Як знайти свій EIN: покроковий посібник для власників бізнесу

Номер роботодавця, або EIN, є одним із найважливіших ідентифікаторів, які може мати бізнес. Його використовують у податкових деклараціях, банківських заявках, кадрових документах та багатьох інших офіційних бізнес-паперах. Якщо ви загубили свій EIN, не панікуйте. У більшості випадків його можна швидко відновити, перевіривши наявні записи, звернувшись до відповідних установ або запросивши допомогу в IRS.

Для засновників, які створюють нове LLC або корпорацію, підтримання впорядкованих бізнес-записів із самого початку економить час у майбутньому. Zenind допомагає власникам бізнесу створювати та керувати компаніями на більш міцній адміністративній основі, зокрема з документами, які полегшують відстеження важливої податкової інформації, наприклад EIN.

Що таке EIN?

EIN — це дев’ятизначний федеральний податковий ідентифікаційний номер, який IRS присвоює бізнес-структурі. Його часто порівнюють із номером соціального страхування, оскільки він допомагає ідентифікувати бізнес для податкових і звітних цілей.

Бізнес може потребувати EIN для того, щоб:

• подавати федеральні та штатні податкові декларації
• відкривати бізнес-рахунок у банку
• наймати працівників і вести payroll
• подавати заявки на ліцензії та дозволи
• формувати бізнес-кредитну історію
• працювати з постачальниками, платіжними сервісами або кредиторами

Деяким бізнесам EIN потрібен одразу, тоді як інші можуть певний час працювати без нього. Навіть якщо ваш бізнес не зобов’язаний мати його негайно, отримати й безпечно зберігати цей номер все одно є розумним кроком.

Чому вам може знадобитися знайти свій EIN

Власники бізнесу зазвичай шукають EIN, коли він потрібен для практичного завдання, яке не можна відкласти. Поширені причини включають:

• відкриття бізнес-рахунку в банку
• підготовку податкової звітності
• подання заявки на фінансування
• налаштування payroll
• реєстрацію в державному органі
• надсилання податкових форм підрядникам
• оновлення даних у бухгалтерів або постачальників

Якщо ви засновник, варто ставитися до EIN як до ключового бізнес-ідентифікатора. Зберігайте його разом із документами про створення компанії, податковими записами та банківськими паперами, щоб у разі потреби його було легко знайти.

Як знайти свій EIN

Є кілька надійних способів знайти свій EIN. Почніть із найпростіших документів, а потім переходьте до банку, податкових записів і, за потреби, до IRS.

1. Перевірте лист-підтвердження EIN

Найшвидший спосіб знайти EIN — це зазвичай лист-повідомлення IRS, виданий під час присвоєння номера. Цей документ часто називають листом-підтвердженням EIN або повідомленням CP 575.

Шукайте його в:

• паперових файлах компанії
• поштових скриньках та архівних повідомленнях
• хмарних папках
• папках із документами про створення компанії або податковими записами
• у кабінеті зареєстрованого агента або сервісі реєстрації компанії, якщо це застосовно

Якщо бізнес подавав заявку на EIN онлайн, надсилав її факсом або поштою, підтвердження могло бути отримане різними способами залежно від методу подання. Важливо, що IRS видає відповідне повідомлення, і саме воно часто є найпростішим місцем, де можна відновити номер.

2. Перегляньте податкові декларації та повідомлення IRS

Якщо листа-підтвердження немає, перегляньте попередні податкові документи. EIN зазвичай надруковано у федеральних бізнес-податкових деклараціях і багатьох повідомленнях IRS.

Документи, які варто перевірити:

• федеральні податкові декларації за минулі роки
• листування з IRS
• форми для payroll-податків
• записи щодо розрахункових податків
• виправлені декларації
• документи на продовження строків подання

Якщо декларації подавав бухгалтер або податковий консультант, попросіть копії. Багато компаній виявляють, що EIN уже зберігається у PDF-файлі, архіві порталу або робочих документах бухгалтера.

3. Перевірте банківські записи бізнесу

Банки часто вимагають EIN під час відкриття або обслуговування бізнес-рахунку. Це означає, що номер може бути в банківській документації, записах заявки або даних профілю клієнта.

Перевірте:

• документи для відкриття рахунку
• виписки з бізнес-перевірочного рахунку
• налаштування профілю в онлайн-банкінгу
• документи для treasury management або merchant services
• документи для налаштування банківських переказів

Деякі банки приховують частину номера з міркувань безпеки. Якщо це сталося, зверніться до банку та попросіть підтвердити повний EIN, який є в них у файлі. Можливо, вам доведеться підтвердити свою особу, перш ніж вони нададуть інформацію.

4. Пошукайте у формах payroll і для підрядників

Якщо у вашого бізнесу є працівники або підрядники, записи payroll можуть бути корисним джерелом.

Шукайте EIN у:

• панелях керування постачальника payroll
• формах W-2 і 1099
• реєстраційних формах для payroll роботодавця
• реєстраціях для штатного утримання податків
• федеральних формах податку на зайнятість

Компанії, що обслуговують payroll, зазвичай зберігають EIN, використаний під час налаштування акаунта, тому це дуже надійне місце для перевірки, якщо бізнес працює вже певний час.

5. Перевірте бізнес-ліцензії та реєстраційні документи

Залежно від штату або місцевого органу, ваш EIN може бути зазначений у документах про створення компанії або ліцензування.

Можливі джерела:

• реєстраційні записи штату
• заявки на місцеві дозволи
• реєстрації для податку з продажів
• подання для муніципальних ліцензій
• форми відкриття штатного податкового акаунта

Ці документи особливо корисні, якщо EIN використовувався під час первинного оформлення компанії та відтоді згадувався в кількох поданнях.

6. Перегляньте кредитні файли бізнесу та заявки на позики

Кредитори та кредитні бюро часто використовують EIN для ідентифікації компанії. Якщо ваш бізнес подавав заявку на фінансування або формував бізнес-кредит, номер може бути в цих записах.

Перевірте:

• заявки на бізнес-позики
• документи щодо кредитної лінії
• файли merchant cash advance
• бізнес-кредитні звіти
• заявки на фінансування від постачальників

Якщо заявку подавав кредитор або кредитний провайдер, у його записах може бути EIN, навіть якщо у ваших власних файлах його немає.

7. Зв’яжіться з вашим бухгалтером, bookkeeper або зареєстрованим агентом

Якщо інший фахівець допомагає керувати бізнесом, у нього може вже бути EIN у файлах.

Зверніться до:

• вашого бухгалтера
• вашого bookkeeper
• вашого постачальника payroll
• вашого адвоката
• вашого зареєстрованого агента
• вашого провайдера з реєстрації компанії

Це часто найефективніший шлях для бізнесів, які передають облік або адміністративну роботу на аутсорсинг. Добре організований сервіс-провайдер має швидко підказати, де шукати потрібні записи.

8. Зателефонуйте до IRS

Якщо ви не можете знайти EIN в інших джерелах, IRS може допомогти підтвердити номер для уповноваженої особи, пов’язаної з бізнесом.

Перед дзвінком підготуйтеся підтвердити:

• офіційну назву бізнесу
• адресу бізнесу, вказану в облікових даних
• вашу роль або повноваження в компанії
• інші ідентифікаційні дані, які може запросити IRS

Це зазвичай останній варіант, але він ефективний, коли записи неповні або недоступні.

Що робити, якщо вам потрібен EIN іншої компанії?

Іноді ви шукаєте не свій EIN. Вам може знадобитися перевірити іншу компанію для належної перевірки, виставлення рахунку, податкової звітності або онбордингу постачальника.

Можливі способи знайти EIN іншого бізнесу:

• запитати компанію напряму
• переглянути рахунки, форму W-9 або пакети контрактів
• перевірити публічні корпоративні подання, якщо вони доступні
• переглянути бізнес-кредитні записи
• пошукати подання SEC для публічних компаній
• запросити документи в бухгалтерської команди компанії

Не кожен бізнес публічно ділиться своїм EIN, і тут є питання конфіденційності. Найкраще запитувати його через легітимний бізнес-процес.

Як зберегти EIN у безпеці після того, як ви його знайшли

Після того як ви відновили свій EIN, захищайте його так само, як будь-який інший чутливий бізнес-ідентифікатор. EIN не є паролем, але його все одно можуть використати для шахрайських дій, якщо він потрапить у чужі руки.

Найкращі практики:

• зберігайте номер у захищеному менеджері паролів або зашифрованому файлі
• тримайте документи про створення компанії та податкові записи в одному місці
• обмежте доступ лише авторизованим співробітникам
• не надсилайте EIN у незахищених повідомленнях без потреби
• зберігайте копії листів IRS і податкових записів у резервних копіях

Якщо ви створюєте бізнес зараз, побудова системи обліку з самого початку може запобігти проблемам із втраченими документами пізніше. Zenind підтримує засновників, які хочуть більш структурованого підходу до створення бізнесу та подальшого комплаєнсу.

Поширені помилки під час пошуку EIN

Власники бізнесу часто витрачають час даремно, тому що пропускають найімовірніші джерела.

Уникайте таких помилок:

• пошуку лише в одній електронній скриньці
• припущення, що EIN має бути на поточній банківській виписці
• забування запитати у бухгалтера або провайдера payroll
• плутанини між штатним податковим номером і федеральним EIN
• перегляду лише недавніх документів замість старих файлів про створення компанії

Штатний номер роботодавця, номер дозволу з податку з продажів або місцевий ліцензійний номер не є EIN. Якщо документ виглядає пов’язаним, але прямо не містить номер, виданий IRS, продовжуйте пошук.

Коли варто ще раз перевірити EIN

Неправильний EIN може спричинити помилки у звітності, затримки в обробці заявок або відхилення форм. Перевірте номер ще раз, якщо:

• податкову декларацію було відхилено
• заявка на банківський рахунок зависла
• звіти payroll не збігаються з бізнес-записами
• постачальник каже, що EIN у файлі недійсний
• ви нещодавно змінили структуру бізнесу або записи про власників

Якщо ви думаєте, що номер може бути неправильним, порівняйте кілька документів перед тим, як використовувати його в новому поданні.

Часті запитання

Чи можна знайти мій EIN онлайн?

Ви можете знайти його у власних онлайн-записах, таких як податкове програмне забезпечення, банківські кабінети, системи payroll або хмарне сховище. IRS не надає публічний інструмент пошуку EIN для приватних компаній.

EIN і податковий номер — це одне й те саме?

EIN — це федеральний податковий ідентифікаційний номер для бізнесу. У повсякденному мовленні термін «податковий номер» інколи використовують ширше, але в багатьох бізнес-контекстах мають на увазі саме EIN.

Чи можна отримати новий EIN, якщо я загубив старий?

Зазвичай ні. EIN, присвоєний вашому бізнесу, залишається прив’язаним до цієї юридичної особи. Якщо ви його загубили, потрібно відновити його, а не запитувати заміну.

Що робити, якщо мій бізнес ніколи не отримував лист-підтвердження?

Перевірте первинний спосіб подання заявки, зв’яжіться з будь-яким стороннім подавачем, перегляньте податкові записи, а потім за потреби зверніться до IRS.

Чи варто зберігати EIN разом із документами про створення компанії?

Так. Найкраща практика — зберігати підтвердження EIN разом із Articles of Organization, operating agreement, bylaws, банківськими записами та податковими повідомленнями.

Головний висновок

Знайти EIN зазвичай означає переглянути документи, а не вирішувати юридичну проблему. Почніть із листа-підтвердження, потім перегляньте податкові декларації, банківські записи, payroll-документи та реєстраційні документи бізнесу. Якщо ці джерела не допоможуть, IRS зазвичай може підтвердити номер для уповноваженого представника бізнесу.

Найкраще довгострокове рішення — це порядок в документах. Зберігайте документи про створення компанії, податкові записи та файли комплаєнсу разом із самого початку, щоб ваш EIN більше не було важко знайти. Саме тому багато засновників обирають Zenind, коли створюють новий бізнес у Сполучених Штатах.