EIN нөміріңізді қалай табуға болады: бизнес иелері үшін қадамдық нұсқаулық

Employer Identification Number, немесе EIN, бизнес үшін ең маңызды идентификаторлардың бірі болып табылады. Ол салық есептілігінде, банктік өтінімдерде, жалақы құжаттарында және басқа да көптеген ресми іскерлік құжаттарда қолданылады. Егер сіз EIN нөміріңізді жоғалтып алсаңыз, уайымдамаңыз. Көп жағдайда оны қолданыстағы жазбаларды тексеру, тиісті мекемелерге хабарласу немесе IRS-тен көмек сұрау арқылы тез қалпына келтіруге болады.

Жаңадан LLC немесе корпорация құрып жатқан құрылтайшылар үшін бастапқы кезеңнен бастап іскерлік құжаттарды ретпен сақтау кейін уақытты үнемдейді. Zenind бизнес иелеріне өз компанияларын берік әкімшілік негізбен құруға және басқаруға көмектеседі, соның ішінде EIN сияқты маңызды салық ақпаратын бақылауды жеңілдететін құжаттармен де.

EIN деген не?

EIN — IRS бизнес субъектісіне беретін тоғыз таңбалы федералдық салық сәйкестендіру нөмірі. Ол көбіне Social Security number-мен салыстырылады, өйткені ол бизнесті салық және есептілік мақсатында сәйкестендіруге көмектеседі.

Бизнеске EIN қажет болуы мүмкін, егер ол:

• Федералдық және штаттық салық декларацияларын тапсырса
• Іскерлік банк шотын ашса
• Қызметкерлерді жалдап, жалақы төлемдерін жүргізсе
• Лицензиялар мен рұқсаттарға өтінім берсе
• Іскерлік несие қалыптастырса
• Жабдықтаушылармен, төлем өңдеушілермен немесе кредиторлармен жұмыс істесе

Кейбір бизнеске EIN бірден қажет болады, ал басқалары біраз уақыт онсыз жұмыс істей алады. Бизнесіңізге ол бірден міндетті болмаса да, нөмірді алып, оны қауіпсіз жерде сақтау бәрібір дұрыс шешім.

Неліктен EIN нөміріңізді табу қажет болуы мүмкін?

Бизнес иелері әдетте EIN-ді кешіктірмей орындау керек практикалық міндет үшін іздейді. Жиі кездесетін себептер:

• Іскерлік банк шотын ашу
• Салық есептілігін толтыру
• Қаржыландыруға өтінім беру
• Жалақы жүйесін орнату
• Штаттық мекемеде тіркелу
• Контрагенттерге салық нысандарын жіберу
• Бухгалтерлермен немесе жеткізушілермен жазбаларды жаңарту

Егер сіз құрылтайшы болсаңыз, EIN-ді негізгі бизнес деректемелерінің бірі ретінде қарастырған жөн. Оны құрылтай құжаттарымен, салық жазбаларымен және банк құжаттарымен бірге сақтаңыз, сонда кейін оңай табасыз.

EIN нөміріңізді қалай табуға болады

EIN-ді табудың бірнеше сенімді жолы бар. Алдымен ең оңай құжаттардан бастаңыз, содан кейін банктерге, салық жазбаларына, ең соңында қажет болса IRS-ке жүгініңіз.

1. EIN растау хатыңызды тексеріңіз

EIN табудың ең жылдам жолы — әдетте нөмір берілген кезде IRS жіберген растау хабарламасын қарау. Бұл құжат көбіне EIN confirmation letter немесе CP 575 notice деп аталады.

Оны мына жерлерден іздеңіз:

• Қағаз түріндегі компания құжаттары
• Электрондық пошта жәшігі және мұрағатталған хабарламалар
• Бұлтты сақтау қалталары
• Құрылтай немесе салық құжаттарының папкалары
• Қолданылса, тіркелген агент немесе компанияны құру аккаунты

Егер бизнесіңіз EIN-ге онлайн өтініш берген, факспен жіберген немесе поштамен жолдаған болса, растау құжаты өтінім беру тәсіліне қарай әртүрлі жолмен келуі мүмкін. Маңыздысы — IRS хабарлама жіберген, ал сол хабарламада нөмірді қалпына келтіру ең оңай болады.

2. Салық декларациялары мен IRS хабарламаларын қарап шығыңыз

Растау хаты табылмаса, бұрынғы салық құжаттарын тексеріңіз. EIN көбіне федералдық бизнес салық декларацияларында және көптеген IRS хабарламаларында көрсетіледі.

Тексерілетін құжаттар:

• Алдыңғы жылдардың федералдық салық декларациялары
• IRS хат-хабарлары
• Жалақыға қатысты салық есептері
• Болжамды салық жазбалары
• Түзетілген декларациялар
• Мерзімін ұзарту өтінімдері

Егер декларацияларды сіздің атыңыздан бухгалтер немесе салық маманы тапсырған болса, көшірмелерін сұраңыз. Көптеген бизнес EIN-нің PDF файлда, портал мұрағатында немесе бухгалтердің жұмыс құжаттарында сақталғанын байқайды.

3. Бизнес банк жазбаларын қараңыз

Банк шот ашу немесе басқару кезінде көбіне EIN талап етеді. Сондықтан бұл нөмір шот құжаттарында, өтінім жазбаларында немесе клиент профилі деректерінде болуы мүмкін.

Мына құжаттарды тексеріңіз:

• Шот ашу құжаттары
• Іскерлік чек шоттарының үзінділері
• Онлайн банк профилі параметрлері
• Treasury management немесе merchant service өтінімдері
• Ақша аударымын баптау құжаттары

Кейбір банктер қауіпсіздік үшін нөмірдің бір бөлігін жасырады. Ондай жағдайда банкке хабарласып, файлдағы толық EIN-ді растауды сұраңыз. Ақпаратты беру үшін жеке басыңызды растау қажет болуы мүмкін.

4. Жалақы және мердігер нысандарын іздеңіз

Егер бизнесіңізде қызметкерлер немесе мердігерлер болса, жалақы жазбалары пайдалы дереккөз бола алады.

EIN мына жерлерден көрінуі мүмкін:

• Жалақы провайдерінің панельдері
• W-2 және 1099 жазбалары
• Жұмыс берушінің жалақыға қосу нысандары
• Штаттық ұсталым тіркеулері
• Федералдық жұмыспен қамту салық нысандары

Жалақы компаниялары әдетте аккаунт баптау кезінде енгізілген EIN-ді сақтайды, сондықтан бизнес біраз уақыт жұмыс істеп жүрсе, бұл жақсы тексеретін орын.

5. Бизнес лицензиялары мен тіркеу құжаттарын тексеріңіз

Штатқа немесе жергілікті мекемеге байланысты EIN сіздің компанияны құру немесе лицензиялау құжаттарында көрінуі мүмкін.

Мүмкін көздер:

• Штаттық бизнес тіркеу жазбалары
• Жергілікті рұқсат өтінімдері
• Сатудан алынатын салыққа тіркелу құжаттары
• Муниципалдық лицензия өтінімдері
• Штаттық салық шотын ашу нысандары

Бұл құжаттар әсіресе EIN компанияны бастапқы орнату кезінде қолданылып, кейін бірнеше рет тіркелімдерде көрсетілген болса пайдалы.

6. Іскерлік несие файлдары мен несие өтінімдерін қарап шығыңыз

Кредиторлар мен несие бюролары көбіне компанияны сәйкестендіру үшін EIN қолданады. Егер бизнесіңіз қаржыландыруға өтінім берген немесе іскерлік несие құрған болса, нөмір сол құжаттарда болуы мүмкін.

Мыналарды тексеріңіз:

• Іскерлік несие өтінімдері
• Несие желісі құжаттары
• Merchant cash advance файлдары
• Іскерлік несие есептері
• Жабдықтаушы қаржыландыру өтінімдері

Егер өтінімді кредитор немесе несие беруші тапсырған болса, олардың жазбаларында сіздің жеке құжаттарыңызда жоқ болса да EIN болуы мүмкін.

7. Бухгалтерге, кітапшыға немесе тіркелген агентке хабарласыңыз

Егер бизнесті басқа маман басқарып отырса, оның қолында EIN болуы ықтимал.

Мына адамдарға хабарласыңыз:

• Бухгалтеріңізге
• Кітапшыларыңызға
• Жалақы провайдеріне
• Заңгеріңізге
• Тіркелген агентіңізге
• Компанияны құру қызметін көрсететін провайдерге

Бұл әсіресе сәйкестік пен әкімшілік жұмыстарды аутсорсингке берген бизнес үшін ең тиімді жолдардың бірі. Жақсы ұйымдастырылған қызмет көрсетуші сізді тиісті жазбаларға тез бағыттай алады.

8. IRS-ке қоңырау шалыңыз

EIN-ді басқа жерден таба алмасаңыз, IRS уәкілетті тұлға үшін нөмірді тексере алады.

Қоңырау шалмас бұрын мыналарды растауға дайын болыңыз:

• Бизнестің заңды атауы
• IRS-та көрсетілген бизнес мекенжайы
• Сіздің рөліңіз немесе бизнес атынан әрекет ету құқығыңыз
• IRS сұрауы мүмкін басқа да сәйкестендіру деректері

Бұл әдетте соңғы амал, бірақ жазбалар толық емес немесе қолжетімсіз болған кезде тиімді.

Басқа бизнестің EIN-ін табу керек болса ше?

Кейде іздеп жүргеніңіз өзіңіздің EIN-іңіз емес болады. Сізге басқа компанияны тексеру due diligence, шот жазу, салық есептілігі немесе жеткізушіні қосу үшін қажет болуы мүмкін.

Басқа бизнестің EIN-ін табудың мүмкін жолдары:

• Компаниядан тікелей сұрау
• Шот-фактураларды, W-9 нысандарын немесе келісімшарт пакеттерін қарау
• Қолжетімді болса, ашық корпоративтік құжаттарды тексеру
• Іскерлік несие жазбаларын қарау
• Қоғамдық компаниялардың SEC құжаттарын іздеу
• Компанияның бухгалтерлік тобынан құжат сұрау

Әр бизнес EIN-ін көпшілікке жариялай бермейді, әрі мұнда құпиялылық мәселелері бар. Ең дұрыс тәсіл — оны заңды іскерлік процесс арқылы сұрату.

EIN-ді тапқаннан кейін оны қалай қауіпсіз сақтау керек

EIN-ді қалпына келтірген соң, оны басқа да құпия бизнес деректемелері сияқты қорғаңыз. EIN құпиясөзбен бірдей емес, бірақ ол қате адамдардың қолына түссе, алаяқтық әрекеттерде пайдаланылуы мүмкін.

Үздік тәжірибелер:

• Нөмірді қауіпсіз пароль менеджерінде немесе шифрланған файлда сақтаңыз
• Құрылтай және салық құжаттарын бір жерде реттеп сақтаңыз
• Қолжетімділікті тек уәкілетті қызметкерлермен шектеңіз
• Қажет болмаса, EIN-ді қорғалмаған хабарламалармен жібермеңіз
• IRS хабарламалары мен салық құжаттарының сақтық көшірмесін жасаңыз

Егер сіз қазір бизнес құрып жатсаңыз, құжаттар жүйесін ерте қалыптастыру кейін жоғалған құжаттар мәселесін болдырмайды. Zenind АҚШ-та жаңа бизнес құрып жатқан құрылтайшыларға құрылымдырақ тәсіл ұсынады.

EIN іздеу кезінде жиі жіберілетін қателер

Бизнес иелері көбіне ең ықтимал көздерді бірінші қарамағандықтан уақыт жоғалтады.

Мына қателерден сақ болыңыз:

• Тек бір ғана электрондық пошта аккаунтын іздеу
• EIN міндетті түрде қазіргі банк үзіндісінде болуы керек деп ойлау
• Бухгалтеріңізден немесе жалақы провайдерінен сұрауды ұмыту
• Штаттық салық ID мен федералдық EIN-ді шатастыру
• Жақында ғана берілген құжаттарды қарап, ескі құрылтай файлдарын елемеу

Штаттық жұмыс беруші шотының нөмірі, сатудан алынатын салық рұқсатының нөмірі немесе жергілікті лицензия нөмірі EIN-мен бірдей емес. Құжат қатысты сияқты көрінсе де, онда IRS берген нөмір нақты көрсетілмесе, іздеуді жалғастырыңыз.

EIN-ді қашан қайта тексеру керек?

Қате EIN салық қателеріне, өтінімдердің кешігуіне немесе нысандардың қабылданбауына әкелуі мүмкін. Мына жағдайларда нөмірді міндетті түрде қайта тексеріңіз:

• Салық декларациясы кері қайтарылса
• Банк шотының өтінімі тоқтап қалса
• Жалақы есептері іскерлік жазбаларыңызбен сәйкес келмесе
• Жеткізуші файлдағы EIN жарамсыз екенін айтса
• Сіз жақында бизнес құрылымын немесе меншік жазбаларын өзгерткен болсаңыз

Нөмір дұрыс емес болуы мүмкін деп ойласаңыз, оны жаңа құжатқа қолданар алдында бірнеше жазбамен салыстырып шығыңыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

EIN-ді онлайн табуға бола ма?

Оны өзіңіздің онлайн жазбаларыңыздан табуыңыз мүмкін, мысалы салық бағдарламаларында, банк порталдарында, жалақы жүйелерінде немесе бұлтты сақтау сервистерінде. IRS жеке бизнестер үшін ашық EIN іздеу құралын ұсынбайды.

EIN салық ID-мен бірдей ме?

EIN — бизнеске арналған федералдық салық сәйкестендіру нөмірі. Адамдар кейде tax ID терминін жалпылама қолданады, бірақ көптеген іскерлік контексте олар EIN-ді меңзейді.

Ескі нөмірді жоғалтып алсам, жаңа EIN ала аламын ба?

Әдетте жоқ. Сіздің бизнеске берілген EIN сол субъектімен байланыста қалады. Оны жоғалтып алсаңыз, ауыстыру сұрамай, қалпына келтіру керек.

Егер бизнесім растау хатын ешқашан алмаса ше?

Бастапқы өтінім беру әдісін тексеріңіз, құжатты жіберген үшінші тараппен байланысыңыз, салық жазбаларын қарап шығыңыз, қажет болса IRS-ке хабарласыңыз.

EIN-ді құрылтай құжаттарымен бірге сақтау керек пе?

Иә. EIN растауын Articles of Organization, operating agreement, bylaws, банк құжаттары және салық хабарламаларымен бірге сақтаған дұрыс.

Қорытынды

EIN табу көбіне заңдық мәселе емес, құжаттарды іздеу мәселесі. Растау хатынан бастаңыз, содан кейін салық декларацияларын, банк жазбаларын, жалақы құжаттарын және бизнес тіркеу құжаттарын қараңыз. Егер бұлар көмектеспесе, IRS әдетте уәкілетті бизнес өкілі үшін нөмірді растай алады.

Ең жақсы ұзақ мерзімді шешім — тәртіп. Құрылтай құжаттарыңызды, салық жазбаларыңызды және сәйкестік файлдарыңызды бастапқы күннен бастап бір жерде сақтаңыз, сонда EIN-ді қайтадан табу қиын болмайды. Сондықтан көптеген құрылтайшылар АҚШ-та жаңа бизнес ашқанда Zenind-ті таңдайды.