành viên được đánh thuế như một thực thể bị bỏ qua thường khai báo thu nhập trên tờ khai thuế cá nhân của chủ sở hữu.
• LLC nhiều thành viên được đánh thuế như một công ty hợp danh thường trả cho chủ sở hữu thông qua rút vốn hoặc thanh toán bảo đảm, chứ không phải bằng 1099.
• LLC chọn chế độ thuế S corporation trả cho chủ sở hữu kiêm nhân viên thông qua tiền lương theo bảng lương, không phải 1099.

Sự nhầm lẫn này là dễ hiểu. Chủ doanh nghiệp thường nghe rằng 1099 được dùng cho các khoản thanh toán cho nhà thầu và cho rằng bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng có thể dùng cùng một cách để trả cho chính mình. Nhưng các quy tắc phân loại của IRS cụ thể hơn nhiều, và việc chọn sai phương thức có thể dẫn đến sai sót khi khai thuế, vấn đề về bảng lương hoặc rủi ro bị kiểm tra.

Hướng dẫn này giải thích khi nào 1099 là không phù hợp, chủ sở hữu LLC thường được trả như thế nào, và điều gì khách hàng của Zenind nên biết khi thành lập và duy trì một cấu trúc kinh doanh tuân thủ.

1099 được thiết kế cho mục đích gì

Mẫu 1099-NEC được dùng để báo cáo các khoản thanh toán cho người không phải nhân viên đối với dịch vụ được thực hiện trong hoạt động kinh doanh hoặc thương mại. Nói cách khác, mẫu này thường dành cho nhà cung cấp, freelancer và nhà thầu độc lập, những người tách biệt với bên trả tiền.

Sự khác biệt đó rất quan trọng. Bạn không thể đơn giản tự quyết định rằng mình là nhà thầu của chính doanh nghiệp chỉ bằng cách phát hành một mẫu biểu. IRS nói rằng việc phân loại người lao động không được quyết định bởi mẫu biểu bạn sử dụng. Nếu ai đó thực sự là nhân viên, họ phải được đối xử như nhân viên. Nếu ai đó là chủ sở hữu, cách xử lý thuế sẽ theo cấu trúc thực thể và lựa chọn thuế của thực thể đó.

Đối với chủ sở hữu LLC, điều đó có nghĩa là cách bạn rút tiền ra khỏi doanh nghiệp phụ thuộc vào việc LLC đó là:

• Không bị đánh thuế riêng cho mục đích thuế
• Bị đánh thuế như một công ty hợp danh
• Bị đánh thuế như một S corporation
• Bị đánh thuế như một C corporation

Mỗi nhóm có một phương thức bù lao cho chủ sở hữu khác nhau.

Bạn có thể tự phát hành 1099 cho chính mình từ LLC một thành viên không?

Trong hầu hết các trường hợp, không.

Một LLC một thành viên chưa chọn chế độ thuế công ty thường được coi là một thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế thu nhập liên bang. Điều đó có nghĩa là hoạt động kinh doanh của LLC được khai trên tờ khai thuế của chủ sở hữu, thường là trên Schedule C.

Vì chủ sở hữu và doanh nghiệp không được coi là tách biệt theo nghĩa thông thường khi báo cáo thuế thu nhập, chủ sở hữu thường không phát hành 1099 cho chính mình. Thay vào đó, chủ sở hữu rút tiền từ doanh nghiệp dưới dạng rút vốn của chủ sở hữu.

Rút vốn của chủ sở hữu không phải là tiền lương và cũng không phải là tiền công của nhà thầu. Đó chỉ là việc chuyển tiền kinh doanh cho chủ sở hữu. Thuế không được tính dựa trên khoản rút vốn đó. Thay vào đó, lợi nhuận của doanh nghiệp đi qua tờ khai của chủ sở hữu và chịu các quy tắc thuế thu nhập và thuế tự doanh áp dụng.

Chủ sở hữu LLC một thành viên thường được trả như thế nào

• Rút vốn của chủ sở hữu từ lợi nhuận kinh doanh
• Ghi sổ riêng cho tài khoản kinh doanh và cá nhân
• Nộp thuế ước tính nếu cần
• Báo cáo theo Schedule C trên Form 1040 của chủ sở hữu

Không nên làm gì

• Không phát hành cho chính mình 1099-NEC chỉ vì bạn làm việc cho LLC của mình
• Không coi các khoản rút vốn của chủ sở hữu là chi phí được khấu trừ cho nhà thầu
• Không cho rằng mẫu 1099 thay đổi phân loại thuế của bạn

LLC nhiều thành viên có thể phát hành 1099 cho các chủ sở hữu không?

Thường là không.

Một LLC nhiều thành viên thường được đánh thuế như một công ty hợp danh trừ khi nó chọn chế độ thuế công ty. Trong cấu trúc công ty hợp danh, các chủ sở hữu được xem là các đối tác cho mục đích thuế, không phải là nhà thầu của chính doanh nghiệp.

Các đối tác thường được bù lao thông qua:

• Thanh toán bảo đảm, khi được cấu trúc phù hợp
• Phân phối lợi nhuận của công ty hợp danh
• Phân bổ đặc biệt theo thỏa thuận điều hành

Các khoản thanh toán này thường không được báo cáo trên Form 1099-NEC. Thay vào đó, công ty hợp danh phát hành Schedule K-1 để báo cáo phần thu nhập, khoản khấu trừ và các yếu tố thuế khác của từng đối tác.

Vì sao điều này quan trọng

Nếu một đối tác bị xử lý sai như một nhà thầu độc lập, việc ghi sổ và khai thuế có thể trở nên không phù hợp với cách đánh thuế thực tế của thực thể. Điều đó có thể gây ra các vấn đề có thể tránh được vào thời điểm nộp hồ sơ.

Nếu LLC của bạn chọn chế độ thuế S corporation thì sao?

Đây là chỗ nhiều chủ sở hữu dễ bị nhầm lẫn.

Nếu LLC của bạn chọn bị đánh thuế như một S corporation, chủ sở hữu kiêm nhân viên làm việc cho doanh nghiệp thường phải được trả thù lao hợp lý dưới dạng tiền lương thông qua bảng lương. Điều đó có nghĩa là:

• Bạn nhận W-2 cho tiền lương
• Thuế bảng lương được khấu trừ và nộp
• Lợi nhuận bổ sung có thể được phân phối riêng

Thông thường bạn không tự phát hành 1099 cho chính mình trong cấu trúc S corporation.

Lý do rất đơn giản: khi một chủ sở hữu hoạt động như một nhân viên của doanh nghiệp, IRS mong đợi tiền lương, không phải thanh toán cho nhà thầu, đối với công sức lao động đó. Doanh nghiệp vẫn có thể phân phối lợi nhuận sau khi trả mức lương hợp lý, nhưng các khoản phân phối đó không phải là thù lao 1099.

Thù lao cho chủ sở hữu S corporation thường bao gồm

• Tiền lương W-2 cho dịch vụ
• Phân phối cổ đông cho phần lợi nhuận còn lại
• Tuân thủ bảng lương và phân tích mức thù lao hợp lý

Bạn có thể tự phát hành 1099 cho chính mình từ C corporation không?

Không, theo cách thông thường.

Nếu LLC đã chọn bị đánh thuế như một C corporation, thù lao cho chủ sở hữu sẽ được xử lý bằng tiền lương nhân viên nếu chủ sở hữu làm việc trong doanh nghiệp. Một công ty nói chung không coi chủ sở hữu là nhà thầu độc lập đối với công việc họ thực hiện với tư cách là cán bộ hoặc nhân viên.

Một công ty có thể trả lương, thưởng và các khoản bù lao khác, nhưng điều đó khác với việc phát hành 1099 cho chủ sở hữu vì công việc đã thực hiện cho công ty.

Vì sao nhiều người nghĩ rằng tự phát hành 1099 sẽ giúp tiết kiệm thuế

Ý tưởng này thường xuất phát từ hiểu lầm về thuế bảng lương.

Một số chủ sở hữu cho rằng nếu trả cho chính mình như nhà thầu, họ có thể tránh khấu lưu và các nghĩa vụ thuế bảng lương của chủ sử dụng lao động. Nhưng lập luận đó không có giá trị nếu cách phân loại cơ bản là sai.

Các quy tắc của IRS tập trung vào bản chất, không phải nhãn gọi. Nếu bạn là nhân viên, bạn là nhân viên. Nếu bạn là chủ sở hữu đang rút lợi nhuận, các khoản phân phối không phải là tiền công của nhà thầu. Nếu bạn là đối tác, cách xử lý thuế của bạn theo quy tắc công ty hợp danh. Nếu bạn là cổ đông kiêm nhân viên, mức lương hợp lý là bắt buộc.

Cố gắng ép một cấu trúc 1099 vào sai loại thực thể có thể tạo ra nhiều rủi ro hơn là tiết kiệm.

Cách đúng để chủ sở hữu LLC thường tự trả cho mình

Phương thức thanh toán phù hợp phụ thuộc vào phân loại thuế của LLC.

1. Rút vốn của chủ sở hữu

Phổ biến nhất đối với LLC một thành viên và nhiều LLC nhiều thành viên.

Đây là việc chuyển tiền từ doanh nghiệp sang chủ sở hữu, không phải chi phí tiền lương được khấu trừ.

2. Thanh toán bảo đảm

Phổ biến trong công ty hợp danh đối với một số dịch vụ hoặc đóng góp vốn.

Các khoản này được xử lý theo quy tắc thuế của công ty hợp danh và được báo cáo khác với thanh toán cho nhà thầu.

3. Tiền lương W-2

Thường bắt buộc trong nhiều LLC được đánh thuế như S corporation khi chủ sở hữu làm việc trong doanh nghiệp.

Đây là phương thức bảng lương mà IRS kỳ vọng cho dịch vụ của nhân viên.

4. Lợi nhuận giữ lại trong doanh nghiệp

Một số chủ sở hữu để lại lợi nhuận trong công ty để tăng trưởng, dự phòng hoặc chi phí trong tương lai.

Ngay cả khi tiền ở lại trong công ty, thu nhập chịu thuế vẫn có thể đi qua chủ sở hữu tùy theo phân loại thực thể.

Các sai lầm phổ biến cần tránh

Sai lầm 1: Tự phát hành 1099 chỉ vì bạn làm việc rất nhiều trong doanh nghiệp

Chỉ làm việc thôi không khiến bạn trở thành nhà thầu của chính thực thể của mình.

Sai lầm 2: Trộn lẫn tài khoản cá nhân và tài khoản kinh doanh

Ngay cả khi bạn tự trả cho mình bằng rút vốn, vẫn cần giữ hồ sơ rõ ràng về các khoản chuyển tiền và tài khoản tách biệt.

Sai lầm 3: Quên rằng phân loại thực thể quyết định cách xử lý thuế

Nhãn LLC chỉ là một phần của câu chuyện. Việc chọn thuế mới là yếu tố quyết định.

Sai lầm 4: Cho rằng 1099 sẽ loại bỏ thuế tự doanh

Nếu cấu trúc sai, IRS có thể phân loại lại khoản thanh toán. Một mẫu biểu không thể thay thế luật thuế.

Sai lầm 5: Dùng thanh toán cho nhà thầu cho những khoản thực chất là tiền lương nhân viên

Đây là một vấn đề tuân thủ bảng lương phổ biến và có thể dẫn đến thuế truy thu cùng tiền phạt.

Hướng dẫn quyết định đơn giản

Nếu bạn đang băn khoăn cách trả cho chính mình, hãy bắt đầu theo trình tự sau:

1. Xác định LLC của bạn đang bị đánh thuế như thế nào.
2. Xác định bạn là chủ sở hữu, đối tác hay nhân viên cho mục đích thuế.
3. Ghép phương thức thanh toán với phân loại đó.
4. Lưu giữ hồ sơ hỗ trợ cho phương thức bạn sử dụng.
5. Rà soát lại cấu trúc định kỳ khi doanh nghiệp phát triển.

Nếu bạn chưa chắc chắn, đây là lúc nên tham khảo chuyên gia thuế.

Các tình huống ví dụ

Tình huống 1: Chuyên gia tư vấn với LLC một thành viên

Bạn điều hành một doanh nghiệp tư vấn dưới dạng LLC một thành viên được đánh thuế như hộ kinh doanh cá thể. Bạn rút vốn của chủ sở hữu từ tài khoản kinh doanh sang tài khoản cá nhân.

Trong trường hợp này, bạn không tự phát hành 1099 cho chính mình.

Tình huống 2: Công ty thiết kế với LLC hai chủ sở hữu

Bạn và một đối tác điều hành LLC nhiều thành viên được đánh thuế như công ty hợp danh. Doanh nghiệp phân bổ lợi nhuận theo thỏa thuận điều hành và phát hành K-1.

Một lần nữa, không sử dụng tự phát hành 1099.

Tình huống 3: LLC được đánh thuế như S corporation

LLC của bạn đã chọn chế độ thuế S corp. Bạn làm việc tích cực trong doanh nghiệp, vì vậy bạn tự trả lương W-2 thông qua bảng lương và nhận phân phối khi được phép.

Bạn không tự phát hành 1099 cho chính mình.

Tình huống 4: LLC thuê một nhà thầu bên ngoài

LLC của bạn thuê một nhà thiết kế web không phải là chủ sở hữu hay nhân viên. Nhà cung cấp đó có thể nhận 1099-NEC nếu mức ngưỡng báo cáo và các quy tắc báo cáo được áp dụng.

Đây là cách sử dụng đúng của mẫu biểu.

Việc tự phát hành 1099 có làm thay đổi thuế của bạn không?

Không.

Một mẫu thuế không thay đổi cách xử lý thuế cơ bản của thu nhập của bạn. Nếu IRS xác định rằng cấu trúc doanh nghiệp của bạn yêu cầu rút vốn chủ sở hữu, báo cáo công ty hợp danh hoặc tiền lương theo bảng lương, thì 1099 do chính bạn phát hành cũng không thể thay thế yêu cầu đó.

Đó là lý do vì sao việc thiết lập đúng cấu trúc thực thể ngay từ đầu và giữ hồ sơ phù hợp với cấu trúc đó là rất quan trọng.

Zenind giúp chủ sở hữu LLC tổ chức tốt hơn như thế nào

Thành lập và duy trì một LLC không chỉ là nộp hồ sơ thành lập. Chủ sở hữu còn cần một khung tuân thủ rõ ràng cho ngân hàng, hồ sơ và việc duy trì thường xuyên.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập LLC tại Hoa Kỳ và duy trì sự tổ chức khi họ phát triển. Điều đó bao gồm hỗ trợ cho:

• Thành lập LLC
• Dịch vụ đại diện đăng ký
• Nhắc nhở tuân thủ
• Hỗ trợ báo cáo thường niên
• Tổ chức tài liệu kinh doanh

Một nền tảng vững chắc giúp bạn dễ dàng tách biệt tài chính kinh doanh và cá nhân, theo dõi đúng các khoản thanh toán cho chủ sở hữu, và làm việc với chuyên gia thuế từ vị thế rõ ràng hơn.

Khi nào nên trao đổi với chuyên gia thuế

Bạn nên tìm hướng dẫn chuyên môn nếu:

• Bạn muốn chọn chế độ thuế S corporation
• Bạn không chắc LLC của mình bị coi là thực thể bị bỏ qua, công ty hợp danh hay công ty
• Bạn có cả thù lao cho chủ sở hữu và thanh toán cho nhà thầu bên ngoài
• Doanh nghiệp của bạn hoạt động ở nhiều tiểu bang
• Bạn cần hỗ trợ thiết lập bảng lương hoặc xác định mức thù lao hợp lý

Cấu trúc đúng có thể tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro khi nộp hồ sơ, nhưng cấu trúc sai có thể tạo ra sự phức tạp không cần thiết.

Kết luận

Thông thường, bạn không thể tự phát hành 1099 cho chính mình từ LLC của bạn.

Đối với hầu hết LLC một thành viên, rút vốn của chủ sở hữu là phương thức thông thường. Đối với LLC nhiều thành viên, áp dụng cách xử lý thuế của công ty hợp danh. Đối với LLC bị đánh thuế như S corporation, chủ sở hữu kiêm nhân viên thường được trả qua tiền lương theo bảng lương, không phải bằng mẫu dành cho nhà thầu. Và nếu LLC bị đánh thuế như C corporation, thù lao cho chủ sở hữu vẫn được xử lý như tiền lương khi chủ sở hữu làm việc trong doanh nghiệp.

Điều quan trọng là ghép phương thức thanh toán với phân loại thuế của LLC. Nếu bạn đang thành lập LLC hoặc đang cân nhắc lựa chọn thuế, Zenind có thể giúp bạn xây dựng một cấu trúc kinh doanh tuân thủ ngay từ ngày đầu.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể tự cấp cho mình 1099 nếu tôi là chủ sở hữu duy nhất của LLC không?

Thường là không. Chủ sở hữu LLC một thành viên thường rút vốn thay vì nhận thanh toán cho nhà thầu.

LLC có thể trả cho chủ sở hữu của mình bằng 1099-NEC không?

Không phải trong trường hợp thông thường. Phương thức đúng phụ thuộc vào phân loại thuế của thực thể và vai trò của chủ sở hữu.

Chủ sở hữu S corporation có nhận 1099 không?

Thông thường là không. Chủ sở hữu kiêm nhân viên thường được trả lương qua bảng lương và cũng có thể nhận phân phối.

LLC của tôi có thể phát hành 1099 cho một nhà thầu khác không?

Có, nếu khoản thanh toán phù hợp với các quy tắc báo cáo và nhà thầu đó không phải là nhân viên hoặc thực thể được miễn trừ.

Bước tiếp theo an toàn nhất nếu tôi không chắc là gì?

Xem lại phân loại thuế của LLC và trao đổi với chuyên gia thuế trước khi thay đổi cách trả cho chính mình.