Как да откриете своя EIN номер: Пошагово ръководство за собственици на бизнес

Employer Identification Number, или EIN, е един от най-важните идентификатори, които един бизнес може да има. Той се използва в данъчни декларации, банкови заявления, ведомости за заплати и много други официални бизнес документи. Ако сте загубили своя EIN, не се паникьосвайте. В повечето случаи той може да бъде открит бързо чрез проверка на съществуващи записи, свързване с подходящите институции или поискване на помощ от IRS.

За основатели, които учредяват ново LLC или корпорация, поддържането на организирани бизнес записи от самото начало спестява време по-късно. Zenind помага на собствениците на бизнес да създават и управляват компаниите си с по-солидна административна основа, включително документите, които улесняват проследяването на ключова данъчна информация като EIN.

Какво е EIN?

EIN е деветцифрен федерален данъчен идентификационен номер, който IRS присвоява на бизнес субект. Често се сравнява със Social Security number, защото помага за идентифициране на бизнеса за данъчни и отчетни цели.

Един бизнес може да се нуждае от EIN, за да:

• Подавa федерални и щатски данъчни декларации
• Открие бизнес банкова сметка
• Назначава служители и обработва заплати
• Кандидатства за лицензи и разрешителни
• Изгражда бизнес кредит
• Работи с доставчици, платежни процесори или кредитори

Някои бизнеси се нуждаят от EIN незабавно, докато други могат да работят известно време без такъв. Дори ако вашият бизнес не е длъжен да има EIN веднага, получаването и сигурното съхранение на номера пак е разумна стъпка.

Защо може да се наложи да откриете своя EIN

Собствениците на бизнес обикновено търсят EIN, защото им трябва за практическа задача, която не може да чака. Чести причини са:

• Откриване на бизнес банкова сметка
• Изготвяне на данъчни декларации
• Кандидатстване за финансиране
• Настройване на ведомости за заплати
• Регистрация пред щатска агенция
• Изпращане на данъчни формуляри до независими изпълнители
• Актуализиране на записи при счетоводители или доставчици

Ако сте основател, полезно е да третирате своя EIN като основен бизнес идентификатор. Съхранявайте го с документите за учредяване, данъчните записи и банковите документи, така че да е лесен за откриване по-късно.

Как да откриете своя EIN номер

Има няколко надеждни начина да намерите своя EIN. Започнете с най-лесните документи, после потърсете в банката, данъчните записи и накрая в IRS, ако е необходимо.

1. Проверете писмото за потвърждение на EIN

Най-бързият начин да откриете своя EIN обикновено е уведомлението от IRS, издадено при присвояването на номера. Този документ често се нарича EIN confirmation letter или CP 575 notice.

Потърсете го в:

• Физическите фирмени досиета
• Имейл входящи кутии и архивирани съобщения
• Облачни папки за съхранение
• Папки с документи за учредяване или данъчни записи
• Акаунта на вашия registered agent или компания за учредяване, ако е приложимо

Ако бизнесът ви е кандидатствал за EIN онлайн, по факс или по пощата, потвърждението може да е получено по различни начини в зависимост от начина на подаване на заявлението. Важното е, че IRS е издала уведомление и то често е най-лесното място, откъдето да възстановите номера.

2. Прегледайте данъчните декларации и уведомленията от IRS

Ако писмото за потвърждение липсва, прегледайте предишни данъчни документи. EIN често е отпечатан във федералните бизнес данъчни декларации и в много уведомления от IRS.

Документи за проверка:

• Федерални данъчни декларации от предходни години
• Кореспонденция от IRS
• Подавани документи за данъци върху заплати
• Записи за прогнозни данъци
• Коригирани декларации
• Документи за удължаване на срокове

Ако счетоводител или данъчен консултант е подавал декларациите вместо вас, поискайте копия. Много бизнеси откриват, че EIN вече е наличен в PDF, архив на портал или в работните файлове на счетоводителя.

3. Прегледайте бизнес банковите записи

Банките често изискват EIN при откриване или управление на бизнес сметка. Това означава, че номерът може да присъства в документи по сметката, записи за заявление или детайли в клиентския профил.

Проверете:

• Документацията при откриване на сметката
• Извлечения по бизнес чекова сметка
• Настройки в онлайн банкирането
• Заявления за treasury management или merchant services
• Документи за настройка на банкови преводи

Някои банки скриват част от номера по съображения за сигурност. Ако това се случи, свържете се с банката и поискайте потвърждение на пълния EIN, който е записан при тях. Може да се наложи да потвърдите самоличността си, преди да бъде предоставена информацията.

4. Потърсете в формулярите за payroll и contractor

Ако бизнесът ви има служители или независими изпълнители, записите за заплати могат да бъдат полезен източник.

Потърсете EIN в:

• Таблата на доставчика на payroll услуги
• Записи за W-2 и 1099
• Формуляри за настройка на ведомости за заплати
• Регистрации за щатски удръжки
• Федерални формуляри за данъци върху заетостта

Компаниите за payroll обикновено съхраняват EIN, използван при настройката на акаунта, което прави това силно място за проверка, ако бизнесът вече работи от известно време.

5. Проверете бизнес лицензи и документи за регистрация

В зависимост от щата или местната агенция, EIN може да се появи в документи за учредяване или лицензиране на бизнеса.

Възможни източници:

• Щатски записи за регистрация на бизнес
• Заявления за местни разрешителни
• Регистрации за данък върху продажбите
• Подавани документи за общински лицензи
• Формуляри за откриване на щатски данъчни сметки

Тези документи са особено полезни, ако EIN е бил използван при първоначалната настройка на компанията и след това е бил цитиран в множество последващи декларации.

6. Прегледайте бизнес кредитните досиета и заявленията за заем

Кредиторите и кредитните бюра често използват EIN, за да идентифицират компания. Ако бизнесът ви е кандидатствал за финансиране или е изграждал бизнес кредит, номерът може да присъства в тези записи.

Проверете:

• Заявления за бизнес заем
• Документи за кредитна линия
• Файлове за merchant cash advance
• Бизнес кредитни отчети
• Заявления за финансиране от доставчици

Ако кредитор или кредитен доставчик е подал заявлението, техните записи може да съдържат EIN, дори ако вашите собствени файлове не го съдържат.

7. Свържете се със своя счетоводител, bookkeeper или registered agent

Ако друг професионалист помага в управлението на бизнеса, той може вече да има EIN в досието.

Свържете се с:

• Вашия счетоводител
• Вашия bookkeeper
• Вашия доставчик на payroll услуги
• Вашия адвокат
• Вашия registered agent
• Вашия доставчик на услуги за учредяване на компания

Това често е най-ефективният подход за бизнеси, които възлагат съответствие или административна работа на външни специалисти. Добре организиран доставчик на услуги трябва да може бързо да ви насочи към правилните записи.

8. Обадете се на IRS

Ако не можете да откриете EIN никъде другаде, IRS може да помогне да се потвърди номерът за упълномощено лице, свързано с бизнеса.

Преди да се обадите, уверете се, че сте готови да потвърдите:

• Юридическото име на бизнеса
• Адреса на бизнеса, записан в системата
• Вашата роля или правомощия спрямо бизнеса
• Други идентификационни данни, които IRS може да поиска

Този вариант обикновено е последна стъпка, но е ефективен, когато записите са непълни или недостъпни.

Какво ако трябва да намерите EIN на друг бизнес?

Понякога не търсите своя собствен EIN. Може да ви е необходим за проверка на друга компания при due diligence, фактуриране, данъчно отчитане или onboarding на доставчик.

Възможни начини да намерите EIN на друг бизнес:

• Да го поискате директно от компанията
• Да прегледате фактури, W-9 формуляри или договорни пакети
• Да проверите публични корпоративни регистрации, когато са налични
• Да прегледате бизнес кредитни записи
• Да потърсите в SEC filings за публични компании
• Да поискате документация от счетоводния екип на компанията

Не всеки бизнес споделя EIN публично и има съображения за поверителност. Най-добрият подход е да го поискате чрез легитимен бизнес процес.

Как да пазите своя EIN след като го откриете

След като възстановите EIN, пазете го като всеки друг чувствителен бизнес идентификатор. EIN не е същото като парола, но все пак може да бъде използван при опити за измама, ако попадне в неподходящи ръце.

Добри практики:

• Съхранявайте номера в защитен password manager или криптиран файл
• Поддържайте документите за учредяване и данъчните записи на едно място
• Ограничете достъпа само до упълномощен персонал
• Избягвайте да изпращате EIN в незащитени съобщения, освен ако не е необходимо
• Поддържайте резервни копия на IRS уведомленията и данъчните записи

Ако учредявате бизнес сега, създаването на система за подреждане на документи отрано може да предотврати проблеми със загубени файлове по-късно. Zenind подкрепя основатели, които искат по-структуриран подход към учредяването на бизнес и текущото съответствие.

Чести грешки при търсене на EIN

Собствениците на бизнес често губят време, защото пропускат най-вероятните източници първо.

Избягвайте тези грешки:

• Да търсите само в една имейл акаунт
• Да предполагате, че EIN трябва да е в текущото банково извлечение
• Да забравяте да попитате своя счетоводител или доставчик на payroll услуги
• Да бъркате щатски данъчен номер с федералния EIN
• Да гледате само последните документи вместо по-старите учредителни файлове

Щатски работодателски номер, номер на разрешително за данък върху продажбите или местен номер на лиценз не е същото като EIN. Ако документ изглежда свързан, но не посочва изрично IRS-издадения номер, продължете да търсите.

Кога трябва да проверите EIN два пъти

Грешен EIN може да причини грешки при подаване, забавени заявления или отхвърлени формуляри. Проверете номера отново, ако:

• Данъчна декларация е била отхвърлена
• Заявлението за банкова сметка е блокирано
• Отчетите за заплати не съвпадат с бизнес записите ви
• Доставчик казва, че EIN в системата е невалиден
• Наскоро сте променили бизнес структурата или записите за собственост

Ако смятате, че номерът може да е грешен, сравнете няколко документа, преди да го използвате в ново подаване.

Често задавани въпроси

Мога ли да намеря своя EIN онлайн?

Може да го откриете в собствените си онлайн записи, като данъчен софтуер, банкови портали, payroll системи или облачно съхранение. IRS не предоставя публичен EIN lookup tool за частни бизнеси.

EIN същото ли е като tax ID?

EIN е федерален данъчен идентификационен номер за бизнес. Хората понякога използват термина tax ID по-общо, но в много бизнес контексти имат предвид EIN.

Мога ли да получа нов EIN, ако загубя стария?

Обикновено не. EIN, присвоен на бизнеса ви, остава свързан с този субект. Ако го загубите, трябва да го възстановите, а не да искате заместител.

Ами ако бизнесът ми никога не е получил писмото за потвърждение?

Проверете първоначалния начин на кандидатстване, свържете се с всеки трети подаващ, прегледайте данъчните записи и след това се свържете с IRS, ако е необходимо.

Трябва ли да пазя своя EIN с документите за учредяване?

Да. Най-добрата практика е да съхранявате потвърждението за EIN заедно с Articles of Organization, operating agreement, bylaws, банкови записи и данъчни уведомления.

Финален извод

Намирането на вашия EIN обикновено е търсене на документ, а не правен проблем. Започнете с писмото за потвърждение, после прегледайте данъчните декларации, банковите записи, документите за payroll и бизнес регистрациите. Ако тези записи не помогнат, IRS обикновено може да потвърди номера за упълномощен представител на бизнеса.

Най-доброто дългосрочно решение е организацията. Съхранявайте документите за учредяване, данъчните записи и файловете за съответствие на едно място още от първия ден, за да не е трудно да откриете EIN отново. Това е една от причините много основатели да избират Zenind, когато изграждат ново бизнес присъствие в Съединените щати.