Hvordan finne EIN-nummeret ditt: En trinnvis veiledning for bedriftseiere

Et Employer Identification Number, eller EIN, er en av de viktigste identifikatorene en bedrift kan ha. Det brukes på skattemeldinger, banksøknader, lønns- og personalregnskap og mange andre offisielle bedriftsdokumenter. Hvis du har forlagt EIN-nummeret ditt, er det ingen grunn til panikk. I de fleste tilfeller kan det gjenfinnes raskt ved å sjekke eksisterende dokumenter, kontakte riktig instans eller be om hjelp fra IRS.

For gründere som etablerer en ny LLC eller et nytt aksjeselskap, sparer det tid senere å holde forretningsdokumentene ryddige fra starten av. Zenind hjelper bedriftseiere med å etablere og administrere selskapene sine med et sterkere administrativt grunnlag, inkludert dokumentene som gjør det enklere å holde oversikt over viktige skatteopplysninger som et EIN-nummer.

Hva er et EIN?

Et EIN er et føderalt skatteidentifikasjonsnummer med ni sifre som tildeles av IRS til en virksomhet. Det sammenlignes ofte med et personnummer fordi det hjelper med å identifisere en bedrift for skatte- og rapporteringsformål.

En bedrift kan trenge et EIN for å:

• levere føderale og statlige skattemeldinger
• åpne en bedriftsbankkonto
• ansette ansatte og kjøre lønn
• søke om lisenser og tillatelser
• bygge bedriftskreditt
• samarbeide med leverandører, betalingsformidlere eller långivere

Noen virksomheter trenger et EIN umiddelbart, mens andre kan drive en stund uten et. Selv om virksomheten din ikke er pålagt å ha et med en gang, er det likevel smart å skaffe og oppbevare nummeret sikkert.

Hvorfor du kan trenge å finne EIN-nummeret ditt

Bedriftseiere søker vanligvis etter et EIN fordi de trenger det til en praktisk oppgave som ikke kan vente. Vanlige grunner inkluderer:

• åpning av bedriftsbankkonto
• fullføring av skattemeldinger
• søknad om finansiering
• oppsett av lønnskjøring
• registrering hos en statlig myndighet
• sending av skatteformularer til oppdragstakere
• oppdatering av opplysninger hos regnskapsførere eller leverandører

Hvis du er gründer, lønner det seg å behandle EIN-nummeret som en sentral bedriftslegitimasjon. Oppbevar det sammen med stiftelsesdokumentene, skatteregistrene og bankpapirene dine, slik at det er lett å hente frem senere.

Slik finner du EIN-nummeret ditt

Det finnes flere pålitelige måter å finne EIN-nummeret på. Start med de enkleste dokumentene først, og gå deretter videre til banker, skatteopplysninger og til slutt IRS ved behov.

1. Sjekk bekreftelsesbrevet for EIN

Den raskeste måten å finne EIN-nummeret på er vanligvis IRS-bekreftelsen som ble sendt ut da nummeret ble tildelt. Dette dokumentet kalles ofte et EIN-bekreftelsesbrev eller en CP 575-melding.

Se etter det i:

• fysiske selskapsmapper
• e-postinnbokser og arkiverte meldinger
• skymapper
• mapper for stiftelses- eller skatteregistrer
• kontoen hos registrert agent eller selskapstjenesteleverandør, hvis relevant

Hvis virksomheten søkte om EIN på nett, faks eller post, kan bekreftelsen ha kommet på ulike måter avhengig av hvordan søknaden ble sendt inn. Det viktigste er at IRS utstedte en bekreftelse, og den er ofte det enkleste stedet å finne nummeret igjen.

2. Gå gjennom skattemeldinger og IRS-meldinger

Hvis bekreftelsesbrevet mangler, bør du se på tidligere skattedokumenter. EIN-nummeret er ofte trykt på føderale bedrifts-skattemeldinger og mange IRS-meldinger.

Dokumenter du kan sjekke inkluderer:

• føderale skattemeldinger fra tidligere år
• korrespondanse fra IRS
• lønnsskattemeldinger
• estimert skatt-dokumenter
• endrede skattemeldinger
• søknader om utsatt innlevering

Hvis en regnskapsfører eller skatterådgiver leverte meldingene på dine vegne, be om kopier. Mange virksomheter oppdager at EIN-nummeret allerede ligger i en PDF, en portalarkiv eller i regnskapsførerens arbeidsdokumenter.

3. Se på bedriftsbankdokumenter

Banker krever ofte et EIN ved opprettelse eller håndtering av en bedriftskonto. Det betyr at nummeret kan vises i kontodokumentasjon, søknadsopplysninger eller kundeprofildata.

Sjekk:

• dokumenter fra kontoopprettelsen
• kontoutskrifter for bedriftskontoen
• profilinnstillinger i nettbanken
• dokumenter for treasury management eller merchant services
• oppsett for bankoverføringer

Noen banker maskerer deler av nummeret av sikkerhetsgrunner. Hvis det skjer, kontakt banken og be om bekreftelse av hele EIN-nummeret de har registrert. Du må kanskje bekrefte identiteten din før de utleverer informasjonen.

4. Søk i lønns- og kontraktsskjemaer

Hvis virksomheten har ansatte eller oppdragstakere, kan lønnsdokumenter være en nyttig kilde.

Se etter EIN på:

• kontrollpaneler hos lønnstilbydere
• W-2- og 1099-dokumenter
• oppsettsskjemaer for lønnskjøring
• registreringer for statlig kildeskatt
• føderale skjemaer for arbeidsgiveravgift

Lønnsselskaper lagrer vanligvis EIN-nummeret som ble brukt ved kontooppsett, noe som gjør dette til et godt sted å sjekke hvis virksomheten har vært i drift en stund.

5. Sjekk bedriftslisenser og registreringsdokumenter

Avhengig av stat eller lokal myndighet kan EIN-nummeret ditt vises på dokumenter knyttet til stiftelse eller lisensiering.

Mulige kilder inkluderer:

• statlige bedriftsregistre
• søknader om lokale tillatelser
• registreringer for omsetningsavgift
• kommunale lisenssøknader
• skjemaer for oppsett av statlig skatteregistrering

Disse dokumentene er særlig nyttige hvis EIN-nummeret ble brukt under den opprinnelige oppsetningen av selskapet og har blitt referert til i flere innleveringer siden.

6. Gå gjennom bedriftskredittrapporter og lånesøknader

Långivere og kredittopplysningsbyråer bruker ofte EIN for å identifisere et selskap. Hvis virksomheten din har søkt om finansiering eller etablert bedriftskreditt, kan nummeret vises i disse dokumentene.

Sjekk:

• søknader om bedriftslån
• dokumenter for kredittlinje
• filer for merchant cash advance
• bedriftskredittrapporter
• søknader om leverandørfinansiering

Hvis en långiver eller kredittleverandør sendte inn søknaden, kan deres registre inneholde EIN-nummeret selv om dine egne dokumenter ikke gjør det.

7. Kontakt regnskapsfører, bokfører eller registrert agent

Hvis en annen fagperson hjelper til med å administrere virksomheten, kan de allerede ha EIN-nummeret registrert.

Kontakt:

• regnskapsføreren din
• bokføreren din
• lønnstilbyderen din
• advokaten din
• den registrerte agenten din
• selskapstjenesteleverandøren din

Dette er ofte den mest effektive veien for virksomheter som outsourcer etterlevelse eller administrativt arbeid. En godt organisert tjenesteleverandør bør raskt kunne vise deg til riktig dokumentasjon.

8. Ring IRS

Hvis du ikke finner EIN-nummeret noe annet sted, kan IRS hjelpe med å bekrefte nummeret for en autorisert person knyttet til virksomheten.

Før du ringer, må du være forberedt på å bekrefte:

• virksomhetens juridiske navn
• forretningsadressen som er registrert
• din rolle eller myndighet i virksomheten
• andre identifikasjonsopplysninger IRS kan be om

Dette er vanligvis siste utvei, men det er effektivt når dokumentasjonen er ufullstendig eller utilgjengelig.

Hva om du trenger EIN-nummeret til en annen virksomhet?

Noen ganger leter du ikke etter ditt eget EIN. Du kan ha behov for å verifisere et annet selskap for due diligence, fakturering, skatterapportering eller leverandøroppfølging.

Mulige måter å finne en annen virksomhets EIN på inkluderer:

• å spørre selskapet direkte
• å se på fakturaer, W-9-skjemaer eller kontraktspakker
• å sjekke offentlige selskapsinnleveringer der det er tilgjengelig
• å gjennomgå bedriftskredittrapporter
• å søke i SEC-innleveringer for børsnoterte selskaper
• å be selskapets regnskapsteam om dokumentasjon

Ikke alle virksomheter deler EIN-nummeret sitt offentlig, og det finnes hensyn til personvern. Den beste tilnærmingen er å be om det gjennom en legitim forretningsprosess.

Slik holder du EIN-nummeret ditt trygt etter at du har funnet det

Når du har funnet EIN-nummeret ditt igjen, bør du beskytte det som annen sensitiv bedriftsinformasjon. Et EIN er ikke det samme som et passord, men det kan likevel brukes i svindelforsøk hvis det havner i feil hender.

Gode rutiner inkluderer:

• lagre nummeret i en sikker passordbehandler eller kryptert fil
• holde stiftelses- og skattedokumenter organisert på ett sted
• begrense tilgangen til autorisert personell
• unngå å sende EIN i usikrede meldinger når det ikke er nødvendig
• ta sikkerhetskopi av IRS-brev og skattedokumenter

Hvis du etablerer en virksomhet nå, kan et godt dokumentoppsett fra starten forhindre problemer med bortkomne dokumenter senere. Zenind støtter gründere som ønsker en mer strukturert tilnærming til selskapsdannelse og løpende etterlevelse.

Vanlige feil når du leter etter et EIN

Bedriftseiere kaster ofte bort tid fordi de overser de mest sannsynlige kildene først.

Unngå disse feilene:

• å søke bare i én e-postkonto
• å anta at EIN må stå på den siste bankutskriften
• å glemme å spørre regnskapsfører eller lønnstilbyder
• å blande et statlig skatte-ID-nummer med det føderale EIN-nummeret
• å bare se på nyere dokumenter i stedet for eldre stiftelsesdokumenter

Et statlig arbeidsgiverkontonummer, et salgsskattepermitnummer eller et lokalt lisensnummer er ikke det samme som et EIN. Hvis et dokument virker relevant, men ikke spesifikt identifiserer det IRS-utstedte nummeret, bør du fortsette letingen.

Når du bør dobbeltsjekke EIN-nummeret

Et feil EIN-nummer kan skape feil i innleveringer, forsinkede søknader eller avviste skjemaer. Dobbeltsjekk nummeret hvis:

• en skattemelding ble avvist
• en søknad om bedriftskonto har stoppet opp
• lønnsrapporter ikke stemmer med bedriftsdokumentene dine
• en leverandør sier at nummeret de har registrert er ugyldig
• du nylig har endret selskapsstruktur eller eierforhold

Hvis du tror nummeret kan være feil, sammenlign flere dokumenter før du bruker det i en ny innlevering.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg finne EIN-nummeret mitt på nett?

Du kan kanskje finne det i dine egne nettbaserte registre, som skatteprogramvare, bankportaler, lønnssystemer eller skymapper. IRS tilbyr ikke et offentlig søkeverktøy for EIN for private virksomheter.

Er EIN det samme som et skatte-ID-nummer?

Et EIN er et føderalt skatteidentifikasjonsnummer for en virksomhet. Folk bruker noen ganger begrepet skatte-ID litt løst, men i mange forretningssammenhenger sikter de til EIN.

Kan jeg få et nytt EIN hvis jeg mister det gamle?

Vanligvis nei. EIN-nummeret som er tildelt virksomheten din, forblir knyttet til den enheten. Hvis du mister det, bør du gjenfinne det i stedet for å be om en erstatning.

Hva om virksomheten min aldri mottok bekreftelsesbrevet?

Sjekk den opprinnelige søknadsmetoden, kontakt eventuell tredjepart som sendte inn søknaden, gå gjennom skattedokumenter, og kontakt deretter IRS ved behov.

Bør jeg oppbevare EIN sammen med stiftelsesdokumentene mine?

Ja. Beste praksis er å oppbevare EIN-bekreftelsen sammen med organisasjonsdokumentene, vedtektene, bankdokumentene og skattemeldingene dine.

Hovedbudskapet

Å finne EIN-nummeret ditt er vanligvis et dokumentoppslag, ikke et juridisk problem. Start med bekreftelsesbrevet, og gå deretter gjennom skattemeldinger, bankdokumenter, lønnspapirer og registreringsdokumenter for virksomheten. Hvis disse ikke hjelper, kan IRS vanligvis bekrefte nummeret for en autorisert representant for virksomheten.

Den beste langsiktige løsningen er struktur. Hold stiftelsesdokumentene, skattedokumentene og etterlevelsesfilene dine samlet fra dag én, slik at EIN-nummeret aldri blir vanskelig å finne igjen. Det er en av grunnene til at mange gründere velger Zenind når de bygger en ny virksomhet i USA.