วิธีค้นหา EIN ของคุณ: คู่มือแบบทีละขั้นตอนสำหรับเจ้าของธุรกิจ

Employer Identification Number หรือ EIN เป็นหนึ่งในข้อมูลระบุตัวตนที่สำคัญที่สุดของธุรกิจ ใช้สำหรับการยื่นภาษี การขอเปิดบัญชีธนาคาร เอกสารเงินเดือน และเอกสารทางธุรกิจอย่างเป็นทางการอื่น ๆ อีกมากมาย หากคุณทำเลข EIN หาย ไม่ต้องตกใจ โดยส่วนใหญ่แล้วสามารถกู้คืนได้อย่างรวดเร็วจากการตรวจสอบเอกสารที่มีอยู่ การติดต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง หรือการขอความช่วยเหลือจาก IRS

สำหรับผู้ก่อตั้งที่กำลังก่อตั้ง LLC หรือบริษัทใหม่ การจัดระเบียบเอกสารธุรกิจตั้งแต่เริ่มต้นช่วยประหยัดเวลาในภายหลัง Zenind ช่วยเจ้าของธุรกิจในการจัดตั้งและบริหารบริษัทด้วยรากฐานด้านงานเอกสารที่แข็งแรงขึ้น รวมถึงเอกสารที่ช่วยให้ติดตามข้อมูลภาษีสำคัญอย่าง EIN ได้ง่ายขึ้น

EIN คืออะไร?

EIN คือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีระดับรัฐบาลกลาง 9 หลัก ที่ IRS ออกให้กับนิติบุคคลธุรกิจ หมายเลขนี้มักถูกเปรียบเทียบกับหมายเลขประกันสังคม เพราะช่วยระบุตัวตนของธุรกิจสำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีและการรายงานข้อมูล

ธุรกิจอาจต้องใช้ EIN เพื่อ:

• ยื่นแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลางและของรัฐ
• เปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ
• จ้างพนักงานและทำระบบเงินเดือน
• ยื่นขอใบอนุญาตและใบอนุญาตประกอบกิจการ
• สร้างเครดิตธุรกิจ
• ทำงานร่วมกับผู้ขาย ผู้ให้บริการชำระเงิน หรือผู้ให้กู้

บางธุรกิจจำเป็นต้องมี EIN ทันที ขณะที่บางธุรกิจสามารถดำเนินงานได้ช่วงหนึ่งโดยยังไม่มี EIN แม้ธุรกิจของคุณจะยังไม่จำเป็นต้องมีในทันที การขอหมายเลขนี้และเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัยก็ยังเป็นการตัดสินใจที่ดี

ทำไมคุณอาจต้องค้นหา EIN ของคุณ

เจ้าของธุรกิจมักค้นหา EIN เพราะต้องใช้กับงานที่สำคัญและรอไม่ได้ เหตุผลที่พบบ่อย ได้แก่:

• การเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ
• การยื่นภาษี
• การขอเงินทุนหรือสินเชื่อ
• การตั้งค่าระบบเงินเดือน
• การลงทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐ
• การส่งแบบภาษีให้ผู้รับจ้างอิสระ
• การอัปเดตข้อมูลกับนักบัญชีหรือผู้ขาย

หากคุณเป็นผู้ก่อตั้ง ควรมอง EIN เป็นข้อมูลรับรองหลักของธุรกิจ เก็บไว้พร้อมกับเอกสารจัดตั้งธุรกิจ เอกสารภาษี และเอกสารธนาคาร เพื่อให้หยิบใช้งานได้ง่ายในภายหลัง

วิธีค้นหา EIN ของคุณ

มีหลายวิธีที่เชื่อถือได้ในการค้นหา EIN ของคุณ เริ่มจากเอกสารที่ง่ายที่สุดก่อน แล้วค่อยขยายไปยังธนาคาร เอกสารภาษี และสุดท้ายจึงติดต่อ IRS หากจำเป็น

1. ตรวจสอบจดหมายยืนยัน EIN

วิธีที่เร็วที่สุดในการหา EIN มักจะเป็นหนังสือแจ้งยืนยันจาก IRS ที่ออกให้เมื่อมีการกำหนดหมายเลขนี้ เอกสารนี้มักเรียกว่า EIN confirmation letter หรือแบบฟอร์ม CP 575

ลองค้นหาใน:

• แฟ้มเอกสารบริษัทฉบับกระดาษ
• กล่องอีเมลและข้อความที่เก็บถาวร
• โฟลเดอร์บนคลาวด์สตอเรจ
• แฟ้มเอกสารการจัดตั้งหรือภาษี
• บัญชีกับ registered agent หรือผู้ให้บริการจัดตั้งบริษัท หากมี

หากธุรกิจของคุณยื่นขอ EIN ออนไลน์ ส่งแฟกซ์ หรือส่งทางไปรษณีย์ การได้รับหนังสือยืนยันอาจมีรูปแบบต่างกันตามวิธีที่ยื่นคำขอ สิ่งสำคัญคือ IRS ได้ออกหนังสือแจ้ง และหนังสือนั้นมักเป็นจุดที่หาเลขได้ง่ายที่สุด

2. ตรวจสอบแบบแสดงรายการภาษีและหนังสือแจ้งจาก IRS

หากไม่พบจดหมายยืนยัน ให้ตรวจสอบเอกสารภาษีที่เคยยื่นมาก่อน EIN มักถูกพิมพ์อยู่ในแบบภาษีธุรกิจของรัฐบาลกลางและหนังสือแจ้งหลายฉบับจาก IRS

เอกสารที่ควรตรวจสอบ ได้แก่:

• แบบภาษีของรัฐบาลกลางปีที่ผ่านมา
• หนังสือโต้ตอบจาก IRS
• แบบภาษีเงินเดือน
• บันทึกภาษีประมาณการ
• แบบภาษีแก้ไข
• เอกสารขอขยายเวลา

หากนักบัญชีหรือผู้จัดทำภาษียื่นแบบภาษีแทนคุณ ให้ขอสำเนา หลายธุรกิจพบว่า EIN มีอยู่แล้วในไฟล์ PDF ในพอร์ทัลที่เก็บเอกสาร หรือในเอกสารทำงานของนักบัญชี

3. ตรวจสอบบันทึกของธนาคารธุรกิจ

ธนาคารมักต้องใช้ EIN เมื่อต้องเปิดหรือจัดการบัญชีธุรกิจ ดังนั้นหมายเลขนี้อาจอยู่ในเอกสารบัญชี บันทึกการสมัคร หรือรายละเอียดโปรไฟล์ลูกค้า

ตรวจสอบ:

• เอกสารเปิดบัญชี
• ใบแจ้งยอดบัญชีธุรกิจ
• การตั้งค่าโปรไฟล์ในระบบออนไลน์แบงก์กิ้ง
• เอกสารตั้งค่าบริการ treasury management หรือ merchant service
• เอกสารตั้งค่าการโอนเงิน

ธนาคารบางแห่งจะปิดบังบางส่วนของหมายเลขเพื่อความปลอดภัย หากเป็นเช่นนั้น ให้ติดต่อธนาคารและขอให้ยืนยัน EIN ฉบับเต็มที่มีอยู่ในระบบ คุณอาจต้องยืนยันตัวตนก่อนที่ธนาคารจะเปิดเผยข้อมูลดังกล่าว

4. ค้นหาในเอกสารเงินเดือนและแบบฟอร์มผู้รับจ้าง

หากธุรกิจของคุณมีพนักงานหรือผู้รับจ้าง เอกสารเงินเดือนอาจเป็นแหล่งข้อมูลที่ดี

ดู EIN ใน:

• แดชบอร์ดของผู้ให้บริการเงินเดือน
• บันทึก W-2 และ 1099
• แบบฟอร์มตั้งค่าระบบเงินเดือนของนายจ้าง
• การลงทะเบียนภาษีหัก ณ ที่จ่ายของรัฐ
• แบบฟอร์มภาษีการจ้างงานของรัฐบาลกลาง

บริษัท payroll มักเก็บ EIN ที่ใช้ระหว่างการตั้งค่าบัญชีไว้ จึงเป็นแหล่งที่ควรตรวจสอบอย่างมากหากธุรกิจดำเนินงานมาระยะหนึ่งแล้ว

5. ตรวจสอบใบอนุญาตธุรกิจและเอกสารการจดทะเบียน

ขึ้นอยู่กับรัฐหรือหน่วยงานท้องถิ่น EIN ของคุณอาจปรากฏอยู่ในเอกสารจัดตั้งธุรกิจหรือเอกสารใบอนุญาต

แหล่งที่อาจพบ ได้แก่:

• บันทึกการจดทะเบียนธุรกิจของรัฐ
• ใบสมัครขอใบอนุญาตท้องถิ่น
• การจดทะเบียนภาษีขาย
• เอกสารยื่นขอใบอนุญาตเทศบาล
• แบบฟอร์มตั้งค่าบัญชีภาษีของรัฐ

เอกสารเหล่านี้มีประโยชน์เป็นพิเศษหาก EIN ถูกใช้ในช่วงตั้งต้นของบริษัทและถูกอ้างอิงในหลายเอกสารนับแต่นั้นมา

6. ตรวจสอบไฟล์เครดิตธุรกิจและใบสมัครขอสินเชื่อ

ผู้ให้กู้และเครดิตบูโรมักใช้ EIN เพื่อระบุตัวตนของบริษัท หากธุรกิจของคุณเคยขอเงินทุนหรือสร้างเครดิตธุรกิจ หมายเลขนี้อาจอยู่ในเอกสารเหล่านั้น

ตรวจสอบ:

• ใบสมัครสินเชื่อธุรกิจ
• เอกสารวงเงินสินเชื่อ
• เอกสาร merchant cash advance
• รายงานเครดิตธุรกิจ
• ใบสมัครเครดิตจากผู้ขาย

หากผู้ให้กู้หรือผู้ให้บริการเครดิตเป็นผู้ส่งใบสมัคร ข้อมูลของพวกเขาอาจมี EIN อยู่ แม้ว่าเอกสารของคุณเองจะไม่มี

7. ติดต่อนักบัญชี ผู้ทำบัญชี หรือ registered agent ของคุณ

หากมีผู้เชี่ยวชาญคนอื่นช่วยดูแลธุรกิจ เขาอาจมี EIN เก็บไว้แล้ว

ติดต่อ:

• นักบัญชีของคุณ
• ผู้ทำบัญชีของคุณ
• ผู้ให้บริการเงินเดือนของคุณ
• ทนายความของคุณ
• registered agent ของคุณ
• ผู้ให้บริการจัดตั้งบริษัทของคุณ

วิธีนี้มักมีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับธุรกิจที่จ้างงานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือการบริหารจัดการภายนอก ผู้ให้บริการที่จัดระบบดีควรชี้ไปยังเอกสารที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว

8. โทรหา IRS

หากคุณไม่พบ EIN จากที่อื่น IRS สามารถช่วยยืนยันหมายเลขให้กับบุคคลที่ได้รับอนุญาตและเกี่ยวข้องกับธุรกิจได้

ก่อนโทร ควรเตรียมพร้อมเพื่อยืนยัน:

• ชื่อทางกฎหมายของธุรกิจ
• ที่อยู่ธุรกิจที่อยู่ในระบบ
• บทบาทหรืออำนาจของคุณในธุรกิจ
• ข้อมูลระบุตัวตนอื่น ๆ ที่ IRS อาจร้องขอ

ตัวเลือกนี้มักเป็นทางเลือกสุดท้าย แต่ได้ผลเมื่อเอกสารไม่ครบถ้วนหรือเข้าถึงไม่ได้

ถ้าคุณต้องการ EIN ของธุรกิจอื่นล่ะ?

บางครั้งคุณไม่ได้ค้นหา EIN ของตัวเอง แต่ต้องการยืนยันข้อมูลของบริษัทอื่นเพื่อการตรวจสอบสถานะ การออกใบแจ้งหนี้ การรายงานภาษี หรือการเตรียมข้อมูลสำหรับคู่ค้า

วิธีที่อาจใช้ค้นหา EIN ของธุรกิจอื่น ได้แก่:

• ขอจากบริษัทโดยตรง
• ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ แบบฟอร์ม W-9 หรือชุดเอกสารสัญญา
• ตรวจสอบเอกสารการยื่นต่อหน่วยงานรัฐที่เปิดเผยต่อสาธารณะหากมี
• ตรวจสอบเครดิตไฟล์ธุรกิจ
• ค้นหาเอกสาร SEC ของบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์
• ขอเอกสารจากทีมบัญชีของบริษัทนั้น

ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่เปิดเผย EIN ต่อสาธารณะ และมีประเด็นด้านความเป็นส่วนตัว แนวทางที่ดีที่สุดคือขอผ่านกระบวนการทางธุรกิจที่เหมาะสมและถูกต้อง

วิธีเก็บ EIN ให้ปลอดภัยหลังจากหาเจอ

เมื่อคุณกู้คืน EIN ได้แล้ว ให้ปกป้องมันเหมือนข้อมูลธุรกิจสำคัญอื่น ๆ แม้ EIN จะไม่ใช่รหัสผ่าน แต่ก็อาจถูกนำไปใช้ในความพยายามฉ้อโกงได้หากตกไปอยู่ในมือผิดคน

แนวปฏิบัติที่ดี ได้แก่:

• เก็บหมายเลขไว้ใน password manager ที่ปลอดภัยหรือไฟล์เข้ารหัส
• จัดเก็บเอกสารจัดตั้งและภาษีไว้ในที่เดียวกันอย่างเป็นระบบ
• จำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้มีอำนาจเท่านั้น
• หลีกเลี่ยงการส่ง EIN ผ่านข้อความที่ไม่ปลอดภัย เว้นแต่จำเป็น
• สำรองเก็บสำเนาหนังสือจาก IRS และเอกสารภาษีไว้

หากคุณกำลังก่อตั้งธุรกิจตอนนี้ การสร้างระบบจัดเก็บเอกสารตั้งแต่แรกจะช่วยป้องกันปัญหาเอกสารสูญหายในภายหลัง Zenind สนับสนุนผู้ก่อตั้งที่ต้องการแนวทางที่มีโครงสร้างมากขึ้นในการจัดตั้งธุรกิจและการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อค้นหา EIN

เจ้าของธุรกิจมักเสียเวลาเพราะมองข้ามแหล่งข้อมูลที่มีโอกาสสูงที่สุดก่อน

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้:

• ค้นหาเพียงบัญชีอีเมลเดียว
• คิดว่า EIN ต้องอยู่ในใบแจ้งยอดธนาคารฉบับปัจจุบันเท่านั้น
• ลืมสอบถามนักบัญชีหรือผู้ให้บริการเงินเดือน
• สับสนระหว่างเลขประจำตัวภาษีของรัฐกับ EIN ของรัฐบาลกลาง
• ดูเฉพาะเอกสารล่าสุดแทนที่จะย้อนกลับไปดูเอกสารจัดตั้งเก่า ๆ

หมายเลขบัญชีนายจ้างของรัฐ หมายเลขใบอนุญาตภาษีขาย หรือหมายเลขใบอนุญาตท้องถิ่น ไม่ใช่ EIN หากเอกสารดูเกี่ยวข้องแต่ไม่ได้ระบุชัดว่าเป็นหมายเลขที่ออกโดย IRS ให้ค้นหาต่อ

เมื่อใดควรตรวจสอบ EIN ซ้ำอีกครั้ง

EIN ที่ผิดอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการยื่นเอกสาร การสมัครล่าช้า หรือแบบฟอร์มถูกปฏิเสธ ควรตรวจสอบหมายเลขให้แน่ชัดหาก:

• แบบภาษีถูกปฏิเสธ
• คำขอเปิดบัญชีธนาคารค้างอยู่
• รายงานเงินเดือนไม่ตรงกับบันทึกธุรกิจ
• ผู้ขายแจ้งว่า EIN ที่มีอยู่ไม่ถูกต้อง
• คุณเพิ่งเปลี่ยนโครงสร้างธุรกิจหรือข้อมูลความเป็นเจ้าของ

หากคุณคิดว่าหมายเลขอาจไม่ถูกต้อง ให้เปรียบเทียบหลายเอกสารก่อนนำไปใช้กับการยื่นใหม่

คำถามที่พบบ่อย

ฉันสามารถหา EIN ออนไลน์ได้ไหม?

คุณอาจพบได้ในบันทึกออนไลน์ของคุณเอง เช่น ซอฟต์แวร์ภาษี พอร์ทัลธนาคาร ระบบเงินเดือน หรือที่เก็บไฟล์บนคลาวด์ IRS ไม่มีเครื่องมือค้นหา EIN แบบสาธารณะสำหรับธุรกิจเอกชน

EIN เหมือนกับ tax ID หรือไม่?

EIN คือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีระดับรัฐบาลกลางสำหรับธุรกิจ ผู้คนมักใช้คำว่า tax ID แบบกว้าง ๆ แต่ในบริบทของธุรกิจ หลายครั้งหมายถึง EIN

ถ้าทำหาย ฉันขอ EIN ใหม่ได้ไหม?

โดยทั่วไปไม่ได้ EIN ที่ออกให้กับธุรกิจจะยังผูกกับนิติบุคคลนั้น หากทำหาย คุณควรกู้คืนหมายเลขเดิมแทนที่จะขอใหม่

ถ้าธุรกิจของฉันไม่เคยได้รับจดหมายยืนยันล่ะ?

ตรวจสอบวิธีการยื่นคำขอเดิม ติดต่อผู้ยื่นผ่านบุคคลที่สาม ตรวจสอบเอกสารภาษี แล้วค่อยติดต่อ IRS หากจำเป็น

ควรเก็บ EIN ไว้กับเอกสารจัดตั้งธุรกิจหรือไม่?

ควร แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดคือเก็บเอกสารยืนยัน EIN ไว้พร้อมกับ Articles of Organization, operating agreement, bylaws, เอกสารธนาคาร และหนังสือแจ้งภาษี

สรุปท้ายบทความ

การหา EIN โดยมากเป็นเรื่องของการค้นหาเอกสาร ไม่ใช่ปัญหาทางกฎหมาย เริ่มจากจดหมายยืนยัน จากนั้นตรวจสอบแบบภาษี เอกสารธนาคาร เอกสารเงินเดือน และเอกสารการจดทะเบียนธุรกิจ หากเอกสารเหล่านั้นไม่ช่วย IRS มักสามารถยืนยันหมายเลขให้กับตัวแทนธุรกิจที่ได้รับอนุญาตได้

การแก้ปัญหาระยะยาวที่ดีที่สุดคือการจัดระบบ เก็บเอกสารจัดตั้งธุรกิจ เอกสารภาษี และไฟล์การปฏิบัติตามข้อกำหนดไว้ด้วยกันตั้งแต่วันแรก เพื่อให้ EIN ของคุณไม่ยากต่อการค้นหาอีกต่อไป นั่นเป็นหนึ่งในเหตุผลที่ผู้ก่อตั้งจำนวนมากเลือก Zenind เมื่อต้องสร้างสถานะธุรกิจใหม่ในสหรัฐอเมริกา