Kuinka löydät EIN-numerosi: vaiheittainen opas yrittäjille

Employer Identification Number eli EIN on yksi tärkeimmistä tunnisteista, joita yrityksellä voi olla. Sitä käytetään veroilmoituksissa, pankkihakemuksissa, palkanlaskennan aineistoissa ja monissa muissa virallisissa yritysdokumenteissa. Jos olet hukannut EIN-numerosi, älä panikoi. Useimmissa tapauksissa se löytyy nopeasti tarkistamalla olemassa olevat asiakirjat, ottamalla yhteyttä oikeisiin tahoihin tai pyytämällä apua IRS:ltä.

Perustajille, jotka muodostavat uuden LLC:n tai yhtiön, yritysasiakirjojen pitäminen järjestyksessä alusta alkaen säästää aikaa myöhemmin. Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan ja hallinnoimaan yrityksiään vahvemman hallinnollisen perustan varaan, mukaan lukien asiakirjat, joiden avulla tärkeiden verotustietojen, kuten EIN-numeron, seuranta on helpompaa.

Mikä on EIN?

EIN on yhdeksännumeroinen liittovaltion verotunnus, jonka IRS myöntää liiketoimintayksikölle. Sitä verrataan usein sosiaaliturvatunnukseen, koska sen avulla yritys voidaan tunnistaa vero- ja raportointitarkoituksia varten.

Yritys saattaa tarvita EIN-numeron, jotta se voi:

• tehdä liittovaltion ja osavaltion veroilmoituksia
• avata yrityksen pankkitilin
• palkata työntekijöitä ja hoitaa palkanlaskennan
• hakea lupia ja toimilupia
• rakentaa yritysluottotietoja
• asioida toimittajien, maksupalveluiden tai rahoittajien kanssa

Jotkin yritykset tarvitsevat EIN-numeron heti, kun taas toiset voivat toimia jonkin aikaa ilman sitä. Vaikka yrityksesi ei vielä olisi velvollinen hankkimaan sitä, numeron hankkiminen ja turvallinen säilyttäminen on silti järkevää.

Miksi sinun täytyy ehkä löytää EIN-numerosi

Yrityksen omistajat etsivät EIN-numeroa yleensä siksi, että he tarvitsevat sitä käytännön tehtävään, joka ei voi odottaa. Yleisiä syitä ovat:

• yrityksen pankkitilin avaaminen
• veroilmoitusten laatiminen
• rahoituksen hakeminen
• palkanlaskennan käyttöönotto
• rekisteröityminen osavaltion viranomaiselle
• verolomakkeiden lähettäminen alihankkijoille
• tietojen päivittäminen kirjanpitäjille tai toimittajille

Jos olet perustaja, on hyödyllistä kohdella EIN-numeroa keskeisenä yritystunnisteena. Säilytä se perustamisasiakirjojen, verotietojen ja pankkiasiakirjojen kanssa, jotta se on myöhemmin helppo löytää.

Kuinka löydät EIN-numerosi

EIN-numeron paikantamiseen on useita luotettavia tapoja. Aloita helpoimmista asiakirjoista ja etene sitten pankkeihin, verotietoihin ja lopulta tarvittaessa IRS:ään.

1. Tarkista EIN-vahvistuskirjeesi

Useimmiten nopein tapa löytää EIN-numero on IRS:n vahvistusilmoitus, joka annettiin numeron myöntämisen yhteydessä. Tätä asiakirjaa kutsutaan usein EIN-vahvistuskirjeeksi tai CP 575 -ilmoitukseksi.

Etsi sitä seuraavista paikoista:

• paperisista yrityskansioista
• sähköpostilaatikosta ja arkistoiduista viesteistä
• pilvitallennuskansioista
• perustamis- tai veroasiakirjakansioista
• rekisteröidyn asiamiehen tai yrityksen perustamispalvelun tililtä, jos sellainen on käytössä

Jos yrityksesi haki EIN-numeroa verkossa, faksilla tai postitse, vahvistus on voitu toimittaa eri tavoin hakutavasta riippuen. Olennaista on, että IRS lähetti ilmoituksen, ja tuo ilmoitus on usein helpoin paikka löytää numero uudelleen.

2. Tarkista veroilmoitukset ja IRS:n ilmoitukset

Jos vahvistuskirjettä ei löydy, tarkista aiemmat verodokumentit. EIN-numero on usein painettu liittovaltion yritysveroilmoituksiin ja moniin IRS:n ilmoituksiin.

Tarkistettavia asiakirjoja ovat muun muassa:

• aiempien vuosien liittovaltion veroilmoitukset
• IRS:n kirjeenvaihto
• palkkaveroilmoitukset
• ennakkoverotiedot
• muutetut veroilmoitukset
• määräajan pidennystä koskevat hakemukset

Jos kirjanpitäjä tai veroasiantuntija on lähettänyt ilmoitukset puolestasi, pyydä kopiot. Monissa yrityksissä käy ilmi, että EIN on jo valmiiksi PDF-tiedostossa, portaaliarkistossa tai kirjanpitäjän työaineistossa.

3. Tarkista yrityksen pankkitiedot

Pankit vaativat usein EIN-numeroa yritystilin avaamiseen tai hallinnointiin. Siksi numero voi näkyä tiliasiakirjoissa, hakemustiedoissa tai asiakasprofiilin tiedoissa.

Tarkista:

• tilinavauspaperit
• yrityksen käyttötilinotteet
• verkkopankin profiiliasetukset
• treasury management - tai merchant service -hakemukset
• tilisiirtojen käyttöönottoasiakirjat

Jotkin pankit peittävät osan numerosta turvallisuussyistä. Jos näin tapahtuu, ota yhteyttä pankkiin ja pyydä vahvistusta heidän järjestelmässään olevasta täydestä EIN-numerosta. Saatat joutua todentamaan henkilöllisyytesi ennen kuin tiedot luovutetaan.

4. Tarkista palkanlaskennan ja alihankkijoiden lomakkeet

Jos yritykselläsi on työntekijöitä tai alihankkijoita, palkanlaskennan tiedot voivat olla hyödyllinen lähde.

Etsi EIN-numeroa seuraavista:

• palkanlaskentaohjelmiston käyttöliittymästä
• W-2- ja 1099-tiedoista
• työnantajan palkanlaskennan perustamislomakkeista
• osavaltion ennakonpidätysrekisteröinneistä
• liittovaltion työllisyysverolomakkeista

Palkanlaskentayritykset tallentavat yleensä tunnuksen, jota käytettiin tilin perustamisessa, joten tämä on hyvä paikka tarkistaa, jos yritys on ollut toiminnassa jo jonkin aikaa.

5. Tarkista yritysluvat ja rekisteröintiasiakirjat

Osavaltiosta tai paikallisesta viranomaisesta riippuen EIN voi näkyä yrityksen perustamis- tai lupapapereissa.

Mahdollisia lähteitä ovat:

• osavaltion yritysrekisterit
• paikalliset lupahakemukset
• myyntiverorekisteröinnit
• kunnalliset toimilupahakemukset
• osavaltion verotilin perustamisasiakirjat

Nämä asiakirjat ovat erityisen hyödyllisiä, jos EIN-numeroa käytettiin yrityksen alkuvaiheen perustamisessa ja siihen on viitattu myöhemmissä ilmoituksissa.

6. Tarkista yritysluottotiedot ja lainahakemukset

Rahoittajat ja luottotietoyhtiöt käyttävät usein EIN-numeroa yrityksen tunnistamiseen. Jos yrityksesi on hakenut rahoitusta tai rakentanut yritysluottoa, numero voi näkyä näissä tiedoissa.

Tarkista:

• yrityslainahakemukset
• luottolimiittiasiakirjat
• merchant cash advance -aineistot
• yrityksen luottoraportit
• toimittajarahoitushakemukset

Jos lainanantaja tai luotonantaja on toimittanut hakemuksen, heidän tietonsa voivat sisältää EIN-numeron, vaikka omat asiakirjasi eivät sisältäisi sitä.

7. Ota yhteyttä kirjanpitäjään, kirjanpitäjään tai rekisteröityyn asiamieheen

Jos toinen ammattilainen auttaa yrityksen hallinnossa, hänellä voi jo olla EIN-numero tallessa.

Ota yhteyttä:

• kirjanpitäjääsi
• taloushallinnon hoitajaan
• palkanlaskennan palveluntarjoajaan
• asianajajaan
• rekisteröityyn asiamieheen
• yrityksen perustamispalveluun

Tämä on usein tehokkain vaihtoehto yrityksille, jotka ulkoistavat compliance- tai hallinnollisia tehtäviä. Hyvin järjestetyn palveluntarjoajan pitäisi pystyä ohjaamaan sinut oikeiden asiakirjojen pariin nopeasti.

8. Soita IRS:lle

Jos et löydä EIN-numeroa muualta, IRS voi auttaa vahvistamaan numeron yrityksen valtuutetulle edustajalle.

Ennen soittamista varmista, että voit vahvistaa:

• yrityksen virallisen nimen
• yrityksen osoitteen, joka on rekisterissä
• roolisi tai toimivaltasi yrityksessä
• muut tunnistetiedot, joita IRS saattaa pyytää

Tämä vaihtoehto on yleensä viimeinen keino, mutta se on tehokas silloin, kun asiakirjat ovat puutteellisia tai vaikeasti saatavilla.

Entä jos tarvitset toisen yrityksen EIN-numeron?

Joskus et etsi omaa EIN-numeroasi. Saatat tarvita toisen yrityksen tunnusta due diligence -tarkistuksiin, laskutukseen, veroilmoittamiseen tai toimittajien perehdytykseen.

Mahdollisia tapoja löytää toisen yrityksen EIN-numero ovat:

• kysy yritykseltä suoraan
• tarkista laskut, W-9-lomakkeet tai sopimuspaketit
• etsi julkisia yhtiörekistereitä, jos niitä on saatavilla
• tarkista yritysluottotiedot
• etsi SEC-hakemuksia julkisille yhtiöille
• pyydä asiakirjoja yrityksen kirjanpitotiimiltä

Kaikki yritykset eivät jaa EIN-numeroaan julkisesti, ja yksityisyydensuojaan liittyy huomioitavia seikkoja. Paras tapa on pyytää sitä laillisen liiketoimintaprosessin kautta.

Kuinka pidät EIN-numerosi turvassa sen löydettyäsi

Kun olet saanut EIN-numerosi takaisin, suojaa sitä kuten mitä tahansa muuta arkaluonteista yritystunnistetta. EIN ei ole sama asia kuin salasana, mutta sitä voidaan silti käyttää väärinkäytöksiin, jos se päätyy vääriin käsiin.

Hyviä käytäntöjä ovat:

• säilytä numero turvallisessa salasananhallinnassa tai salatussa tiedostossa
• pidä perustamis- ja verodokumentit järjestyksessä yhdessä paikassa
• rajoita pääsy vain valtuutetuille henkilöille
• vältä EIN-numeron lähettämistä suojaamattomissa viesteissä, ellei se ole välttämätöntä
• varmuuskopioi IRS:n ilmoitukset ja verotiedot

Jos perustat yrityksen nyt, tietojen järjestäminen alusta alkaen voi estää dokumenttien katoamiseen liittyvät ongelmat myöhemmin. Zenind tukee perustajia, jotka haluavat jäsennellymmän tavan hoitaa yrityksen perustamista ja jatkuvaa compliancea.

Yleiset virheet EIN-numeroa etsiessä

Yrityksen omistajat tuhlaavat usein aikaa, koska he ohittavat todennäköisimmät lähteet.

Vältä näitä virheitä:

• etsit vain yhdestä sähköpostitilistä
• oletat, että EIN on nykyisessä tiliotteessa
• unohdat kysyä kirjanpitäjältäsi tai palkanlaskennan palveluntarjoajalta
• sekoitat osavaltion verotunnuksen liittovaltion EIN-numeroon
• tarkistat vain tuoreita asiakirjoja etkä vanhoja perustamisaineistoja

Osavaltion työnantajatunnus, myyntiveroluvan numero tai paikallinen toimilupanumero ei ole sama asia kuin EIN. Jos asiakirja näyttää liittyvän asiaan mutta ei nimenomaisesti osoita IRS:n myöntämää numeroa, jatka etsimistä.

Milloin EIN kannattaa tarkistaa uudelleen

Väärä EIN voi aiheuttaa virheitä ilmoituksissa, viivästyneitä hakemuksia tai hylättyjä lomakkeita. Tarkista numero uudelleen, jos:

• veroilmoitus hylättiin
• pankkitilihakemus on jumissa
• palkanlaskennan raportit eivät täsmää yrityksesi tietojen kanssa
• toimittaja sanoo, että heidän tiedoissaan oleva EIN on virheellinen
• olet äskettäin muuttanut yrityksen rakennetta tai omistustietoja

Jos epäilet numeron olevan väärä, vertaa useita asiakirjoja ennen kuin käytät sitä uudessa ilmoituksessa.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko löytää EIN-numeroni verkosta?

Saatat löytää sen omista verkkotiedoistasi, kuten vero-ohjelmistosta, verkkopankista, palkanlaskentajärjestelmistä tai pilvitallennuksesta. IRS ei tarjoa julkista EIN-hakutyökalua yksityisille yrityksille.

Onko EIN sama kuin tax ID?

EIN on liittovaltion verotunnus yritykselle. Ihmiset käyttävät joskus termiä tax ID väljästi, mutta monissa yrityskonteksteissa he tarkoittavat EIN-numeroa.

Voinko saada uuden EIN-numeron, jos hukkaan vanhan?

Yleensä et. Yritykselle annettu EIN pysyy sidottuna siihen yksikköön. Jos hukkaat sen, sinun kannattaa palauttaa se etsiäksesi sitä uudelleen etkä pyytää korvaavaa.

Entä jos yritykseni ei koskaan saanut vahvistuskirjettä?

Tarkista alkuperäinen hakutapa, ota yhteyttä mahdolliseen kolmannen osapuolen lähettäjään, käy läpi verotiedot ja ota tarvittaessa yhteyttä IRS:ään.

Pitäisikö EIN säilyttää perustamisasiakirjojen kanssa?

Kyllä. Paras käytäntö on säilyttää EIN-vahvistus yhdessä perustamissopimuksen, yhtiöjärjestyksen, operating agreementin, pankkiasiakirjojen ja veroilmoitusten kanssa.

Lopputulos

EIN-numeron löytäminen on useimmiten asiakirjojen etsintää, ei oikeudellinen ongelma. Aloita vahvistuskirjeestä ja tarkista sitten veroilmoitukset, pankkitiedot, palkanlaskennan paperit ja yrityksen rekisteröintiasiakirjat. Jos nämä eivät auta, IRS voi yleensä vahvistaa numeron valtuutetulle yritysedustajalle.

Paras pitkän aikavälin ratkaisu on järjestys. Pidä perustamisasiakirjat, verotiedot ja compliance-asiakirjat yhdessä alusta alkaen, jotta EIN-numero ei enää koskaan ole vaikea löytää. Siksi monet perustajat valitsevat Zenindin rakentaessaan uutta liiketoimintaa Yhdysvalloissa.