Cách tìm mã số EIN của bạn: Hướng dẫn từng bước cho chủ doanh nghiệp

Mã số Nhận diện Nhà tuyển dụng, hay EIN, là một trong những mã định danh quan trọng nhất mà một doanh nghiệp có thể có. Mã này được dùng trong hồ sơ thuế, đơn xin mở tài khoản ngân hàng, hồ sơ bảng lương và nhiều tài liệu kinh doanh chính thức khác. Nếu bạn làm thất lạc EIN, đừng hoảng. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể khôi phục nhanh chóng bằng cách kiểm tra các hồ sơ hiện có, liên hệ đúng tổ chức hoặc yêu cầu IRS hỗ trợ.

Đối với những người sáng lập đang thành lập LLC hoặc công ty mới, việc sắp xếp hồ sơ doanh nghiệp ngay từ đầu sẽ tiết kiệm thời gian về sau. Zenind giúp chủ doanh nghiệp thành lập và quản lý công ty với nền tảng hành chính vững chắc hơn, bao gồm các tài liệu giúp theo dõi dễ dàng hơn những thông tin thuế quan trọng như EIN.

EIN là gì?

EIN là mã số nhận diện thuế liên bang gồm chín chữ số do IRS cấp cho một pháp nhân kinh doanh. Mã này thường được so sánh với số An sinh xã hội vì nó giúp nhận diện doanh nghiệp cho mục đích thuế và báo cáo.

Một doanh nghiệp có thể cần EIN để:

• Nộp tờ khai thuế liên bang và tiểu bang
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Tuyển dụng nhân viên và chạy bảng lương
• Xin giấy phép và giấy phép kinh doanh
• Xây dựng tín dụng doanh nghiệp
• Làm việc với nhà cung cấp, đơn vị xử lý thanh toán hoặc bên cho vay

Một số doanh nghiệp cần EIN ngay lập tức, trong khi những doanh nghiệp khác có thể hoạt động một thời gian mà chưa cần. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn chưa bắt buộc phải có ngay, việc lấy và lưu trữ mã số này một cách an toàn vẫn là lựa chọn khôn ngoan.

Vì sao bạn có thể cần tìm EIN của mình

Chủ doanh nghiệp thường tìm EIN vì họ cần nó cho một việc thực tế không thể chờ lâu. Các lý do phổ biến bao gồm:

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Hoàn tất hồ sơ thuế
• Xin tài trợ hoặc vay vốn
• Thiết lập bảng lương
• Đăng ký với cơ quan tiểu bang
• Gửi mẫu thuế cho nhà thầu
• Cập nhật hồ sơ với kế toán hoặc nhà cung cấp

Nếu bạn là người sáng lập, hãy xem EIN như một thông tin xác thực cốt lõi của doanh nghiệp. Lưu mã này cùng hồ sơ thành lập, hồ sơ thuế và giấy tờ ngân hàng để sau này dễ dàng tra cứu.

Cách tìm mã số EIN của bạn

Có nhiều cách đáng tin cậy để xác định EIN. Hãy bắt đầu từ những giấy tờ dễ kiểm tra nhất, rồi mở rộng sang ngân hàng, hồ sơ thuế và cuối cùng là IRS nếu cần.

1. Kiểm tra thư xác nhận EIN của bạn

Cách nhanh nhất để tìm EIN thường là thông báo xác nhận của IRS được cấp khi mã số được tạo. Tài liệu này thường được gọi là thư xác nhận EIN hoặc thông báo CP 575.

Hãy tìm trong:

• Hồ sơ công ty bản giấy
• Hộp thư email và thư đã lưu trữ
• Thư mục lưu trữ đám mây
• Bìa hồ sơ thành lập hoặc hồ sơ thuế
• Tài khoản đại diện đăng ký hoặc nhà cung cấp dịch vụ thành lập công ty của bạn, nếu có

Nếu doanh nghiệp của bạn nộp đơn xin EIN trực tuyến, fax hoặc gửi qua thư, thông báo xác nhận có thể đã được gửi theo cách khác nhau tùy vào hình thức nộp hồ sơ. Điều quan trọng là IRS đã cấp một thông báo, và thông báo đó thường là nơi dễ nhất để khôi phục mã số.

2. Xem lại tờ khai thuế và thông báo của IRS

Nếu không tìm thấy thư xác nhận, hãy kiểm tra các tài liệu thuế trước đây. EIN thường được in trên tờ khai thuế liên bang của doanh nghiệp và nhiều thông báo của IRS.

Các tài liệu cần kiểm tra gồm:

• Tờ khai thuế liên bang các năm trước
• Thư từ của IRS
• Hồ sơ thuế bảng lương
• Hồ sơ thuế ước tính
• Tờ khai sửa đổi
• Hồ sơ gia hạn

Nếu kế toán hoặc người khai thuế nộp hồ sơ thay bạn, hãy yêu cầu bản sao. Nhiều doanh nghiệp phát hiện EIN đã nằm trong một tệp PDF, kho lưu trữ cổng thông tin hoặc hồ sơ làm việc của kế toán.

3. Xem hồ sơ ngân hàng doanh nghiệp

Ngân hàng thường yêu cầu EIN khi mở hoặc quản lý tài khoản doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là mã số này có thể xuất hiện trong hồ sơ tài khoản, hồ sơ đăng ký hoặc thông tin hồ sơ khách hàng.

Hãy kiểm tra:

• Giấy tờ mở tài khoản
• Sao kê tài khoản thanh toán doanh nghiệp
• Cài đặt hồ sơ trong ngân hàng trực tuyến
• Hồ sơ thiết lập quản lý ngân quỹ hoặc dịch vụ thanh toán thẻ
• Tài liệu thiết lập chuyển khoản

Một số ngân hàng che bớt một phần mã số vì lý do bảo mật. Nếu điều đó xảy ra, hãy liên hệ ngân hàng và yêu cầu xác minh toàn bộ EIN đang lưu trong hồ sơ. Bạn có thể cần xác minh danh tính trước khi họ cung cấp thông tin.

4. Tìm trong hồ sơ bảng lương và mẫu dành cho nhà thầu

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhân viên hoặc nhà thầu, hồ sơ bảng lương có thể là một nguồn hữu ích.

Hãy tìm EIN trong:

• Bảng điều khiển của nhà cung cấp dịch vụ bảng lương
• Hồ sơ W-2 và 1099
• Mẫu thiết lập bảng lương cho chủ sử dụng lao động
• Đăng ký khấu lưu thuế tiểu bang
• Mẫu thuế việc làm liên bang

Các công ty bảng lương thường lưu EIN được dùng khi thiết lập tài khoản, nên đây là nơi tìm rất tốt nếu doanh nghiệp đã hoạt động một thời gian.

5. Kiểm tra giấy phép kinh doanh và tài liệu đăng ký

Tùy theo tiểu bang hoặc cơ quan địa phương, EIN của bạn có thể xuất hiện trên hồ sơ thành lập hoặc giấy phép kinh doanh.

Các nguồn có thể gồm:

• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của tiểu bang
• Đơn xin giấy phép địa phương
• Đăng ký thuế bán hàng
• Hồ sơ xin giấy phép cấp thành phố
• Mẫu thiết lập tài khoản thuế tiểu bang

Những tài liệu này đặc biệt hữu ích nếu EIN được dùng trong quá trình thiết lập ban đầu của công ty và đã được nhắc lại trong nhiều hồ sơ sau đó.

6. Xem hồ sơ tín dụng doanh nghiệp và đơn vay vốn

Bên cho vay và cơ quan tín dụng thường dùng EIN để nhận diện công ty. Nếu doanh nghiệp của bạn đã nộp hồ sơ xin tài trợ hoặc xây dựng tín dụng doanh nghiệp, mã số này có thể xuất hiện trong các hồ sơ đó.

Hãy kiểm tra:

• Hồ sơ vay doanh nghiệp
• Tài liệu hạn mức tín dụng
• Hồ sơ ứng trước tiền mặt cho doanh nghiệp
• Báo cáo tín dụng doanh nghiệp
• Hồ sơ xin tài trợ từ nhà cung cấp

Nếu bên cho vay hoặc đơn vị cấp tín dụng nộp hồ sơ, hồ sơ của họ có thể chứa EIN ngay cả khi hồ sơ của bạn không có.

7. Liên hệ kế toán, nhân viên ghi sổ hoặc đại diện đăng ký của bạn

Nếu có chuyên gia khác hỗ trợ quản lý doanh nghiệp, họ có thể đã lưu EIN.

Hãy liên hệ:

• Kế toán của bạn
• Nhân viên ghi sổ của bạn
• Nhà cung cấp dịch vụ bảng lương của bạn
• Luật sư của bạn
• Đại diện đăng ký của bạn
• Nhà cung cấp dịch vụ thành lập công ty của bạn

Đây thường là cách hiệu quả nhất đối với các doanh nghiệp thuê ngoài công tác tuân thủ hoặc hành chính. Một nhà cung cấp dịch vụ được tổ chức tốt nên có thể chỉ cho bạn đúng hồ sơ rất nhanh.

8. Gọi cho IRS

Nếu bạn không thể tìm thấy EIN ở nơi nào khác, IRS có thể giúp xác minh mã số cho người được ủy quyền liên quan đến doanh nghiệp.

Trước khi gọi, hãy sẵn sàng xác nhận:

• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• Địa chỉ doanh nghiệp đã đăng ký
• Vai trò hoặc quyền hạn của bạn đối với doanh nghiệp
• Bất kỳ thông tin nhận dạng nào khác mà IRS có thể yêu cầu

Đây thường là lựa chọn cuối cùng, nhưng rất hiệu quả khi hồ sơ bị thiếu hoặc không thể truy cập.

Nếu bạn cần EIN của doanh nghiệp khác thì sao?

Đôi khi bạn không tìm EIN của chính mình. Bạn có thể cần xác minh một công ty khác cho mục đích thẩm định, xuất hóa đơn, báo cáo thuế hoặc tiếp nhận nhà cung cấp.

Một số cách có thể tìm EIN của doanh nghiệp khác gồm:

• Hỏi trực tiếp công ty đó
• Xem hóa đơn, mẫu W-9 hoặc bộ hợp đồng
• Kiểm tra hồ sơ doanh nghiệp công khai nếu có
• Xem hồ sơ tín dụng doanh nghiệp
• Tìm trong hồ sơ nộp cho SEC đối với công ty đại chúng
• Yêu cầu bộ phận kế toán của công ty cung cấp tài liệu

Không phải doanh nghiệp nào cũng công khai EIN, và còn có các cân nhắc về quyền riêng tư. Cách tốt nhất là yêu cầu thông qua một quy trình kinh doanh hợp pháp.

Cách giữ an toàn cho EIN sau khi tìm thấy

Sau khi khôi phục EIN, hãy bảo vệ nó như bất kỳ thông tin xác thực kinh doanh nhạy cảm nào khác. EIN không giống mật khẩu, nhưng vẫn có thể bị lợi dụng trong các hành vi gian lận nếu rơi vào tay sai người.

Các thực hành tốt bao gồm:

• Lưu mã số trong trình quản lý mật khẩu an toàn hoặc tệp được mã hóa
• Giữ hồ sơ thành lập và hồ sơ thuế ở một nơi gọn gàng
• Chỉ giới hạn quyền truy cập cho nhân sự được ủy quyền
• Tránh gửi EIN qua tin nhắn không an toàn trừ khi thật cần thiết
• Sao lưu bản sao thông báo của IRS và hồ sơ thuế

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp ngay lúc này, xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ sớm có thể ngăn ngừa tình trạng thất lạc tài liệu sau này. Zenind hỗ trợ những người sáng lập muốn có cách tiếp cận có tổ chức hơn đối với việc thành lập doanh nghiệp và tuân thủ liên tục.

Những lỗi thường gặp khi tìm EIN

Chủ doanh nghiệp thường mất thời gian vì bỏ qua những nguồn có khả năng cao nhất trước tiên.

Hãy tránh các lỗi sau:

• Chỉ tìm trong một tài khoản email
• Cho rằng EIN phải có trên sao kê ngân hàng hiện tại
• Quên hỏi kế toán hoặc nhà cung cấp dịch vụ bảng lương
• Nhầm mã số thuế tiểu bang với EIN liên bang
• Chỉ xem các tài liệu gần đây thay vì hồ sơ thành lập cũ

Mã số tài khoản chủ sử dụng lao động của tiểu bang, số giấy phép thuế bán hàng hoặc số giấy phép địa phương không phải là EIN. Nếu một tài liệu có vẻ liên quan nhưng không ghi rõ đây là mã số do IRS cấp, hãy tiếp tục tìm.

Khi nào bạn nên kiểm tra lại EIN

Một EIN sai có thể gây lỗi nộp hồ sơ, chậm trễ trong đơn xin hoặc từ chối biểu mẫu. Hãy kiểm tra lại mã số nếu:

• Tờ khai thuế bị từ chối
• Đơn mở tài khoản ngân hàng bị tạm dừng
• Báo cáo bảng lương không khớp với hồ sơ doanh nghiệp
• Nhà cung cấp nói rằng EIN đang lưu là không hợp lệ
• Bạn vừa thay đổi cấu trúc doanh nghiệp hoặc hồ sơ sở hữu

Nếu bạn nghĩ mã số có thể không đúng, hãy so sánh nhiều tài liệu trước khi dùng nó cho một hồ sơ mới.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể tìm EIN của mình trực tuyến không?

Bạn có thể tìm trong hồ sơ trực tuyến của chính mình, chẳng hạn như phần mềm thuế, cổng ngân hàng, hệ thống bảng lương hoặc lưu trữ đám mây. IRS không cung cấp công cụ tra cứu EIN công khai cho doanh nghiệp tư nhân.

EIN có giống mã số thuế không?

EIN là mã số nhận diện thuế liên bang dành cho doanh nghiệp. Mọi người đôi khi dùng thuật ngữ mã số thuế theo nghĩa rộng, nhưng trong nhiều bối cảnh kinh doanh họ đang nói đến EIN.

Tôi có thể xin EIN mới nếu làm mất mã cũ không?

Thông thường là không. EIN được cấp cho doanh nghiệp sẽ gắn với pháp nhân đó. Nếu làm mất, bạn nên khôi phục lại thay vì xin mã thay thế.

Nếu doanh nghiệp của tôi chưa bao giờ nhận thư xác nhận thì sao?

Hãy kiểm tra phương thức nộp đơn ban đầu, liên hệ bất kỳ bên thứ ba nào đã nộp hồ sơ, xem lại hồ sơ thuế, rồi liên hệ IRS nếu cần.

Tôi có nên lưu EIN cùng hồ sơ thành lập không?

Có. Cách tốt nhất là lưu thư xác nhận EIN cùng với Điều lệ thành lập, thỏa thuận điều hành, điều lệ công ty, hồ sơ ngân hàng và thông báo thuế của bạn.

Kết luận

Tìm EIN của bạn thường là một việc tra cứu tài liệu, không phải vấn đề pháp lý. Hãy bắt đầu với thư xác nhận, sau đó xem hồ sơ thuế, hồ sơ ngân hàng, giấy tờ bảng lương và tài liệu đăng ký doanh nghiệp. Nếu những hồ sơ đó không giúp ích, IRS thường có thể xác minh mã số cho đại diện doanh nghiệp được ủy quyền.

Giải pháp dài hạn tốt nhất là tổ chức hồ sơ. Hãy giữ hồ sơ thành lập, hồ sơ thuế và hồ sơ tuân thủ của bạn cùng nhau ngay từ ngày đầu để EIN không bao giờ khó tìm lại nữa. Đó là một lý do nhiều người sáng lập chọn Zenind khi xây dựng sự hiện diện doanh nghiệp mới tại Hoa Kỳ.